CMMS導入が必要な組織の5つの明確なサイン

今日、企業はCMMS導入のメリットを認識しています。 過去、メンテナンス管理システムは製造プラントでのみ見られましたが、現在では教育機関、医療施設、自治体、スポーツ・レクリエーション施設、ショッピングモール、事実上あらゆるタイプの施設でメンテナンスソフトウェアが使用されています。 メンテナンスまたは施設管理者なら、「自分の組織にCMMSソリューションが適しているかどうか、どう判断すればよいか？」と自問するかもしれません。 以下は、組織がメンテナンス管理システムを必要としている5つの明確なサインです。

1. 予防保全プログラムが確立されていない

多くの企業に正式な予防保全プログラムがありません。 「正式」とは、自動化を含む標準化されたプロセスと手順が整備され、タスク完了に対して人々に説明責任を求める仕組みがあることを指します。 予防保全は機器ダウンタイムを削減します。 表面上、これは機器修理に費やされる時間とコストを減らします。 さらに、定期的な予防保全は生産性向上、生産停止削減、機器耐用年数延長をもたらします。 組織によっては予防保全プログラムがあっても、不十分な場合があります。 メンテナンス部門がマニュアル、本、クリップボード、スプレッドシートで運用しているなら、予防保全ソフトウェア導入を検討すべきです。 予防保全システム導入で得られるメリット：

• PM期限接近時の事前通知
• 予防保全作業指示期限超過時のアラート通知
• 必要部品と現在の在庫レベルの更新
• 在庫レベルが閾値を下回った際の部品発注
• 作業完了までの時間とコストの追跡
• 予防保全パフォーマンスのリアルタイムレポート
• 予防保全を優先事項と見なす文化の醸成

2. 修理と非計画メンテナンスが文書化されていない

CMMSを自社導入検討中なら、「過去1年間で機器『X』が何回故障したか？」「機械『Y』の修理にいくら投資したか？」「101号室のシャワーをどれくらいの頻度で修理しているか？」と自問するはずです。 コンピュータ化メンテナンス管理システムがあれば、施設・メンテナンス管理者はこれらの質問への回答を容易に見つけられます。 CMMSソリューションにはオンデマンド作業指示管理ツールが搭載され、非計画メンテナンスイベントを発生時に文書化し、送信から完了まで追跡できます。 このプロセスを通じて、管理者が情報に基づいた意思決定に使用できる重要データが記録されます。 これには：

• 作業指示送信日時
• リクエスタ情報
• 担当技術者または契約業者の対応時間
• 完了に要した時間
• 作業指示に関わるコストと資材
• このタイプの作業指示の頻度

上記すべての指標に加え、コンピュータ化作業指示システムは、クリティカルな作業指示への対応時間を改善します。 エレベーター故障や配管破裂時、数分が「大きな金額」に直結します。 非計画メンテナンスへの対応時間改善が目標なら、コンピュータ化メンテナンスソフトウェア導入が達成を支援します。

3. 部品待ちが常態化している

メンテナンスチームがしばしば部品到着を待っている状況はありませんか？ 作業指示が、在庫に必要なものがなく、発注中のために定期的に遅延していませんか？ これらが常態化しているなら、CMMSソフトウェアのリサーチを始める時期です. ほぼすべてのコンピュータ化メンテナンスソフトウェアには在庫管理ツールが付属し、メンテナンス管理者がクリティカルな部品を必要時に確保できるよう支援します. 在庫管理ソフトウェアは：

• 最小・最大数量閾値の設定
• サプライヤーと部品コストの詳細情報提供
• 部品を機器と予防保全作業指示にリンク
• 在庫レベル低下時のアラート送信
• バーコードリーダーとモバイルデバイスでのスキャン対応
• 発注書生成
• 部品使用量とコストの経時的追跡
• 盗難やその他による在庫紛失の削減
• ジャストインタイムによる減価償却コスト削減

CMMSソリューション導入により、メンテナンス・施設管理者は在庫をより強力にコントロールし、クリティカルな部品を必要時に確保できます.

4. 労務追跡とスケジューリングの改善が必要

メンテナンス部門が1〜2人なら、労務追跡とスケジューリングはOutlookや類似カレンダーアプリで十分シンプルに管理できるかもしれません. メンテナンス部門が成長し、関わる人が増えると、労務時間追跡とタスクスケジューリングはより複雑になります. 多くの企業がメンテナンスチームの正式な追跡システムなしで運営し、問題なくうまく回っていると感じています. CMMSソフトウェアは、問題が顕在化したときだけでなく、運用を改善できるときにも検討すべきです. メンテナンスソフトウェアシステムは、労務稼働のボトルネック特定と解消、スタッフ対応力監視、労務コスト、予防・計画保全のスケジューリング、予測に役立ちます. これらのシステムは、対応時間と労務稼働率の改善、労務コスト削減の機会をマネージャーに提供します.

5. 正式なパフォーマンス指標がない

企業が競争力を維持するには、全社的なコスト削減文化が必要です. コストは積み上げるためでなく、削減するために存在します. CMMSソリューションは、メンテナンス運用パフォーマンスのリアルタイムデータを提供する強力なレポートツールでマネージャーを武装し、情報に基づいた意思決定とより正確な予測を可能にします. CMMS初心者なら、労務、在庫、修理コストのレポートからメリットを得られ、より深く関われば、平均対応時間、平均修理時間、機器ダウンタイム、労務稼働率、トレンド分析などのより詳細なメトリクスへ進めます. 最終的に、CMMSソフトウェアは記録されているあらゆるデータについてレポート設定可能で、メンテナンス効率最適化に不可欠なツールとなります.

Software AdviceやCapterraのようなウェブサイトによれば、100以上のCMMSソリューションが存在し、すべて作業指示管理、予防保全、在庫・機器管理モジュールを提供しています. 時間をかけてリサーチしてください. メンテナンス管理ソフトウェアへの投資は、必ずしも多額の初期費用を必要としません. 無料トライアルの機会が多く、中小規模組織に適したオプションもあります.