貨物請求書を迅速に検証・支払う完全ガイド

貨物決済がサプライチェーン業界の「茶色い段ボール箱」扱いされるのには理由があります。規制の複雑さ、キャパシティ制約、地政学的課題、需要増、世界的パンデミック、消費者行動の変化が渦巻く世界で、貨物決済は荷主のトップ10懸念事項にさえ入らない地味なトピックです。

しかし、貨物決済が注目に値しないわけではありません。キャリア請求書は悪名高い不正確さを持ち、適切に管理しなければキャリアパフォーマンスとキャパシティ可用性を脅かします。

では、キャリア請求書はどの程度不正確なのでしょうか。業界アナリストは15〜66%と幅を持たせ、あるサードパーティ貨物オーディターは、審査する請求書の4分の1がエラーで却下されると報告しています。どうすれば貨物請求書を正確にし、キャリアに迅速に支払い、サプライチェーンを途切れさせないか？

なぜ貨物請求書が却下されるのか

却下は歴史的にキャリアの行動を矯正するために使われてきました。キャリアを資格基準に照らして責任を持たせるのは完全に適切です。納品受領書が提供されなければ、請求書は却下されるべきです。しかし、キャリアに一貫して提供されていない追加情報の提出まで請求書検証基準に含めて責任を求めるのは、荷主の会計プロセスの代位（責任転嫁）と見なされかねません。

これが検証基準を緩めるべきだという意味ではありません。部分支払いを許容する請求ミス（誤った割引など）と、キャリアへの支払いゼロにつながる完全な却下（証明書類の不足など）には違いがあります。完全却下につながる問題は稀で、全却下の1〜2%に過ぎません。貨物決済プロバイダーに提示されるほとんどの請求書は最初のテストをパスします：「これはクライアントの支払うべき請求書か？ 承認済みキャリアか？」 追加の検証、すなわち荷主固有のビジネスルールに紐づいた検証で大半の却下が発生し、解決に最も労力を要します。したがって、キャリア請求書の正確さは、荷主が提供する情報に大きく依存します。キャリアが荷主からB/L（船荷証券）を受け取っていれば、請求書の精度はその上の情報の精度に等しいのです。

請求書却下率の閾値

一般的に、請求書却下率は全受領請求書の4%を超えるべきではなく、ベストプラクティスは2%です。貴社の却下率が4%を超えるなら、問題はキャリアの請求慣行よりも、貨物オーディットプロバイダーに課されたルールでプロセスを管理している側にある可能性が高いです。請求書を正しく迅速に支払うには、正しい情報をキャリアに送る必要があります。また、データ収集、会計、エンドカスタマーサービス要件までキャリアに負わせるビジネスルールになっていないか検討すべきです。キャリアはしばしばこれらを解決する装備が不十分です。さらに、新契約、レート再交渉、新キャリア関係なども、情報・コミュニケーションの欠落を招き、請求書却下を誘発します。

請求書却下の最頻出原因は、不正確または追加のアセソリアルチャージ（付帯料金）が請求書に適用されることです。キャリア側では、請求書オーディットによる却下フィードバックを受けたら、コアシステムをスポットチェックし修正して、将来のインシデントと支払い遅延を防ぐべきです。

究極的にルールを決めるのは荷主であり、キャリアはそれを知っています。却下はこの力関係に緊張を生み、最終的にどちらか一方の犠牲で天秤が傾きます。却下率を下げるには、堅牢なプロセス、広範なデータ取得、厳格なオーディット、荷主クライアントが定めたビジネスルールへの完全準拠が必要です。

請求書却下を減らすステップ

荷主が却下率を下げ、サプライチェーン混乱を回避するために取れるステップは多岐にわたります。第一に、B/L上の情報（クラス含む）を検証します。キャリアが同タイプの複数配送を扱うことはよくあり、システムのデフォルト設定が分類ミスを招きます。第二に、レート変更時（新レーン、ロケーション、契約など）には、キャリアが正しいレートベースと変更発効日を持っているか検証します。第三に、貨物決済をオーディットします——社内でもサードパーティでも構いません——アセソリアルチャージを監視するためです。キャリア請求書に現れる一部のチャージは、輸送中の貨物には適用されないものもあります。

最後になりましたが、決して軽視できないのは、デジタルの未来を受け入れることです。データがすべてを駆動し、輸送管理システム（TMS）は出荷自動化を可能にし、B/L確立に必要なフィールドを備えたテンプレートを提供します。また、出荷可視化といった新たな道も探求できます。これは、随伴書類とともにエンドツーエンドの移動確認を提供します。情報と書類が移動の統合ビューとして結合され、ひいては請求書となります。

これらの新ツールに加え、または代わりに、サプライチェーン混乱への最良の防御は、却下解決に時間とリソースをプロアクティブに割り当てることです。何が、なぜ却下されているかを分析し、正しい情報がキャリアに転送されているか確認し、その重要性をキャリアに理解させます。従業員、サプライヤー、その他ステークホルダーが、キャリアネットワーク利用時にあなたのプロトコルを遵守しているか確認します。

貨物決済の頭痛を防ぐ

需要が数年来の高水準にあり、荷主は指数関数的に高いレートで、より少ないキャパシティに適応を迫られています。「選ばれる荷主（shipper of choice）」になることの重要性が再認識され、荷主とそのサードパーティプロバイダーがキャリアのバックオフィスプロセスにもたらす価値に光が当たっています。キャリアは、プロセス設計、データ要件、例外解決の両方で双方を考慮する協働的努力を評価します。このシフトを認識しないことは、有害となり得ます。

請求書却下は貨物オーディットプロセスの必要不可欠な構成要素ですが、圧倒的な頭痛の種である必要はありません。スマートなルール、明確な指示、却下の迅速解決への計画的フォーカスが、金融と物理の両面でサプライチェーンを途切れさせません。

ロバータ・タンブリーノ氏は貨物オーディット・決済プレジデント、チェット・リチャードソン氏はLTLプレジデント、ともにAFS Logistics所属です。