CMMS価値を最大化する7つの実証済み方法

バレンタインデーが近づいています。大切な人、友人、家族にハートとキスを贈るこのラブリーな日に、Hippo CMMSでは、忠実なCMMSソフトウェアにも愛を示すことが重要だと考えています。 最近、作業指示を作成したり機器記録を更新したりしていないなら、メンテナンス管理ソフトウェアは寂しがっているかもしれません。 今こそ再編成し、軌道に戻る絶好のタイミングです。

気分を高めるために、データ統合とトレーニングチームに、既存CMMSシステムをより合理化する方法を調査しました。 彼らは、ソフトウェアに十分な時間を割かないときにクライアントが直面する一般的な問題と、シンプルな解決策を提示してくれました。

1. 愛は忍耐強い——アカウントセットアップには時間がかかる

メンテナンス部門でCMMSソフトウェアを新規購入した場合、それに多くの時間を費やす覚悟が必要です。 適切なCMMS導入には、すべてのユーザー、資産、機器、在庫、対応ドキュメント、IDタグ、画像が追加されることを保証する体系的なプロセスが必要です。 最も時間がかかるのは、これらすべてのデータを収集し、データベースに入力することです。 このプロセスに忍耐強く取り組み、タイムラインが4つの主要因子（既存メンテナンスソフトウェアの有無、導入予算、必要タイムフレーム、専任社内リソースの有無）に依存することを理解してください。 セットアップに影響する4因子についての投稿でこれらを詳しく説明しています。

セットアップ段階での忍耐に加え、すべてのユーザーをシステムで適切にトレーニングするのにかかる長い時間も考慮すべきです。 メンテナンスチームが大規模な場合、各職務役割に適したセッションのスケジューリングに時間がかかり、従業員が重要なソフトウェア機能、ひいてはすべてのモジュールをマスターするには、多大なマンアワー投資が必要です。 チームのトレーニング最適化方法についての投稿に、CMMSでスタッフを最短時間で稼働させるための優れた提案があります。

ここでのポイントは、新しいシステムのセットアップと、チームの他のメンバーへの知識普及には時間がかかることを理解することです。 購入後1ヶ月で完全に機能するCMMSが手に入ると信じるのは非現実的かもしれません。 トレーニングとセットアップの両方に現実的なタイムフレームを適用し、進捗に忍耐強く対応してください。

2. 愛は複雑であってはならない——データベースを整理整頓する

CMMSに2年前に退職したユーザー、数ヶ月前に完了した予防保全タスクリスト、時代遅れの機器が溢れていませんか？ それが貴社のデータベースなら、冬の大掃除を実施するときです。 部門の変化に追従し、CMMSを現在の運用実態に合わせて更新することは、ソフトウェアがメンテナンス運用のデジタルな鏡であるべきだからです。 適切なCMMS導入のため、月に一度の頻度で古い機器をシステムから削除し、ユーザー連絡先情報を更新し、PMの生成頻度を変更する時間を確保してください。 CMMS落とし穴についての投稿で、データベースの整理整頓とシステム軌道修正のベストプラクティスを説明しています。

3. 愛は一貫性と頻度——一貫したデータフォーマットを頻繁に追加する

うまく機能するユーザーフレンドリーなCMMSは、頻繁に適切な注意を受けます。 システムは日常のメンテナンス活動に組み込まれ、後回しの後thought（後回し）にすべきではありません。 これにより、二重入力や作業指示修正の追いかけっこ、タスクのチェックオフ、工数追跡での後れを防げます。 モバイルCMMSアプリでデータを入力するのは、アプリ経由で更新された情報がシステム全体に瞬時に拡散するため、一貫性とタイムリーさを確保するシンプルな方法です。

システムの頻繁な利用に加え、データ入力時の一貫性維持に努めるべきです。 これは、「エアハンドリングユニット」のようにすべての機器で同じ命名規則を徹底するような粒度の細かさかもしれませんし、各PMに適切なタスクチェックリストがあることや、作業指示優先度レベルが常に使用されることのような大規模なものかもしれません。 データを最初に追加するときに適切な入力ルールを決め、それに従ってください。 保存前に情報を校正するか、専任担当者に一貫して情報を入力してもらってください。 これにより情報検索が格段に容易になり、煩雑な見苦しいリストが有益なリストに変わります。

4. 愛は親切——メンテナンスチームに愛を示す

CMMSに親切であることを超えて、スタッフを労う時間を取ってください。 チームは日々のタスク完了と施設全体の円滑な運営のために懸命に働いています。 時には彼らに愛を示してください。 メンテナンス部門を動機づける31の方法についての投稿に、楽しいチームアウティングや従業員へのオーナーシップと目的意識の醸成アイデアがあります。 チームの努力を認めることは、作業指示のコメント欄にメンテナンス技術者への短いメモを書くことや、特別な成果を祝ってランチに誘うことほどシンプルでよいのです。 働きがいのある職場は、生産性とより高い作業品質を確保する鍵です。

5. 愛はディテールに宿る——ドキュメント、画像、IDタグなどをデータベースに追加する

O&Mマニュアルや紙ベースのデータシートをファイリングキャビネットで頻繁に探していませんか？ あるエアハンドリングユニットと別のユニットを混同していませんか？ 情報検索にわずかでも労力を費やしているなら、プロセスを真剣に再評価すべきです。 CMMSソフトウェアの最高の機能の一つは、ドキュメント、IDタグ、画像をそれぞれの資産や機器に関連付けられることです。 機器に添付された情報はシステムから迅速かつ容易にアクセスできます。 請求書、契約書などを各作業指示に添付すれば、これらのドキュメントがフォルダやキャビネットのシリーズの中で紛失することはありません。 よく使用する資産に重要資料を追加する時間を取ってください。 目安として、一度でも必要になったドキュメント/画像があればシステムに追加するのが良いルールです。 このプロセスをより管理しやすくするため、「1日5つの頻繁に使用するドキュメントを追加する」といったドキュメント/画像入力目標を設定してください。 最初により多くの時間を費やせば、将来的に貴重な時間を節約できます。

ボーナスヒント：オフィスを探し回ってO&Mマニュアルなどの重要書類を探してスキャンしたり、施設を何時間も歩き回って機器/IDタグの写真を撮ったりする代わりに、オンラインで検索してください。 ほとんどの取扱説明書とO&Mマニュアルはサプライヤーのウェブサイトからダウンロードでき、機器画像はシンプルなGoogle画像検索で見つかります。 信じてください、これは enormeな時間節約になり、技術者たちが指先でより多くの情報にアクセスできるようになることで感謝されます。

6. 愛には限界がある——システムの限界を知る

すべての良いものと同様に、CMMSシステムにも限界があります。 ソフトウェアは、入力したデータの質に過ぎません。 テレパシーで作業指示を表示してくれるわけではありません。誰かが手動でフィールドにデータを入力し、保存する必要があります。 音声認識ソフトウェアと自動作成ツールは大きく進歩しましたが、人間ほど優れたものはありません。 ポイントは、購入前にシステムの機能と関数を理解することです。 どのデータが自動更新され、どれが手動入力必要かを知り、ソフトウェアの能力について明確な期待を持ってください。

ソフトウェアがビジネスに必要なすべての機能を提供しない場合、ソフトウェア選択を見直す必要があるか、あるいはデータ統合にもう少し費用をかける問題かもしれません。 ほとんどのCMMSベンダーはフルデータ統合サービスを提供しており、ベンダーがデータ収集（O&Mマニュアルアップロード、スペアパーツ在庫棚卸、全機器追加など）とアカウントセットアップを担当します。 この作業を外注すれば、組織の時間を大幅に節約し、データベースを最初から適切にセットアップし最適化できます。 カスタム開発も現在のシステム限界を克服する手段になります。 多くのベンダーは、組織向けのカスタムモジュール作成に協力し、費用を分担する場合があります。 選択肢を探り、限界への最善の対処法を理解してください。

7. 愛は冒険的——新しいモジュールを試してみる

テクノロジーは常に進化し、あらゆる技術スキルレベルに向けてより合理化され、ユーザーフレンドリーになっています。 初回購入以降にCMMSベンダーが開発した新機能を把握してください。 バーコードシステムやインタラクティブフロアプランから、追加費用なしで例外的な価値を得られるかもしれません。 高度な機能を使う冒険心が湧かないなら、時間がなくて掘り下げられていなかったより基本的な機能を活用してみてください。 強力なレポートツールはメンテナンス運用のあらゆる側面への洞察を提供し、何より作成が非常に簡単です。 ご自身の選択した頻度でレポートメールをトリガーすることで「設定して忘れる」ことも可能です。 ワイルドサイドを歩き、新機能に飛び込んでみてください。 シンプルな作業指示管理を超えた機能を活用すれば、貴社は確実にメリットを得られます。

---

システムに愛を注げば、新機能活用やデータベースメンテナンスの引き締めを通じて、より多くの価値を引き出せます。 最初により多くの時間を費やして資産情報を適切に追加し、煩雑なインターフェースを整理すれば、後で貴社とチームはより効率的に働けます。 みんな感謝されたいものです。CMMSソフトウェアも例外ではありません。

CMMS最適化についてさらに知るには、お問い合わせください。

---