MROシステム統合の3つのベストプラクティス

テクノロジーは、保守、修理、運用（MRO）のサプライチェーンにとって非常に重要です。状態監視から資産階層、在庫追跡、支出管理まで、テクノロジーの役割は絶対に不可欠です。

効率的なコミュニケーション能力がなければ、サプライチェーンの完全な統合はますます困難になります。企業は、表面上は統合されているように見えるかもしれないが、実際には統合されていないプロセスをまとめることができます。それらは、情報が2つの異なるシステムに入力されることにつながり、人為的エラーの可能性を高め、対処するための時間とリソースを必要とする請求書不一致レポート（IDR）をトリガーする可能性があります。

対照的に、MROシステム統合を実装すると、既存のビジネスプロセスのレビューが強制され、可能な場合は最適化する機会が明らかになります。アイデアは、エラーを排除し、システム統合を通じてテクノロジーが意図したとおりに機能できるようにすることです。メリットには、データと在庫の可視性、より正確で迅速な注文処理、取引コストの削減、労働効率の向上などがあります。

最終的な目標は、関連する各システムの最良のものを利用し、MROを可能な限りエラーのないものにすることです。以下は、そこに到達するのに役立つ3つのベストプラクティスです。

必要性を認識して理解します。 ビジネスプロセスを確認し、システム間を流れる必要のあるデータを決定するときは、在庫の記録システムを特定する必要があります。これは、トランザクションが記録システム内で実行されるようにするために重要です。別のシステムで発信し、そのデータを記録システムに接続しようとするのではありません。

たとえば、1つのシステムで入庫を実行する場合、出庫は同じシステムで実行する必要があります。そうしないと、在庫残高の不一致が発生する可能性があります。

さらに、最適なI.T.を決定するために、保管室のSKUの数、処理される発注書ラインの可能な数、データ転送の頻度など、予想されるトランザクションの量を事前に定義する必要があります。インターフェイスに必要なインフラストラクチャ。システムがボリュームを管理できない場合、指定された目的を果たしません。

重要な利害関係者を特定して関与させます。 MROシステム統合の実装で最も重要な要素は、主要な利害関係者、特にI.T.チーム、プロジェクト全体に従事。 I.T.チームは、計画の話し合いを開始するときに、プロセスの早い段階で関与する必要があります。インターフェースがビジネスの期待に沿っていることを確認するために、ビジネスチームも同様に関与する必要があります。購買、サプライチェーン、財務、運用、および保守はすべて、話し合いと計画に関与する必要があります。

請求はMROプロセスフローの最後であり、インターフェイスが適切に設計されていない場合に最も苦痛を引き起こします。 APプロセスフローがシームレスになるように、財務チームの買掛金担当者に相談して、請求書の送信と調整の要件を定義および文書化する必要があります。

エンドユーザーのトレーニングも重要です。世界で最も効率的なインターフェースを構築できますが、ユーザーが十分に訓練されていない場合、それは無駄な努力です。

エンドユーザーは、取引しているシステムと、システム間でのデータ転送方法についてトレーニングを受ける必要があります。また、トレーニングの重要なポイントをカバーする1ページのクイックリファレンスガイドをエンドユーザーに提供することをお勧めします。データプロセスフローがどのように機能するかを理解することは、エンドユーザーがシステムの全機能を利用するのに役立ちます。

ユーザー受け入れテスト（UAT）は、ビジネスユーザーにインターフェイスをテストドライブし、調整を特定する機会を提供するプロジェクト計画の段階です。この段階は、インターフェースが設計どおりに機能していることを確認することを目的としています。このタスクには十分な時間を割り当てる必要があり、ビジネスはこの機会を最大限に活用して、成功する結果を確実にする必要があります。

インターフェースの監視と改善のためのリソースを含めます。 最後に、システムインターフェースが稼働すると、単純に立ち去ることはできません。エンドユーザーがインターフェイスに完全に慣れるために、稼働後のハイパーケアに時間を割り当てる必要があります。通常、このタスクには少なくとも2週間をお勧めします。また、問題をプロアクティブに管理し、ユーザーの負担を最小限に抑えるために、エラー処理メカニズムと自動レポートを開発する必要があります。新しいインターフェースの全体的な目的は、追加の負担を追加するのではなく、ビジネスを支援することです。

在庫バランスに影響を与えるインターフェースの場合、2つのシステムのバランスが崩れないように、毎週の在庫調整プロセスを実装する必要があります。例として、記録システムからの在庫スナップショットが外部システムに電子的に送信され、不一致を比較および識別します。その後、ビジネスユーザーはフォローアップして調整し、必要な調整を行う必要があります。同じ方針に沿って、オープンP.O.についても同様の調整を行う必要があります。 2つのシステム間の線。

MROシステムの統合が適切に行われると、自動化と時間節約の手順の重要な要素が追加され、サプライチェーンのコストがさらに削減されます。

Stanley Perliは、Synovosのエンタープライズビジネスアプリケーションのシニアディレクターです。