Creating Value from CMMS Data:Industry Expert Guest Blog

エグゼクティブサマリー

この記事では、CMMS データを組織のより広範な資産管理戦略に合わせることを目指しています。それは、組織の時間と労力に値する重要な情報システムとして CMMS を位置づけることから始まります。私はよく、不適切なデータ文化に耐えられるほど強力なソフトウェアソリューションはないと説明してきました。多くの場合、データが常に間違っている場合は、データ文化の原因を探してください。この記事では、経済的価値を生み出す CMMS データに役立たない慣行について説明します。これに続いて、効果的なデータ文化に存在するいくつかの中心的な哲学と実践について説明します。最後に、CMMS データが資産であるという考えを探求し、資産管理の意思決定を可能にすることで価値を生み出す方法を特定し、メンテナンスの意思決定の枠をはるかに超えて締めくくります。

資産情報システムとしての CMMS

Computerized Maintenance Management System (CMMS) は、資産に依存する企業で見られる最も一般的な種類の資産情報システムです。図 1.0 に示すように、資産情報システムは資産情報管理システム (AIMS) の基盤です。

図 1:資産情報管理システムのコンポーネント

情報システムの役割は、資産情報の作成、収集、データ保管、分析、保守、転送、検索、および提示を容易にすることです。 CMMS には通常、大規模な資産基盤を持つ施設の保守戦略の展開を促進することを目的とした資産データレコードと情報が含まれています。 CMMS ソフトウェアは、資産登録、作業指示管理、在庫管理、勤怠管理、資産状態などの一連の統合アプリケーションで構成されています (図 2.0)。また、ERP と CMMS が異なるソフトウェアである場合、在庫管理の役割が分かれていることもよくあります。

図 2. CMMS アプリの例

不適切なデータ文化

不適切なデータカルチャーを特定するのが難しい場合もありますが、通常は、組織にリスクと暴露をもたらす行動や活動によって特徴付けられます。これらのいくつかは次のとおりです:

資産情報戦略の欠如 – 戦略は、資産情報管理の取り組みを組織の戦略に結び付け、情報が意思決定にどのように使用されるかを定義するために必要です。

組織基準の欠如 – CMMS 情報がどのように見えるべきかを定義する組織基準が不十分です。

不十分なガバナンス – 監督や規則なしに、CMMS データへの規制されていない変更を許可しています。

不十分なビジネスプロセスとワークフロー – CMMS にデータの処理方法を指示するには、ワークフローとビジネスプロセスが必要です。価値はこうしてつくられる。残念ながら、それらは多くの CMMS プラットフォームで欠落しています。

不適切な所有権 – これは、メンテナンスチームと IT チームの間の不十分なパートナーシップに起因し、次の 3 つの方法のいずれかで表されます。

IT による CMMS の明白な所有権とメンテナンスの声の削減、または

IT 部門からの監視がほとんどなく、メンテナンスチームが所有権を持つことを明白にし、メンテナンスチームにネットワークとサイバーセキュリティの問題への対処を任せる、または

所有権のないノーマンズランドの CMMS。

部門間の過度の独立性 – これは、サイロ化された部門や子会社が独自の CMMS を購入したり、情報を複製したり、ビジネス情報の効率的な共有を妨げたりすることで非効率性を生み出したりすることまで、さまざまです。

不十分なデジタル化 – 手動データを作成して使用することにより、CMMS の役割を回避しています。これは通常、CMMS データに信頼性がない場合に発生します。

十分に活用されていない – CMMS を、作業指示書の作成または時間の記録のみに任せています。平均的な CMMS は、はるかに多くの情報バリューチェーンを管理できます。

不適切な作業指示書プロセス – すべての資産活動に対して作業指示書を作成していません。これにより、CMMS は、資産と活動のコストを効率的に把握するという中心的な役割を奪われます。これは通常、コストが重複したり、正確に記録されなかったり、相互に関係のない複数のスプレッドシートに存在したりすることで見落とされたりする結果になります。

万能薬効果 - CMMS をあらゆる種類の情報の「キャッチオール」として使用することにより、スコープのドリフトを作成します。 CMMS は通常、完成図を管理するように設計されておらず、O&M マニュアルを各アセットに直接アップロードすると、停止する可能性があります。

適切なデータ文化の構築

適切なデータ文化を構築することは、適切なデータが確実に収集されるようにするための最初のステップです。これは、優れた戦略、効果的な組織基準、および堅牢なデータと情報の管理慣行の組み合わせです。適切なデータ文化を見つけるのは簡単です。組織が適切なデータ文化を持っている場合に存在する、いくつかの基本的な哲学と実践を次に示します。

AIMS – 組織には、管理されたデータに使用される哲学と基準を概説する、資産情報の文書化された管理システムがあります。

相互運用性 – ビジネスのある分野で生成された情報は、大きな操作なしに別の部分で使用されます。たとえば、CMMS が技術資産レジストリの記録システムである場合、それは資産記録の信頼できる唯一の情報源です。

所有権 – CMMS およびその他の情報システムは、IT を主要なビジネスパートナーとして、関連する組織の決定を監督するビジネスユニットによって所有されます。したがって、財務部門はたとえば ERP を所有し、保守部門は CMMS を所有します。これは、これらのビジネスオーナーが IT の支援を受けて AIMS を確立する責任があることも意味します。

ガバナンスとデータ管理 – 役割と責任、アクセスプロトコル、変更を管理するための明確なルール、および定期的な監査が実施されます。ガバナンスとデータ管理も、組織の機能と連携しています。たとえば、メンテナンスマネージャーが CMMS の管理者である場合、組織図には、関連する標準を開発し、データを変更するために承認が必要なメンテナンスマネージャーの役職も含まれます。

組織文化 – 効果的なデータ文化の確立をサポートする、より広い組織文化に優れたガバナンスの証拠があります。データ文化は、より広い組織文化の縮図であり、規律を処理する組織の姿勢はデータ文化に反映されます。

トップマネジメントの関与 – トップマネジメントの関与は、一般的な監督、監査結果のレビュー、およびデータの不適合を修正するためのリソースの割り当てから明らかです。

適切な文化を確立することで、適切なデータを最も効率的な方法で収集できるようになり、効果的な意思決定につながります。データと情報の要件を定義することは、データを正しく取得するための重要なステップです。このプロセスは常に、ビジネス上の意思決定を行う情報消費者から開始する必要があります。図 3.0 は、データ要件の策定と対応における 3 つの主要なデータの役割とその責任を示しています。

図 3:CMMS に含まれる資産情報の主な種類

この概念の実際的なデモンストレーションとして、資産とメンテナンスコストの利害関係者マップを考えてみましょう。図 4.0 では、情報の消費者を特定することから始めて、情報の生産者に戻ります。

図 4:資産と維持費の関係者マップの例

このように、意思決定の種類によって情報の特性が決まり、情報の作成者は、消費者の要件と管理者が設定した基準に準拠する情報を作成します。利害関係者が協力して要件を定義し、生成されたデータが目的に適合していることを確認します。

結論 – 資産としてのデータ

ISO 55000:2014 は、資産を組織の利害関係者に価値を提供する (または提供する能力がある) ものと定義しています。データと情報は資産戦略の源であり、戦略は価値を実現する方法であるため、データは資産です。

しかし、未使用のデータは何の役にも立たないため、本質的な価値がないという事実は変わりません。資産であるためには、資産を管理するための戦略を策定する際にデータを積極的に使用する必要があります。たとえば、資産の重要度が 5 であることを知っていても、誰かがそれを使用して慣らし作業や資本プロジェクトの優先順位を付けるまで、組織には何の役にも立ちません。したがって、問題は、データが CMMS で収集された後、企業がそのデータから価値を生み出すために何ができるかということです。

CMMS は、コア機能を実行する際に、以下の表の例に示すように、資産管理の決定を可能にする重要な情報を提供します。これは広範なリストではありませんが、この記事の目的のために、さまざまな部門によって行われる典型的な決定に対する分析のために、いくつかの種類の資産情報が選択されました。

資産情報は、資産のライフサイクルのすべての段階で生成されます。それは、資産が物理的に存在する前から存在し、資産の廃止後も続きます。資産情報のソースは多数あります。実際、1 つの資産には管理が必要なソースが多数あります。この情報とデータの多くは、CMMS に含まれています。資産情報管理は、意思決定のための良質な情報を生成することを目的としています。資産情報の管理には、組織による意図的なアクションが必要であり、有機的に行われるわけではありません。これは、品質、環境、安全、資産管理など、組織のビジネスの多くの側面で実現されています。同様に、資産情報についても管理体制が必要です。管理システムの目標は、正確な資産のパフォーマンス、コスト、およびリスク情報に基づいて、資産管理の意思決定の有効性を向上させることです。

文化と情報管理に関する問題の解決には時間がかかる場合がありますが、この記事が、CMMS の重要性を認識し、CMMS データの有用性と価値を高めるための手順を開始するきっかけになったことを願っています。

雑学クイズ :CMMS には何が入っていますか?

答え :そこに入れるものは何でも。