メンテナンス ドキュメントと世界最大のエッグ バスケット

保守文書は、保守作業および検査を完了するために必要になる可能性がある情報を含む記録です。それはあなたが持っているものを示し、それを維持する方法を示し、過去のすべての作業の記録を持っています.

もちろん、「すべての卵を 1 つのバスケットに入れるな」という古いことわざがありますが、正確でアクセスしやすいメンテナンス ドキュメントが必要な場合は、まさにそれを行う必要があります。

正しいバスケットを選択する必要があります。

メンテナンス ドキュメントとは?

どこに保管するかを決める前に、それが何であるかを調べることにもっと時間を費やす価値があります。

これは、業務に関する重要な質問に対する回答の集まりと考えることができます。どのように世話をしますか？これまでにどのような作業を行ってきましたか? その作業の結果は何でしたか?

たとえば、機器のオペレーターは、新しい奇妙な音を出しているプレスに関連するメンテナンス リクエストを送信する場合があります。要求はメンテナンス リーダーによってレビューされ、リードはそれを使用して作業指示書を生成し、指示とチェックリストを完成させます。そこから、優先順位を付けて技術者に割り当てます。技術者がそれを入手したら、プレス向けのマニュアルと、最近クローズされた作業命令のいくつかを調べます。現場に入ると、彼らはチューブの一部に漏れがあることに気付きます。水漏れしているが新品のようにも見えるため、技術者は保証をチェックして、メーカーがそれをカバーする義務があるかどうかを確認します.残念ながらそうではないので、技術者は在庫に行き、必要な部品と材料を入手します。作業が完了すると、作業内容の説明を記入した後、作業指示書を閉じます。

この場合、メンテナンス ドキュメントには以下が含まれます。

• メンテナンス リクエスト
• 割り当てられた作業指示書
• 機器マニュアル
• 機器の保証
• 完了した作業指示書

ドキュメントの各部分は、プロセスにおいて重要な役割を果たします。それがなければ、保守責任者は問題があったことを知らず、技術者はそれを修正する方法を知りませんでした。

さまざまな種類のメンテナンス ドキュメントは何ですか?

多くのタイプがありますが、それらはすべて、持っているもの、何をどのように行うか、何をしたかという 3 つの大きなカテゴリのいずれかに分類される傾向があります。

持っているもの

ここには、次のような資産と機器を説明するドキュメントを含めることができます:

• シリアル番号
• CAD および BIM ファイル
• 回路図
• 画像
• 保証
• 保険証券

また、トレーニングの証明書や業界固有のシールなど、メンテナンス チームのメンバーを示すすべてのドキュメントをここに含めることもできます。

このすべての情報を収集して有用なものにコンパイルするのは複雑な作業になる可能性がありますが、すべての事後対応型からより予防的なメンテナンスに移行しようとしている場合は必要です。幸いなことに、施設の監査に関するヘルプを見つけることができます。

何を、どのように行うか

ここには、次のようなアセットの管理方法を説明するすべてのドキュメントがあります。

• 相手先ブランド供給 (OEM) のマニュアル
• 検査のチェックリスト
• 段階的な説明
• 標準作業手順書 (SOP)
• 一般的なポリシーと手順
• 予防保守スケジュール
• 安全性は非常に重要であるため、独自のサブカテゴリにすることができ、次のものを含めることができます:
• 安全に関するポリシーと手順
• ポリシーのロックアウト/タグアウト
• 職場危険物情報システム (WHIMIS)
• OSHA ドキュメント

場所によっては、労災補償書類を追加することもできます。

多くの部門に共通する問題は、これらすべての情報が上級技術者の頭の中をぐるぐる回っていることです。安全でアクセス可能な場所に保管する代わりに、鍵をかけます。そして、これらの上級技術者が新しい会社に移動したり退職したりするために退社するとすぐに、重要なメンテナンスのノウハウがすべて失われます。

あなたがしたこと

ここには、メンテナンス チームとサードパーティ ベンダーによって完了された作業に関連するすべてのドキュメントがあります。含めることができます:

• メンテナンス リクエスト
• 作業指示書
• メンテナンス指標
• 重要業績評価指標
• レポート

作業指示書には、技術者が作成したメモや画像など、多くのドキュメントが含まれています。

保守文書はなぜ重要なのですか?

多くの場合、監査に合格するかどうかは、次の質問にどれだけうまく答えることができるかにかかっています:

• プロセスは整っていますか？
• チームはあなたのプロセスに従いましたか?
• 彼らが彼らに従った場合、彼らはいつその仕事をしましたか?
• SOP があり、チームがそれに従っている場合、最後に SOP を更新したのはいつですか?

それが何であり、なぜ重要なのかがわかったので、次の質問に答えることができます。それを安全に保ち、アクセスできるようにする最善の方法は何ですか?

CMMS が世界最高の卵かごである理由は?

卵とそのバスケット、私たちの壊れやすい比喩に戻りましょう。卵やその他安全に保管したいものについては、すべてを 1 か所に保管しないでください。しかし整備手帳の場合は逆です。

最新のコンピューター化された保守管理システム (CMMS) である、適切なタイプのバスケットがあることを確認する必要があります。

従来の手動の方法では、大量の書類やランダムなスプレッドシート ファイルと戦っていました。また、2 つのドキュメントを結合する必要がある場合は常に、それらが 2 つの異なる形式である可能性が高くなります。 PM スケジュールはスプレッドシートにある場合がありますが、関連する保証はすべて紙です。割り当てたばかりの作業指示書は紙に書かれていますが、アセットの回路図はすべて PDF ファイルです。

最新の CMMS を使用すると、すべてのドキュメントが 1 つの中央データベースに移動し、すべてが安全で、アクセス可能で、接続可能になります。 CMMS プロバイダーは、IT 部門の負担をすべて軽減し、必要なときにデータが確実にバックアップされるようにします。また、データが必要な場所にあり、チームの全員がインターネットに接続されたデバイスからアクセスできるようにします。

作業指示書を生成して割り当てる必要がある場合、すべてがソフトウェア内の 1 か所で行われます。技術者がモバイル デバイスを使用して情報にリアルタイムでアクセスすると、スマートかつ安全に作業するために必要な関連画像や SOP を取得することもできます。

次のステップ

Hippo は、メンテナンスに関するすべての質問への回答から、ライブ ソフトウェア デモの予約まで、お客様に最適なソリューションを見つけるお手伝いをします。

まとめ

保守文書は、保守作業を完了するのに役立つ記録の集まりです。それは、自分が何を持っているか、どのように管理するか、これまでにどのような作業を完了したかを知る方法です。したがって、最初のカテゴリには、資産のシリアル番号、画像、CAD および BIM ファイル、保証、保険契約、および証明書やトレード シールなどのメンテナンス チームに関する情報を含めることができます。 2 つ目は、SOP、予防保守スケジュール、チェックリスト、およびマニュアルです。 3 つ目は、完了した作業指示、レポート、および KPI です。これらの情報はすべて業務に不可欠であり、まとめて、これまでの場所、現在の場所、目標を達成する方法を示すマップと考えることができます。ドキュメントの安全性とアクセス性を確保するには、最新の CMMS ソリューションが必要です。すべてが中央データベースに存在し、プロバイダーがすべてのバックアップと更新を処理するため、メンテナンス ドキュメントへのアクセスを失ったり失ったりすることを心配する必要はありません。