ホテル施設管理:注意事項

ホスピタリティ業界のファシリティ マネージャーは、ホテル ソフトウェア ソリューションを使用して働き方を改善しています。メンテナンス ソフトウェアに関しては、さまざまなオプションを調べてみると、圧倒されるように思えるかもしれません。ホテルに適したメンテナンス ソフトウェアが必要な場合は、チームが最も影響を受ける要因を考慮してください。

どの質問がメンテナンス チームの日常業務に関連しているかに注目してください。このソフトウェアで:

予防保全活動の計画に役立ちますか?

スタッフはこれを使用して効果的にコミュニケーションできますか?

ソフトウェアにアクセスできる場所と方法に制限はありますか?

チームが目標を達成するのに役立つ機能やリソースはありますか?

これらは、購入後に尋ねたくない質問です。適切なツールと適切なシステムへのアクセスが役立つのはそのためです。ホテルやリゾートに適したメンテナンス ソフトウェアを探す際に探すべき 4 つの重要な機能を次に示します。

メンテナンス スケジュールとカレンダー ツール

ホスピタリティでは、ゲストの滞在のためにホテルが最高の外観とパフォーマンスを発揮する必要があります。そのためには、保守チームが先を行く必要があります。多くのホテルが直面する最大の障害は、予防保守作業と定期検査の遅れです。これは、機器の故障や何日も修理されずに放置された財産の損傷などの問題につながります。

初期のスケジューリング ツールには、スケジュールされた作業を電子メールで送信したり、その日のタスクを割り当てたりすることが含まれる場合があります。これは便利な方法ですが、時間の経過とともに管理が難しくなる可能性があります。スケジューリングで重要なことは、チームが事後対応ではなく積極的に対応できることです。 1 日を通して他の問題が発生した場合でも、スケジュールされた作業が途中で中断されることはありません。

ホテルがメンテナンス ソフトウェアに求めているのは、すべての定期的なメンテナンス作業を効率的に構造化および追跡する機能です。予防保守は、保守ソフトウェアの構築で最も一般的に使用される機能の 1 つです。これには、予定された作業指示書を作成するための予防保守ソフトウェアとモジュールが含まれます。これは、積極的な保守と修理に重点を置いた活動です。ほとんどのプログラムには、特定の作業指示書が定期的に発生するようにスケジュールするためのツールが用意されています。これは、カレンダー、検針、または実行時間ベースで行うことができます。

CMMS ソフトウェアで利用できるインタラクティブなカレンダーもあります。カレンダーは、スケジュールされた作業指示書を表示し、チームの準備に役立ちます。特定の作業指示書で追加の準備が必要な場合は、数日前にメール リマインダーを設定してください。

メンテナンス リクエスト ソフトウェア

メンテナンスは、作業指示書とメンテナンス タスクを完了する責任があります。ただし、ホテルの施設のメンテナンスのニーズを伝えるのは彼らだけである必要はありません。フロント デスクやその他のホスピタリティ スタッフは、建物やサービス設備の問題を監視するのに役立ちます。彼らはあなたやあなたのマネージャーにゲストの苦情を通知することができます。例えば、壊れたトイレやエアコンのない部屋などです。

従業員は問題を明らかにするのを手伝うことができますが、自分で作業指示書を提出できない場合があります。スタッフは、機器の詳細に関する知識が限られている場合や、ゲストの苦情の原因がわからない場合があります。シンプルな Web ポータルは、一般的な代替手段です。これにより、サービス スタッフは、1 日を通してゲストから受け取ったメンテナンスの問題を技術者に送信することができます。その後、リクエストは承認され、ステータスの更新を送信者に自動的に返す作業指示書に変換されます。これにより、ホテルのサービス スタッフは、壊れたエアコンや損傷したドア ストップが処理されることを顧客に安心させることができます。

どこからでもアクセス

<強い>

大規模なホテルやホテル チェーンでは、定置式のメンテナンス コンピューターは非効率的です。 Web ベースのソフトウェア ソリューションを使用すると、組織全体で 1 つのメンテナンス ソフトウェア システムを使用できると同時に、技術者やスタッフが会社のどのコンピュータからでも作業できる柔軟性が得られます。これは、サービス スタッフがゲストの苦情をフロント デスクから直接送信するのにも役立ちます。

ただし、ファシリティ メンテナンス チームがデスクトップやオフィス コンピューターだけで作業できるようにしたくない場合があります。ホテル メンテナンス ソフトウェア用のモバイル デバイスは、日々の活動により迅速に対応するために不可欠です。技術者が作業指示書を更新または完了すると、メンテナンス タスクをリアルタイムで更新できます。

自動通知とメンテナンス レポート

定期的なレポートの準備は必ずしも簡単ではありません。通知ツールは便利ですが、設定されたワークフローに常に関連しているわけではありません。適切なメンテナンス ソフトウェア ソリューションは、適切なリマインダーとアラートをチームに設定して、今後のアクティブ化や緊急の問題に備えるための柔軟性を提供する必要があります。

上級管理職または CFO は、コストと労働活動に関する詳細なレポートを求めています。予定されたメンテナンス レポートを使用して、事前に計画を立てます。保守ソフトウェアがワーク オーダー履歴で呼び出す内容のパラメータを設定します。次に、毎回手動でレポートを作成するのではなく、スケジュールされた日に自動的にレポートを受信するようにメール受信リストを設定します。

詳細なメンテナンス レポートを手動で最新の状態に保つのは難しい場合があります。これは、複数の場所にまたがる忙しいホテルの建物のメンテナンスに特に当てはまります。既存のソフトウェアを使用している企業でさえ、システムがユーザー フレンドリーでなかったり、メンテナンス チームがアクセスできなかったりすると、課題に直面します。

ホテルの施設メンテナンス ソフトウェアは、メンテナンス チームにとって便利なツールですが、ゲスト エクスペリエンスを向上させるソリューションも提供する必要があります。サービス機器の予期せぬ故障により、休暇中にゲストに不便が生じる可能性があります。ゲストの苦情への対応が遅いと、全体的な顧客満足度が低下する可能性もあります。

多くの場合、技術者はほとんどのホテルのゲストと直接やり取りすることはありません。ただし、施設のメンテナンスは、顧客が別の夜に戻ってくるかどうかに大きな役割を果たします。ホテルの維持管理には日々多くの課題があります。ソフトウェアは、これらの課題をサポートするツールでなければなりません。ソフトウェアを使用して、メンテナンス スタッフの作業を明確にし、チームの作業方法を改善してください。