メンテナンスコストを効果的に削減する5つの実証済み戦略

 注意！ 施設に即座に修理が必要な深刻な漏れがあります。

配管や化学薬品からの漏れではないかもしれませんが、あなたのメンテナンス部門は以前にもこの「漏れ」を経験しているはずです。私たちが指す深刻な漏れとは、メンテナンス予算の漏れです。これはしばしば、事後対応の修理、行方不明のスペアパーツ、メンテナンスレポート作成に費やした時間として現れます。

このような非効率な慣行は、メンテナンス部門から貴重なリソースを漏出させ、より多くのコストをかけ、時間を非効率に使わせます。スプレッドシートをまだ使っているなら、気づかないうちにコストを浪費している可能性があり、CMMSソフトウェアへの移行でビジネスを最適化できます。

故障と修理は時々発生するものです。しかし、高水準の事後対応メンテナンスは、チームが適切に計画する代わりに、取り戻すために懸命に働いているサインかもしれません。これは、必ずしも明確でない多くの形で時間を浪費します。

問題だけでなく、解決策を考えることが重要です。ここでは、メンテナンス部門がコストを浪費している5つの方法と、その解決策を紹介します。

1. 施設内のエネルギー効率改善

平均的なオフィスビルは、電気とガスで必要以上に約19%多く支出しています。特定のコストを避けられないと考えがちですが、実際にはシンプルなメンテナンス技術でエネルギー消費とコストに大きな差を生めます。

太平洋北西国立研究所の研究では、商業ビルは屋上HVACシステムへのシンプルな改修で、暖房と冷房コストを38%削減できることが判明しています。

不適切なメンテナンスや時代遅れ機器の使用も、HVACと給湯の維持コストをさらに押し上げます。断熱不足、シーリング不良、古いまたは不十分にメンテナンスされた家電製品も、エネルギー効率を損なう要因です。

当初、一部企業は労働時間削減で解決しようとしましたが、割り当て時間を作業効率改善に使う方が賢明です。

CMMSソフトウェアで、ヒーター点検や窓の再シーリングなど、定期・予防メンテナンス作業のスケジュールを設定します。これにより、施設は自動的に作業指示書とリマインダーを受け取れます。より戦略的な選択が可能になります。エネルギー節約プロジェクトを時間をかけて整理しながら、M&R（メンテナンス・修理）支出を管理できます。

メンテナンス管理ソフトウェアのもう1つの用途は、給湯器設置やエアフィルター交換などの季節タスクを設定することです。これにより、これらのタスクを作業員の既存スケジュール——そして予算——に組み込めます。

2. 作業指示書管理プロセスの標準化

組織は人材に大きく依存しており、明確な手順がチームの成功を支えます。しかしビジネスが成長すると、あなたやマネージャーが毎日誰に何が割り当てられているか把握できないことがあります。

標準化されたメンテナンス手順がないと、一部スタッフが非効率な方法を使い、作業指示書で時間とリソースを浪費する可能性があります。

より重要なのは、標準化の欠如が作業ギャップ、職務上の危険、メンテナンス手順の不整合を招くことです。これにより、作業品質のばらつき、資産寿命の短縮、労働災害の発生につながる恐れがあります。

メンテナンス部門の一部が、点検や機器修理でステップをスキップしたらどうなるか？ 組み立てを間違えたり、定期的にゲージをチェックしなかったりしたら？

メンテナンス管理ソフトウェアなら、メンテナンスベストプラクティスのツールを組織全体に配布できます。詳細な作業指示書を使って、予防メンテナンスと修理手順の作業テンプレートを標準化できます。

Hippo CMMSは、日付や頻度に基づいて自動作業指示書を各メンテナンススタッフに送信します。

多数のファイルやスプレッドシートを調べずに、全員が割り当てタスクを完了したかフォローアップ・検証できます。

オンデマンド作業指示書管理ソフトウェアで、作業指示書をソートし、完了済みを確認できます。

設定済みメンテナンスレポートが、生産性、コスト、残業、完了日、その他の主要指標を測定するユーザーフレンドリーなチャートで情報を統合。メンテナンス履歴への深い洞察と、注意が必要な問題箇所の検出を可能にします。

3. 時間管理

Inspectioneering Journalが発表した2015年の研究では、メンテナンスを適切にスケジュール・計画しない組織では、時間のわずか35%しかメンテナンス作業に費やされていない——8時間シフトで2時間48分！ 残りの時間は（時に浪費されながら）他で使われています——33%が作業遅延、移動時間、調整時間、17%が適切なリソース（工具、マニュアル等）の検索、15%が許可されたスタッフ休憩と個人時間。メンテナンス作業スケジュールが構造化されていないと、事後対応メンテナンスに驚くほど多くの時間を取られます。

Matt Midas / GenesisSolutions著。この記事はInspectioneering Journal 2015年3/4月号に掲載

適切な計画とスケジューリングで生産性を65%に高められます。つまり、作業員はシフトあたり5時間12分をメンテナンス作業に費やせます。これは労務コスト削減に役立つだけでなく、適切な計画により組織は以下も可能になります：

• メンテナンスバックログの削減
• 将来の設備故障の予測と回避
• 資産稼働率の向上
• 資産とスペアパーツ管理の改善
• より賢い資産修理と購買決定

資産・設備メンテナンスシステムは、すべての機器の修理履歴とメーター読み取りを記録し、関連部品を資産にリンクさせることでスペアパーツ管理を改善します。

これは修理をより速く効率的にするだけでなく、設備故障から学ぶことも可能にします。部品が壊れれば、警告サインを記録し、他の機械に予防メンテナンスをスケジュールできます。

部品と情報の収集を見てみましょう。Hippoのスペアパーツ管理と作業指示書管理で、作業員が修理に費やす時間を削減するために必要なすべてのツールと情報を確保できます。同じツール、サービス、同タイプ機器を扱う作業指示書を、場所や作業カテゴリで整理し、施設内を行き来する時間を短縮できます。

4. 施設メンテナンスにおけるベンダーと業者選定の改善

現在、最もコスト効率の良いベンダーを選ぶシステムがあるかもしれません。しかし、プロセスが実際にはかなり困難な場合もあります。適切なベンダー選定には、信頼性、納期、ボリュームディスカウント、部品品質など、いくつかの要因の比較検討が必要です。業者の場合、価格構造、保証、実績も考慮されます——ミッションクリティカルな資産なら、多少高くても信頼できる業者を雇う価値があります。

事後対応メンテナンス部門なら、先見性の欠如がベンダーと業者コストをさらに押し上げます。必須部品が切れたり、クリティカルな資産故障が起きたりすれば、短納期で対応できる業者なら誰でもよく、質の低いサービスでも受け入れざるを得ません。

メンテナンスレポートを使えば、ベンダーを正面から比較検討できます。各ベンダーについて、詳細な部品、納期、価格履歴を見て、全体で最良の条件を出す業者を判断できます。すべての情報がチャートとグラフで整理されていれば、データのページをめくる時間を減らし、最も経済的な決定ができます。プリセット在庫レポート機能が部品不足をアラートで知らせるため、常に余裕を持って発注できます。

CMMSレポートは、業者と作業員の比較も可能にします。作業時間、作業指示書完了時間、完了率、その他の重要データを見れます。最もコスト効率の良い業者選定、特定メンテナンス作業への最適スタッフ割り当て、どの仕事をアウトソースすべきかの判断がシンプルになります。

リソース・ベンダー管理システムは、社内作業員と同じシステムで業者に直接作業指示書を送れるようにすることで、業者との連携をさらに効率化します。作業指示書カテゴリで選択し、詳細な作業指示書を割り当て、仕事に必要なことを記した詳細メールを転送できます。コスト、対応時間、その他指標は作業指示書完了後に記録されます。その後、時間のかかる記録管理なしで、ベンダーパフォーマンスを見て将来の契約を割り当てられます。

5. 無秩序な在庫管理

施設では、コアビジネス運営で使用する在庫、スペアパーツ、機器の保管に多くのスペースを要することがよくあります。在庫管理には、修理用のストックアイテムやスペアパーツの正確なレベル追跡が含まれます。

情報が不正確なら、在庫過剰、再発注での節約機会逸失、設備修理用スペアパーツ不足に陥る可能性があります。

直感的な在庫管理ソフトウェアで、スペアパーツ管理をスマートに。施設ロケーション、機器モデル、在庫番号、作業カテゴリ、サプライヤー別でパーツを追跡。組織全体の在庫を素早く把握し、冗長なパーツと機器を排除できます。

在庫管理システムは、施設間のパーツ移動を支援します。最小・最大閾値を設定して、過剰在庫と不足在庫を防止できます。

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より賢く働いてコストを削減、よりハードに働かない

組織はもはや、CMMSソフトウェアコストが必要なROIを示す中で、メンテナンス部門を「物事を直す事後対応チーム」と考える余裕はありません。

ビジネスは今、メンテナンス運営をより効率的で信頼性の高いものにするメンテナンスプログラムを設計しています。

努力を効果的に整理し、資産、機器、パーツを管理し、仕事の優先順位をつけることを学べば、緊急修理に費やす時間を減らし、施設管理ソフトウェアの構築により多くの時間を割けます。

CMMSソフトウェアはメンテナンスコストを削減し、施設メンテナンス成功の最も一般的な要素となっています。