ファンダメンタルズをマスターする：メンテナンス作業指示

すべての保守作業指示書には、作成、完了、記録の3つの主要なフェーズからなるライフサイクルがあります。これらのフェーズは、いくつかのステップに分けることができます。各ステップを理解し、確実な作業指示プロセスを確立することで、タスクが1つのフェーズで行き詰まり、バックログに変わることがなくなります。

ステップ＃1：タスクが特定されます

メンテナンスタスクは、計画的メンテナンスと計画外メンテナンスの2つのグループに分類されます。計画的なメンテナンスには、定期検査など、事前に知っているすべてのジョブが含まれ、計画外のメンテナンスには、予期しない故障など、予測できないすべてのタスクが含まれます。

ステップ2：メンテナンスリクエストが作成されます

仕事の詳細はまとめられ、さらなるアクションのためにメンテナンスチームに提出されます。たとえば、機械が故障した場合、オペレーターは作業要求を作成し、それを保守に提出します。タスクが計画されている場合、作業指示書が作成され、適切なタイミングでトリガーされます。

ステップ＃3：作業指示が優先され、スケジュールされます

一部のジョブは、他のジョブよりも時間に敏感です。切れた電球はすぐに修理する必要はありませんが、コンベヤーベルトが壊れている場合は修理する必要があります。そのため、デスクに届くすべての作業指示に優先順位を付ける必要があります。

優先順位を付けたら、スケジュールを立てます。作業指示は、設定された期限、計画されたメンテナンストリガー、または専用の時間ブロックに基づいてスケジュールできます。期限を設定することで、全員に説明責任と情報が提供されるため、問題が発生することはありません。

ステップ4：作業が割り当てられて完了します

ページ上のそれらの言葉を行動に移す時が来ました。作業指示書は、タスクを完了する技術者に割り当てられます。これは、機器の5分間のチェックの場合もあれば、数日かかる複雑な修理作業の場合もあります。

ステップ5：作業指示書を閉じて文書化します

作業指示書のすべての条件が完了すると、それを閉じることができます。管理者は、コンプライアンス要件のために作業指示書を承認する必要がある場合があります。クローズされると、作業指示書は提出されます。適切に整理された作業指示ログは、資産履歴の作成、過去のソリューションのレビュー、監査の準備などに不可欠です。

ステップ＃6：作業指示書が分析および/または再加工されます

クローズされた作業指示書には、貴重な情報が含まれています。それらは、操作を微調整するために使用できるプロセスとシステムへの洞察を提供できます。作業指示ログを用意しておくと、技術者は、問題が再発した場合に、見逃した手順や代替ソリューションをすばやく見つけることができます。

作業指示書には何を含める必要がありますか？

作業指示書は、施設が生産する他のものと同じです。それらは、適切に作成され、欠陥がないようにする必要があります。プロセスの一部がオフの場合、ライン全体に影響を与える可能性があります。では、どのような情報が優れた作業指示書を構成しているのでしょうか？

• アセット ：どの機器に作業が必要ですか？
• 問題の説明 ： どうしたの？失敗したとき、または失敗に至るまでに、何を聞いたり、見たり、嗅いだり、感じたりしましたか？
• 作業範囲 ：仕事を成し遂げるためにどのような仕事が必要ですか？どのようなスキルが必要ですか？
• 必要な部品とツール ：交換が必要な部品や使用が必要な特殊工具はありますか？
• 健康と安全に関する注意事項 ：どのような安全手順と機器が必要ですか？同様の問題や資産に取り組んでいる間に事故やニアミスがありましたか？
• リクエストされた日付 ：作業指示書はいつ作成され、提出されましたか？
• リクエスター名/部門/連絡先 ：作業指示書を作成して提出したのは誰ですか？
• 完了予定日 ：この作業指示はいつ完了する必要がありますか？
• 実際の完了日 ：作業指示書はいつ完了して終了しましたか？
• 予想される作業時間 ：作業指示を完了するのに何時間かかりますか？
• 実際の労働時間 ：作業指示を完了するのに何時間かかりましたか？
• タスクチェックリスト ：必要な作業を完了するためのステップバイステップガイドはありますか？
• 優先度 ：この作業指示はどのくらい重要ですか？高、中、低？
• 割り当て済み ：誰が仕事をしますか？複数の人が必要ですか？外部の請負業者が必要ですか？
• 関連ドキュメント ：SOP、マニュアル、図、ビデオ、資産履歴、発注書、画像など、作業指示をより効率的に完了するのに役立つリソースはありますか？
• メモ ：問題の頻度、トラブルシューティング手法、到達した解決策など、作業指示書の完成や終了後の作業指示書の確認に役立つ可能性のあるその他の所見はありますか？

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メンテナンス作業指示管理

優れた作業指示書を作成するだけでは、成功を保証するものではありません。その作業指示も適切に管理する必要があります。作業指示書のライフサイクルを管理するための堅固なシステムにより、作業指示書が1つのステップから次のステップにスムーズに渡されることが保証されます。これにより、説明責任の欠如、高コスト、ダウンタイムの増加、バックログの圧倒など、あらゆる種類の問題を回避できます。いくつかの作業指示管理システムの長所と短所、およびそれらがどのように測定されるかを見てみましょう。

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ペンと紙

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作業指示書は、発明された日からペンと紙で管理されてきました。書面による作業指示書は費用効果が高く、なじみがあります。紙は誰もが快適に使える道具です。トレーニングはほとんど必要なく、初期費用はかなり低く、過去の作業を確認する必要がある場合の紙の証跡があります。

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ただし、このシステムにはいくつかの重大な欠陥があります。紙のファイルは、簡単に誤ってファイルされたり、紛失したり、破損したりします。それらは面倒で、検索、取得、および並べ替えに時間がかかります。インシデントの後に詳細が記録されることが多いため、不正確な情報が作業指示書に反映される可能性が高くなります。作業要求への応答時間も遅くなります。これらの要因が組み合わさると、作業の効率が低下し、将来的には多額の費用がかかる可能性があります。

一部のジョブは、他のジョブよりも時間に敏感です。切れた電球はすぐに修理する必要はありませんが、コンベヤーベルトが壊れている場合は修理する必要があります。そのため、デスクに届くすべての作業指示に優先順位を付ける必要があります。

ホワイトボード

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ホワイトボードは、メンテナンス部門のもう1つの古いスタンバイです。材料費が予算を大幅に拡大することはなく、すべての作業指示書を1か所で表示および更新できるようにするのは確かに簡単です。

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ペンや紙のように、ホワイトボードにはいくつかの厳しい制限があります。記録を保持することは大きな頭痛の種であり、実際に取得した記録から情報を抽出することは非常に困難です。これにより、資産履歴の作成、監査の準備、および作業指示レポートの作成がほぼ不可能になります。オペレーターと技術者が作業要求を送信または表示するために中央の場所に行く必要があるため、作業指示管理プロセスも行き詰まります。

Excelスプレッドシート

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Excelスプレッドシートは、ペンと紙とホワイトボードからのステップアップです。レコードをデジタル化するため、ファイルが破損したり失われたりする可能性が低くなります。また、情報を検索し、この情報を使用してレポートを作成する方が簡単です。

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ただし、スプレッドシートは基準をわずかに引き上げますが、保守作業指示を管理するための不安定な基盤となるいくつかの要因があります。一部のスプレッドシートは単一のコンピューターにロックされているため、作業指示書の最新情報を確認するのが困難です。クラウドベースであっても、スプレッドシートには作業指示を自動的にトリガーする機能がないため、予防保守を実現するのは非常に困難です。データの入力とレポートの作成には、コンピューターとノウハウで長い期間が必要です。また、作業指示の進行状況を追跡する機能が制限されているため、一歩遅れています。

CMMSソフトウェア

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コンピューター化された保守管理システム（CMMS）の最大の利点の1つは、モバイルおよびクラウドテクノロジーを使用できることです。この種のメンテナンス作業指示ソフトウェアを使用すると、メンテナンス中のすべての人が、故障の現場であろうとハワイのビーチであろうと、どこからでもリアルタイムでタスクを作成、追跡、完了、分析できます。技術者は、作業指示書、資産履歴、ドキュメント、および画像をどこにでも持ち込むことができます。また、新しい作業指示が送信またはトリガーされるとすぐに通知されます。レポートは、コスト、効率、およびその他のメトリックについて、保守作業指示書のデータをマイニングします。メンテナンス以外の人にとっては、CMMSを介して作業要求を送信することで、その作業に対する所有権をより強く感じることができます。リクエストのステータスを追跡でき、重複する作業指示を排除します。これは、施設でTPMを拡大するための重要な方法であり、タスクの更新や説明を取得する必要性を減らします。

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CMMSソフトウェアは将来の道ですが、初期費用が高く、システムを成功させるには並外れたトレーニングと文化が必要であり、多くの場合、より高度なメンテナンス技術が必要になります。 CMMSソフトウェアには欠点がありますが、システムの長期的なメリットは、初期の欠点を補うだけではありません。

収益

作業指示は、優れたメンテナンスの柱です。適切に管理されると、チームは効率的になるために必要な安定性と構造を得ることができます。適切に構築された保守作業指示書と作業指示書プロセスにより、予防保守プログラムを確立し、計画外の保守に対応することが容易になります。役割が定義され、ワー​​クフローがよりスムーズになり、タスクが追跡され、情報が十分に文書化されます。作業指示を管理するための適切なツールとシステムを選択することは、パズルの重要な最後のピースです。すべてがまとまると、運用はメンテナンスの基本を習得し、成長して成功するための新しい方法を探すことができます。

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