在庫管理ソフトウェアの機能とメリット：効率を最大化

多くの人が在庫管理ソフトウェアと聞いて思い浮かべるのは小売業での応用。しかしこのソフトウェアは、製造業、医療、教育、政府など幅広い業界で使用されています。在庫管理ソフトウェアは、あなたが思っているより大きく、優れています。

この記事では、在庫管理ソフトウェアとは何か、そしてその機能とメリットを見ていきます。

在庫管理ソフトウェアとは？

在庫管理ソフトウェアは、施設の在庫と資産をいつでもどこからでも追跡、管理、制御できるツールです。在庫の流れとメンテナンスを制御するプロセスを合理化・一元化し、適切な量の在庫が、適切なタイミングで、適切なコストで利用可能になるよう保証します。以前は一般的にハードコピーやスプレッドシートに保存されていた在庫データを整理するツールです。

在庫管理ソフトウェアの機能

在庫管理

在庫管理ソフトウェアは、最も基本的で必要な倉庫機能を一元化します。これにより、組織は在庫レベル、製品履歴、その他製品仕様などの完全な在庫詳細を見ることができます。このデータがシステムの他のすべての部分と同期されると、すべての部門が同じ情報で運営できるようになります。例えば、経理部門が在庫レベルを見られれば、より良い計画と予算編成が可能。同じフォーマットの同じ情報で作業することは、個別システムで作業する場合（不可避なデータサイロを生む）より、チーム間のコラボレーションを遥かに高いレベルで保証します。

在庫追跡

在庫追跡はあらゆる段階で重要。コンピュータ化保全管理システム（CMMS）では、シリアル番号、RFIDタグ、バーコードで在庫を追跡できます。これらのツールにより、在庫が最初に倉庫に入ってきた時にデータを迅速に処理可能。また、すべての在庫移動の監査証跡を提供。これは特に生鮮品を扱う業界で重要。生鮮品には使用期限があり、事業主は非生鮮品を扱う事業主より在庫需要サイクルにより注意を払う必要があります。例えば、産業用パン屋での卵の追跡は、鉄筋パレットの追跡とは異なります。

在庫アラート

在庫アラート（ストックアラートとも呼ばれる）は、在庫レベルに重大な変化があった際に組織に通知します。多くの企業が低在庫アラートを活用しますが、他のタイプもあります：

• 新規入荷
  管理者はこのアラートを購読して、管理が必要な入荷について情報を得られます。
• 在庫再注文ポイント
  管理者は低在庫アラートを設定して在庫を監視できます。低在庫アラートは、在庫アイテムを再注文すべき閾値です。

どのアラートが最適かは、メンテナンス運営の性質によります。例えば、HippoのCMMS在庫管理モジュールには、アイテムが最小数量に達した際に個人またはグループに通知を送るストックアラート機能があります。

レポートと分析

レポートと分析は、ビジネス成長に伴い手元に置いておきたい優れたツール。分析ツールはプロセスのパターンを評価するため、将来の需要予測に使用可能。需要予測は安全在庫と保管コストの削減につながります。「安全のため」に在庫を抱え込む必要は、実際にどれくらい必要かの洞察があれば不要になります。また、このデータで品切れ（ストックアウト）を防止でき、メンテナンス機会の損失を防げます。レポートは生データを理解しやすく共有しやすいインサイトに変換します。

在庫管理ソフトウェアのメリット

在庫レベルの適正化

過剰在庫は、使用していない在庫を保管するために金を費やすことで組織のリソースを浪費します。品切れはメンテナンス活動のアンバランスを招きます。適切な部品・資材が手元にないため、適切なタイミングでPMをクローズできません。これを解決するには、在庫管理者がCMMSデータを参照し、在庫レベルを把握して、必要な時に部品・資材を用意しておきます。

効率向上

在庫管理ソフトウェアは時間経過に伴うデータを追跡し、施設とメンテナンス運営をより効率的にします。バーコードスキャナーなどの適切な在庫管理デバイスで、組織は効率と生産性を大幅に改善できます。これらのデバイスは手作業プロセスを排除し、従業員がより重要な仕事に集中できるようにします。例えば、技術者がスペアパーツ探しや「この材料をどれくらい使ったか」の手動追跡に時間を浪費する代わりに、メンテナンス作業に集中できるのは遥かにコスト効率的です。

容易なロケーション間移動

在庫管理ソフトウェアは、在庫が異なるサイトや施設に移動する際の追跡を可能にし、それを促進します。スプレッドシートシステムとは異なり、優れた在庫管理ソフトウェアは、インターネット接続可能なあらゆるデスクトップやモバイルデバイスからアクセスできる中央データベースに依存。CMMSソフトウェアはリアルタイム在庫追跡を使用して、すべての在庫アイテム（部品とその他資材）を記録し、ユーザーが常に物の場所を知れるようにします。

設備ダウンタイム削減

在庫管理システムは、設備の維持・修理に使用されるスペアパーツの重要情報を追跡。各スペアパーツの価格、クリティカル度、納期リードタイム、使用レベルに基づいて再注文ポイントを決定することで、優れたCMMSは「常に組織のニーズに十分なスペアがあるスイートスポット」を見つけるのを支援。再注文ポイントと再注文数量を決定することで。例えば、週1個使用し、補充在庫到着に4週間かかるなら、常にその部品を4個在庫に持つ必要があります。

結論

優れた在庫管理ソフトウェアのメリットを理解した今、それらをどう達成するかを見る番。施設に適した在庫管理ソリューションを決定するには、今日のニーズと将来の成長計画を評価する必要があります。会社が成長するにつれ、在庫システムも共にスケールできるか？ ビジネスが進化するにつれ、現在のシステムは変化を管理するために必要な柔軟性を提供できるか？

意思決定プロセスの一部には、現在のCMMSプロバイダーと話すことが含まれるべき。彼らは専門分野のエキスパートであるだけでなく、ソフトウェアを最適に活用する方法を教えてくれます。まだCMMSを持っていないなら、今が導入の時。プロバイダーにコンタクトを取り始めましょう。ニーズを理解すれば、ソリューションについて提案してくれます。