今すぐCMMSをアップグレードすべき6つの明確な兆候

メンテナンスマネージャーは、彼らが使うツール以上の存在ではありません。物理的ツールと同様に、仮想ツール——作業指示書、タスク、資産ドキュメントを格納するシステム——も重要です。最後にCMMSソフトウェアを徹底的に評価したのはいつですか？

CMMSが「コンピュータ化メンテナンス管理ソフトウェア」の略だと知らないなら、紙ベースのワークフローやスプレッドシートシステムを使っている可能性大です。それ自体がアップグレードの理由になります。しかし、すでに一元化システムを導入していても、施設と同様に、その健全性とパフォーマンスを定期的に評価すべきです。

SaaSとモバイルの革命がIT業界を席巻する中、CMMSを含む多くのエンタープライズシステムが進化しました。市場は拡大し続けています。MarketsandMarketsによると、メンテナンスと施設管理ソフトウェアは2019年までに430億ドルを超えると予測されています。最近、ソフトウェアベンダーの状況を調査し、新しいCMMSアプリケーション機能と柔軟な価格オプションを比較していないなら、今がその時かもしれません。

現在のCMMSアプリケーションは、あなたのニーズをどの程度満たしていますか？ アップデートが必要かもしれない6つの兆候を紹介します。

可視性の欠如

いつでも、資産と施設のパフォーマンスとメンテナンスについて、どれだけ把握していますか？ 基本的なステータスレポートを作るだけで丸1日かかるなら、あなたの仕事の運命、サービスの継続性、作業員の安全がかかっているとき、迅速な意思決定ができるでしょうか？

モダンでユーザーフレンドリーなCMMSアプリケーションは、CMMS故障コードからダウンタイム、作業指示書完了、使用時間、部品在庫まで、あらゆる施設・設備指標を追跡・レポートすることで、リアルタイムの可視性を提供すべきです。もちろん、すべてのユーザーがすべての手順でこれらの指標を必要とするわけではありません。しかし、すべてのデータを1つのシステムに集約することで、施設管理者とその他の意思決定者が便利にアクセスできます。権限ベースのアクセスにより、ユーザーは必要な特定機能を利用し、不要な機能へのアクセスをブロックできます。権限は各ユーザーのニーズに合わせて簡単に変更可能で、インターフェースを整理し、直面するタスクをシンプルにします。

コンプライアンスの問題

あらゆる業界で、安全、メンテナンス、機能的サービスレベルを規定するコードと規制があります。紙ベースの世界では、これらの規制への準拠には多大な手作業が必要で、おそらく——鋼鉄のような記憶力を持つ施設マネージャーが必要です。

適切なコンピュータ化メンテナンス管理ソフトウェアなら、このプロセスの大部分を自動化し、コンプライアンス率を高め、冗長な労働を最小限に抑えられます。CMMSアプリケーションで機器、車両、施設のステータスを追跡し、保証期限と定期検査のリマインド通知を設定できます。修理履歴の記録、O&Mマニュアル、仕様書、IDタグ、機器モデル画像を含むすべての資産・設備ドキュメントの格納、将来の検査や要求に備えたクリーンな監査証跡の維持も可能です。

メンテナンスに影響する職場の変化

わずかな機器や小規模施設しか管理していないなら、専用ソフトウェアシステムの必要性を感じないかもしれません。スプレッドシートとファイリングキャビネットで十分うまくいっています。当面はそうかもしれません。しかし状況が変われば——新しい車両/機器、施設のアップグレード、新たな規制課題——現在のワークフローが突然不十分になる可能性があります。

これらの変化が今後6ヶ月以内に予定されているなら、今からソリューションをリサーチし、システムを導入しておくのが賢明です。手頃なCMMSアプリケーションを提供するSaaSベンダーの台頭により、最小規模の運用でも、合理化された作業指示書管理と外部業者データベースの恩恵を受けられます。CMMSアプリケーションは拡張性もあり、ビジネスの成長に合わせて容易に拡大し、変化する運用ニーズを反映できます。今のうちに選択肢をリサーチするか、シンプルなCMMSアプリケーション機能から始めれば、大規模導入の意思決定のときに一歩先を行けます。

CMMSアプリケーションのリサーチで時間を節約するヒントについては、無料のCMMSガイドをダウンロードしてください。

技術者がまだクリップボードを持っている

クリップボードを使うこと自体に「問題」はありません。現代のビジネスソフトウェア登場前、技術者とメンテナンススタッフは数十年間、紙で作業してきました。しかし、CMMSアプリケーションを持っているのに、作業員がまだ紙ベースのプロセスとデータ再入力で二重の労力を費やしているなら、アップグレードを検討すべき時かもしれません。

クラウドベースまたはハイブリッドクラウドシステムなら、あらゆる場所からデータとレポートにリアルタイムアクセスできるため、古い冗長なワークフローを排除できます。多くのベンダーがネイティブモバイルアプリを提供し、技術者がスマートフォンやタブレットから作業指示書の閲覧、提出、変更、完了ができるようにしています。

統合の欠如

現在のCMMSは、在庫管理、資産管理、会計など、他の関連ビジネスシステムとデータを交換できますか？ ベンダーがアップデートを停止した10年前のサーバーベース製品を使っているなら、答えはおそらくノーです。この種の水平統合は、メンテナンス部門がビジネスの他の部分を支えていることを確実にするために重要です。

そのため、使用中のシステムとのネイティブ統合（プラグアンドプレイ）をサポートするCMMSアプリケーション、またはカスタム統合のための柔軟なAPI（アプリケーションプログラムインターフェース）を提供するものを探してください。万一に備え、メンテナンスデータがデータベースからペナルティなしで簡単に抽出できることも確認してください。

機能しない作業指示書プロセス

作業指示書はほぼすべてのメンテナンス運営の命綱であり、それらを効率的に管理できるかどうかが、ビジネスユニットとしての成否を分けます。初回修理率（FTF）が低く、作業指示書が頻繁に遅れているなら、原因はたいてい不完全なワークフローや不十分なデータ管理にあります。

例えば、現在のCMMSアプリケーションに作業指示書と連携した在庫機能が組み込まれていないため、技術者が仕事の途中で必要な部品や材料がないことに気づく、ということがよくあります。システムをリサーチする際は、現在のワークフローをサポートし、必要なところに改善をもたらせるものを探してください。作業指示書機能が、施設と設備に利害関係を持つ社内スタッフと顧客——誰であれ——にユーザーアクセスを拡張できることも重要です。

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自問すべき本当の質問は、「いつアップグレードすべきか？」ではなく、「何が私を躊躇させているのか？」かもしれません。CMMSアプリケーションがますます手頃でアクセスしやすくなる中、あらゆる業界のメンテナンス部門が新しいシステムを導入し、仕事の進め方を改善し、間接コストを削減しています。次のCMMSアプリケーションを見つけるのが遅れすぎないよう、このリストの症状のいずれかに当てはまるなら、今すぐリサーチと製品比較を始める時です。