標準操作手順：フェイルプルーフSOPの秘訣

提供することになっているものを提供する

標準的な運用手順は、チームの作業が常に標準に達していることを保証する自然な品質管理システムです。これにより、遅延や作業のやり直しを回避できます。

全員を同じページに表示する

誤解は2つの方法で発生する可能性があります：

• 話している人が間違った言葉を使用している可能性があります。
• 聞いている人は誤解するかもしれません。

つまり、精査された単一の情報源を提供するだけで、エラーを最大で半分に減らすことができます 。これにより、時間とリソースを大幅に節約できます。

お尻を覆う

よく運営されている施設でも、何かがうまくいかないでしょう。 責任があなたに降りかかるのを防ぎます あなたがSOPを持っていること、そしてそれらのSOPが守られていることを証明することによって。また、罰金や訴訟から会社全体を保護します。

最も重要なことは、詳細なSOPでチームに必要なすべての情報を提供することで、事故が最初から発生するのを防ぐことです。 。それが次のポイントにつながります。

偶然に何も残さない

忙しい日にタスクを割り当てるときに、詳細を忘れるのは簡単です。 それらの詳細が健康上の警告、安全対策、または環境上の危険である場合、それは大きな問題になります。

関連するすべての詳細を毎回覚えておくために、SOPは一度書き留める方法です。 簡単に取り付ける 割り当てへ 。

より良いトレーニングを提供する

標準的な操作手順を使用すると、新入社員を整然と仕事に参加させることができます。 SOPはいつでもすぐに利用できるため、新入社員は より早く独立して作業する 、経験豊富な専門家を解放して、自分のワークロードに集中できるようにします。

少ない労力でより多くのことを行う

現在、従業員は同じ情報を何度も追跡するのに時間を浪費しています。 。代わりに、あなたのチームはそのエネルギーを仕事の遂行に向けることができます。課題に完全で詳細な指示を提供することにより、標準化はリソースを解放します。

小さな変更、大きな影響

標準を確立したら、新しい方法をテストして改善する 。

すべての従業員が同じ仕事を同じように始めたとき、彼らはそれがより良い方法を考えていることは確実であり、彼らはあなたに知らせます。この実験の考え方がない場合は、不平を言うように聞こえるかもしれません。代わりに、彼らの提案に基づいて行動する簡単な方法がある場合は、そのエネルギーを何か前向きなものに向けることができます 。多くの場合、これらの小さな変更はすぐに追加されます。

準備する

標準的な運用手順のない部門は、主要な従業員が退職または退職したり、休暇をとったりする日には大きな問題に直面します。 全員が1つの場所にノウハウがある場合、チームはより柔軟になります （一般に「信頼できる唯一の情報源」と呼ばれます。）変更内容に関係なく、クロストレーニングと適応が可能です。

ダミーの規制順守

すべての中で最も重要な指示は法律です。規制が誤解されたり、従わなかったりすると、会社全体に大惨事をもたらす可能性があります。 SOPは、すべての従業員が準拠する必要があることと準拠する方法を知っていることを保証します 。

自分の名前を付ける

苦痛を増すことなく成長できる効率的かつ効果的なリード部門であるマネージャー。良い会社は彼らにもっと良い機会を任せます。 あなたははしごを上るのに強い立場にあります 日常業務がわかっていて信頼できる場合。

幸せなチーム

SOPは、チームメンバーを成功に導きます。

• 期待： 彼らは自分たちが何をすることが期待されているかを正確に理解しています。
• サポート： 彼らは必要なリソースをどこで見つけるかを知っています。
• 謝辞： あなたは彼らの要求と改善のための推奨事項を聞いて行動します。
• 独立性： 細かく管理する必要はありません。
• 影響： 彼らは自分たちの仕事が無駄になるのではなく、部門を前進させるのを見ています。

一部の部門が標準の操作手順から価値を得ることができないのはなぜですか？

この時点で、「エラー、事故、リスクを減らしてより良い作業をより迅速に行うことができれば、標準の操作手順をすでに使用していないのはなぜですか？」と考えているかもしれません。

素晴らしい質問です！ SOPは非常に貴重なツールですが、他のツールと同様に、誤って使用する可能性があります。チームがその価値を解き放つことを妨げる一般的な間違いは次のとおりです。

忙しすぎる

これが、ほとんどのチームが失敗する最大の理由です。 彼らは仕事をするのに忙しくて、それを文書化する時間がありません 、それがどれほど単純であるにもかかわらず、長期的には彼らの仕事をするでしょう。最終的には、緊急の短期的なニーズが長期的な計画の妨げになります。

ただし、落胆しないでください。以下の例では、管理ルーチンにSOP書き込みを行う方法を示します。

古い情報

SOPは、いくつかの追加作業を作成します。それらを維持する必要があります。 手順が正しくない、不完全である、または古くなっている 指示がまったくないよりもはるかに優れているわけではありません。

間違った時間、間違った場所

完璧な指示でさえ、利用できない場合は役に立ちません。よく書かれたSOPは、オフィスのバインダーに入れられ、それを必要とする労働者が現場に出てしまうことがよくあります 。 SOPを物理的な形にすることは、適切な場所に適切なタイミングでSOPを配置することを困難にします。部門はそれを作成する努力から利益を得ることができないかもしれません。

使用するのが面倒

SOPが使いにくい場合は、まったく使用されません。 SOPは、 SOPを使用できるようにフォーマットする必要があります。 簡単— 楽しい 。

指示が書き出されている場合は、明確な目次、色分けされたタブ、および多くの見出し、小見出し、箇条書きが必要になる場合があります。

SOPを職場自体に組み込むこともできます。例：

• 「ハウツー」ポスターを機器のすぐ横に貼ってください。
• チェックリストに、役立つ情報を含むWebサイトにリンクするQRコードを追加します。

実際、この統合の原則は非常に重要であるため、フェイルプルーフSOPを作成する上で重要な役割を果たしていることがわかります。これについては、以下で詳しく説明します。

現場での説明責任の欠如

習慣を変えるにはエネルギーが必要であり、人々は通常、結果が生じることを知っている場合にのみそれを行います。すべてのSOPには、 SOPに関連する作業をいつどのように評価するかを説明するセクションを含める必要があります。

経営陣からの賛同の欠如

従業員が標準的な操作手順を真剣に受け止めるには、SOPが実際に管理者が作業を評価するときに使用する測定棒であることを確認する必要があります。 。よくやった仕事に対する経営陣の期待がSOPの内容と一致しない場合、それは次の2つのいずれかを意味します。

• SOPが正しくありません。
• 経営陣は職場環境の微妙な違いを理解していません。

幸いなことに、適切に作成されたSOPを管理者に渡すことで、独自のSOPを作成するのではなく、選択した評価ツールとしてデフォルトで設定することが容易になります。

石にセット

部門のニーズは常に変化しています。更新に多大な労力を必要とする方法で標準の操作手順を作成した場合は、保存したよりも多くの作業を作成した可能性があります。

柔軟性のないSOPの例は次のとおりです。

• 物理的なコピー： 追跡してスワップアウトする必要がある印刷されたページ
• ページの書式設定： 1つのページに情報を追加すると、（1つのページを置き換えるのではなく）後続のすべてのページのレイアウトに影響する、完全に完全で高密度のコンテンツ
• コンテンツのフォーマット： 小さな変更を見つけにくくする「テキストの壁」の言い回し（グラフィカルではなく、これについては後で詳しく説明します）
• 未発表： 会議で発表およびトレーニングされていない変更
• 記憶に残る： 作業を実行するときに確認する必要のない手順（新しい情報を見逃しやすくする）

心配しないでください。良いニュースがあります！

がっかりしないでください！標準的な操作手順が不十分になる可能性があるすべての方法を知っているということは、問題が発生する前に問題を止めることができることを意味します。

フェイルプルーフの標準操作手順を作成する方法

標準の操作手順を事実上防弾にする3つのことがあります。SOPをデジタルにする 、インタラクティブ および統合されています。

1。デジタル

SOPの構築と更新はより速く簡単です デジタルプラットフォームで。

• 更新はすべてのチームメンバーにリアルタイムでプッシュされます。
• マルチメディアの説明では、テキスト、画像、さらにはビデオを使用し、他の役立つコンテンツへのワンクリックリンクを使用します。

2。インタラクティブ

SOPとチェックリストを同じものにします。

• チームメンバーに、各ステップを完了するたびにチェックしてもらいます。
• そのステップのすべての情報は、彼らが仕事をしているときに彼らの前にあります 。

3。統合

SOPを作成する あなたのために仕事をします 。

• 自動通知は、手順の更新と未解決のタスクについてチームメンバーに警告します。
• チームメンバーは、必要に応じて追加の手順をトリガーする標準の操作手順自体にデータを入力します。
• 実行された作業のレポートを自動的に生成します。パフォーマンス、ダウンタイム、在庫などを追跡します。

つまり、標準の操作手順はマニュアルのようには見えなくなります。これは、チームが日常的に使用するツールになり、どこにいるのか、いつそこにいるのか、何をするのか、どのように行うのかを知ることができます。

実際の動作を確認する：標準の操作手順の例

注意：次のセクションでは、「自動的に」という言葉をよく目にします。これは、効果的な標準操作手順が、可能な限り多くの作業を合理化するように設計されているためです。

メンテナンスマネージャーに会う

この例では、メンテナンスマネージャー（彼をジョーと呼びましょう）が、施設全体と200万ドル相当の製造設備を担当しています。ジョーはチームと協力して、問題が発生したときにできるだけ早く機器を修理する必要があります。これは、生産ラインがダウンするたびに会社が20万ドルの収益を失うためです。

さらに重要なことに、ジョーは機器の耐用年数を延ばして、そもそも問題が発生しないようにしたいと考えています。これには、定期的な予防保守（PM）が必要です。これは、目視検査からフィルターの交換やオイルレベルのチェックまで、何でもかまいません。

セットアップ

Joeは、Limble CMMSを使用してすべてのSOPを保持し、デジタル、インタラクティブ、統合されるようにしています。 （ジョーは賢い人です。）ジョーは、時間に応じて、一度にすべてのSOPを作成することも、必要に応じていくつかのSOPから始めてSOPを追加することもできます。

すべてを一度に設定

Joeは、まず各機器を一覧表示し、役立つ情報（マニュアル、メーカーの連絡先情報、メモなど）を添付することから始めます。

機器ごとに、ジョーは次のSOPを作成できます。

• 定期的なメンテナンス （チェックリスト、スケジュール、自動割り当てなど）
• 問題の報告 （提出フォーム）
• 作業の割り当て （チェックリスト、自動割り当てなど）
• 資料の注文 SOP（在庫）

また、SOPをリンクして、SOPが互いに自動的にトリガーできるようにすることもできます（これについては後で詳しく説明します）。

一度に少しずつ設定する

ジョーが忙しい場合（正直に言うと、おそらくそうです）、次に従業員が問題を報告したときに、彼は機器を入力してそのSOPを定義できます。 Limbleは、タスクを割り当てて進行状況を追跡する彼の新しい方法になります。ただし、彼はLimbleを使用しているため、一度作成したタスクは、その日以降の標準的な操作手順として使用できます 。

ジョーがSOPを作成するために必要なのは、データ型を選択し（たとえば、技術者に写真をアップロードするか、ステップの完了をマークしてもらいたい場合）、そのステップの指示を書くことだけです。 Joeには、選択できるすべての種類のデータ型があります（これについては以下で詳しく説明します）。

日常のメンテナンスのための標準的な操作手順

ジョーは非常に忙しいことがわかったので、リンブルにほんの数台の機器を入力することで、彼の機械の標準的な操作手順を構築し始めました。彼は、亀裂の間に入る傾向があることがわかっているタスクのために、予防保守SOPをいくつか作成しました。この場合、ジョーのチームは1か月に1回ずつ完了する必要があります。

問題を報告するための標準的な操作手順

ジョーはまた、マシンを操作する従業員が問題を報告するときにSOPに従うことを望んでいるため、オペレーターが最も頻繁に呼び出す機器について、Limbleでカスタムレポートフォームを作成しました。

残念ながら、オペレーターはあいまいなレポートを提出したり、重要な詳細を省略したりするのが一般的です。これで、Limbleは、すべてを含めるように促します。 必要な情報の。

Joeは、Limbleの独自のカスタムQRコードを印刷して、オペレーターのコントロールパネルに直接テープで貼り付けることにより、これらのオペレーターがフォームに簡単にアクセスできるようにします。今、彼らは自分の携帯電話でそれをスキャンし、いくつかの質問に答え、クリックして送信します。

常に現在の作業状況を把握する

ジョーは木曜日の朝に工場に到着すると、割り当てられたチームメンバーによって整理された、その日に完了する予定の作業のリストを確認します。それらのいくつかは前日にすべての作業を完了し、空のリストを持っています。一部のチームメンバーには、まだ進行中のタスクがあります。ジョーは一目で、誰がどの仕事をしているのか、どの機器に取り組んでいるのか、そして現在の状況を知ることができます。

自動トリガーと通知が自動的に機能します

ジョーはまた、新しい未解決のタスクがあることを認識しています。コンベヤーベルトをすばやく検査して、摩耗または緩んでいるように見えるものがないかどうかを確認します。 Limbleは、チームが最後にチェックリストを完了してからちょうど1か月が経過しているため、SOPJoeが行った定期メンテナンスに基づいてこのタスクを作成しました。 2回のクリックで、ジョーはタスクをリックに割り当てます。

実際、Limbleはその朝に2つのタスクを作成しましたが、Joeが最初に2番目のSOPを作成したとき（排水路の詰まりをチェック）、Limbleにチームの配管工に自動的に割り当てるように指示しました。彼は必要に応じてそれを再割り当てすることができましたが、それは自動割り当てされたため、ジョーがその朝の緊急事態のために呼び出されたとしても、配管工は排水作業を行うことを知っていました。

すべてを指先で

ジョーが目視検査タスクをリックに割り当てたとき、リンブルはリックの電話にpingを送信して彼に知らせました。リックが通知をクリックすると、完全なSOPが引き上げられ、マシンに直接向かいました。

リックがしばらく呼び出された場合、SOPは彼のLimbleタスクリストで彼を待っています。

マルチメディア標準操作手順

リックはLimbleの指示をスクロールして、すぐに何をすべきかを知っています。これは、ジョーが各ステップを書き留め、コンベヤーベルトの各部分がどのように見えるかについての画像を含めたためです。必要に応じてサイドパネルを取り外す方法を示すビデオもあります。

ジョーはマニュアルをPDFとして添付し、リックが必要とする場合に備えて、製造元のWebサイトにテクニカルサポートへのリンクがあります。

本当の魔法：インタラクティブな標準操作手順

豊富な情報を入手する

リックはチェックリストを読んだだけではありません。彼は各ステップのデータをLimbleに直接入力します。

• 写真/ビデオ： 安全のため、このSOPでは、機器をシャットダウンしてロックし、リックが検査している間、別の従業員が機器を再起動できないようにする必要があります（「ロックアウト、タグアウト」と呼ばれます）。リンブルはリックにロックの写真をアップロードするように促します。そうすれば、彼はこの重要なステップを踏まなければ先に進むことができません。リックはとにかく携帯電話でLimbleを使用しているので、写真の撮影とアップロードは簡単です。
• テキスト/番号： 次に、LimbleはRickに「稼働時間」カウンターを確認し、数値を入力するように求めます。
  • 5000時間の実行時間ごとにエンジンを整備するための、別の標準的な操作手順があります。カウントが十分に高い場合、Limbleはそのタスクを自動的に割り当てます。しかし、今日はそうではありません。
• ドロップダウン/チェックボックス： リックは、はい/いいえのドロップダウンを使用して、ベルトが擦り切れているように見えるかどうかを示します。
  • この場合はそうなので、LimbleはRickに問題を報告するように促し（すべての必須フィールドに入力）、報告をJoeに送信します。

標準操作手順のリンク

ジョーは、コンベヤーベルトの問題レポートが届くのを確認します。彼はまだ擦り切れたコンベヤーベルトを交換するためのSOPを作成していないので、飛び込んで簡単なSOPテンプレートを作成します。

次に、ジョーはそのSOPを他のいくつかのプロセスにリンクして、自動的にトリガーされるようにします。

• 日常のメンテナンス>作業の割り当て ：ベルトの擦り切れに気付いた将来の検査では、ベルトを交換するための割り当てに新しいSOPが自動的に含まれます。

• 作業の割り当て>資料の注文 ：この手順では在庫のないスペアパーツを使用するため、リックはそのパーツを機器ファイルに追加し、現在在庫がある数、再注文する時期、注文する数を記録します。つまり、彼は在庫SOPを作成します。

材料を注文するための標準的な操作手順

ジョーが予備のコンベヤーベルトの在庫SOPを作成したとき、現在の在庫が10を下回ったら、プラントはさらにベルトを注文する必要があり、注文によって在庫を20に戻す必要があると判断しました。

案の定、在庫には10ベルトしかなかったので、現在の擦り切れたベルトを交換する割り当てが完了すると、在庫は9に減少し、Limbleはさらに注文するための新しいタスクを自動的に作成しました。これがより大きな施設だったとしたら、タスクは購買部門または保守コーディネーターに自動的に割り当てられていたでしょう。ただし、ジョーのチームはそれほど大きくないため、すべての購入を自分に割り当てるようにSOPを設定しました。

標準操作手順の更新

数回検査を行った後、リックは、サイドパネルを外した状態でオイルを追加する方が、それ自体の独立した作業ではなく、より効率的であると考えました。彼は自分の考えを同僚が問題を報告するために使用するのと同じ形にしたので、それはジョーに直接行きます。ジョーはそれが素晴らしいアイデアだと考え、検査SOPにステップを追加しただけです。

ジョーがいつ変更を加えたかに関係なく、リックは常に最新バージョンにアクセスできます 。

ログとレポート

数か月後、ジョーはすべての機器を入力し、すべてのメンテナンスルーチン用にSOPを構築しました。 Limbleは、チームのすべての作業を機器の作業履歴に自動的に記録し、Joeは、どの機器がチームの時間の大部分を占めているかをレポートで確認できます。

彼の予算は、古い$ 200,000のマシンを交換できるように増額されました。彼は何年も求めていましたが、会社がそれを維持するために部品と労働に年間5万ドルを費やしていることを示すことができたため、最終的に許可されました。

ジョーはこれを自分で計算する必要はなく、経営陣が彼を信じてくれることを願っています。それは、彼の標準的な操作手順に従って完了したタスクに基づいて、彼のために自動的に（再びその言葉があります）コンパイルされました。

チームメンバーの知識を収集する

ジョーは、Limble内で標準の操作手順を構築することにより、会社での数十年にわたって機器について学んだすべてのことを文書化したことに注目してください。彼のチームの提案を追加することで、SOPは部門の単一のデータ保管庫になりました。

現在、ジョーのチームは質問に費やす時間が減り、ジョーが休暇を取るのが簡単になり、ジョーが今後5年間で引退することを計画しているという事実についての不安が大幅に減りました。

ドキュメント以上のもの

影響を与えるには、SOPはドキュメント以上のものである必要があります。SOPは次のよ​​うな管理ツールです。

• 自動化： 反復的なタスクとコミュニケーションを実行します。
• 徹底性を保証します： 亀裂から何も落ちないようにします。
• 洞察を与える： 生産性を向上させ、コストを削減する機会を明らかにします。

これは、利害関係者に何をすべきかを伝えるだけでなく、利害関係者がそれを行うのに役立つプラットフォームになります。 Limble SOPは、手順を日常業務に統合し、組織のあらゆるレベルで価値を提供するため、フェイルプルーフです。

• マネージャー： 管理作業を合理化します
• 技術者： 明確な期待を提供します
• 経営幹部と事業主： 日常業務の財務上の長所と短所を可視化します

あなたが交渉した以上のもの

タイトルページと目次について学ぶことだけを期待していたのであれば、この標準的な操作手順の紹介は驚きだったかもしれません。うまくいけば、Limbleのデジタルでインタラクティブな統合SOPが組織にできることの全容を理解できたと思います。

機器と設備を管理する

Limbleは、すべての資産に関するすべての情報の単一のソースになります。これにより、ライフサイクルのすべての段階で機器を簡単に最大限に活用できます。

ワークロードを軽くする

Limbleは、さまざまなトリガーに基づいてタスク（SOPを含む）を自動的に作成します。そのユーザーフレンドリーなレイアウトと割り当てルーティングにより、管理にかかる時間が数時間から数秒に短縮されます。

保証品質

Limbleは、チームのパフォーマンスを一貫して維持し、潜在的な問題が発生する前に明らかにする品質管理/品質保証システムです。

在庫の合理化

Limbleは、在庫が設定した制限を下回ると、使用を追跡して購入をトリガーします。適切な部品を手にすると、機器をより迅速に修理できます。

ネイルコンプライアンス

Limbleは、規制された作業が次のことを保証します：

• 予定
• 完了
• 記録

次に、承認履歴を次のように保存します：

• 署名のキャプチャ
• タイムスタンプ
• マルチメディア検証

報酬のパフォーマンス

Limbleはすべてのチームメンバーの作業を追跡するため、トップパフォーマーに報酬を与え、遅れているチームメンバーにタスクを任せることができます。 （チーム全体と指標を共有して、仲間からの積極的なプレッシャーをかけます。）

将来の計画

Limbleはすべての従業員がいつでも利用できます。つまり、チームは1人のノウハウにあまり依存していません。絶えず変化する状況に関係なく、部門はスムーズに運営を続けることができます。

その他の一般的なタイプの標準操作手順

オールドスクールに行くことにした場合は、いくつかの異なるタイプのSOPから選択できます。次の段落では、各SOPドキュメントタイプの長所と短所について説明します。

1）ステップバイステップの手順

ステップバイステップのSOPが最も簡単な方法です。その名前が示すように、わかりやすいチェックリストのように機能します ステップの説明の中で、従業員が目前のタスクを完了するために実行する必要のあるすべてのアクションを説明します。

ステップバイステップのSOPを使用する場合： タスクが単純で、常に同じ方法で実行する必要がある場合は、このタイプのSOPを使用してください。

長所：

• 理解、作成、使用が簡単です。
• 日常業務に最適です。

短所：

• 複雑なプロセス、または意思決定が必要なプロセスには適用されません。

2）階層的な標準操作手順

階層型SOPは、より多くの構造と追加情報を必要とする複雑な手順に適しています。 各ステップで詳細を提供します 。ステップバイステップのSOPには、ステップ1、2、3などがリストされますが、これには階層的なステップ1aと1bも含まれます。 2aと2b、次に3aと3b。チェックリストまたは箇条書きリストの形式で提供することもできます。

たとえば、新入社員がオンラインで福利厚生に申し込む必要があると想像してみましょう。手順1でアカウントを作成するように指示された場合、手順1aでユーザー名の作成方法を説明し、手順1bで先に進む前に一意のパスワードを作成するように指示する場合があります。

階層SOPを使用する場合： 概説したワークフローに追加の命令レイヤーが必要な場合は、このタイプのSOPを使用してください。階層型SOPを使用すると、必要なすべての手順をきちんとした形式で含めることができ、わかりにくい長い説明を作成する必要がありません。

長所：

• 物事をシンプルに保ちながら、追加情報を提供します。
• 各ステップは次のステップの背景とコンテキストを提供するため、長い説明は必要ありません。

短所：

• 階層型SOPの更新には時間がかかる場合があります。特に、1つのステップでの変更により、他のステップで変更を加える必要がある場合はそうです。
• 意思決定を必要とするビジネスプロセスには適していません。

3）フローチャートの標準操作手順

フローチャートは、状況に応じてどのような道をたどるかを説明する画像です。 。これらのプロセスは直線的ではありません。1つのステップの結果によって、次のステップのアクションのコースが決まります。

フローチャートSOPを使用する場合： フローチャートSOPは、複雑な状況に適用されます。エンジンの問題をトラブルシューティングしたり、苦情に対処したりするときに使用できます。これにより、ユーザーはワークフローの手順を視覚化し、手元の作業をすばやく進めることができます。

長所：

• 複雑なプロセスの背後にある全体像を理解するのに最適です。
• 進め方を決定する際のスタッフの混乱を最小限に抑えます。
• フローチャートを使用すると、ビジネスプロセスを簡単に改善できます。ステップを組み合わせたり再配置したりする方法を簡単に確認できます。最終的には、無駄を減らし、ボトルネックを排除し、より多くのことを成し遂げ、望ましい結果に必要な時間を最適化することができます。
• カスタマーサービスへの問い合わせなど、結果を予測するのが難しいプロセスに最適です。

短所：

• フローチャートSOPの更新は、深刻な問題になる可能性があります。より大きな変更を加える場合は、フローチャート全体またはその大部分を再描画する必要がある場合があります。
• 長いフローチャートは不器用で乱雑に見える可能性があり、ユーザーが理解して理解するのが難しくなります。それらはよく考えられ、有用であるように構造化されている必要があります。

4）管理標準操作手順

一言で言えば、管理SOPはSOPを作成するためのSOPです。それはおそらく奇妙に聞こえます—これを明確にしましょう。

SOPの数が多い組織の場合は、新しい標準の運用手順を作成および管理する方法を説明するドキュメントを用意することをお勧めします。 。このドキュメントは、管理SOPとして知られています。これは、SOPをどのように構成するかを概説するテンプレートとして機能します。その仕事は、新しい手順が古いSOPと一致していることを確認することです。

管理SOPは、プレゼンテーションやレイアウト、新しいSOPのレビュー、承認、保守、実行の方法などのトピックをカバーします。

管理SOPを使用する場合： これらは大企業に最も役立ちます。これは、文書化する手順が多く、SOPを作成する複数のスタッフがいる場合に特に当てはまります。

長所：

• 手順の競合の問題を取り除き、すべてのSOPがベストプラクティスに準拠していることを確認します。
• テンプレートを使用して、SOP作成プロセスを高速化します。管理SOPを使用すると、当て推量がなくなり、スタッフはSOPを最初から作成するためのすべての手順を毎回覚える必要がなくなります。

短所：

他のSOPと同様に、管理SOPを定期的に確認および更新する必要があるため、作業の層が追加されます。

SOPドキュメントを構成するにはどうすればよいですか？

従来、標準の操作手順ドキュメントに表示されると予想される内容は次のとおりです（必ずしもこの順序である必要はありません）。

タイトルページ

含まれるもの：

• 手順の名前（例：「エアコンユニット：エアフィルターの交換」）
• 一意のSOPID番号
• 作成または更新された日付
• SOPが適用される部門またはチーム
• SOPの作成に関与するすべての人の名前と署名

改訂履歴

SOPがいつ作成されたか、および最後に更新されたときに何が変更されたかに関する情報。

目次

ドキュメントを要約し、ユーザーが探しているものをすばやく見つけるのに役立ちます。ドキュメントが非常に大きい場合に役立ちます。

目的と範囲

SOPが作成された理由、対象となるプロセス、およびドキュメントの目的について説明します。

役割と責任

このSOPに従う必要がある人々（従業員、マネージャーなど）をリストします。彼らの責任の概要を説明します。これにより、混乱を避け、全員に説明責任を負わせることができます。

手順

SOPの大部分を形成するコアコンテンツ。このセクションでは、各タスクに関連するすべての情報を含め、完了する作業の概要を説明します。これには、写真、グラフ、その他の役立つ画像が含まれる場合があります。

健康と安全に関する情報

工業プロセスのSOPには、次のものが含まれている必要があります。

リソース

• 安全上の警告
• 保護具
• 危険を回避するための手順

SOPに関連するトレーニング資料、Webサイト、またはリファレンスガイドのリスト。これは、新しいチームメンバーを最新の状態にするときに役立つもう1つの機能です。

用語集

すべての業界には、頭字語を含む独自の語彙があります。ここですべて説明してください。

承認署名

SOPの承認を求められた人の署名を表示します。

効果的な標準操作手順を作成するための手順

努力が無駄にならないようにするには、前もって考える必要があります。基本的な作業から始めます：

• 変更管理の準備をする： 変更の導入は難しい場合があります。会社の目標を明確にし、SOPが必要な理由を説明します。これにより、チームが途中で障害物に遭遇した場合でも、チームが前進し続けることができます。
• 標準化するプロセスを選択します： 会社のすべての手順に対してSOPを作成しようとする気を散らすことは避けてください。コアプロセスと、健康と安全、品質、および収益に影響を与える活動に焦点を当てます。
• SOPチームを編成します： ドキュメントの作成と期限の遵守に責任を持つチームを選択します。遅かれ早かれ、これらの手順を使用する人々からの意見が必要になることを忘れないでください。

それがすべて終わったら、次の手順を使用して、選択したタスクの実用的な標準操作手順を作成します。

1）SOPの範囲を決定する

すべてのプロセスについて、正確に何を文書化するつもりであり、SOPをどの程度詳細にする必要があるかを考えてください。これは主に次の影響を受けます：

• トピックが業務にとってどれほど重要か（健康と安全に関する考慮事項など）。
• 作成する予定のSOPの対象読者（たとえば、新入社員向けのSOPでは、経験豊富なスタッフ向けのSOPよりも多くの情報が必要になる可能性があります）。
• ビジネスプロセス自体の複雑さ。

2）必要な情報を収集する

すべての標準的な操作手順は、エンドユーザー（スタッフ）を念頭に置いて作成する必要があります。つまり、手順の概要を説明する人は、既存のワークフロー、ベストプラクティス、および職場の制限を認識している必要があります。これらの詳細の多くは、プロセスの内外を熟知している経験豊富な従業員から入手する必要があります。

この重要な情報を含めることを検討してください：

• 回路図面または取扱説明書、およびOEMマニュアル。
• 特定のタスクを実行するために必要な機器、ガジェット、材料、およびツール。
• 個人用保護具（PPE）。
• 潜在的な安全上の問題と安全上の警告について言及する必要があります。
• タスクワークフローの実際のステップのリスト。
• 仕事を完了するために必要な人数。
• タスクを正常に実行するために含める必要のある追加の詳細。

インダストリアルSOPとオフィスSOPの主な違いは、含める必要のある情報の種類です。たとえば、重機オペレーターは、標準化された作業指示とともにPPEと安全ガイドラインを必要とします。対照的に、ヘルプデスクワーカーやジュニアマーケティングマネージャーは、タスクを完了するために必要なツールのログイン情報を必要とする場合があります。

この後、メンテナンススーパーバイザーまたは他の利害関係者と一緒にすべての情報を確認して、リストを微調整できます。 SOPを作成する可能性のあるいくつかのプロセスは次のとおりです。

• 日常のメンテナンスタスク
• 一般的に実行される修復とトラブルシューティングプロセス
• 緊急メンテナンスの場合の対処方法
• メンテナンスチケットの提出、作業リクエストの確認、計画的および計画外のメンテナンス作業のスケジュール設定の手順
• 在庫から工具や部品を取り出して返却する
• 品質管理およびその他の特定のタスク

3）SOPタイプを選択します

前に、SOPの主要なタイプ（ステップバイステップ、フローチャート、および階層リスト）と、各タイプをいつ使用するかについて説明しました。運用を評価し、概要を説明するプロセスに適したSOPタイプを選択します。

4）最初のドラフトを書く

上記のすべての手順が完了すると、実際のSOPの作成に取り掛かることができます。作成するSOPの種類によっては、MicrosoftWordのような単純なドキュメントエディタで十分です。フローチャートを使用する複雑なプロセスの場合、専用のフローチャートソフトウェア（Lucidchartをお勧めします）または以下のスタンドアロンセクションにリストされているツールの1つ、または適切に構造化されたテンプレートが必要になる場合があります。

5）最初のドラフトを配布して確認する

特にこれがあなたの会社のSOP執筆の最初の試みである場合、ドキュメントはいくつかのレビューを必要とするかもしれません。このステップを急がないでください。さまざまなレベルの従業員が手順を確認し、組織の目標と現在のワークフローに沿っていることを確認できるようにすることが重要です。

6）SOPを公開して実装する

SOPをテスト段階に移行し、スタッフがSOPを使用してフィードバックを提供することをお勧めします。十分なフィードバックを得た後、ドキュメントの効果を追跡することを約束し、必要に応じてさらに調整と調整を行います。

7）スタッフトレーニング

SOPへの準拠をさらに確実にするには、すべてのスタッフがSOPを使用して作業に関連する技術と手順を実行できるように完全にトレーニングする必要があります。誰がどのトレーニングを完了したかを必ず記録してください。

産業分野からのいくつかの標準的な操作手順の例

製造スペースからいくつかの標準的な操作手順の例を見たいですか？ここにいくつかあります。

標準的な操作手順の例＃1：シルト濃度の決定

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標準操作手順の例＃2：ガスフォークリフトの事前チェックの実行

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標準的な操作手順の例＃3：船舶の侵入についてタンクをテストする

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これらの例から学ぶべきことの1つは、設定された形式に従う必要がないということです。ドキュメントにすべての関連情報が含まれていることを確認する必要があります。

デジタルでインタラクティブな統合された標準操作手順でチームを迅速に追跡します

標準的な操作手順は、世界で最も効果的なチームの背後にある秘密です。しかし、あなたは文書以上のことをしなければなりません。チームに素晴らしい仕事をするためのツールを提供する必要があります抵抗が最も少ない道 。

まだ時間がないと思いますか？

本格的な標準操作手順を実装する準備ができていませんか？保守の専門家は、スマートな予防保守計画を使用して部門を前進させることができます。この無料ダウンロードで仕事の日数を節約できます。