なぜクラウドなのか？考慮すべき3つのメリット

組織は、ソフトウェアとコンピューティングインフラストラクチャをクラウドに移行することで複数のメリットを実現できるようになります。

IDCは、2025年までに、グローバルデータスフィアが163ゼタバイト（1兆ギガバイト）を超えると予測しています。これは、2016年の約10倍のサイズです。企業は、重要なものを判断し、機密性の高いものをすべて保護し、場所を特定する能力がさらに遅れるリスクがあります。必要な瞬間の重要なデータ。データが増大するにつれて、データをオンプレミスに維持するためのコストと複雑さも増大し、情報の効果的な管理が輸送およびロジスティクス組織にとって最大の関心事になります。クラウドベースのエンタープライズコンテンツ管理（ECM）サービスが役立ちます。

多くの専門家がクラウドの経済的メリットを確認しています。テクノロジー投資の経済的利益の評価を専門とする企業であるNucleusResearchは、クラウドがオンプレミスソフトウェアの3.2倍の価値をもたらすと推定しています。しかし、多くの運輸およびロジスティクス企業はクラウドサービスの採用に遅れをとっているため、経済的メリットは完全には実現されていません。クラウドベースのECMは、規制へのコンプライアンスを確保し、サイバーセキュリティを強化し、フリート管理を簡素化するのにも役立ちます。

クラウドに依存する利点は次のとおりです。

規制へのコンプライアンスの確保。 多くの政府規制により、企業は従業員ファイル、顧客情報、財務記録などの機密データを保護することが義務付けられています。たとえば、連邦自動車運送業者安全管理局（FMCSA）は、法執行要員から要求された場合に、ドライバーが活動の電子ログを提供できるようにすることを求めています。また、米国運輸省は、記録の種類に応じて、さまざまな保持期間にわたる業務記録の保管を含む、特定の記録保持活動を義務付けています。特に紙の文書が標準である環境では、これらの標準への準拠を保証することは複雑になる可能性があります。

レコードを電子形式に変換すると、規制への準拠が大幅に簡素化されます。多くのドキュメント管理システムでは、ユーザーが情報へのアクセスをロックダウンして、個人を特定できる情報（PII）を確実に保護できます。さらに、ドキュメントが十分に長く保存されたときに通知する自動記録保持スケジュールを設定し、破棄を承認する機会を与えることができます。最後に、クラウドに保存された電子ドキュメントにより、ドライバーログなどのレコードへのモバイルアクセスが可能になり、外出中でも必要に応じてアクセスできるようになります。

サイバーセキュリティの強化。 車両のメンテナンスやドライバーのログなどの車両管理記録から、従業員や財務記録などの一般的なビジネス文書まで、すべての輸送およびロジスティクス企業は、慎重に管理する必要のある情報に溢れています。特定の情報は機密に保つ必要があり、データの侵害は消費者の信頼と企業の財政の両方に壊滅的な打撃を与える可能性があります。データ漏えいの影響を受けた米国企業の数は、2016年から2017年の間に24％から46％以上へとほぼ倍増し、1回の漏えいあたりの平均コストは362万ドルでした。

ドキュメントをクラウドベースのECMサービスに移動すると、機密情報の保護を強化できます。必然的に、クラウドプロバイダーはサイバーセキュリティの専門家です。多くのシステムは、暗号化、強力なパスワードの適用、コンテンツ固有のアクセスなど、複数の保護を提供します。これにより、ファイルや個々のドキュメントが許可された閲覧者に制限されます。ほとんどの場合、企業は、情報を自社の企業ネットワークからクラウドサービスに移動すると、セキュリティが向上することに気付きます。

フリート管理の簡素化。 フリート管理はロジスティクス企業にとって最も重要な機能の1つであり、現在および予測される車両の位置を追跡し、顧客と出荷の記録を管理し、ドライバーの安全を確保すると同時に、商品を時間どおりに配達する必要があります。ロボットプロセス自動化（RPA）と呼ばれる新しいクラスのテクノロジーは、フリート管理を簡素化し、コストを削減することができます。 RPAは、「ボット」と呼ばれる電子ユーザーアカウントを使用してさまざまなアプリケーションにログインし、データを検証および共有し、データ入力などの手動タスクを自動的に実行します。クラウドベースのECMと組み合わせると、このテクノロジーはルーティングプロセスを合理化し、従業員がより付加価値の高いタスクに進むことができるようにすることで、コストを大幅に削減できます。

データが増大するにつれて、ビジネスを管理するためのより優れたツールが必要になります。会社と部門の目標を検討するときは、次のことを自問してください。クラウドは、必要な結果を達成するのにどこで役立つでしょうか。

Christina Robbinsは、エンタープライズコンテンツ管理（ECM）ソフトウェアのプロバイダーであるDigitech SystemsLLCのマーケティングマネージャーです。