クラウドで成長を解き放つ：全ビジネスが知るべき3つの主要メリット

組織は、ソフトウェアとコンピューティングインフラをクラウドに移行することで、複数のメリットを実現できます。

IDC予測では、2025年までにグローバルデータスフィアが163ゼタバイト（1兆ギガバイト）を超え、2016年の約10倍になるとされています。企業は、何が重要かを判断し、機密性の高いすべてを保護し、必要な瞬間に鍵となるデータを特定する能力で、さらに後れを取るリスクがあります。データが増えるにつれ、オンプレミスでの維持コストと複雑さも増大し、輸送・物流組織にとって情報の効果的な管理がトップ懸念事項になっています。クラウドベースのエンタープライズコンテンツ管理（ECM）サービスが役立ちます。

多くの専門家がクラウドの財務メリットを確認しています。テクノロジー投資の財務リターン評価を専門とするNucleus Researchは、クラウドがオンプレミスソフトウェアの3.2倍の価値を返すと推定しています。それでも多くの輸送・物流企業はクラウドサービスの採用に遅れており、財務メリットが完全には実現されていません。クラウドベースECMは、規制コンプライアンスの確保、サイバーセキュリティの強化、フリート管理の簡素化にも役立ちます。

クラウド活用のメリットには以下が含まれます：

規制コンプライアンスの確保。 多くの政府規制が、従業員ファイル、顧客情報、財務記録などの機密データ保護を企業に要求しています。例えば、連邦自動車運送安全局（FMCSA）は、法執行要員から要請された際にドライバーが活動の電子ログを提供できることを求めています。また、米国運輸省は、レコードタイプに応じた様々な保存期間で、ビジネス記録の保管を含む特定の記録保持活動を義務付けています。紙文書が標準の環境では、これらの基準へのコンプライアンス確保は複雑になります。

レコードを電子形式に変換すれば、規制コンプライアンスを劇的にシンプルにできます。多くのドキュメント管理システムでは、ユーザーが情報へのアクセスをロックダウンし、個人識別情報（PII）を保護できます。さらに、自動記録保持スケジュールを設定し、文書が十分に保存されたときに通知を受け、廃棄を承認できます。最後に、クラウドに保存された電子文書により、ドライバーログなどの記録へのモバイルアクセスが可能になり、必要なときに（道路上でも）アクセスできます。

サイバーセキュリティの強化。 フリート管理記録（車両メンテナンス、ドライバーログ）から、従業員・財務記録のような一般的なビジネス文書まで、あらゆる輸送・物流企業は慎重に管理しなければならない情報にあふれています。特定情報は機密に保たれなければならず、データ漏洩は消費者信頼と企業財務の両方に壊滅的打撃を与えます。米国企業のデータ漏洩被害は2016年から2017年にかけてほぼ倍増し、24%から46%以上に達し、平均コストは1件あたり362万ドルでした。

文書をクラウドベースECMサービスに移行すれば、機密情報の保護が向上します。必然的に、クラウドプロバイダーはサイバーセキュリティの専門家です。多くのシステムが、暗号化、強力なパスワード強制、コンテンツ固有のアクセス制御（ファイルや個々の文書を認可された閲覧者に制限）など、多重保護を提供します。ほとんどの場合、情報を自社ネットワークからクラウドサービスに移すと、セキュリティが向上します。

フリート管理の簡素化。 フリート管理は、ロジスティクス企業にとって最も重要な機能の一つです。現在と予測車両位置の追跡、顧客と出荷記録の管理、ドライバー安全の確保、すべてを期限内配送しながら行わなければなりません。ロボティックプロセスオートメーション（RPA）と呼ばれる新興技術クラスが、フリート管理をシンプルにし、コストを削減できます。RPAは「ボット」と呼ばれる電子ユーザーアカウントを使用し、様々なアプリケーションにログインしてデータを検証・共有し、データ入力などの手動タスクを自動実行します。クラウドベースECMと組み合わせると、これらの技術はルーティングプロセスを合理化し、従業員をより高付加価値タスクに移行させることで、コストを劇的に削減できます。

データが増えるにつれ、ビジネスを管理するより良いツールが必要になります。自社と部門の目標を考慮し、自問してください：クラウドがどこで必要な結果を達成するのを助けてくれるか？

Christina Robbinsは、エンタープライズコンテンツ管理（ECM）ソフトウェアプロバイダーであるDigitech Systems LLCのマーケティングマネージャーです。