非営利団体の効率をCMMSソフトウェアで向上させる

すべての資金が寄付で賄われている場合、コスト削減のプレッシャーは常にあります。その結果、非営利団体はフロントラインのクライアント業務ではない領域、特にメンテナンス分野での削減を行いがちです。しかし、これは逆効果となります。常に事後対応の修理と無秩序な管理が、貴重なボランティアや従業員の時間を浪費するからです。頻繁な故障と修理リソースの不足により、非営利団体の効果は低下し、本来のミッションから焦点が外れてしまいます。

非営利団体運営の実態

コストを抑えながら施設を維持することは多くの組織にとって課題ですが、非営利活動の性質上、さらに困難です。小規模な非営利団体には専任のメンテナンスマネージャーがいないことが多く、いてもボランティアが修理作業の大半を担っています。出席は予測不能で、メンテナンス作業を完了する十分な人手が常にあるとは限りません。ましてや、修理に必要なスキルを持つボランティアを見つけるのは至難の業です。

週に1〜2回しか来ない人にすべてのメンテナンスニーズを伝えることも困難です。何かが壊れても、直せるボランティアが1〜2人しかおらず、彼らが不在なら、次回の活動日まで待つか、外部業者を探すしかありません。

多くの非営利団体は古い寄贈品の機器を使用しており、故障が頻発します。施設自体も必ずしも良好な状態ではなく、新しい建物より多くの維持管理を必要とします。しかし予測不能な予算制約のもと、メンテナンス作業を可能な限り先延ばしにする誘惑に駆られます。

助成金や募金キャンペーンは重要なプログラム資金となりますが、これらは通常特定のプロジェクトに割り当てられ、施設修繕やメンテナンスには使えません。要するに、経験不足で（時には信頼性に欠ける）ボランティアに、古い機器と施設を限られた予算で維持してもらっているのです。

CMMSソフトウェアとは

コンピュータ化メンテナンス管理システム（CMMS）は、メンテナンス業務のあらゆる側面を効率化するソフトウェアです。以下が容易になります：

• コンピュータカレンダー上でのメンテナンス作業のスケジュール設定と自動化
• クライアント、スタッフ、ボランティア向けのシンプルな作業依頼ポータル
• 作業依頼の追跡とモバイルCMMSアプリによる外出先からの作成
• 外部ベンダーへの定期作業依頼の自動生成
• 機器と作業員のパフォーマンス監視、レポート生成

「ソフトウェアなしでは、メンテナンス担当者は紙の作業指示書やスプレッドシート、カレンダーといった手動の方法で管理せざるを得ません」と、Software AdviceのCMMS市場リサーチャー、テイラー・ショート氏は語ります。同サイトはCMMSソフトウェアやその他のビジネスソフトウェアを比較・レビューしています。

CMMSは中小企業から多国籍企業まで幅広く利用されていますが、一部のメンテナンス管理ソフトウェアの複雑さは、ほとんどの非営利団体には不向きです。Hippo CMMSは、最小規模の非営利団体でも使いやすく、複雑なニーズを持つ大規模組織にも対応できる十分な機能を備えています。

施設でファンドレイザーや記者会見を開催していますか？

裏方がどれだけ慌ただしくても、ファンドレイザーやメディアイベントの際は組織が完璧に見える必要があります。建物は清潔で、空調は管理され、目立つ施設の損傷は修復済みでなければなりません。

また、ゲストをもてなし情報提供するために、AVシステムや滅多に使わない機器をセットアップする必要があるかもしれません。マイクケーブルが見つからない、内部ヒューズが切れている——これらは、寄付者を感動させる効果的な基調講演と、支援を躊躇させる失態の分かれ目となります。

Hippoのオンデマンド作業指示書管理ソフトウェアなら、大規模イベント前にすべての修理とセットアップ作業が完了することを保証できます。スタッフ、ボランティア、メンテナンスマネージャー、外部技術者をシステムでつなぎ、誰でも必要時にメンテナンス依頼を提出でき、メンテナンスマネージャーに即座に通知されます。

マネージャーは各タスクをボランティアや外部業者に割り当て、分類し、優先度を設定し、その他の関連詳細を追加できます。また、詳細なレポート機能で完了した作業指示書を追跡したり、遅延プロジェクトを発見したりできます。

Hippo CMMSはあらゆるデバイスから動作するため、組織内のアクセス権を持つ誰でも作業指示書を更新できます。PAシステムがセットアップされ、会議室が清掃済みであることを把握できるのです。マイクが入らないことに、手遅れになってから気づくことはありません。

複数の物件を管理していますか？

小規模な非営利団体なら、優れたリーダーシップと少数の熱心なボランティアで運営できます。しかし複数の物件となると、施設管理と建物メンテナンスの複雑さは劇的に増大します。

ロジスティクスが複雑になります。口頭伝達や紙ベースの作業指示書管理では、情報が建物間で確実に伝わりません。ある建物に置いた工具が、必要な修理のために別の建物に持ち去られることも。一元化されたシステムがないと、全施設のメンテナンス進捗報告により多くの時間を要します。

この無秩序さは、緊急事態が発生するまで気づかれません。新しい建物で配管が破裂し、停電が起き——手元にどの部品があるか把握していません。工具が最後に見た場所にあることを祈るか、緊急でホームセンターへ走るかの二択です。

Hippo CMMSソフトウェアは、複数サイトの維持管理ストレスを解消します。資産・設備メンテナンス管理システムで、平面図上からすべての機器を閲覧でき、画像、O&Mマニュアル、その他の重要情報を格納。ボランティア、従業員、外部業者が常に重要文書を手元に置けます。部品が少なくなったら補充アラートを設定し、HVAC、給湯器、定期チューンアップが必要なものすべてに定期メンテナンスをスケジュールできます。

医療サービスを提供していますか？

医療が関わると、小さなミスが深刻な結果を招きます。大規模な非営利病院であれ、小さな無料診療所であれ、施設を清潔に保ち、機器を良好な状態に維持することは、スタッフが提供する患者ケアの質に大きく影響します。

また、医療現場のメンテナンス手順はより複雑です。施設の清掃方法とタイミングに関する特定ルール、厳格なアクセス制御ポリシーがあり、メンテナンススケジュールを複雑にします。MRI装置のような専門機器は一貫したメンテナンスが必要で、外部技術者を要します。その上、通常の建物・施設メンテナンスもすべてこなさなければなりません。

Hippo CMMSソフトウェアは、あらゆる規模の組織に医療・病院メンテナンス管理ソリューションを提供します。拡張性があり、無制限のユーザー数に対応。トップ管理者から、専門修理時のみ来る技術者まで、必要な人に適切なアクセスレベルを与えられます。

医師、看護師、その他スタッフがメンテナンスマネージャーに作業依頼を出し、マネージャーが優先順位をつけ、清掃スタッフ、業者、外部技術者にリアルタイムで割り当てます。マネージャーは予防メンテナンス活動のタスクリストを自動生成するようソフトウェアを設定でき、作業員は携帯デバイスで受信・更新できます。

業者情報を整理・保存するため、専門的な予防メンテナンスの追跡も容易です。明日フロアを磨く必要があるか、6ヶ月後に外部技術者にX線装置を点検してもらうか——Hippo CMMSが自動的に作業指示書を送信・追跡します。

施設の資産は代替不可能ですか？

ギャラリーや博物館の静かな反射的な雰囲気は、忙しい医療施設とは正反対に見えますが、両方ともメンテナンススタッフの入念なケアを必要とします。空調システムの必要なメンテナンスを怠れば、無価値な絵画や文化財が損傷する恐れがあります。間違った洗浄剤を使えば、唯一無二の骨董品を破壊しかねません。

Hippo CMMSソフトウェアはヒューマンエラーの可能性を低減します。作業指示書は口頭やメモで伝達されるのではなく、必要な詳細とともにソフトウェアで記録・追跡されます。予防メンテナンス作業指示書にはステップバイステップのタスクチェックリストが含まれ、各作業指示書への標準化されたアプローチを保証します。

これは些細な違いではありません。壊れやすいコレクションの各アイテムやセクションごとの具体的な指示が詰まったバインダーを清掃 crewに持たせるのは非現実的です。しかしHippoなら簡単です。各作業員はスマートフォンやタブレットで個別の作業指示書を受け取り、各タスクの特別な取り扱い指示を確認できます。より高い説明責任と情報量で、メンテナンススタッフ全員が作品を応分のケアで扱うことを保証できます。

法令や検査への対応に苦労していませんか？

米国で運営しているなら、おそらくすでにOSHAと労働法の対象です。ビル安全コードもあります——火災報知器と消火器の維持管理、避難経路の確保。住居や医療サービスの提供、技能指導、工作所の運営、製品販売、調理・飲食提供——組織の活動ほぼすべてがコンプライアンス要件を追加します。検査に一度でも不合格なら、高額な罰金、施設閉鎖、評判失墜のリスクがあります。

Hippo CMMSソフトウェアは、こうした細かな詳細への対応を容易にします。避難経路の確保のような定期的なコンプライアンスタスクを、必要な頻度で繰り返す自動作業指示書に変換できます。CMMSが自動的にメンテナンスマネージャーに通知するため、数ヶ月に一度の煙探知機チェックのようなタスクも忘れられません。

非営利団体では1ドル1ドルが重要です。非効率なメンテナンス部門は予算を圧迫し、組織の効果を低下させます。Hippo CMMSは、非営利組織が裏方のあらゆる業務をこなしながら、ミッションにより多くの資金を回せるよう支援します。