CMMSソリューション選定前に検討すべき必須の質問

メンテナンス管理の世界は、市場要求、経済的課題、テクノロジーの進歩によって、幅広い業界セクターの企業に挑戦を突きつけながら進化してきました。こうした状況に対応して、コンピュータ化メンテナンス管理ソフトウェア（CMMS）は、大小さまざまなビジネス向けのメンテナンス管理ソリューションを提供する成長産業となりました。しかし、市場に出回るメンテナンス管理システムの数と多様性を考えると、自社に最適なCMMSソリューションを見つけること自体が、企業ごとに独自のニーズと構造があるため、さらなる課題となります。

CMMSソフトウェアは多くのことを約束しますが、潜在的なメリットを享受できるかどうかは、企業のニーズ、ソフトウェアの能力、業界固有の要因のバランスにかかっています。適切なマッチングを見つけることで、メンテナンス部門だけでなく、ビジネス全体を変革することが可能です。CMMSソフトウェアを使用する558社の調査では、新しいソフトウェア導入後、平均28%の生産性向上が報告されています。一般的に、自組織に適したメンテナンス管理ソリューションを見つける最良の方法は、CMMSベンダーに尋ねるべき適切な質問を知ることです。

CMMS購入を始める前にやるべき2つのこと

1. CMMS選定チームを編成する

CMMSソリューションの検索を始める前に、自社運営の複数の利害関係者と相談する必要があります。メンテナンス部門で働く人、外部業者やベンダーと仕事をする人を見てください。彼らの洞察とフィードバックは重要です。運営改善に何が必要か、設備故障の結果にどう対処すべきかを、彼らが一番知っているからです。

2. 要件を定義する

メンテナンス管理運営の100%をソフトウェアシステムに移行するために必要な機能を決定します。現在のCMMSを置き換える場合、現在のシステムに不足しているタスクと、冗長だと感じる機能をメモしておきます。

必須機能のリストと、あれば便利だが必須ではない属性のセカンダリリストを作成します。CMMS選定チームの洞察を参考にしてください。どこから始めればよいかわからない場合、よくリクエストされる機能をいくつか挙げます：

• 月次または四半期ごとのメンテナンス修理コストの追跡
• 予防メンテナンスツールによる設備ダウンタイムの削減
• ペーパーレス化
• シンプルな作業指示書管理と作業依頼フォーム
• モバイルデバイスでの作業指示書処理機能（iOSとAndroidアプリの両方があるか？）
• 機器と部品の位置追跡方法
• メンテナンス活動計画用のカレンダーシステム
• チームメンバー間、必要に応じて上層部とのコミュニケーション改善

すべてのCMMSベンダーに尋ねるべき4つの事前質問

自社に必要な機能セットの概要がつかめたら、自組織にとって潜在的なマッチになり得るソリューションを特定する必要があります（3〜4社のベンダーを選んで比較することを推奨）。ベンダーと話す際は、以下を念頭に置いてください：

デモを提供してくれますか？

価格に関わらず、テストなしでシステムに飛び込んではいけません。ベンダーが自社ニーズに合わせたデモを調整できるなら、正しい方向への一歩です。CMMSソフトウェアのデモ中、必須機能リストを参照し、CMMSがニーズを満たすか確認してください。決して使わないのに料金を払うことになる過剰な機能には警戒してください。

ソフトウェアはどの業界向けですか？

一部のCMMSソリューションは、特定のタイプのビジネスや組織向けに設計されています。例えば、非営利団体や中小企業には、企業や病院と同じツールは必要ありません。

医療環境では、例えば、メンテナンス作業員が病院内でフロア間を常に移動する数百万ドル相当の機器を追跡しているかもしれません。これらの機器は故障できません。命に関わるからです。この場合、メンテナンス作業は特定の間隔で実行されるか、いつでも発生し得るトリガーイベントと連動させる必要があります。

他のビジネスでは、機器と建物のメンテナンスニーズだけでなく、自動車 fleet のサービス要件も監視するソリューションが必要かもしれません。一部のCMMSスイートにはfleet管理機能がありますが、すべてのCMMSがこの機能を持つわけではありません。あるいは、小規模オフィスでは、業務クリティカルな機器を稼働状態に保ち、電球と掃除機フィルターを定期的に交換する程度で十分かもしれません。

CMMSはユーザーフレンドリーですか？

使いやすさは鍵です。新しいCMMSを理解するために時間、リソース、コストを浪費しているなら、ROIは見込めません。CMMSは組織のテックサビーなメンバーだけのものではありません——すべての人のために設計されています。つまり、現場のメンテナンス技術者からCレベルマネージャーまで、すべての従業員が日常的にCMMSを効果的に使用できる必要があります。

CMMSでは、入力するデータと労力が多ければ多いほど、システムからのリターンも良くなります。テックサビーなスキルを必要とするソフトウェアを選ぶと、システムの潜在能力を実現するのは困難です。従業員がシステムの習得に苦労する——あるいは、フラストレーションから学習を拒否する——と、エラーが発生し得ます。7月の猛暑日にHVACユニットが故障したり、病院の救命機器が必要なときに機能しなかったりするかもしれません。CMMSはメンテナンス部門のアシスタントと見なすべきです。メンテナンスプロセスのあらゆる段階で使用されるソフトウェアです。CMMSがいかに高度であっても、従業員が意欲的かつ能力を持って使用しなければ価値はありません。ユーザーフレンドリーなCMMSソフトウェア（多くの場合、施設管理ソフトウェアとして知られる）を選ぶことで、すべてのユーザーによるシステム採用が劇的に増加します。

CMMSベンダーと話す際は、システム導入に通常どれくらいかかるか、新規クライアントから最初の数ヶ月で通常何件のサポートコールが想定されるかを尋ねてください。これらの質問で、そのソフトウェアが実際にどれくらいユーザーフレンドリーか、よい指標が得られます。

ソフトウェアはWebベースですか、インストール型ですか？

WebベースのCMMSソリューション（Software as a Service（SaaS）またはクラウドコンピューティングとも呼ばれる）は、通常、プロバイダーが自社ハードウェアでホストし、自社データセンターで管理します。ユーザーはインターネット経由で、Webサイト、特定のアプリ、またはソフトウェアソリューションを通じてアクセスします。一方、インストール型CMMSは完全にオンプレミスでホストされ、すべてのハードウェアをCMMSを使用する企業がインストール、管理、制御しなければなりません。

一般的に、WebベースのCMMSソリューションははるかに低コストで、サポート機能が製品に統合されているため、はるかに高レベルのサポートを提供します。しかし、オンプレミスでホストされていないため、インストールされているハードウェアを制御できないことから、ユーザーはCMMSに対する制御が少ないと感じることがあります。一部のユーザーは、Webベースプラットフォームではデータがオンプレミスホスティングほど安全でないと感じます。データセキュリティは、今日の洗練されたSaaSモデルにとって最優先事項です。WebベースCMMSセキュリティの詳細については、こちらの記事をご覧ください。多くのWebベースCMMSプロバイダーと同様、Hippoはクライアントデータ保護に256ビット暗号化を採用しています。また、ハードウェアで定期的な年間セキュリティテストを実施し、潜在的な穴を即座にパッチしています。マネージドセキュリティサービスのコストを考えると、実際の運用では、インストール型CMMSがWebベースソリューションより安全とは言えません。

CMMS価格について尋ねるべき5つの質問

自社に適したCMMSを見つけるのは方程式の一部に過ぎません。もう一方はCMMSソフトウェアコストです。CMMSソフトウェアの実際のコストは、望む機能、ユーザー数、管理データ量によってベンダーごとに異なります。シングルユーザーライセンスは月額25ドルから、月額200ドルまであり、その他の年間サブスクリプションやサービス料は含まれていません。コストに関する信頼性の高い正確な情報を得るには、CMMSベンダーWebサイトの情報だけでなく、ベンダーと直接製品とコストについてコミュニケーションを取る時間を取るのが最善です。以下の質問をしてください：

追加ユーザーごとに料金が発生しますか？

一部のCMMSソリューションは定額ライセンス料をベースに構築されていますが、システムにアクセスするユーザー数に応じて増額課金するものもあります。この問題は、システムが予算に収まるか判断するために解決する必要があります。追加ユーザーに課金するシステムは、急成長するビジネスにとっては禁忌となり得ます。より良い選択肢は、無制限のユーザー数を許可するパッケージで、コスト上昇の懸念を排除できます。

ベンダーがユーザーをどう定義するかも重要です。ユーザーとはシステムにアクセスする人だけか、作業依頼ができる人か。ベンダーと認識を合わせ、受け取る見積もりを正確に見積もれるようにしてください。

価格構造は明確ですか？

CMMSベンダーと詳細に料金体系について話し、隠れた費用を特定してください。自社のニーズを説明し、今後どんな種類の費用が発生するか直接尋ねます。前述の通り、すべてのCMMSシステムがコストをユーザー数に結びつけているわけではありません。月間提出作業指示書数で課金するもの、サイト数、建物数、部門数によって料金が変わるものもあります。

Webベースソフトウェアが選択肢なら、これを考慮に入れてください。Webベースソフトウェアの価格設定は通常、より柔軟で管理しやすく、段階的（年払いまたは月払い）な支払いが可能です。一方、専用企業サーバーにインストール必須のサイトベースソフトウェアは、通常、高い初期費用がかかります。それにもかかわらず、ライセンス料とサポートサブスクリプションの月額・年額支払いが必要な場合もあります。

割引はありますか？

多くのCMMS企業が、非営利団体クライアント、長期契約、その他の顧客タイプに割引を提供しています。リサーチ中、各ベンダーがどんな種類の割引を提供するか必ず尋ねてください。割引額はベンダーによって異なります。適用可能な割引を検討材料と最終意思決定に組み込んでください。

返金ポリシーは？

適切なCMMSを見つけるのは骨の折れる作業です。不満があった場合に救済措置があるかは重要です。ベンダーが何らかの満足保証を提供するか尋ねてください。保証期間と条件を確認してください。CMMSソフトウェアのインストールと導入は数週間から数ヶ月かかる長期プロセスになり得るため、延長返金期間があるのは妥当です。

セットアップ費用はいくらですか？

ソフトウェア導入コストは高額になり得、究極の決め手となります。典型的なセットアップコストと、クライアントが初年度に通常支払う額を必ず確認してください。すべてのビジネスには異なる導入ハードルがあるため、見積もりに余裕を持たせてください。

システムセットアップは通常、以下の2通りのいずれかで行われます：クライアントがすべて自分でセットアップするか、クライアントがCMMSソフトウェア会社にプロセス支援を依頼するか。セルフセットアップの決定は、コストだけでなく、プロセスを遂行するために利用可能な技術スキルによっても導かれるべきです。一部のビジネスでは、セルフセットアップに伴う時間、リソース、フラストレーションが、ベンダー支援を選ぶ決め手になります。この場合、ベンダーはデータベースの充実とスタッフトレーニングをより積極的に支援してくれるでしょう。自分でセットアップして節約したいが、システムが複雑でベンダーの助けが必要なら、そのソフトウェアはあなたに適していないかもしれません。一般的に、Webベースシステムは、専用ハードウェアを必要とするオンプレミスシステムと比べて導入が容易です。ベンダー支援を検討する場合、コスト差を事前にしっかり評価することが重要です。

すべてのCMMSベンダーに尋ねるべき2つのテクニカルサポート質問

最もユーザーフレンドリーなソフトウェアでも、成長痛を伴うことはあります。重要なのは、適切なトレーニングと強力なサポートスタッフが、困難を最小限に抑える準備ができているかです。CMMSを成功裏に導入するなら、ベンダーに御社をバックアップするチームがあるか確認する必要があります。初回相談でベンダーに尋ねるべき2つの質問：

トレーニングを提供していますか？

CMMSベンダーが、データベース設定、データ入力、予防メンテナンススケジューリング、作業指示書キューイング、その他御社チームがCMMSに求めるサービスについてトレーニングしてくれるか確認してください。同様に、トレーニングが月額料金（またはセットアップ費用）に含まれるか確認してください。含まれない場合、追加費用はいくらですか？
最良のアプローチは、管理者やその他の必須ユーザーなど、数人のキーパーソンをできるだけ早くソフトウェアでトレーニングすることです。彼らが時間をかけて他のメンテナンスチームメンバーに知識を伝えることができます。このような情報共有により、CMMSベンダーがトレーニングとサポートに料金を設定している場合、コストを節約できます。

サポートに簡単に連絡できますか？

サポートに連絡できる時間帯と、同様に重要な期待レスポンス時間を確認してください。どの通信手段が利用できますか？ 状況と時間帯によって、メールが最適な場合もあれば、電話やチャットが好まれる場合もあります。
サポートチームは資格を持っていますか？ つまり、技術サポートスタッフがアウトソースされた800番台コールセンターに電話するのか、バグ修正と顧客体験改善ができる社内技術者とやり取りできるのかです。

CMMSに投資するほとんどの顧客にとって、スケジュールされた予防メンテナンスプログラムを導入することはビジネスの核心です。予防メンテナンスやその他の重要機能の機能をシステムバグが妨害する場合、問題をできるだけ早く解決することは不可欠です。電話のたらい回し、45分の保留、作業指示書チケットが他の誰かに転送される——これらはフラストレーションが溜まり、コストもかかります。これらの問題をどう、誰が処理するか尋ねてください。サポートは、問題が起きるまでビジネスがほとんど考えないものです。CMMS購入前にサポートサービスについて問い合わせてください。

長期的なCMMS成功について尋ねるべき3つの質問

CMMSソフトウェア購入時、設置コストや従業員トレーニングといった現在の問題に焦点が当たりがちです。ビジネスが成長・進化するにつれてシステムが将来どのように影響するかという問題は、しばしば見落とされます。将来的にビジネスに影響を与える可能性のある以下3つの要素を必ず検討してください：

CMMSソフトウェアはビジネスの成長に合わせてスケールできますか？

ビジネスは動的であり、時間とともに変化・進化します。CMMSベンダーと話し、ビルの増築、スタッフ増員、メンテナンススタッフの職務・タスク変更など、会社の成長にソフトウェアが対応できるか確認してください。病院では、毎日メンテナンスが必要な新機器の導入や、24/7稼働が必要な救急車 fleet の追加など、継続的な変化があります。この場合、CMMSはこれらの課題を処理できなければなりません。会社が進化する可能性を予測し、ソフトウェアも共に進化できる必要があります。ソフトウェアの拡張能力のすべての詳細を事前に確認してください。

会社が進化する可能性を予測し、ソフトウェアが共に進化できる必要があります。すべての詳細を事前に明確にして、大きな変化や拡張の最中に会社が不意を突かれないようにしてください。

データを別のCMMSシステムで使用するために抽出できますか？

選択したソフトウェアの限界を超えて会社が成長した場合、新しいシステムでゼロから始める立場に追い込まれないことが重要です。検討すべき重要な問題は、ベンダーが彼らのシステムに保存されたデータを、新しいメンテナンス管理ソフトウェアシステムで再利用することを許可するかです。データ抽出が必要になった場合の手順について必ず問い合わせてください。

ソフトウェアアップデートの頻度は？

評判の良いソフトウェア会社には、常にソフトウェア改善に取り組む開発チームがあります。アップデートは一般的で、CMMSベンダーが満足した顧客との生涯関係の維持に投資していることを示します。一般的に、Webベースソフトウェアは、企業独自のサーバーにインストールされるソフトウェアより頻繁にアップデートされます。しかし、これらのアップデートは一般的にサービス中断を伴いません。アップデート頻度と関連ダウンタイムはベンダーごと、フォーマットごとに異なるため、ソフトウェアアップデートがどのくらいの頻度でリリースされるか、何時にリリースされるか、アップデートインストール中にどんなダウンタイムが予想されるか、について問い合わせるのが最善です。

自社に適したCMMSを見つけるには、質問し、答えを見つける必要があります

まだスプレッドシートでメンテナンスニーズを追跡しているなら、より効率的、生産的、収益性の高い代替案としてCMMSを検討する時です。米国エネルギー省の報告によると、平均して、メンテナンス管理システムソフトウェア導入後、企業は設備ダウンタイムが20%減少したと報告しています。しかし、大幅なコスト削減の可能性があっても、自社にフィットするCMMSを見つけるのは困難だとすでにご存知かもしれません。