CMMSデータで資産価値を最大化：専門家ゲストブログ

エグゼクティブサマリー

この記事は、CMMSデータを組織のより広範な資産管理戦略と整合させることを目的としています。CMMSを組織の時間と労力に値する重要な情報システムとして位置づけることから始めます。私はしばしば「不適切なデータ文化に耐えられるほど強力なソフトウェアソリューションはない」と説明してきました。多くの場合、データが一貫して間違っているなら、データ文化の中に犯人を探すべきです。この記事では、CMMSデータが経済的価値を創造するのに適さない実践を説明し、次に効果的なデータ文化に存在する核心的哲学と実践を説明します。最後に、CMMSデータが資産であるというアイデアを探求し、メンテナンス意思決定の枠を超えて、資産管理意思決定を可能にすることで価値を創造する方法を特定します。

資産情報システムとしてのCMMS

コンピュータ化保全管理システム（CMMS）は、資産依存型企業で最も一般的に見られる資産情報システムのタイプです。資産情報システムは、図1.0に示す通り、資産情報管理システム（AIMS）の基盤です。

図1：資産情報管理システムの構成要素

情報システムの役割は、資産情報の作成、収集、データ保存、分析、維持、移転、検索、提示を促進することです。CMMSには通常、資産データレコードと、大規模資産基盤を持つ施設のメンテナンス戦略展開を促進することを目的とした情報が含まれます。CMMSソフトウェアは、資産台帳、工事依頼管理、在庫管理、時間・労務管理、資産状態などの一連の統合アプリケーションで構成されます（図2.0）。ERPとCMMSが異なるソフトウェアの場合、在庫管理責任が分割されているのもよくあることです。

図2：CMMSアプリケーションの例

不適切なデータ文化

不適切なデータ文化を見抜くのは時として難しいですが、通常は組織にリスクと曝露を生む行動と活動によって特徴づけられます。そのいくつか：

• 資産情報戦略の欠如 – 戦略は、資産情報管理の取り組みを組織戦略に接続し、情報が意思決定でどう使われるかを定義するために必要。

• 組織標準の欠如 – CMMS情報がどうあるべきかを定義する十分な組織標準がない。

• 不十分なガバナンス – 監視とルールなしにCMMSデータへの無制限な変更を許容。

• 不十分なビジネスプロセスとワークフロー – ワークフローとビジネスプロセスは、CMMSにデータで何をすべきかを指示するもの。これが価値創造の方法。悲しいかな、多くのCMMSプラットフォームで欠落。

• 不適切な所有権 – メンテナンスチームとITチームの不十分なパートナーシップに起因し、以下3形態で顕在化：

  • ITによるCMMSの公然たる所有とメンテナンスの声の縮小
  • メンテナンスチームによる公然たる所有だがITからの監視がほぼなく、ネットワーク・サイバーセキュリティ問題をメンテナンスチームが抱え込む
  • CMMSが「無主の地」状態で、所有権が不明

• 過度な部門独立性 – サイロ化した部門・子会社が独自にCMMSを購入したり、情報重複で非効率を生んだり、ビジネス情報の効率的共有を妨げたり。

• 不十分なデジタル化 – CMMSの役割をバイパスし、手動データを作成・使用。これは通常、CMMSデータへの信頼不足時に発生。

• 過小利用 – CMMSを工事依頼作成や時間記録のみに限定。平均的なCMMSは情報バリューチェーンのはるかに多くを管理可能。

• 不適切な工事依頼プロセス – すべての資産活動に工事依頼を作らない。これにより、資産と活動のコストを効率的に取得するCMMSの核心義務を奪う。通常、コストが重複記録されたり、正確に記録されず複数のスプレッドシートに分散して相互関係がない状態で漏れたりする結果に。

• 万能薬効果 – CMMSを「何でも入り」のキャッチオールとして使い、スコープドリフトを招く。CMMSは通常、竣工図面管理用に設計されておらず、O&Mマニュアルを各資産に直接アップロードすれば停止する恐れあり。

適切なデータ文化の構築

適切なデータ文化を構築することは、適切なデータが最も効率的な方法で収集されることを保証する第一歩。これは良い戦略、効果的な組織標準、堅牢なデータ・情報管理実践の組み合わせです。適切なデータ文化は見分けやすいです。組織が適切なデータ文化を持つ時に存在する核心的哲学と実践：

• AIMS – 組織が、データ管理に用いられる哲学と標準を概説した、資産情報の文書化された管理システムを持っている。

• 相互運用性 – ビジネスの一領域で生成された情報が、別の部分で大幅な操作なしに使用される。例：CMMSが技術的資産台帳の記録システムなら、資産レコードの単一の真実の源（Single Source of Truth）となる。

• 所有権 – CMMSと他の情報システムは、関連する組織意思決定の監視権を持つビジネスユニットが所有し、ITは重要なビジネスパートナー。したがって財務がERPを所有し、メンテナンスがCMMSを所有。これはこれらのビジネスオーナーが、ITの支援でAIMSを確立する責任があることも意味する。

• ガバナンスとデータ管理 – 役割と責任、アクセスプロトコル、変更管理の明確なルール、定期監査が整備。ガバナンスとデータ管理は組織機能とも整合。例：メンテナンス管理者がCMMSの管理者（カストディアン）なら、組織図にもメンテナンス管理者のポジションがあり、関連標準を開発し、データ変更にその認可が必要。

• 組織文化 – より広い組織文化に良いガバナンスの証拠があり、効果的なデータ文化の確立を支援。データ文化は広い組織文化の縮図であり、組織のプロセス規律への態度がデータ文化に反映される。

• トップマネジメントの関与 – 一般的な監査監督、監査結果レビュー、データ不適合是正へのリソース割り当てなどで、トップマネジメントの関与が明確。

適切な文化を確立することで、適切なデータが最も効率的な方法で収集され、効果的な意思決定につながります。データと情報要件の定義は、データを正しくするための鍵となるステップ。このプロセスは常に、ビジネス意思決定を行う情報消費者から始めるべきです。図3.0は、データ要件の開発と充足における3つの主要データ役割とその責任を示します。

図3：CMMSに含まれる主要な資産情報タイプ

この概念の実践的デモンストレーションとして、資産・メンテナンスコストのステークホルダーマップを考えます。図4.0では、情報消費者の特定から始め、情報生産者へ遡ります。

図4：資産・メンテナンスコストのステークホルダーマップ例

このように、意思決定のタイプが情報の特性を決定し、情報生産者は消費者の要件と管理者が設定した標準に準拠した情報を生産します。ステークホルダーが協働で要件を定義し、生産されるデータが目的に適合することを保証します。

結論 ─ データを資産として

ISO 55000:2014は、資産を「組織のステークホルダーに価値を提供する（または提供する能力を持つ）あらゆるもの」と定義。データは資産です。なぜならデータと情報は資産戦略の源泉であり、戦略こそが価値実現の方法だからです。

しかし事実として、使われないデータは何もしないため、固有の価値を持ちません。資産たるには、データが資産管理戦略の開発に積極的に使用されなければなりません。例えば、資産のクリティカル度が5だと知っていても、誰かがそれを緊急対応工事や資本プロジェクトの優先順位付けに使うまで、組織には何の役にも立ちません。では、データがCMMSで収集されたら、企業はそれに何をして価値を創造できるか。

コア機能を果たす中で、CMMSは下表の例のように、様々な部門による典型的な意思決定に対応するいくつかの資産情報タイプを分析し、資産管理意思決定を可能にする鍵情報を提供します。これは網羅的リストではありませんが、本記事の目的のため、いくつかの資産情報タイプを選んで分析しました。

資産情報は資産ライフサイクルのすべての段階で生成されます。資産の物理的存在に先立ち、資産退役後にも延長されます。資産情報源は多数あり、実際、単一資産にも管理すべき多数の情報源があります。これらの情報とデータの多くはCMMSに含まれます。資産情報管理は、意思決定のための良質な情報を生成することを目的とします。資産情報管理には組織の意図的な行動が必要で、自然発生的には起こりません。これは品質、環境、安全、資産管理など、組織ビジネスの多くの側面で実現されてきたこと。同様に、資産情報にも管理システムが必要。管理システムの目標は、正確な資産パフォーマンス、コスト、リスク情報に基づき、資産管理意思決定の効果を向上させることです。

文化と情報管理の問題解決には時間がかかるかもしれませんが、この記事がCMMSの重要性を認識し、CMMSデータの有用性と価値を高めるための措置を講じるきっかけになれば幸いです。

トリビア質問：あなたのCMMSには何がありますか？

答え：あなたが入れたものなら何でも。

スザン・グリーマンについて

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著書『リスクベース資産クリティカル度評価ハンドブック』

今後のコース：

1. 資産管理におけるエグゼクティブリーダーシップ（ウィニペグ）
2. 資産管理とISO 5500xのエッセンス（ウィニペグ）
3. 資産管理とISO 5500xのエッセンス（オンライン）