産業技術者にとっての紙ベース手順書のリスク：デジタル化が重要な理由

後述する通り、産業界での「ペーパーレス」目標はまだ道半ばですが、脱物質化は確実に進行中です。企業は手順書を含む文書デジタル化のメリットと、紙媒体保存のリスクを認識しつつあります。効率的で信頼性の高いツールを必要とする産業技術者は、インダストリー4.0（デジタル・コネクテッド産業）の要求によって課せられるこの移行の恩恵を受けています。

現代ビジネスの要求に応えるため文書をデジタル化する

技術進歩が産業界に劇的な影響を与え、競争が激化する中、企業はこれらの進化から傍観者でいられません。特に文書の開発と管理、とりわけ手順書において、パフォーマンスと適応の要求が高まっています。

ISO 14001第4.4.5項では文書管理システムの構築が要求されます。これには文書の見直しと更新、関連バージョンの可用性確保、可読性と識別の確保、古い文書の不注意な使用防止が含まれます。これらはすべてデジタルツールによって容易になります。

ペーパーレス作業環境：現状は？

手順書等の脱物質化のメリットを認識しつつも、企業はペーパーレスプロセスの達成に苦戦しています。AIIM（情報・イメージ管理協会）の2015年調査によれば、経営者の31%のみが「オフィスはまだ紙文書で溢れている」と認め、従業員のわずか17%しかペーパーレス環境で働いていません（出典：infoDSI.com）。

ペーパーレス移行が難しい理由

経営者の過半数（56%）は「契約書、署名済み発注書等、重要文書を紙で保管する必要がある」と回答。「一部従業員が紙文書を手放しデジタル技術へ移行することを拒む」ことも理由として挙げられています。

実作業環境を正確に反映できない

紙ドキュメント保存にはリスクが多々あります。中でも手順書はデジタル化の恩恵を大きく受けます。新入社員教育や技術者の異動・新ツール導入時、紙文書より動画媒体の方が遥かに効率的です。一般にビジュアル手順書（画像、動画）は理解と実行を促進します。紙手順書では実際の作業環境（環境、動き等）を他の媒体ほど正確に示せません。

紙文書のコスト

紙文書の管理・取り扱い・保管コストもデメリットです。従来型ドキュメントは大量になりがちで、保管スペースとファイリング・アーカイブ・利用のための多大なリソースを要します。CD 2-3枚で、約2万ページ/m²相当の情報量を格納可能です。スペース節約の大きさがわかります。

紙文書は生産性の阻害要因でもあります。従業員は平均して時間の50%を文書検索に、15%を閲覧に費やすと推定されています。デジタル化すればより容易・迅速にアクセス可能となり、検索時間を削減し、実際の生産業務により多くの時間を割けます。

トレーサビリティとセキュリティの不足

産業技術者にとってデジタルドキュメントは、情報の破棄・紛失リスクを低減します。様々なネットワーク端末からのアクセスや、USB・外付けHDD・サーバ・クラウド等の多様な媒体での持ち運びも日常業務を大幅に容易にします。
さらに、紙文書はトレーサビリティと監視の面で実質的な欠陥があります。情報の履歴、進捗、変更履歴を把握するのは、デジタル化されていれば容易ですが、紙では極めて困難です。これは古い文書が使われ続けるリスクにも直結します。

当社について

Picomtoは、作業指示書、標準保守手順、チェックリスト等、すべての運用ドキュメントをデジタル化するソフトウェアソリューションです。

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