IT資産管理（ITAM）解説：目的、メリット、ベストプラクティス

固定資産市場マネージャー

目次

• IT資産管理とは？
• IT資産の種類
• なぜIT資産管理が重要か？
• IT資産管理の8つのベストプラクティス
• ITAM成功の鍵？ 耐久性ラベル
• よくある質問

重要なポイント

IT資産管理は、組織が調達から廃棄までIT資産を管理するために使用するツールです。目標は、運用効率やコンプライアンスなどの組織目標と整合させながら、これらの資産の価値を最大化する方法で管理することです。

テクノロジーは現代組織のほぼすべての側面を支えています。デジタルソフトウェアであれ、デスクトップコンピュータのような物理資産であれ、組織はIT資産に依存して生産性と効率を維持しています。

しかし、テクノロジー資産の管理は、特に大規模組織では複雑になります。

このテクノロジーの拡大する規模に対応するため、より多くの企業がIT資産管理（ITAM）ソリューションに投資しています。このテクノロジーは、すべてのデジタルおよび物理IT資産を1か所で追跡・管理し、リーダーに使用指標、コスト、コンプライアンスなどへの比類なき可視性を提供します。

組織のアプローチとソフトウェアセットアップは、全体的なIT資産管理アプローチの成功に多大な影響を与えます。このガイドでは、IT資産管理が組織にもたらすメリットと、ITAMテクノロジーを動員するためのベストプラクティスを共有します。

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IT資産管理（ITAM）は、すべての物理およびデジタルIT資産を1か所で追跡する戦略です。ITAMは、組織がITハードウェアとソフトウェアへの投資におけるテクノロジー資産ライフサイクルコストを正確に把握し、投資価値を最大化するのを支援します。

スプレッドシートや紙ベースのチェックイン/チェックアウトログブックでハードウェアを管理する代わりに、ITAMソフトウェアを使用すると、すべての資産を1か所で追跡し、使用データを監視しやすくなります。

ITAMは資産を追跡するだけでなく、以下もサポートします：

• テクノロジー調達
• リスク削減
• ライセンス管理
• ライフサイクル管理
• メンテナンスとアップグレード

コスト管理は確かにプラスですが、ITAMの究極の目標は、組織がIT資産を効果的、合法的、効率的に活用できるよう支援することです。適切なセットアップがあれば、ITAMはダウンタイムを削減し、組織生産性を向上させます。

ITAMについて詳しくは、以下の動画をご覧ください：

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IT資産の種類

IT資産管理ソフトウェアは一般的に資産を2つのカテゴリに分類します：デジタルと物理。両方とも生産性維持に必要ですが、ITAMソリューションでの追跡方法は異なります。

物理IT資産は触れることができる有形アイテムです。これらはテクノロジーインフラの一部であり、以下のような資産が含まれます：

• ハードウェア： コンピュータ、サーバー、ネットワーク機器、外付けハードドライブなどのデータストレージデバイスを含む
• 周辺機器： メインハードウェアを補完するアドオンデバイス。プリンター、スキャナー、モニターなど
• モバイルデバイス： 特に建設や倉庫業などの業界では、外出先で働く従業員が増えています。モバイルアイテムは紛失しやすいため、スマートフォン、タブレット、ポータブルスキャナーをITAMソフトウェアで追跡する組織が増えています
• データセンター設備： サーバーラック、冷却システム、バックアップ電源装置を含む

ほとんどの組織は、物理資産の追跡ソリューションを必要としています。なぜなら、それらは故障や紛失しやすいからです。しかし、デジタル資産をITAMで追跡することも同様に重要です。デジタル資産には以下が含まれることが多いです：

• ソフトウェア： オペレーティングシステム、アプリケーション、ソフトウェアスイートを含む広いカテゴリ
• ライセンス： ほとんどの企業ソフトウェアは運用にライセンスが必要。ITAMシステムは、さまざまなソフトウェア製品とクラウドベースサービスのすべてのライセンスとサブスクリプションを追跡します。多くの組織が誤って使用しなくなったライセンスの費用を支払い続けているため、この情報を追跡することは浪費を特定しコストを節約する優れた方法です
• デジタルメディア： デジタルドキュメント、画像、ビデオはデジタル資産として認定されます。特にマーケティング部門やクリエイティブ分野で働く場合

理想的には、組織のITAMソリューションはすべてのIT資産を追跡すべきです。1つのタイプだけを追跡し、他を追跡しないと、長期的にはより多くのコストを生む盲点が生じる可能性があります。

なぜIT資産管理が重要か？

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IT資産管理は、小さなスタートアップを運営しているか、多国籍企業を運営しているかに関わらず、すべての組織にとって不可欠です。

コスト削減

測定できるものだけを管理できるというのは、ITAMでも真実です。ITAMソリューションは、IT資産をゼロ監視で投資する代わりに、IT資産を正確に追跡・管理します。

最新のITAMプラットフォームの中には、機械学習や人工知能のようなハンズオフ機能ですべての管理を行うものもあります。

ITAMがあれば、設備とソフトウェアの過剰購入や過少利用を防止できます。冗長または未活用の資産を特定し、再配分または廃棄してコストを節約できます。ITAMは将来のIT費用の予測も容易にし、より正確な予算編成と財務計画を可能にします。

コンプライアンスとリスク管理の改善

機密データを持つIT資産の管理では、完全なトレーサビリティとコンプライアンス規制の遵守が最重要です。データセンターハードウェアの廃棄計画時に、エンドツーエンドのコンプライアンスを確保するためにこの10ステップアプローチに従ってください：https://t.co/Sk1hovRa1Q#itad

— Michelle Medeiros (@MMLMedeiros) December 1, 2023

コンプライアンスはすべてのビジネスに不可欠ですが、化学製造や医薬品のような高度に規制された業界では特に重要です。ITAMはすべてのソフトウェアライセンス、保証、関連規制要件を追跡し、ソフトウェアライセンスに関連する問題を回避するのに役立つ、すべてのIT資産の正確な在庫を維持します。

効果的な資産管理は、会社のセキュリティ体制も改善します。すべての資産がどこにあるかわかれば、盗難や紛失からそれらを守るのがずっと容易になり、高額なセキュリティ侵害につながる可能性があります。

ITAMはまた、すべてのハードウェアとソフトウェアが最新かつ適切にメンテナンスされていることを保証し、進化するサイバーセキュリティ脅威から保護します。

生産性と効率の向上

IT資産管理は、利用可能な資産の明確な視野を提供し、リソース配分を改善し、従業員に仕事をするために必要なツールを提供します。このように、ITAMはダウンタイムを削減し、特にIT関連の問題への対応時間を改善します。

さらに、適切に管理されたIT資産はより長い寿命を持ち、予期せぬ故障と交換注文に伴うダウンタイムを削減します。

長期的な利点

ITAMは、長期的にビジネスを成功に導きます。IT資産使用に関する貴重なデータを提供し、テクノロジー投資とアップグレードに関する戦略的意思決定に活用できます。

ITAMはまた、IT資産を組織のミッションと長期目標と整合させやすくし、ミッションに忠実であり続けるのを支援します。

IT資産管理の8つのベストプラクティス

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IT資産管理には多くのメリットがありますが、資産を最大化するための構造化されたプロセスに従うことが条件です。既存のITAMプロセスがあるか、ゼロから独自のプロセスを作りたいかに関わらず、IT資産管理のベストプラクティスに従ってください。

1. すべてを追跡するソフトウェアを選択

最新のIT資産管理ソリューションのほとんどはデジタルと物理の両資産を追跡しますが、これは常に当てはまるわけではありません。一部のプラットフォームは、ライセンス、サブスクリプション、デジタルメディアのようなデジタル資産のみを追跡します。

1つの資産タイプのみを追跡するのは有益ですが、組織はこれらのデジタル資産にアクセスするために、コンピュータ、サーバー、ネットワーク機器などのハードウェアを依然として必要とします。そのため、すべての資産タイプを追跡するITAMソリューションを選択してください。

2. テクノロジーで在庫管理を効率化

効果的な在庫管理と追跡はITAMに不可須です。資産を手動でシステムに入力する代わりに、バーコードラベルやRFIDタグを使用して精度を高め、資産追跡プロセス全体を簡素化してください。

このセットアップにより、すべての資産を把握し、ステータスをニアリアルタイムで更新し、より短時間でそれらを特定できます。インテリジェントなラベルは、損失の特定と資産活用に関する情報に基づいた意思決定も容易にします。

3. デバイスライフサイクルを考慮

ITハードウェアやデバイスは永遠に生き残ることはなく、組織内のすべての設備は最終的に廃棄が必要になります。IT資産管理ソリューションは、各資産のライフサイクルステージと使用状況を追跡し、資産管理によりパーソナライズされたアプローチを取ります。

単に任意の日付でデバイスをサンセットする代わりに、ITAMソリューションは実際の使用データに基づいて、メンテナンスと最終的な廃棄に関するカスタマイズされた提案を提供します。これらの洞察により、資産をアップグレードまたは廃棄するタイミングについてデータ駆動型の意思決定が容易になり、長期的な価値と有用性を最適化します。

4. 公式ポリシーでITAMをバックアップ

ITライフサイクル管理ソフトウェアは多くの重労働をこなします。それでも、ITAMソフトウェアをバックアップする独自のIT資産管理ポリシーを持つことは重要です。これにより、ITAMソフトウェアに付属するルールに単純に従うのではなく、組織に適したポリシーを作成できます。

すべての組織は異なるため、ポリシーを作成しITAMソフトウェアに適合させることで、より良い結果が得られます。

IT資産の維持、アップグレード、廃棄に関する明確なポリシーを作成してください。例えば、e-waste廃棄のベアミニマムを超え、組織の持続可能性目標を支援する環境に優しい廃棄ポリシーを作成するなどです。

5. 高品質・耐久性のある資産ラベルを使用

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一部のIT資産ラベルは時間とともに色褪せ、擦れ、剥がれ、ITAM活動の精度を損ないます。最初から耐久性のあるIT資産ラベルを使用して、ITAM精度を向上させ、頻繁な交換の煩わしさを回避してください。

Camcodeの耐久性資産ラベルとセキュリティラベルは、日常的な摩耗と熱や化学物質曝露のような環境要因から保護するレジリエントなオプションです。

Camcodeラベルを最大限に活用するには、以下を確認してください：

• ラベルを視認しやすくアクセスしやすい場所に配置
• 耐久性接着剤でラベルを確実に固定
• 簡単なスキャンと追跡のためにバーコードまたはQRコードを組み込む

6. 自動化できるものは自動化

ほとんどのリーダーは、数百、数千の資産を手動で管理する時間もキャパシティもありません。これは時間がかかるだけでなく、エラーと責任のリスクも開きます。

自動化されたソフトウェアソリューションは、時間を節約し、資産追跡活動の品質を向上させます。

シンプルなトリガーベースの自動化が多くの作業をこなします。例えば、IT部門が資産をスキャンしたときに自動的にサポートチケットを開くトリガーをITAMソフトウェアに設定できます。

すべてのITAMソフトウェアがAIを活用しているわけではありませんが、これは使用データを迅速に分析し、傾向を特定するのに役立つ機能です。統計的に有意な結論を出すには数ヶ月分のデータ収集が必要ですが、AI搭載ITAMは人間のアナリストを凌駕することが多い、時間節約ソリューションです。

7. 定期的に資産を監査

ITAMソフトウェアのデータが、現場で実際に起きていることと一致しない場合があります。定期的な監査は、在庫記録の正確性を確保し、不一致を特定し、資産活用を改善し、資産状態を検証します。

頻繁な監査は、規制対象分野にいる場合、コンプライアンスとリスク管理にも役立ちます。

8. ITAMを他のビジネスシステムと統合

ITAMソリューションは確かに資産管理を簡素化できますが、それでも資産データを1か所にサイロ化します。ITAMをエンタープライズリソースプランニング（ERP）、人的資源管理（HRM）、財務システムと統合して、組織で何が起きているかのより完全な画像を得てください。

統合により、リソースのより包括的な視野が得られ、異なる部門間のより良い調整が促進されます。

ITAM成功の鍵？ 耐久性ラベル

組織がソフトウェアとハードウェアにより多くの時間とリソースを投資するにつれ、IT資産管理はさらに重要になっています。効果的なITAMは、より良い運用のための必要性であるだけでなく、組織をより収益性が高く効率的にする戦略的アプローチです。

ITAMベストプラクティスに従うことで、大幅なコスト削減、コンプライアンス改善、生産性向上を達成できます。

コツは、物理IT資産とITAMソフトウェアのギャップを埋めることです。Camcodeの耐久性資産ラベルは、資産に追従するよう特別に設計されており、ラベルをITAM精度と効率を高める不可欠なツールにしています。

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よくある質問