CMMSソフトウェア導入を成功させる実証済みステップバイステップガイド

より多くのアップタイムとより良い追跡のためにCMMSソフトウェアの導入を決めたものの、初めての実装ではプロセスが威圧的に見えるかもしれません。朗報は、Hippoのチームが多くの成功事例を持っていることです。私たちがお手伝いします。その方法を紹介します。

CMMSソフトウェア導入には保証がありません。実際、業界を問わず失敗率は80%に達するとの推計もあります。

成功を確実にするために、どのようなステップを踏めばよいのでしょうか？

Hippo導入スペシャリストのCarla Prenticeによると、データについて「どう考えるか」は、「データで何をするか」と同等に重要です。

CMMS導入を始める前に、データへの考え方を変える

CMMS導入に完全にコミットする前から取れる重要なステップがあります：

1. データを貴重な資産として扱い始める。
2. データを安全に保つプロセスを開発する。
3. より良い意思決定のためにデータを活用しようと試みる。

大規模運用であろうと、複数の役割をこなす小規模事業主であろうと、基本から始められます。古い紙のO&Mマニュアル、図面、保証書を探し出しましょう。まだ紙やスプレッドシートベースのワークオーダーで運用していて（遅くエラーが発生しやすい）、可能な限り多くのデータを保持しようと努めてください。書類を一箇所にまとめ、コンピュータファイルをバックアップします。それからオンデマンドワークオーダーを見て傾向を探ります。例えば、3階のトイレのシンクが3ヶ月ごとに水漏れするなら、2.5ヶ月ごとに点検するPMを設定してみてください。

これらの古い方法で作業するのはフラストレーションが溜まりますが、データの役割とそれが提供できる価値を全員が理解し、評価する助けになります。

CMMS導入の準備が整ったら、「事前計画」と「正しい順序で実行すること」がすべてです。

適切なCMMSソフトウェア導入チームを構築する

組織の規模に関わらず、CMMSデータベースのセットアップに適切な人々を関与させる必要があります。

多くのプロジェクトを経験したCarlaは、組織が「バイイン（賛同・コミットメント）」を創出・醸成する方法を考えるよう常に促します。自問してください：

• プロジェクトの成功のために誰のサポートが必要か？
• 誰を説得するのが最も難しいか？
• 彼らにプロジェクトの価値をどう示すか？

最後の質問については、ピッチを調整してみてください。技術者と話すときは、優れたCMMSがいかにストレスを減らすかに焦点を当てます。作業を事前に計画できれば、小さな問題を大きな問題になる前に発見・修正できるため、サプライズが減ります。組織の他の人々には、ソフトウェアが支出追跡をどのように支援するかを説明します。コスト削減の第一歩は支出の把握です。

Carlaの経験では、ベテラン技術者はめったに説得を必要としません。「古参者がテクノロジーを避け、変化を拒む」という通説は単なる神話です。実際、ベテラン技術者はHippoと組織の間で最良の連絡窓口になることが多いです。施設のあらゆることを知り、ワークフローの標準化と合理化を歓迎しています。

何より、チームは導入と最終的なCMMSデータベースの両方に「オーナーシップ」を持つ必要があります。最終的に最も頻繁に使用するのは彼らであり、自分たちのワークフローと目標が反映されていることを確認する必要があるからです。

そして、それが次ステップで実現されます。

CMMSソフトウェア内でのデータ配置を決定する

Carlaは仮想世界を構築するコンピュータゲームが大好きです。チームとデータベースを設定する際、彼らにも一緒にプレイしているつもりで想像してもらいます。「すべてをどう整理するか想像してみて。基盤は何か？ すべてはどう繋がっている？」

明確な階層を持つ情報アーキテクチャを設計する

まず用語を定義しましょう。情報アーキテクチャとはデータをどう整理するかです。情報階層とは、あるデータをより重要として扱うことです。

ガレージを片付けると想像してください。芝刈り機の最適な場所はどこでしょう？ 裏口の近くです。そうすれば裏庭に押し出しやすいからです。スペアのタイヤジャッキは？ 滅多に使わないので、低い棚の奥にしまっておけます。邪魔にならず安全です。すべてのアイテムについて、使い方に合った場所を見つけます。

データも基本的に同じです。使い方に合った整理方法を見つける必要があります。Carlaによると、多くの人は業界に基づいてこれらの決定を行います。例えば、製造業は資産と設備に焦点を当てます。ホテルなら、場所ベースのアーキテクチャを好みます。

Carlaはチームに施設を歩き回り、データをどう整理するか考えるよう促します。部屋ごと？ 部署ごと？ 部屋の中では、資産を生産ラインごとに分ける？ 各生産ラインを個別の設備にさらに細分化する？ これらは重要な決定です。データの整理方法が、メンテナンスプログラムの追跡方法に影響するからです。

メンテナンス・追跡が必要なすべてのものに名前を付ける

名前はアーキテクチャの大きな部分を占めるため、Carlaはプロセス早期に名称について話し合うことを好みます。「資産IDとシリアル番号を使えますが、エンドユーザーの視点でも考える必要があります。彼らが正しい設備で作業していることをどう知るか？」

彼女は導入チームに、「3台のボイラーがある部屋」から「ボイラー1、ボイラー2、ボイラー3」へと呼び方を変えるよう促します。極めて基本的に見えますが、極めて重要です。資産を正確に追跡したいなら、正確に語る方法が必要です。

こう考えてください：医学生が最初に学ぶことは？ 体のすべての部位の名前です。

Carlaには成功のためのアイデアがたくさんあります。また、よくある障害を回避するアドバイスもあります。

CMMS導入完了に妥当な時間を確保する

所要期間は以下を含む多くの要因に依存します：

• 業界
• 既存データの質
• 資産・設備の数
• 導入チームの規模

設備の年式も影響します。新しい施設で最新設備なら、資産IDとシリアル番号の特定は容易です。多くの場合、メーカーのウェブサイトからデジタルマニュアルや回路図をダウンロードまたは請求できます。しかし古い設備では、誰かが剥がれた銘板から名前を書き写し回る必要があるかもしれません。

施設の規模と数も役割を果たします。Carlaはスペクトラムの両端の例を挙げます：一部屋の小規模製造業 vs. 複数のロケーションに広がる多数の建物を持つゲートコミュニティ。

鍵は急がず、現実的に計画することです。Carlaが導入チームを支援する重要な方法の一つは、妥当なタイムラインと達成可能なマイルストーンの設定を手伝うことです。

データが整ってから予防保全などのプログラムを開発する

既存の予防保全計画をCMMSデータベースの基盤として使おうとする組織もあります。問題は、間違った方向に進もうとしていることです。

まず、資産、設備、在庫をデータベースにセットアップする必要があります。すべてに名前を付け、整理する必要があります。それから初めて、定期点検と作業の設定を始められます。

システムに名前がない資産のPMをスケジュールすることはできません。在庫をデータベースに追加していなければ、PMに関連する部品・資材を含める方法がありません。

予防保全プログラムを、あなたが建てている家の「屋根」だと考えてください。屋根を先に作ることはできません。

次のステップ

多くの組織は、多くの作業を自分たちで行うことを選択します。Hippoの導入スペシャリストがプロセスをガイドしますが、データ収集の実務は組織が行います。例えば、Carlaは誰でも素早く画像アップロードの方法を教えられますが、資産に行き、写真を撮り、アップロードするのは組織側の誰かです。

他の組織では、プロの監査人をオンサイトで招くのがより合理的です。Hippoもそのオプションを提供しています。しかし、あなたの特定の状況に最適なオプションがどれかを知る唯一の方法は、連絡を取って相談することです。

あなたの課題と目標をより多く知れば、より多くの支援が可能になります。