自動化された買掛金処理：不正防止の強化と支払いの効率化

買掛金の自動化は、会計士に不正リスクへの安心を与え、購買決定から請求書承認、電子決済までのプロセス全体を効率化します。

「会計」という言葉を口にすれば、部屋を一瞬で空っぽにしたり、聞く耳を持たない聴衆を残したりできます。ほぼあらゆる企業に支払いと請求書が存在するにもかかわらず、会計プロセスはしばしば関心とイノベーションの薄い対象とされてきました。自動化と技術変革が財務ソフトウェアとオンラインツールを刷新したにもかかわらず、買掛金のような標準的な会計手順は依然として苦痛になるほど面倒で手作業です。不正支払いの増加——2018年には63%の企業がこれまで以上に不正と損失を経験——により、買掛金自動化は現代の洗練された犯罪に対処する唯一の手段になりつつあります。これにより企業は、支払いプロセスを自動化することで、全く新しいレベルの監視を達成できます。その方法はこちら：

ユーザー資格情報とアクセスの管理

誰が支払いをリクエストし、実行できるかを管理し、より重要なのはそれを*把握*することが、不正対策の第一歩です。買掛金自動化は、各請求書と支払いリクエストを事前に確立された承認チャネルを通じて即座にルーティングするため、この問題に容易に対処できます。従業員のユーザーアクセスも、ほとんどのAP自動化ソリューションで厳密に管理され、管理者が職務役割やその他の要因に基づいてユーザー資格情報をカスタマイズできます。

AFPの報告によれば、支払い不正の3分の1以上が実際には内部犯行で、雇用された従業員が関与しています。手作業の買掛金システムでは、どの従業員でも支払いを承認でき、発覚しません。買掛金を自動化することで、特定の従業員のみが電子的に保存されたデータにアクセスでき、これらのソリューションは社内チェック・アンド・バランスシステムを構築することさえできます。

オンデマンドレポートと通知

公認不正検査士協会（ACFE）は、不正スキームが検出されるまでの中央値を16ヶ月と推定しています。買掛金自動化を導入すれば、すべての支払いがデジタルシステムに記録され、即座に監査証跡が作成されるため、この探索が不要になります。これは、企業が不正行為を疑ったときに取引詳細を効率的に見つけられるだけでなく、不正を完全に抑止する効果もあります。ポジティブペイなどの自動不正検出ツールも、買掛金自動化と連携して小切手不正やフィッシング詐欺に対抗できます。

買掛金自動化ソリューションは、価格変更の追跡、請求書量増加の追跡、未処理請求書の特定、即時通知による変更や未検証アクティビティのフラグ付けが可能です。一部のソリューションはオンデマンドレポートや請求書・支払いの監査証跡を提供し、管理者がいつでもどの請求書にどのアクションが実行されたかを正確に把握できます。追加の通知機能もセキュリティを強化します。例えば、ベンダー情報が変更されたとき、即座にメール通知を支払い管理者に送信できます。

ワークフローとプロセスの設定

買掛金プロセスは大量の書類と承認を生み出します。システムを自動化すればこの量を軽減できるだけでなく、標準化されたワークフローとベストプラクティスを設定できます。これにはすべての活動の一元化と、承認と支払いの各フェーズを通過するためのステップバイステップの措置への準拠が含まれます。

手作業では支払いが簡単に見落とされますが、クラウドで自動化すれば、承認とワークフローの全プロセスをどこからでも完了できます。この設定済みワークフローには、請求額の正確性確認、関係者全員への通知、適切な間隔での経費承認などが含まれます。

買掛金は財務プロフェッショナルにとってフラストレーションがたまり、時間のかかる会計の一部です。買掛金を自動化すれば、会計士は不正リスクへの安心を得られ、購買決定から請求書承認、電子決済までのプロセス全体を効率化できます。これはデジタルトランスフォーメーションが組織の時間とリソースを節約し、この場合は不正による損失を防ぐもう一つの例です。

キャサリン・ダール氏は、大手買掛金自動化ソリューション「Beanworks」のCEOです。公認プロフェッショナル会計士（CPA）および公認管理会計士（CMA）として、25年以上の運用会計と管理経験を持ち、会計業界全体への独自の視点を維持しています。この専門的洞察を用いて過去5年間Beanworksを導き、急成長する高いモチベーションを持つスタッフとともに繁栄する企業を築き上げました。