保守監査とは?
「監査」という言葉に恐怖を覚えるかもしれませんが、実際には多くの企業が定期的に保守監査に合格しています。正しい手順に従えば、保守監査を恐れる理由はありません。
メンテナンス監査とは正確には何ですか?
保守監査は、組織の保守、在庫、およびプロセスの包括的かつ体系的なレビューです。社内設備や修理プロセスなど、活動や基準がどのように維持されているかを評価します。監査は、施設の品質、健康、安全を確保するのに役立ちます。
監査会社は、次のようなさまざまな保守機能を検査します。
- 安全
- トレーニング
- 計画
- スケジューリング
- 機器のメンテナンス
- メンテナンスの慣行と組織
- 書類、在庫、購買の管理
ストレスがかかることもありますが、監査はあなたとあなたの組織の両方を守ります。監査の主な目的は、SOP にどれだけ準拠しているかを確認し、問題や欠点を確認し、問題がある場合はそれらに対処する行動計画を作成することです。
監査は、手順がすべての要件を満たし、すべてが可能な限り効果的に機能していることを確認する方法です。
保守監査が重要な理由
メンテナンス監査により、マネージャーは組織内で何が起こっているかを明確に把握できるため、ベンチマークをより簡単に設定できます。ベースライン データを正しい手順と比較することで、マネージャーは問題をより簡単に定義し、ソリューションを実装できます。
また、監査は一般的に安全基準と手順に焦点を当て、職場での事故のリスクを軽減するのに役立つため、あなたと組織を責任から保護します。定期的な監査により、組織が要件を満たしていること、および事故や怪我が発生した場合に補償されることを確認できます。
従業員に安全な労働条件を提供し、消費者に安全な製品を提供するために、監査を含める必要があります。多くの場合、監査はサードパーティ企業によって行われるため、監査は責任を負うのに役立ちます。これは、彼らが客観的なレンズを通して組織を見て、監査の完全性を提供することを意味します。
保守監査にはどのような種類がありますか?
保守監査には 3 つのタイプがあります。
必須の監査
この種の監査は法律で義務付けられています。これらは、政府機関によって実施されるプロセスの包括的な検査であり、保守プロセスが含まれます。たとえば、米国食品医薬品局は、慣行が適切な製造プロセスに従っていることを確認するために定期的な監査を実施しています。
自主監査
自発的な監査は、企業が法律によって義務付けられていない、または強制されていない監査を完了する自由を持つ方法であり、組織に競争上の優位性を与える認証を取得するために使用されます.
たとえば、食品および飲料業界の一部の食品安全認証は任意であり、一部の遊び場の安全監査も同様です。監査に提出することにより、組織は業界の現在のベストプラクティスを満たすというコミットメントを証明します。
保守監査
保守監査は、組織が改善計画に含める内部監査です。組織が現在のプロセスとシステムが効果的であるかどうかを評価するのに役立ち、発見した問題を修正する機会を与えるため、定期的に行うことが重要です。
メンテナンス監査は、特にその結果が会社のコード、ポリシー、およびその他の指標と比較される場合に、継続的な改善を促進します。
予想される監査の種類を知ることは、時間の経過とともに改善し、より適切に準備するのに役立ちます。
保守監査はどのくらいの頻度で実施する必要がありますか?
それはすべて、監査機関と業界によって異なります。予期せぬ検査もあれば、予定されている検査もあります。ほとんどの保守監査は、製造部門または保守部門で行われます。
組織が不十分、コード違反、または業界標準に準拠していないという履歴がある場合、監査はより頻繁になり、予告なしに行われることがよくあります。状況の深刻度によっては、監査が違反や失敗の完全な調査につながることさえあります。
ただし、6 か月から 1 年ごとに保守部門と製造部門を監査することで、管理者は自分たちの業績と改善が必要な分野を明確に把握できます。
保守監査には何が含まれますか?
多くの場合、公平な結果を保証するために、第三者が監査を完了する必要があります。監査中は、すべてのフロアマネージャー、スーパーバイザー、および労働者が出席し、インタビューを受ける必要があります。監査で調べられることを期待してください:
- CMMS
- 人事
- 一般データ
- 予算と費用
- 生産設備
- 文書化手順
- メンテナンス管理
- 部門内の組織
チームが完成したら、データを分析します。この情報は、短所や問題に対する短期的、中期的、または長期的な解決策を作成するために使用されます。設計する行動計画は、慎重に確立された優先順位を反映する必要があります。
さらに、あなたとあなたのチームが将来的に会社に利益をもたらす決定を下すのに役立つように、費用便益分析を監査に含める必要があります。
保守監査に合格するにはどうすればよいですか?
監査は面倒ですが、将来の監査の苦痛を和らげるために、自分自身とチームの負担を軽減する方法があります。合格するためには、あなたの部門がすべてを規則に従って行う必要があり、すべてがコードどおりである必要があります。 CMMS を実装すると、これがより管理しやすくなります。
CMMS は、データを追跡し、すべての検査とタスクの最新のドキュメントを提供するのに役立ちます。あなたとあなたのチームは、すべての計画を実行するために必要なすべての情報にアクセスでき、すべてのデータを 1 か所で利用できます。優れた CMMS プラットフォームは簡単に習得して使用できるため、正しく使用するためにチームのトレーニングに多くの時間を費やす必要はありません。
適切な CMMS を使用すると、何が起こったのか、どのくらいの時間が費やされたか、どのような機器、ツール、または部品が使用されたか、誰がタスクを実行したかなど、部門で発生したすべての完全な履歴にアクセスできます。
適切に文書化された履歴を持つことは、職場での事故が発生した場合に信頼できる証拠となります。また、過去と現在のデータを比較してパターンと改善方法を探す方法も提供します。また、物事はできる限り正確に文書化する必要があることを忘れないでください。何かを文書化しなければ、監査人の目には、実際に起こったことはありません。
CMMS ソフトウェアは、従来の紙やスプレッドシートの作業指示書とは異なり、リアルタイムで自動的に更新されるため、チームの全員が同じデータから作業しています。後ろにいる人は誰もいませんし、ループから外れている人もいません。これにより、チームに適切な指示が与えられ、変更が加えられた場合はすぐに反映されるため、誤解の可能性が減少します。これにより、見落としがなく、適切な手順に基づいてすべてが行われるため、監査に合格することができます。
次のステップ
決定する最善の方法は、業界の誰かと話すことです。適切なプロバイダーを見つけるだけです。
Hippo は、設備保守ソフトウェアに関する質問への回答、ソフトウェアのライブ デモの予約、無料試用版の設定など、お客様に最適なソリューションを見つけるお手伝いをします。
CEO の概要
CMMS ソフトウェア ソリューションは、プロセスを合理化し、信頼できるデータを取得して活用することにより、メンテナンス部門が重要な資産をより少ない費用でオンラインに保つのに役立ちます。古い管理システムとは異なり、最新の CMMS はクラウドに存在し、誰もが最新のデータにアクセスできるようにします。さまざまな業界の組織が、アップタイムの増加、時間と費用の無駄の削減など、システムから具体的なメリットを得ることができます。 CMMS を選択する際には、機能だけでなく、実装、トレーニング、継続的なサポートを含む完全なユーザー エクスペリエンスも考慮することが重要です。
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