施設の全員がより良いメンテナンスレポートで時間を節約する方法
この記事では、メンテナンスレポートが施設内のすべての人にどのように影響するか、およびどのような役割を果たしているかに関係なく、レポートプロセスを改善して時間を節約する方法について説明します。
目次
- はじめに：古い学校のメンテナンスレポートがもはやそれをカットしない理由
- 全体像：メンテナンスレポートの改善がすべての人にどのように影響するか
- デジタルメンテナンスレポートで時間を節約できるのは誰か、なぜそれが重要なのか
- メンテナンス技術者
- メンテナンスマネージャー
- 運用管理者
- エンジニア
- エグゼクティブ
- メンテナンスレポートの時間を節約するのに役立つFiixCMMS機能
役割や役職に関係なく、時間は貴重なリソースであり、時間が足りないように感じることもあります。そのため、今日は、指揮系統の全員がおそらくより多くの時間を節約できる可能性のある最大の領域の1つであるレポートを検討しています。
まず最初に：ペンと紙またはExcelスプレッドシートを使用してメンテナンスを管理することは、非効率的で時間の無駄になる可能性があります。これらの時代遅れのメンテナンス手法と方法は、書類の紛失、手作業によるプロトコルの文書化、ファイルを組み合わせてレポートを作成すること、データ入力の影響を合計すると、1日に何時間もの作業を追加する可能性があります。
メンテナンスレポートの改善がすべての人にどのように影響するか
適切なメンテナンスソフトウェアは、これらの非効率性の多くを排除し、特にレポートに関しては、ある程度の時間を取り戻すことができます
メンテナンスレポートを自動化し、特定のデータをターゲットにできることで、レポートがより迅速かつ簡単になり、施設の全員がより迅速で情報に基づいた意思決定を行うことができます。これには、大規模な新規契約を締結するための最良の方法の次に取り組むべき資産に関するすべての決定が含まれる場合があります。このより効率的な意思決定プロセスにより、組織全体が大きなメリットを得ることができます。
これらの時間の節約は、より健康的な収益、より安全な作業環境、より少ないダウンタイム、より持続可能な予防保守戦略につながる可能性があります。
デジタルメンテナンスレポートで時間を節約できるのは誰ですか（そしてなぜそれが重要なのですか）
メンテナンス技術者
正確で有用なメンテナンスレポートは、技術者から始まります。情報の記録に熱心に取り組んでいないと、メンテナンスレポートを作成するための十分なデータがありません。データの入力に時間がかかりすぎると、別の資産の修復など、他の優先順位に後れを取ってしまいます。これにより、不正確または欠落したデータが作成されます。技術者は、ペンと紙またはExcelスプレッドシートをメンテナンスソフトウェアと交換することで時間を節約できます。モバイルCMMSのようなソフトウェアを使用すると、技術者は2つのボタンを押すだけで職場の情報を記録できます。これにより、長い1日の終わりにレポートに記入したりデータをスプレッドシートに記録したりするのにかかる時間が置き換えられます。
メンテナンスマネージャー
多くの場合、保守管理者が保守レポートの作成を担当します。それらは、データを合計して計算するために、数日、数週間、または数か月の紙のファイルまたはExcelスプレッドシートを丹念に調べなければならないものです。このシステムは、メンテナンスレポート内の間違いの可能性を高めます。さらに悪いことに、このプロセスには非常に時間がかかるため、より重要な問題が発生したときにレポートがスキップされることがよくあります。メンテナンスソフトウェアを使用すると、テンプレートを使用してレポートを作成できます。また、自動化して、定期的にメンテナンスマネージャーの受信トレイに直接送信することもできます。これにより、メンテナンスマネージャーの時間が節約され、メンテナンスレポートプロセスが改善されます。
オペレーションマネージャー
運用管理者は、保守レポートを使用して、生産スケジュールや予算などに関する重要な決定を下します。単一のメンテナンスレポートでさえ、労働使用から健康と安全のプロトコルまですべてに影響を与える可能性があります。運用管理者は、保守レポートから重要な情報を迅速かつ確実に識別して分析できる必要があります。プロセスに時間がかかりすぎると、時間に敏感な決定が延期され、期限を逃す可能性があります。これは、施設の運用に大きな悪影響を与える可能性があります。メンテナンスソフトウェアを使用すると、データがより正確になり、レポートをカスタマイズして、数分で追加情報を生成できます。これらの機能により、運用管理者はより機敏になり、より賢明な意思決定を行い、施設内に信頼性のある雰囲気を作り出すことができます。
メンテナンスレポートを自動化し、特定のデータをターゲットにできることで、レポートがより迅速かつ簡単になり、施設の全員がより迅速で情報に基づいた意思決定を行うことができます。
エンジニア
エンジニアは、資産の信頼性を高め、資産の管理と生産のための効率的なプロセスを確保することに重点を置いています。メンテナンスレポートは、エンジニアの決定を通知します。メンテナンスソフトウェアを使用すると、レポートを生成し、結果から傾向とパターンを見つけることができます。また、エンジニアがこれらのレポートから学んだことを実用的な方法で適用して、資産の信頼性を向上させるのにも役立ちます。これは、ペンと紙またはExcelスプレッドシートを使用して傾向のデータをマイニングするよりも、はるかに高速なプロセスです。意思決定が迅速に行われると、エネルギー使用から資産効率まですべてをより迅速に最適化できます。これにより、在庫や人件費などのコストを削減できます。
エグゼクティブ
メンテナンスレポートの時間を節約することは、メンテナンスをコストセンターからプロフィットセンターに移動したい経営幹部にとって重要です。経営幹部は、パートナーシップの形成や大規模な購入など、毎日大きな決断を下します。情報にすばやくアクセスして理解することは、経営幹部がこれらの意思決定をより迅速に行えることを意味します。これらの選択を数日または数週間早く行うことは、収益の大幅な向上を意味する可能性があります。メンテナンスソフトウェアはレポート作成を高速化し、知識がチェーンをCスイートに転送します。また、カスタマイズが可能であるため、データが理解可能であり、レポートは最新の情報で特定の決定を通知します。
メンテナンスレポートの時間を節約するのに役立つFiixCMMS機能
以下は、施設の全員がメンテナンスレポートをより迅速かつスマートに作成および分析するのに役立つ、FiixのCMMSソフトウェアで利用可能な5つのツールです。
カスタムレポートビルダーとスケジューラ
FiixのCMMSには、メンテナンスレポート用に100を超えるビルド済みテンプレートがあり、即座に生成したり、定期的にスケジュールしたりできます。カスタムメンテナンスレポートは、CMMSで設定および自動化することもできます。カスタムメンテナンスレポートライターを使用すると、特定のニーズに合わせて調整されたレポートのライブラリを作成できます。レポートテンプレートを設計および構築して、すばやく展開し、CMMSに保存して、いつでも実行できるようにします。
カスタムレポートビルダーとスケジューラを使用すると、レポートを簡単に実行して、必要なときに必要なデータを取得できます。使いやすさにより、施設内の全員が傾向をすばやく分析し、繰り返し発生する問題を見つけることができます。メンテナンスレポートから得られた情報は、メンテナンスコストの追跡、PMスケジュールの最適化、修理プロセスの分析、KPIのレビュー、および部品の交換が必要な時期の予測に使用できます。
障害コード
障害コードは、CMMS内の問題/原因/アクションのフレームワークに従います。最初のステップは、アセットの一般的な問題、各問題の考えられる原因、および原因を修正するための考えられる各アクションをリストすることです。次に、アセットの最も一般的な障害コードを使用してCMMSを設定できます。技術者は、作業指示書の作成中に、事前に設定された障害コードをすばやく選択できます。その後、問題のすべての詳細、問題が発生した理由、および問題を修正するためのいくつかのオプションを表示できます。
失敗コードにより、すべての人にとってレポートがより迅速かつ効果的になります。技術者は、数回クリックするだけで問題の原因と解決策を特定できます。管理者は、一般的な障害コードに基づいて、わずか数分でメンテナンスレポートを作成できます。レポートは、将来の故障を防ぐのに役立つ傾向を示すことができます。障害コードは、エンジニアが繰り返し発生する問題を特定して排除し、予防保守を評価し、資産の信頼性を向上させるのにも役立ちます。最後に、一般的な障害コードに関するレポートは、経営幹部がコストを削減するのに役立ちます。
ユーザープロファイル
ユーザープロファイルは、FiixのCMMSで設定し、メンテナンスチームの各メンバーに関する情報を入力できます。プロファイルには、作業指示履歴や安全衛生認証などの情報を含めることができます。 CMMSレポート機能を使用すると、メンテナンスマネージャーは個々のユーザーのレポートをすばやく作成できます。他の要因の中でも、すべての従業員のスキルレベルと作業の進捗状況を追跡できます。
ユーザーレポートをすぐに利用できるようになると、さまざまなメリットが得られます。従業員のトレーニングに関する定期的な報告により、改善の領域を特定し、適切な文書を収集することが迅速になるため、監査の準備と合格が容易になります。人件費を最大化することができます。特定の資産を修復するための特別なコツを持っている技術者を特定できるため、ダウンタイムを削減できます。
メンテナンスレポートの時間を節約することは、メンテナンスをコストセンターからプロフィットセンターに移行したい経営幹部にとって重要です。
オンライン/オフライントラッカー
Fiix CMMSを使用すると、予防保守または修理が行われているときに、ユーザーは資産をオフラインとして設定できます。ユーザーは、アセットを再び本番環境に移行する準備ができたら、アセットをオンラインとして設定できます。 CMMSは、システムの可用性についてユーザーに自動的に通知します。また、タイマー、ペンと紙、またはExcelスプレッドシートを必要とせずに、資産がオフラインになっている時間を追跡します。
メンテナンスレポートを作成するときに、オンライン/オフラインデータを簡単に取得できます。メンテナンスマネージャーからエンジニアやエグゼクティブまで、誰でも、特定の期間に最もダウンタイムが発生した資産を確認できます。このデータは、平均故障間隔など、いくつかのメンテナンスメトリックを計算するために使用できます。この情報は、修理や交換、労働力の使用、生産スケジュールなど、あらゆる種類の財務上の決定を行う際に役立ちます。
在庫データベース
FiixのCMMSを使用すると、ユーザーはすべての部品と供給品を1か所で追跡できるため、在庫レポートを作成する際の時間を大幅に節約できます。 1つのプラットフォームにすべての在庫データがあると、数量、ターンオーバー頻度、サイクル数などをすべて1つのレポートで追跡できます。在庫を集計して計算するために、在庫室で1日中過ごしたり、スプレッドシートを調べたりする必要がなくなりました。
詳細でアクセス可能な最新の在庫データは、生産性、コスト、資産の信頼性に大きな影響を与える可能性があります。これにより、よりスマートな購入決定、より正確な予算編成、より短い修理時間、より効率的なPMスケジューリングが可能になります。メンテナンスマネージャーは、ベンダーをより簡単に選択できます。エンジニアは、資産の信頼性の向上につながる部品を推奨できます。最後に、経営幹部は、財務部門など、最も必要としている人にレポートを簡単に送信し、会社にとってより効果的な予算の作成を支援できます。
メンテナンス管理ソフトウェアの利点と、施設の全員がメンテナンスをより効率的にするためにソフトウェアを使用する方法の詳細：
- メンテナンスの責任者は誰ですか？
- 総合的設備管理プログラムの構築：どこから始めればよいですか？
- メンテナンスソフトウェアを使用して時間を節約し、より効率的に使用するためのヒント
機器のメンテナンスと修理