運賃が正しく、迅速に支払われるようにする方法

貨物の支払いがサプライチェーン業界の茶色の段ボール箱であると見なされるのには十分な理由があります。これは、規制の複雑さ、容量の制限、地政学的な課題、需要の増加、世界的大流行、消費者行動の変化に悩まされている世界では、つまらないトピックです。これらの市場の力を考えると、貨物の支払いは通常、荷送人が直面している上位10の懸念事項に登録されていません。

それは、運賃の支払いが細心の注意を払うに値しないということではありません。運送業者の請求書は不正確であることが知られており、適切に管理されていないと、運送業者のパフォーマンスと容量の可用性が損なわれる恐れがあります。

しかし、運送業者の請求書はどれほど不正確ですか？業界アナリストは、この数値を15％から66％の間のどこかに置き、第三者の貨物監査人の1人が、レビューする請求書の4分の1がエラーのために拒否されたと報告しています。では、サプライチェーンが中断されないようにするために、貨物の請求書が正しく、運送業者が迅速に支払いを行うようにするにはどうすればよいでしょうか。

貨物の請求書が拒否される理由

拒否は、歴史的にキャリアの行動を促進するために使用されてきました。キャリアに資格基準の説明責任を負わせることは完全に適切です。配達領収書が提供されていない場合、請求書は拒否されます。ただし、追加情報の配信を含む請求書検証基準に運送業者を保持することは、そのような情報が一貫して提供されていない場合でも、荷送人の会計プロセスの代位と見なすことができます。

これはいずれも、検証基準を緩和する必要があることを示唆するものではありません。部分的な支払いを可能にする請求ミス（誤った割引など）と、キャリアへの支払いがないという完全な拒否には違いがあります。請求書が完全に拒否される原因となる問題（たとえば、サポートドキュメントの欠如）はまれであり、すべての拒否の1％から2％を占めます。貨物支払いプロバイダーに提示されるほとんどの請求書は、最初のテストに合格します。これは、クライアントの支払い請求書であり、承認された運送業者ですか。荷送人固有のビジネスルールに関連付けられた追加の検証は、拒否の大部分が発生する場所であり、解決するために最も多くの労力を必要とします。したがって、運送業者の請求書の正確さは、荷送人が提供する情報に大きく依存します。運送業者が荷送人からの船荷証券を持っている場合、請求書はその情報と同じくらい正確になります。

請求書の拒否のしきい値

一般的に、請求書の拒否は、受け取ったすべての請求書の4％を超えてはならず、ベストプラクティスは2％です。組織の拒否率が4％を超える場合、当面の問題は、プロセスを管理するために貨物監査プロバイダーに課せられた規則であるほど、運送業者の請求慣行ではない可能性があります。請求書の支払いを正しく迅速に行うには、適切な情報を携帯通信会社に送信する必要があります。また、荷送人は、ビジネスルールによって、データ収集、会計、さらにはエンドカスタマーサービスの要件の負担が、これらの問題を解決するための設備が整っていないことが多い運送業者に移ったかどうかを検討する必要があります。さらに、新しい契約、再交渉された料金、新しい運送業者との関係などの他の力が、請求書の拒否につながる情報通信の失効を引き起こす可能性があります。

請求書の拒否の最も頻繁な原因は、請求書に適用されている不正確または追加の査定料金です。運送業者側では、請求書の監査によって請求書が却下されたというフィードバックを受け取ったときに、将来のインシデントや支払いの遅延を防ぐために、コアシステムを特定して変更する必要があります。

最終的に、荷送人はルールを設定し、運送業者はそれを知っています。拒絶はこのダイナミックに緊張を加え、最終的には一方の当事者を犠牲にして他方の当事者に有利にスケールを傾けます。請求書の拒否率を下げるには、貨物の支払いには、堅実なプロセス、広範なデータキャプチャ、厳格な監査、および荷送人クライアントによって浸透したビジネスルールへの完全な準拠が必要です。

請求書の拒否を減らすための手順

請求書の拒否率を減らし、サプライチェーンの混乱を回避するために、荷送人が実行できるさまざまな手順があります。まず、船荷証券のクラスを含む情報を確認します。運送業者が複数の同じタイプの配達を処理することは一般的であり、システムのデフォルトは分類の誤りにつながる可能性があります。また、（新しいレーン、場所、契約などにより）料金が変更された場合は、運送業者が適切な料金ベースと変更の発効日を持っていることを確認してください。第3に、内部またはサードパーティの監査人を通じて貨物の支払いを監査し、査定費用を監視していることを確認します。運送業者の請求書に記載されている料金の中には、輸送中の商品にも適用されないものがあります。

最後になりましたが、確かに重要なことですが、デジタルの未来を受け入れてください。データはすべてを推進し、輸送管理システム（TMS）は、船荷証券を作成するために必要なフィールドを備えたテンプレートを提供しながら、出荷の自動化を可能にします。貨物の可視性など、移動のエンドツーエンドの確認を添付のドキュメントとともに提供する、探索する新しい手段もあります。情報とドキュメントが組み合わされて、移動の統一されたビュー、つまり請求書が表示されます。

これらの新しいツールに加えて、またはその代わりに、サプライチェーンの混乱に対する最善の保護は、拒否を積極的に解決するための時間とリソースを割り当てることです。何が拒否されているのか、そしてその理由を見てください。適切な情報が運送業者に転送されているかどうかを判断し、その情報の重要性を運送業者が理解できるようにします。キャリアネットワークを使用するときは、従業員、サプライヤー、およびその他の利害関係者がプロトコルに従っていることを確認してください。

貨物支払いの頭痛の種を回避する

需要はここ数年で最も高く、荷送人は指数関数的に高いレートで利用可能な容量が少なくなるように調整しています。 「選択された荷送人」になるためのコールバックは、荷送人とそのサードパーティプロバイダーが運送業者のバックオフィスプロセスにもたらす価値に光を当て、新たな重要性を増しています。キャリアは、プロセス設計、データ要件、および例外解決において両当事者を考慮に入れた共同作業を高く評価しています。この変化を認識できないと、有害であることが判明する可能性があります。

請求書の拒否は、貨物監査プロセスの必要な要素ですが、圧倒的な頭痛の種である必要はありません。スマートなルール、明確な指示、拒否の迅速な解決に重点を置く計画により、財務的および物理的なサプライチェーンが中断されることはありません。

Roberta Tamburrinoは貨物の監査と支払いの社長であり、ChetRichardsonはAFSロジスティクスのLTLの社長です。