教育資産追跡の4つのベストプラクティス
学校を特に資産の多い組織と考えることはあまりありませんが、教育機関は、絶えず変化する技術主導の世界にうまく対応するために、高価な資産でいっぱいになっています。教室の棚に並んでいる作文の本や鉛筆の時代は終わりました。幼児が幼稚園が所有するタブレットで「ABC」を学習しているのを見るのも珍しくありません。このため、教育資産追跡の必要性は、小規模な私立教育機関から大規模な公立学校区や大学に至るまで、あらゆるものにとって急速に必要になっています。
では、管理者として、資産追跡の実装をどのように行っていますか。あなたの機関のロジスティックと財務の両方のニーズに合う管理プログラム？これに対する答えを得るには、教育機関の標準的な手順を無視し、代わりに、企業の資産を管理する上で何年にもわたって最高の企業サプライチェーンマネージャーが持っていることを開始する必要があります。経験豊富なノウハウを独自の教育機関に統合するには、次の4つのベストプラクティスに従ってください。
- データを一元化するための透過的なシステムを開発する
- モバイル広告枠のスキャン手順を実装する
- あなたの機関に役立つ説明責任システムを確立する
- 教育資産追跡計画ですべての従業員に役割を与える
教育資産追跡計画の作成がどのようにあなたの教育機関の貴重な時間とお金を節約できるかについての詳細を読み続けてください。
1。データを一元化するための透過的なシステムを開発する 
教育機関の規模や範囲に関係なく、従業員がいつでもアクセスできるシステムに投資するか、システムを開発することが重要です。その中で、彼らは新しい資産を追加し、リアルタイムで彼らの状態について報告する能力を持っています。これは、ソフトウェアとテクノロジーを絶えずアップグレードしている大規模な組織に特に適しています。
これらの従業員は、資産の説明、損傷や盗難を報告する方法、およびサブスクリプションや保証の有効期限など、将来。このシステムを完全に透過的にし、従業員ごとに専用のログインを使用することで、組織は全体的な成功に貢献する、または貢献しない特定の資産をより適切に追跡できるようになります。一貫性のあるシステムにコミットすることで、予算のレビュー、監査、および課税時間がはるかに簡単かつ正確になります。
2。モバイル資産のスキャン手順を実装する
私たちの技術の世界が進化し続けるにつれて、教育機関、特にラップトップコンピュータ、タブレット、オーディオおよびビジュアル機器などの高価なモバイル資産を持っている教育機関も進化する必要があります。これらの機器を所有することは祝福になり得ることは誰もが知っています。そして呪い。デバイスは学生の教育リソースを強化しますが、残念ながら、盗難に対して非常に脆弱です。
これを改善するには、資産タグ付けとバーコードスキャンソリューションを使用して、高価なモバイル資産を監視するための包括的なアプローチを選択します。これにより、従業員はバーコードをスキャンするだけで、一元化されたデータシステムにチェックイン/チェックアウト情報を追加できます。これは、モバイル資産のすべての貴重な履歴データとして機能します。
3。あなたの機関のために働く説明責任システムを確立する
教育部門で働く多くの人が日々のプレッシャーに圧倒されていると感じることがよくあることは周知の事実です。そのため、資産の説明責任の考え方はブローチの影響を受けやすくなっています。そうは言っても、最も完全な自動化された教育資産追跡システムでさえ、コラボレーションが必要です。
四半期ごとまたは月ごとのリマインダーをスケジュールして、従業員全員が責任のある資産を明確にし、常に提供するようにします。透過的なデータシステムを最大限に活用する方法についての徹底的な指示があります。たとえば、教師が教室に30台のノートパソコン、20台のタブレット、テレビを持っている場合、これらの機器のすべてを状態、現在地、盗難などについて追跡する必要があることを教師が知っていることを保証します。説明責任を促進するための最初のステップ。
4。教育資産追跡計画ですべての従業員に役割を与える
資産追跡計画の管理を担当する人は誰でも、モバイル資産に頻繁にアクセスするすべての従業員、特にその中での役割を与える必要があります。教育機関の各部門をよく見てください。高価な資産が毎日1つ以上の部門に渡される可能性があります。必需品かもしれませんが、財産の紛失や盗難の脅威が内在しています。
すべての従業員に資産追跡計画の手綱を与えることで、公式の立場に関係なく、即座に説明責任を果たすことができます。資産の安全性を保護するために従業員が必要とするのは、資産が機関に付加する価値を直接知ることだけである場合があります。
透明性のある追跡システムを提供することで、従業員を常に把握しておくと、あなたも安心できます。資産が適切に管理および保護されていることを知っています。
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