学校と教育者向けの3つの重要な資産追跡のヒント：ITの自動化、計画、コラボレーション

あらゆる種類の学校は、利害関係者への説明に加えて、政府会計基準審議会（GASB）基準および財務会計基準審議会（FASB）基準に準拠するために、資産を正確に追跡する必要があります。学校は外部からの資金や寄付に大きく依存しているため、これらの利害関係者への支出を正当化するために、責任ある方法で資産を管理および追跡する必要があります。しかし、学校にはキャンパス、施設、教室、管理者、教師、学生の家にまたがる非常に多くの資産があるため、資産を正確に追跡することはほぼ不可能です。学校が資産追跡の実践を改善する方法はいくつかあります。

1. 資産追跡を合理化および自動化する
2. ITチームと協力して、ラップトップとモバイルデバイスを追跡します
3. 資産管理計画を作成する

1。資産追跡の合理化と自動化

学校が2014年のロサンゼルス統一学区のコンピュータ在庫の大失敗から何かを学ぶ場合、20万ドル近くのデバイスが盗まれたり紛失したりした場合、エラーやコストのかかる機器の損失を回避するには、資産追跡のベストプラクティスを採用することが重要です。 。
資産追跡のベストプラクティスを採用している学区やその他の教育機関 プロセスを合理化および自動化して、飛んでいる色で監査に合格し、追跡に依存するものよりもはるかに簡単に資産を追跡しますアセットを手動で。教師と管理者は、バーコードとアセットタグを利用して正確なスキャンを行うアセットトラッキングソリューションを使用してプロセスをシームレスに実行すると、アセットのチェックインとチェックアウトにかかる時間を節約できることも高く評価しています。
学区や教育機関が資産を追跡するためのExcelまたは別の手動プロセスでは、従業員が生涯にわたって個々の資産のレコードを更新するのに費やす時間を費やしています。手動システムはまた、混乱やエラーを伴う可能性がはるかに高く、問題があることに誰もが気付く前に、機器の紛失、損傷、または盗難につながる可能性があります。また、手動プロセスでは、自動プロセスほど責任がありません。
実際、大規模な学区や高等教育機関では、LA統一学区のように、資産を追跡するのが非常に困難です。大学はしばしば数万から数百万ドルの損失を報告します、そしてそれらの損失は機関が資産追跡システムを採用するとき最小化されそして事実上排除されることができます。効果的な資産管理テクノロジーソリューションは、バーコードスキャナーを利用して、人的エラーの可能性を減らし、データベースにリアルタイムで正確な記録を保持します。

2。 ITチームと協力して、ラップトップとモバイルデバイスを追跡します

学校がラップトップ、タブレット、またはiPadを生徒に貸し出すことを含む1対1のテクノロジーイニシアチブを開始すると、資産が失われたり破損したりすると、多額のお金を失うリスクがあります。教育機関のIT専門家は、イニシアチブには広範な計画が必要であることを認識しており、デバイスを学生に配布する前に、資産追跡システムの実装を主導します。教育機関が資産追跡システムに投資しない場合、デバイスの管理はITチームのフルタイムの仕事になる可能性があります。
資産追跡システムを実装している企業は、資産追跡プロセスを自動化することで実現する時間とコストの節約を高く評価しています。誰がデバイスにサインインおよびサインアウトするか、デバイスが破損しているかどうか、どの親が保険を購入したか、どれが紛失したかをいつでも知ることができます。これらのシステムの多くは、学生と従業員のIDおよびデバイスのシリアル番号にリンクされたバーコードスキャナーを使用しているため、誰がデバイスをサインアウトしたかについて疑問の余地はありません。教育機関の一部のITプロフェッショナルは、レポート機能を含む高度な資産追跡テクノロジーに投資し、チーム全体がデバイス情報をリアルタイムで追跡および表示できるようにすることを好みます。

3。資産管理計画を作成する

ほとんどの学校には、デバイスを追跡できるITチームがありますが、すべての資産の資産管理計画を作成することの価値を理解していない学校でもそうです。ほとんどの場合、資産は納税者のドルで購入されるか、助成金が支給されるため、公立学区では特に効果的な資産管理プログラムが必要です。また、多くの公立学校は資金が限られており、その結果、資産のライフサイクルを最大化する必要があります。資産が適切に追跡されていることを確認する最良の方法は、資産管理計画を作成することです。
具体的には、教育機関の資産管理計画では、HVACシステムから建物、ハードウェアまで、すべての資産が考慮されます。 。多くの学校は、古い資産を置き換えるために新しい資産を購入するために必要な資金を持っていないため、資産管理計画に依存して、どれをいつ修復するかを決定します。資産管理計画には、資産を可能な限り良好な状態に保つための予防保守も含まれます。最良のシナリオは、資産管理計画を資産追跡システムと組み合わせて、すべての資産、保守スケジュール、および追跡情報の1つの完全な記録を取得することです。
学校は、GASBに準拠するために、資産を適切に追跡する必要があります。およびFASB基準、およびその利害関係者に対する説明責任。資産追跡の慣行を改善し、収益を維持するために、教育機関は資産追跡を合理化および自動化し、ITチームと協力してラップトップやモバイルデバイスを追跡し、資産管理計画を作成する必要があります。
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