契約管理不備の5大リスクと回避策

非効果的な契約プロセスによって浮き彫りになる5つの主要リスクを詳しく見ていきましょう：

1. 緩いアクセス制御

情報を必要とする人とエンティティのみがアクセスすべきというのは明らかですが、多くの企業がアクセス制限を正確に定めていません。過度なアクセス権は、不誠実な従業員による情報の不正利用や、貴重な知的財産、価格情報、機密の顧客・従業員データの持ち出しを招きます。外部ハッカーよりも自社の従業員によるデータ窃盗で被害を受けた組織の方がはるかに多いのです。

今日の最高のCLMソフトウェアは、ユーザーグループごとの正確な閲覧・編集アクセス、異なる部門、事業部、チーム、従業員分類の特定のアクセスニーズに対応する動的フィルターなど、きめ細かな権限制御でこれを防ぎます。最高のシステムでは、組織の固有のニーズに対応してデータを安全に区画化する、多層アクセス制御の広範な設定が可能です。

2. 期限の見落とし

ライセンス契約は通常、他者の知的財産を使用できる期間を制限しています。企業が契約満了を許してしまう（偶発的または意図的）にもかかわらず製品を使い続ければ、法的責任リスクにさらされます。逆に、自動更新を設定してそれを見失えば、もはや必要のないサービスにお金を払い続けることになります。

IPをライセンス供与している企業も、これらのアクセス期間を把握し続ける必要があります。そうでなければ、契約満了に気づかない毎日に収益を失います。そして有効なサポート契約のない顧客にサービスを提供していれば、さらに損失が拡大します。

一部の契約管理システムは、これらの問題を積極的に防止します。リポジトリ機能のみを持つものとは対照的に、これらのソリューションは契約をプロアクティブに追跡し、スタッフに迫る期限を通知することで、組織がビジネスを保護し、収益を最適化できるようにします。

3. コンプライアンス違反

企業は不正支出や規制コンプライアンスなどの問題に多くのリソースを費やします。しかし多くの場合、契約上の義務を迅速に履行することはできていません。Facebookが発見したように、契約条項への準拠を追跡する方法を組み込むことも同様に重要です。よく考えられたCLMシステムは、契約が承認プロセスを通過する際に特定の条件を満たすことを要求し、発生したイベントとアクションをログ記録することで、コンプライアンス文書を自動化できます。

規制コンプライアンスについては、CLMソリューションが現在の契約を監査し、データプライバシー、仲裁、機密保持、またはビジネスに影響するその他の規制に関連する適切な条項があるか確認できます。法務チームは自動的に通知を受け、ギャップを埋め、適切な言語で契約を更新し、第三者署名者に連絡できます。

運用コンプライアンスについては、CLMソリューションが契約でパフォーマンス義務を明確に定義し、システムがそれを追跡・管理できるようにします。シンプルな例は支払い条件です。ほとんどの企業が契約に支払い期日と遅延ペナルティを定めていますが、多くは遅延支払いを追跡せず、ペナルティを執行していません。サプライ側では、契約で交渉されたボリュームディスカウントなどを追跡せずに過払いしてしまうことが、運用上のコンプライアンス違反の最も一般的な形態の一つです。自動化されたCLMはこれら両方の問題を防ぎます。

4. 非効率な承認ワークフロー

承認ワークフローの問題は、取引を遅らせ、甚至は破綻させます。承認者が休暇中だったり、緊急のメールに気づかなかったりすれば、時間的にクリティカルな取引が頓挫します。明示的な期限がなくても、承認のボトルネックは取引フローに混乱をもたらし、フラストレーションと機会損失を生みます。

堅牢な契約管理システムは、順次、並列、条件付き承認を含む複雑な契約承認ルーティングを自動化することで摩擦を減らします。最高のシステムは、承認リクエストをインテリジェントに促し、ルーティングし、エスカレートさせ、見落とされたメールや休暇がプロセスを停止させないようにします。デジタル時代において、DocuSignやAdobe Signとの統合による法的電子署名機能はもはやオプションではありません。

承認ワークフローと契約管理プロセス全体の摩擦を減らす企業の好例は、ゴルフ会社のTaylorMadeです。6,000件以上の高度に機密性の高い契約を管理する同社のCLMシステムは、契約変更、サービスレベルアグリーメント、コンプライアンス要件の自動通知を備えています。弁護士はモバイルデバイスからログインして契約をレビューし、コメントし、数分で電子署名できるため、契約が遅延なく承認サイクルを進められます。

5. 非効果的なレポート

経営陣は、潜在的な問題が災害になる前に前もって知らせる、自社固有のKPI駆動型レポートを必要としています。多くの契約管理ソフトウェアはリポジトリやコンテンツ管理機能を強調します。このアプローチの問題は、データが積極的に実用的なレポートに変換されない場合、問題が発生するまで脆弱性が検出されないままになることです。

対照的に、最高のCLMソフトウェアはビジネスオーナー全体で完全に設定可能なレポートを提供します。例えば、法務チームは全契約の総合的なリスクプロファイルを見て問題のあるものをフラグ付けしたいかもしれません。運営チームは契約がライフサイクルをどれだけスムーズに進んでいるかを見て障害をハイライトしたいかもしれません。営業リーダーは今後の収益機会や更新が迫っている重要な契約に関心があるかもしれません。

執筆：Agiloft, Inc. CEO、Colin Earl