効率的なサプライヤーオンボーディング：スムーズなプロセスのための5つの実証済みヒント

見込みベンダーのデータ収集、コンプライアンスとリスク評価の完了、プラットフォームやサプライチェーンへの統合という一連のプロセスは、総称してサプライヤーオンボーディングと呼ばれます。簡単に言えば、強力な買い手・ベンダー関係——関係者全員にとって改善された成果をもたらす関係——を構築する、スムーズで管理しやすいプロセスを作ることです。

新しいサプライヤー関係を確立するのはトリッキーです。サプライヤーをオンボードするための明確で確立された方法論がなければ、最初から関係を損なうリスクがあります。新しいオンボードを試みる前に、これらのプロセスが効率的で合理化されていることを確認すれば、関係を最高のスタートで切れます。

良いビジネスは良い関係から生まれます。顧客を育てるように、卸売サプライヤーやその他あらゆるタイプのベンダーも同じように育てるべきです。

機能的なオンボーディングプロセスは、堅牢なサプライヤー管理システムの基盤を形成し、これらの重要なパートナーシップを改善します。以下も役立ちます：

• ワークフローデータのより良い追跡
• 基本タスクの自動化
• 接続された労働力
• リスク軽減
• 規制コンプライアンスの確保
• ROIの向上
• ワークフォース最適化の実践
• ヒューマンエラーの削減

堅牢なサプライヤーオンボーディングがなければ、良くて生産性の低下。悪ければ、管理不備、トレーニング不足、育成不足により関係を害するリスクがあります。

以下に、よく計画されたサプライヤーオンボーディングプロセスを作る5つの方法を示します。

評価と承認の方法論を開発する

オンボーディングプロセスを確立する際、まず正確なサプライヤー評価と承認プログラムを開発する必要があります。新しいサプライヤーを慎重に評価することは、リスク軽減と詐欺回避に不可欠です。ワークフローを導入し標準化することでこれを行います。貴社の価値観と基準が、オンボードする相手と一致することを確認します。

環境への影響、法的要件、保険ニーズ、誰とどう仕事をしているかといったカテゴリーに分け、懸念に答える質問セットを開発する必要があります。回答に納得できれば、それ以降のプロセスは遥かに容易になります。

すべての拠点で一貫性を確保する

特に国際業務を持つ多くの企業は、異なるサイロ化されたシステムを使用し、しばしば一貫性のないサプライヤーデータを抱えています。トップからボトムまで、オンボーディングプロセスがすべての拠点で統一されていることを確認する必要があります。

サプライヤーのデータと提供サービスの完全な概要を提供するテクノロジーを活用します。このデータはすべての支社と部門に変換可能です. これが統一された方法論として維持されるよう確実にし、スムーズなロールアウトを保証します。

最も成功するオンボーディングキャンペーンはコミュニケーション文化の上に成り立っていますが、良いコミュニケーションは真空状態では起こりません。プロセスが、異なる部門、ステークホルダー、拠点がベンダーデータにアクセスしやすいようにすべきです。これにより全員が正しい情報に基づいて行動できます。このステップは効率を高め、遅延リスクを軽減し、新しいサプライヤーとの全社的なポジティブな関係を促進します。

ベンダーポータルを作成する

まだ存在しない場合、貴社と仕事をしたい見込みサプライヤーが登録できるベンダーポータルを作成します。提案メールは混雑した受信箱で埋もれがちです。

オンボーディングプロセスに必要なすべての関連情報を集めるには、数週間から数ヶ月かかることがあります。このポータルと管理アプリケーションを組み合わせることで、双方のプロセスを高速化できます。

ポータルには、記入すべきすべての関連フォーム、連絡先情報、参照情報を含めるべきです。これによりデータ精度が向上し、バックログが減り、プロセス可視性が高まります。

戦略的重要度を割り当てる

サプライヤーは、オンボーディングプロセス中に貴社のビジネス運営への重要度レベルに基づいて評価されるべきです。この要素は、緊急性、コスト、オンボーディングの難易度に基づいて重み付けされるべきです。

即時の利益をもたらすサプライヤーなら、リスト上位へ。欲しいが現時点では必ずしも必要でないものを提供するサプライヤーなら、順位を下げます。

オンボーディングプロセス中に優先度に基づいてサプライヤーをセグメント化するのが最善です。これによりガバナンス、管理、関係構築が向上します。タイムラインとリソースをより良く割り当てながら、日常業務にも集中できます。これらすべては前述のサプライヤーポータル内で統合可能で、関係者全員が自分の立ち位置を把握できます。

適切なテクノロジーに投資する

最もよく考えられたプロセスでも、まだ人間が紙でやっているなら、完全に最適化されることはありません。自動化と人工知能がプロセスを強化し、エラーを除去し、労働力を新規サプライヤー採用や既存関係改善といった高付加価値タスクに解放します。オフィステクノロジーを見直すこれほど良いタイミングはありません——パンデミックがすべての人に、将来について異なる考え方を強いているからです。

適切な調達ソリューションは、新規サプライヤーオンボーディングで生じる多くの初期問題を未然に防げます。すべてのデータをクラウドに保管することで、アクセス可能にし、誰が使用するかを制御し、関係者との一貫したコミュニケーションを確保できます。

全チーム・オフィスでVoIPサービスなど適切なコミュニケーションツールを採用し、リモートコミュニケーションを改善します。これにより全員が軌道に乗り、オンボーディングプロセスがどこまで進んでいるか把握できます。

リテールオンボーディングでのフリーランス採用、新規ベンダー追加、潜在パートナーの申請プロセス、あるいは単に貴社と仕事をしたい人々をより深く知りたい場合でも、オンボーディングプロセスを合理化・標準化しなければなりません。

プロセス管理に適切な人材を割り当てることを忘れずに。可能な限り自動化する。90%のオンボーディングプロセスを通過するための計画を調整・作成することを恐れないでください（各サプライヤーは少しずつ異なります）。明確な期待を設定し、プロセスを支援する適切なテクノロジーに投資してください。

この5つのヒントを正しく実行すれば、新規サプライヤーのオンボーディングは、実装しやすく、遵守しやすい方法論になります。

ジョン・アレンはRingCentralのグローバルSEOディレクターです。RingCentralはグローバルUCaaS、VoIP、コンタクトセンターソフトウェアプロバイダーです。