CMMSソフトウェアが医療施設の在庫管理を変革する方法

病院の在庫管理を担当していると想像してください。成功は、「何のアイテムがあるか？」と「各アイテムがいくつあるか？」といった質問に正確に答えられるかどうかにかかっています。

また、それらの答えを時間の経過とともに正確に保つ方法も必要です。病院はペースの速い環境であり、現代医療には使い捨てデバイスが大量に関わります。在庫レベルは日々、時には時間単位で大きく変動します。

解決策は、CMMSソフトウェアの在庫追跡機能です。これにより、最後の舌圧子に至るまで、すべてのアイテムについて最新情報を把握できます。

その仕組みはこうです。新しい在庫が入荷するたびにスキャンされ、CMMSを通じて自動的に記録に追加されます。システム全体がクラウドベースであるため、情報はどこからでも、いつでもアクセス可能です。CMMSは物品が使用されたときも追跡できます。例えば、調整可能ベッドのモーターが故障したとき、交換部品がワークオーダーに示され、技術者がワークオーダーをクローズすると、部品が自動的に在庫記録から除外されます。

これは印象的ですが、まだ始まりに過ぎません。在庫追跡は、幅広い重要な質問への答えを提供します。各質問に答える鍵は、CMMSソフトウェアを使用して、在庫内のアイテムについて適切な情報を収集し保持することです。これらの質問のいくつかと、CMMSソフトウェアを使用してそれらに答える方法を見てみましょう。

必要なものを素早く見つけるには？

必要な情報： 名前、説明、物理的位置。

何かを見つけられないことは、まったく持っていないことと全く同じです。

アイテムの名前だけでなく説明も含めるようにしてください。ほとんどの人は正確な名前を知っていますが、一部の人は見た目や機能でしか知りません。名前と説明の両方を追加することで、アイテムが複数の名前を持つ問題も解決します。例えば舌圧子はヘラと呼ばれることも多いですが、用途は一つしかありません。

在庫が複数施設に分散している場合、各アイテムの位置を含めるようにしてください。システムの規模と洗練度に応じて、部屋レベルから棚と箱の正確な位置まで、一般的なものから具体的なものまで可能です。

追加購入するには？

必要な情報： 購入先サプライヤー連絡先、部品番号、シリアル番号、現在の価格リスト。

補充発注時に迅速かつ容易に注文するために必要なすべての情報です。CMMSベースの在庫追跡でこの情報を持つ真の利点は、あなたが発注する必要がないことです。CMMSがやってくれます。補充閾値を設定すれば、ソフトウェアが既存レベルと推定リードタイムを使用して次の発注時期を計算します。

アイテムが不良品だった場合は？

必要な情報： メーカー連絡先、購入先サプライヤー連絡先、保証ロット番号。

保証情報は次のステップを決める上で重要です。場合によってはメーカーに連絡し、他の場合は購入先サプライヤーが保証請求を処理します。どちらにしても、ロット番号があれば、同じ不良ロットからの在庫内の他のすべてを簡単に追跡し、それらも返品しようとできます。

いつ補充が必要か？

必要な情報： 重要度。

重要度レベルは箱の側面に書かれていません。在庫内の各アイテムについて自分で計算する必要があります。基本的に、「このアイテムなしでこの病院を運営するのはどれくらい困難か？」という質問への答えです。

化学分析装置と除細動器を比較してどう機能するか見てみましょう。除細動器の方が重要に見えるかもしれません。患者の心臓を再起動するデバイスだからです。一方、化学分析装置はそれほど重要でないように見えます。壊れても医師は血液検査をオーダーできないだけです。しかし、化学分析装置の方が重要度が高いです。ラボにはおそらく化学分析装置が1台しかないのに対し、除細動器は病院中にたくさんあります。1台動かなくても、他にたくさん動くものがあります。しかし化学分析装置が動かないと、ラボ全体が完全に停止します。

重要度を決定したら、スペアパーツの安全在庫レベルと再注文閾値を設定できます。上記の例では、化学分析装置には十分な在庫を持たせ、除細動器にはオンサイト在庫をゼロにするかもしれません。

結論

成功する在庫管理は、何があり、それぞれいくつあるかを決定することから始まります。しかしそこで終わりではありません。在庫追跡に語らせたいストーリー、答えたい質問について考えることで、必要な情報と、CMMS内でそれを最適に整理する方法を決定できます。

参考文献

PEW Research Center: Internet & Technology (2017) Mobile Fact Sheet.