効率的なサプライヤーのオンボーディングプロセスを作成するための5つのヒント

見込みのあるベンダーに関するデータを収集し、コンプライアンスとリスクの評価を完了し、それらをプラットフォームまたはサプライチェーンに統合するプロセスは、まとめてサプライヤーオンボーディングと呼ばれます。簡単に言えば、強力なバイヤーとベンダーの関係を構築するためのスムーズで管理しやすいプロセスを作成することです。これにより、関係するすべての関係者の成果が向上します。

新しいサプライヤーとの関係を確立するのは難しい場合があります。サプライヤをオンボードするための明確で確立された方法論がない場合は、最初から関係が損なわれるリスクがあります。新しいオンボードを試す前に、これらのプロセスが効率的で合理化されていることを確認することで、関係を可能な限り最良のスタートに導くことができます。

良いビジネスは良い関係から生まれます。顧客を育てるのと同じように、卸売業者や他の種類のベンダーでも同じことをする必要があります。

機能的なオンボーディングプロセスは、堅牢なサプライヤー管理システムの基盤を形成し、これらの重要なパートナーシップを改善します。以下も役立ちます：

• ワークフローデータの追跡の改善
• 基本的なタスクの自動化
• 接続された労働力
• リスクの軽減
• 法規制の順守を確保する
• 投資収益率の向上
• 労働力の最適化の実践、および
• ヒューマンエラーの削減。

強力なサプライヤーのオンボーディングがなければ、せいぜい生産性の低下に直面します。さらに悪いことに、不十分な管理、トレーニング、または育成のために人間関係を損なうリスクがあります。

以下は、綿密に計画されたサプライヤーのオンボーディングプロセスを作成するための5つの方法です。

評価と承認の方法論を開発します。 オンボーディングプロセスを確立するときは、最初に正確なサプライヤー評価および承認プログラムを開発する必要があります。新しいサプライヤーを注意深く評価することは、リスクを軽減し、不正を回避するために重要です。これを行うには、ワークフローを導入して標準化します。自分の価値観と基準が、オンボーディングしている人と一致していることを確認してください。

あなたはあなたの懸念に答える一連の質問を作成する必要があり、環境出力、法的要件、保険の必要性、彼らが協力する人、そして彼らが彼らとどのように協力するかなどのカテゴリーに分けられます。答えに慣れれば、それ以降のプロセス全体がはるかに簡単になります。

すべての場所で一貫性を確保します。 多くの企業、特に国際的な事業を展開している企業は、さまざまなサイロ化されたシステムを使用しており、多くの場合、一貫性のないサプライヤデータを使用しています。オンボーディングプロセスは、上から下まで、すべての場所で均一であることを確認する必要があります。

サプライヤのデータとサプライヤが提供するサービスの完全な概要を提供するテクノロジーを利用します。このデータは、すべての支店と部門に翻訳できます。スムーズな展開を確実にするための統一された方法論として、これが維持されていることを訴えてください。

最も成功したオンボーディングキャンペーンはコミュニケーションの文化に基づいていますが、良好なコミュニケーションは孤立した状態では起こりません。プロセスでは、さまざまな部門、利害関係者、および場所がベンダーデータに簡単にアクセスできるようにして、全員が適切な情報に基づいて行動できるようにする必要があります。このステップにより、効率が向上すると同時に、遅延のリスクが軽減され、新しいサプライヤーとの良好な関係が全面的に促進されます。

ベンダーポータルを作成します。 まだ存在していない場合は、将来のサプライヤーがあなたと協力することに関心を持っていることを登録するために1つ作成します。提案メールは通常、混雑した受信トレイで失われます。

オンボーディングプロセスに必要なすべての関連情報を収集するには、数週間から数か月かかる場合があります。このポータルを管理アプリケーションと組み合わせて作成すると、両方の関係者のプロセスがスピードアップします。

ポータルには、記入するすべての関連フォーム、および連絡先情報と参照が含まれている必要があります。これにより、データの精度が向上し、バックログが減少し、プロセスの可視性が高まります。

戦略的重要性を割り当てます。 サプライヤーは、事業運営における重要性のレベルに基づいて、オンボーディングプロセス中に評価する必要があります。この要素は、緊急性、コスト、および搭載の難しさに基づいて重み付けする必要があります。

サプライヤーが即時の利益を提供する場合は、それらをリストに追加します。他の人があなたが欲しいものを提供しているが、現時点では必ずしも必要ではない場合は、リストでの彼らの位置を下げてください。

より良いガバナンス、管理、および関係の発展のために、オンボーディングプロセス中の優先順位に基づいてサプライヤーをセグメント化することが最善です。そうすることで、日常業務に集中しながら、タイムラインとリソースをより適切に割り当てることができます。これらすべてを前述のサプライヤポータルに統合できるため、関係者全員が自分の立場を知ることができます。

適切なテクノロジーに投資します。 最高の考え抜かれたプロセスでさえ、それがまだ人間によって紙の上で行われている場合、完全に最適化されることは決してありません。自動化と人工知能は、プロセスを強化し、エラーを取り除き、従業員を解放して、新しいサプライヤーの採用や既存の関係の改善などの価値の高いタスクに集中できるようにします。将来的には、パンデミックにより全員が異なる考え方を強いられるようになり、オフィステクノロジーを再考するのにこれほど良い時期はありません。

適切な調達ソリューションは、新しいサプライヤーのオンボーディングで発生する歯が生える問題の多くを回避することができます。すべてのデータをクラウドに保持することで、データにアクセスできるようにし、誰がデータを使用するかを制御して、関係者との一貫したコミュニケーションを確保できます。

すべてのチームやオフィスでVoIPサービスなどの適切なコミュニケーションツールを使用して、リモートコミュニケーションを改善します。そうすれば、全員が順調に進んでおり、オンボーディングプロセスがどの程度進んでいるかがわかります。

小売店の新人研修でフリーランスの人材を採用する場合でも、新しいベンダーを追加する場合でも、潜在的なパートナーの申請プロセスでも、単にあなたと一緒に仕事をしたい人についてもっと知りたい場合でも、新人研修プロセスを合理化して標準化する必要があります。

プロセスを管理する適切な人員を割り当てることを忘れないでください。可能な場合は自動化します。各オンボーディングプロセスの90％を支援する計画を調整し、作成することを恐れないでください。 （各サプライヤーは少し異なります。）明確な期待を設定し、あなたを支援するための適切なテクノロジーに投資します。

これらの5つのヒントを正しく理解すれば、新しいサプライヤーのオンボーディングは、実装が簡単で、さらに簡単に実行できる方法になります。

John Allenは、RingCentral、グローバルUCaaS、VoIP、およびのグローバルSEOのディレクターです。 コンタクトセンターソフトウェアプロバイダー。