効果のない契約管理によってさらされる5つのリスク

International Association for Contract＆Commercial Management（IACCM）が実施した調査によると、平均的な企業は約10社を失っています。不十分な契約管理慣行による年間収益の割合。

成長を急ぐ中で、企業は契約数の増加に対処していることに気づきます。それが実際の問題になるまで、それは大きな問題です。組織の契約管理プロセスに固有の弱点がある場合、契約が増えると、それらの弱点が問題を引き起こす可能性が高くなります。

小さな不便な問題もあれば、深刻な危機に陥る問題もあります。 2013年、FacebookはCambridge Analyticaによる契約条件の違反を検出できず、その結果としての宣伝により、株価が急落し、収益の呼びかけから90分以内に1,500億ドルの市場価値が失われました。

経営幹部が堅牢な契約ライフサイクル管理（CLM）システムなしで運用することのリスクを認識するのに危機がかかる場合があります。緩いアクセス制御、期限の遅れ、コンプライアンスの失敗、非効率的な承認ワークフロー、および効果のないレポートは、深刻な結果をもたらす可能性があります。 CLMが不十分だと、収益性が微妙かつ着実に低下する可能性もあります。 International Association for Contract＆Commercial Management（IACCM）が実施した調査によると、平均的な企業は、契約管理の慣行が不十分なため、年間収益の約10％を失っています。通常の利益率は約10％で推移しているため、この損失を半分にしても、利益率は50％増加する可能性があります。

効果のない契約プロセスによって表面化する5つの主要なリスクを詳しく見てみましょう。

1。緩いアクセス制御

情報へのアクセスを必要とする人とエンティティのみがアクセスできるようにする必要があることは明らかですが、多くの企業はアクセス制限を正確に説明していません。過度のアクセスは、悪意のある従業員が情報を誤って処理したり、貴重なIP、価格情報、または顧客や従業員の機密データを持ち去ったりする可能性があります。外部のハッカーよりもはるかに多くの組織が、自社の従業員によるデータの盗難に苦しんでいます。

今日の最高のCLMソフトウェアは、さまざまな部門、部門、チーム、および従業員の分類の特定のアクセスニーズに対応する動的フィルターを含む、ユーザーグループごとの正確な表示および編集アクセスを提供するきめ細かい権限制御でこれを防ぎます。最高のシステムでは、組織の固有のニーズに対応するためにデータを安全に区分化する多層アクセス制御の広範な構成が可能です。

2。締め切りに間に合わなかった

ライセンス契約は通常、企業が他の当事者に属する知的財産を使用できる時間を制限します。会社が契約の失効を（偶然または故意に）許可したが、製品を使い続けた場合、それは責任リスクにさらされます。一方、企業が自動更新を設定してそれを見失った場合、その企業は不要になったサービスにお金を払っている可能性があります。

IPのライセンスを取得する企業も、これらのアクセスウィンドウを常に把握している必要があります。そうしないと、契約の満了に気付かずに毎日収益が失われます。また、有効なサポート契約を結んでいない顧客にサービスを提供している場合は、さらに損失が発生します。

一部の契約管理システムは、これらの問題の防止に積極的に役立ちます。リポジトリのみの機能を備えたソリューションとは対照的に、これらのソリューションは、契約をプロアクティブに追跡し、スタッフに期限が迫っていることを警告できるため、組織はビジネスを保護し、収益を最適化できます。

3。コンプライアンスの失敗

企業は、不正な支出や規制コンプライアンスなどの問題にかなりのリソースを費やしています。しかし、多くの場合、人々は依然として契約上の義務を迅速に果たすことができていません。 Facebookが発見したように、契約条件の遵守を追跡する方法を組み込むことも同様に重要です。よく考えられたCLMシステムでは、契約が承認プロセスを通過するときに特定の条件を満たす必要があります。また、発生したイベントやアクションをログに記録して、コンプライアンス文書を自動化することもできます。

規制コンプライアンスの場合、CLMソリューションは、現在の契約を監査して、データのプライバシー、仲裁、機密保持、またはビジネスに影響を与えるその他の規制に関連する適切な条項があることを確認するのに役立ちます。法務チームは、ギャップを埋め、適切な言語で契約を更新し、サードパーティの署名者に連絡するように自動的に通知されます。

運用コンプライアンスの場合、CLMソリューションは、システムが追跡および管理できる履行義務を契約で明確に定義するのに役立ちます。簡単な例は支払い条件です。ほとんどの企業は、期限を過ぎた場合のペナルティ付きの契約に支払い期日がありますが、多くの企業は、ペナルティを強制するどころか、それらの遅延した支払いを追跡できません。供給側では、運用上のコンプライアンス違反の最も一般的な形態の1つは、契約で交渉された量やその他の割引を追跡していないために過払いになることです。自動CLMは、これら両方の問題の発生を防ぎます。

4。非効率的な承認ワークフロー

承認ワークフローの問題により、取引が遅れたり、破壊されたりする可能性があります。承認者が休暇中またはタイムクリティカルなメールが表示されない場合、時間に敏感な取引を失敗させる可能性があります。明確な期限がない場合でも、承認のボトルネックにより取引フローが中断され、フラストレーションが生じてビジネスが失われます。

堅牢な契約管理システムは、順次、並列、および条件付きの承認を含む複雑な契約承認ルーティングを自動化することにより、摩擦を軽減します。最高のシステムは、承認リクエストをインテリジェントに微調整、ルーティング、エスカレーションして、見過ごされているメールや休暇によってプロセスが停止しないようにします。今はデジタル時代なので、DocuSignおよびAdobeSignとの統合によって提供される合法的な電子署名機能はオプションではなくなりました。

承認ワークフローと契約管理プロセス全体の摩擦を減らす会社の良い例は、ゴルフ会社のテーラーメイドです。管理する6,000以上の非常に機密性の高い契約を備えた、同社のCLMシステムは、契約変更、サービスレベル契約、およびコンプライアンス要件の自動通知を備えています。弁護士はモバイルデバイスからログインして、契約を確認し、コメントを付け、デジタルで数分で署名できるため、契約は遅滞なく承認サイクルを進めることができます。

5。効果のない報告

経営幹部は、災害になる前に潜在的な問題を事前に通知する、企業固有のKPI主導のレポートを必要としています。多くの契約管理ソフトウェアは、リポジトリまたはコンテンツ管理機能を強調しています。このアプローチの問題は、データが積極的に実用的なレポートに変換されない場合、問題が発生するまで脆弱性が検出されないままになる傾向があることです。

対照的に、最高のCLMソフトウェアは、ビジネスオーナー全体で完全に構成可能なレポートを提供します。たとえば、法務チームはすべての契約の全体的なリスクプロファイルを確認し、問題のある契約にフラグを立てたい場合があります。運用チームは、契約がライフサイクルをどの程度うまく進んでいるかを確認し、障害を浮き彫りにしたい場合があります。営業リーダーは、今後の収益機会に関心がある場合があります。更新が予定されている重要な契約。

Colin Earl著はAgiloft、Inc.のCEOです。