Steve Ricard（PODCAST）を使用してCMMSソフトウェアに移行する

FiixとRootedinReliabilityポッドキャストを使用してCMMSを実装する方法

いつ切り替えるかを知ることから、誰もが新しい働き方に慣れていることを確認することまで、変化についてのすべては難しいです。 CMMSを採用し、メンテナンスの方法を変えることも同じです。この移行は、最終的には価値があるとしても、困難な場合があります。

Fiixの実装チームマネージャーであるSteveRicardは、Rooted in Resistanceポッドキャストにアクセスして、CMMSソフトウェアを実装するための課題、利点、およびベストプラクティスについて話しました。スティーブとホストのジェームズ・コバセビッチが話し合います：

• CMMSを探す適切なタイミング
• 適切な実装を計画する方法
• データを処理するためのヒント
• チームが関与し、情報を提供し、成功するように変更を管理する方法

ここでポッドキャストのエピソードを聞くか（AccendioReliabilityのWebサイトでも入手可能）、以下のトランスクリプトを読んでください。

この無料のCMMS実装チェックリストを使用してCMMSセットアップを調整します

エピソードのトランスクリプト

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James Kovacevic ：スティーブ・リカードを歓迎することは私の喜びです。ようこそ、スティーブ。

スティーブリカード ：ねえジェームス、調子はどう？

JK ：元気です、ありがとうございます。さて、スティーブ、あなたに精通していない人のために、あなたはFiixSoftwareの実装チームマネージャーです。これまでFiixから多くの人が参加していたので、多くの人が使用し、多くの人が精通しているCMMSです。あなたはCRLでもあり、CFMも持っています。さて、非常に簡単な紹介ですが、私たちのために空白を埋めるために何ができますか？

SR ： もちろん。私は1986年にメンテナンスのキャリアを開始しました。私は不動産管理会社で働いていたときにCMMSの最初の実装を実行しました。当時、それはデータストリームと、導入されたばかりの新しいMP2製品でした。これは、私が何歳であるかを示すために、時代遅れであるため、時代遅れに近づいているように感じることがあります。自分をステージングします。

私は自分のキャリアを維持し、その時点で本当にコンピューターに夢中になり、ネットワーク管理資格へのメンテナンスのキャリアを維持しました。その後、おっしゃるように、ノースイースタン大学でファシリティマネジメントの資格を取得しました。私はコンピューターが大好きで、働いていたプロパティマネジメント会社に実装する以上のことをしたいと思いました。そこで、2000年に別のCMMSプロバイダーに転職し、それ以来、その分野でほとんど働いてきました。

JK ：つまり、MP2を使い始めたときに新しいものであった場合、CMMSにかなりの期間関わってきたと言うのは簡単です。私はまだそれを実行しているいくつかの組織を知っています。そうは言っても、あなたは幅広い業界で長期間CMMSに携わってきました。さて、あなたの言葉でCMMSとは何ですか？

SR ：それで、頭字語から始めましょう。ほぼすべてのリスナーが、それがコンピュータ化された保守管理システムの略であることを知っていると確信しています。その「システム」をソフトウェアに置き換える人もいます。

基本的にそれは2つの部分からなるシステムです。最初の部分は、会社の保守組​​織からのすべての情報が保存されるデータベースです。複数のExcelワークシート、ワークブック、またはデータベースを使用したことがある場合は、表示したいデータを取得することが常にユーザーフレンドリーであるとは限らないことをご存知でしょう。つまり、CMMSには2番目の部分があり、それがエンドユーザーに表示され、フロントエンドと呼ばれます。

フロントエンドの役割は、ユーザーが他の方法では混乱する可能性のあるすべての情報を表示できるようにデータを整理することです。さらに、フロントエンドにはデータの複雑な計算が行われるコンピューターコードが含まれ、メンテナンスチームがメンテナンス作業をより適切にスケジュールし、部品や材料を追跡するのに役立ちます。 CMMSには、組織内のすべての人にとって意味のあるレポートでそのデータを取得できるように、優れた強力なレポートツールも必要です。

JK ： 優れた。したがって、CMMSが何であるかについての非常に良い定義です。そして、あなたが前に述べたように、彼らはかなり長い間存在しています。しかし、組織は、現在のCMMSが古くなっているのか、時代遅れになっているのか、または何か新しいものを探し始める時期をどのようにして知るのでしょうか？

SR ：信じられないかもしれませんが、最初のCMMSは1965年頃に発売され、パンチカードシステムでした。したがって、CMMSがどのように機能するかという原則は、50年以上前から存在しています。

評価するとき、私が探しているもののいくつかは、ユーザーインターフェイスがモダンに見えるかどうかです。 プログラミング開発ツールの進歩により、ソフトウェア会社は、前述の複雑な計算を維持しながら、ユーザーエクスペリエンスを実際に簡素化することができました。 システムがユーザーフレンドリーでない場合、企業は生産性を失い、ユーザーの採用が困難になる可能性があります。 これは、交換を検討したい領域の1つです。

現在使用しているシステムには堅牢なモバイルソリューションがありますか？ ペンと紙から離れてペーパーレスになりたいですか？それなら、それを実現するための堅牢なモバイルソリューションが必要になるでしょう。

いくつかの高度な機能はどうですか？ 古いCMMSでは、スケジュールされたメンテナンスのほとんどすべてが期間に基づいていました。 システムでメーターベースおよび/または状態ベースの監視が可能ですか？

次に、最後に確認するのは、システムのハードウェア要件は何ですか？ソフトウェア自体は新しいものでは実行されないため、お客様は古いサーバーや古いオペレーティングシステムで実行していますか？

もう1つ推測します。パンチカードCMMSをまだ使用している人がいる場合は、アップグレードを検討する必要があります。

JK ： そのとおり。そして、ご存知のように、あなたが言及した古いサーバーは、さまざまな理由で問題になっています。それらが古いという事実だけでなく、サイバーセキュリティのリスクをもたらす、もはや適用されていないセキュリティパッチがあるということです。それらは信頼性が低く、ITの観点からはサポートできなくなりました。考慮すべき点はたくさんあります。

SR ： 絶対。また、古いサーバーにはストレージ容量がなかった可能性があることも考慮する必要があります。新しいCMMSは、写真やビデオ、あるいはAutocadの図面など、電子ファイルの添付を実際に促進します。これらはすべて、かなりのスペースを占有します。古いサーバーにはその容量がありません。

また、ペースの速い環境で機能するRAMまたはプロセッサの容量がない可能性もあります。つまり、セキュリティの問題に加えて、ハードウェアを見ているときに見るべきことがたくさんあります。

JK ：覚えておくべきもう1つの重要な点は、そこにあるすべての情報とそこにある他のすべてのシステムを使用することです。GISや状態監視、またはその他のタイプのソリューションであるかどうかにかかわらず、他のシステムと統合できるCMMSが必要です。我々は持っています。これらが相互に通信できるようにして、コンピュータの18の異なるウィンドウで18の異なるシステムを常に管理する必要がないようにします。

SR ：ご存知のとおり、これはすばらしい点です。以前にいくつかの注意事項を説明したときに取り上げるべきだったのは、システムを統合でき、システムに閉じたアプリがあるかです。 、つまり、外部への接続は許可されていませんか、それともAPIなどの新しいテクノロジーの一部を導入していますか？ たとえば、FiixではオープンAPIプラットフォームを使用しています。 API接続を可能にするほぼすべてのものに接続できます。

これで、経理担当者と購買担当者を購入ソフトウェア内に、保守担当者を保守ソフトウェア内に保持し、このAPI、または必要に応じてこのブリッジを使用して、2つの間で通信できるようになりました。プログラマブルロジックコントローラーから情報を取得し、それをCMMSに自動的にフィードできます。これは、これらのフックを許可しないために古くなっている可能性がある一部のパッケージの別の例です

JK ： そのとおり。これで、組織がシステムが古くなっていることを組織がどのように知るかという、かなりの数の理由について説明しました。しかし、彼らはいつ実際にその思い切って、その古いシステムから新しいシステムに移行する必要がありますか？何が彼らをそれをするように駆り立てますか？

SR ：まあ、それは興味深いものです。私が最初に業界に参入したとき、クラウドベースのソフトウェアのようなものはありませんでした。それで、彼らが考慮しなければならないハードウェアについて話しました、それで彼らはサービスとしてのソフトウェア、またはSaaSへの移行を検討する必要がありますか？

また、既存のシステムについては、慎重に検討する必要があります。おそらく、フォレンジックアプローチを採用する必要があります。元のシステムで何が機能し、何が機能しなかったのか、そしてどのように改善できるのでしょうか？

私は本当に人々にファイブPの哲学に同意するように伝えたいと思っています。つまり、適切な計画によってパフォーマンスの低下を防ぐことができます。 システムを検討したり、システムの交換を検討したりする場合は、実際に適切に評価して計画を立てる必要があります。そうすれば、転居したときに立ち上がることができます。

JK ：わかりました、すばらしい。それでは、古いCMMSから新しいCMMSに移行する準備をする際に、組織は何を考慮する必要がありますか？彼らが本当に考慮する必要があることは何ですか？そのクラウド対ホストされていますか？他に何を考慮する必要がありますか？

SR ：昔は、プリンターの技術も見なければなりませんでした。古いシステムを実行している場合は、使用しているプリンタによって制限される可能性があります。通常、それは今日の問題ではありません。 Webベースのソリューションを利用する場合、顧客は実際にはワークステーションやサーバーの問題を抱えていません。インターネットにアクセスする方法があれば、どこからでもソフトウェアにアクセスできます。

スマートフォンやタブレットの進歩に伴い、技術者をどのように武装させるのでしょうか。彼らはモバイルソリューションで彼らを武装させるつもりですか？またはワークステーション？それとも、昔ながらの方法で紙を処理するのでしょうか。さて、明らかに紙やペンから離れることをお勧めします。保存や翻訳が難しく、完全に電子化されたシステムに移行することで、実際に効率が向上します。

JK ：わかりました、すばらしい。それでは、トレーニング部分はどうですか？古いシステムから新しいシステムへの移行を検討する際の考慮事項ですか？人々は何に慣れていますか、彼らは新しいシステムを採用するつもりですか？そういうこと？

SR ： 絶対。多くの場合、私は外に出て、ソフトウェアソリューションを置き換えるか、古いものを置き換えない場合はソフトウェアソリューションをインストールするかの決定は、エンドユーザーの関与なしに上から来ました。

エンドユーザーは、実際にはシステムを作成または破壊するユーザーです。上からの指示があるかもしれませんが、エンドユーザーが1つ、組織の目標、および2つのソフトウェアの使用方法を理解していない場合、ユーザーの採用は非常に少なくなります。> ユーザーの採用率が低いと、システムが追いつくのが非常に難しくなります。一貫性のない方法でデータを入力する人がいる可能性があり、その結果、データを取得するのが難しくなります。 取得するデータが難しいと、レポートの実行が難しくなります。これは、システムの障害を意味します。

私たちが本当にやりたいのは、エンドユーザーの賛同を得ることです。それを達成するための最善の方法は、ソフトウェアを利用して、トレーニングを受け、可能な限り快適であることを確認することです。

JK ：わかりました、すばらしい。したがって、テクノロジーに関する考慮事項、ソフトウェアに関する考慮事項に加えて、これらすべての人々のことを考慮する必要があります。さて、私がよく受ける質問の1つは、古いCMMSである古いCMMSから新しいCMMSにその古い履歴をインポートするかどうかを組織がどのように決定するかということです。それをどのように決定し、努力する価値がありますか？

SR ： かもね。これは素晴らしい質問です。レガシーシステムにデータを持っている顧客を頻繁に迎え、彼らの即時の反応は、ねえ、すべてを新しいシステムに持ち込みましょう。

では、まず、なぜかを尋ねる必要があります。なぜ新しいシステムに切り替えるのですか？ 古いシステムは時代遅れですか？または、展開したい新しい機能がありますか？それとも、私が取り上げた他の要素に加えて、構成に不満がありますか？古いシステムのすべてのデータは良好ですか？きれいですか？どこで改善や調整をしたいですか？何を持ち込むかについては、それを考慮に入れる必要があります。

大きな問題は、古いシステムから移動するときに、データを所有しているかどうかを確認する必要があることです。彼らはそれにアクセスできなくなりますか？データは適切なデータベースプラットフォームにありましたか？ええと、もし彼らがそれにアクセスできなくなるなら、私たちは確かにそのデータを持ち込みたいでしょう。しかし、彼らがデータにアクセスできるなら、一般的に私がお勧めするのは彼らの資産記録、彼らの部分を持ち込むことです、PMスケジュール、および未処理の作業指示書。 次に、一般的に、履歴システムに履歴レコードを保持することをお勧めします。繰り返しになりますが、移行後にお客様が古いシステムにアクセスできなくなる場合は、持ち込む必要のある履歴データを確認する必要があります。

JK ： 大丈夫。古いシステムにアクセスできない組織もあるので、Excelにエクスポートしてすべてのレコードを作成し、振り返る必要がある場合はExcelに保存します。すべてをある種のアクセス可能なデータベースに移動する人もいれば、実際にCMMSに移動する人もいます。それらにはすべて長所と短所がありますが、要約すると、データにアクセスできることを確認したいと思います。正解ですか？

SR ： 絶対。あなたがそれにアクセスできる限り。また、古いデータの多くは、おそらく会社に所属していない人が入力していることを忘れないでください。そのような種類の情報を新しいシステムに取り入れたいのでしょうか。したがって、要約するとおっしゃったように、いつでもアクセスできるようにする必要があります。

JK ：わかりました、すばらしい。そのため、データをどのように処理するかを決定し、どのプラットフォームを使用するかを決定しました。それが採用されていることを確認するために、人々の周りで何をする必要がありますか？それは最初のトレーニングですか、それだけですか？それは完全な意識向上キャンペーンといくつかのトレーニングですか？それはいくつかの実践的なものですか。スタッフが移行の準備ができていることを確認するには、何をする必要がありますか？古い古いシステムから新しいユーザーフレンドリーなシステムへの大きな移行になるからです。

SR ： もちろん。変化は難しい。人々は変化に苦しんでいます。私たちは快適になりたいです。したがって、変更を導入するたびに、人々にとって困難になる可能性があります。

何よりもまず重要なことは、コミュニケーションをとる必要があることです。変更が行われていることをエンドユーザーに通知する必要があります。理想的には、スタッフを選択プロセスに関与させたいと考えています。

私は多くの企業と協力してきましたが、あなたは何を知っているか、あなたの最大の否定論者になる人を連れてきて、本当に早く彼らを連れてきて、その人の懸念に対処しましょうと言いました。私たちが彼らを幸せにすることができれば、組織内の他の誰もが彼らが否定論者であることを知っているので、彼らが参加すれば、その採用が容易になります。

次に、エンドユーザートレーニングを実施して、全員がトレーニングを受けていることを確認しますが、その時点で立ち去りたくはありません。関与し続けたい。 お客様との定期的な電話やウェビナーを開催して、誰もが快適に過ごせるようにしたいと考えています。誰かが少しでも不快になったときは、すぐにその状況に対処したいと思います。大きくなりすぎて不快から不満に変わる前に、彼らと関わりたいと思っています。

JK ：わかりました、すばらしい。そして、ご存知のように、これらの最大の否定論者は組織内の非公式のリーダーである場合があります。そのため、彼らがあなたと一緒にその変更を加えた場合、他の人が通常従うので、彼らを確実につかむ必要があります。

SR ： 絶対。私が言ったように、あなたが否定論者を乗せることができれば、他のほとんどの人が飛び込むでしょう。

JK ：さて、それらの否定論者を乗せたとしましょう。この移行に備えるために、組織は他にどのような準備をする必要がありますか？

SR ：私が十分にお勧めできないことの1つは、標準の操作手順マニュアルを作成することです。 SOP。

私が現れて、人々が実行するメンテナンスのすべてのビットに対してSOPを引き出しているときはいつも驚かされますが、メンテナンスアクティビティソフトウェアであるCMMS用のSOPはありません。

SOPを開発します。システムの使用方法を明確に定義する必要があります。また、生き生きとした呼吸するドキュメントである必要があります。 一度作成してから立ち去ることはできません。システムの定期的なレビューを実行する必要があります。変更を加える場合は、必ずそのSOPを更新してください。それを行う人々は、私がいつも最も成功していると思う人々です。

JK ：これらのSOPを使用することで、すべての人が適切なレポートを使用して、適切な方法、適切な形式でデータを入力できるようになると思います。そのCMMS内のデータ品質の一貫性を実際に推進するのはこれらすべてです。

私もよく目にすることの1つは、組織がSOPを開発し、CMMSの展開準備が整ったときに、SOPについて人々をトレーニングすることです。通常、遅延が発生するため、システムを見たり触れたりしたことがない人もいます。一定期間であり、それ以上のフォローアップトレーニングや継続的なトレーニングなしで展開されます。そのため、誰もそのSOPを使用しておらず、CMMS用に開発された標準を使用していないため、劣化し始め、後退し始めます。

SR ：そうです。彼らと話すと、彼らはメンテナンスタスクを実行するための元のSOPを持っており、そのSOPの後ろにいくつかの技術サービス速報が添付されています。そのため、製造元は、メンテナンスタスクにいくつかの変更を加える必要があると言っています。これが更新です。これらの更新をメンテナンスタスクSOPにすばやく追加できます。さて、私たちはあなたのCMMSSOPに対して同じことをする必要があります。

JK ： 絶対。 SOPに加えて、魔法の杖を持っている場合、CMMSの更新を検討している組織とは異なる方法を1つ挙げてください。

SR ：テクノロジーやプロセスではなく、人々にその杖を振り回したいと思います。先に述べたように、変更は困難な場合があり、変更は困難な場合があります。私は本当に人々の懸念を和らげ、時には変化が良いことである可能性があることを彼らが理解できるようにしたいと思います。私たちはしばしば、彼らの不快感のレベルがプロジェクトを本当に遅くするほど不快な人々に出くわします。 優れたコンサルタントとして、私たちは彼らの手を握り、可能な限り快適にするためにそこにいる必要があります。これにより、プロセスが非常に簡単になります。

JK ：わかりました、すばらしい。さて、CMMSの更新、更新されたCMMSへの移行について、リスナーにこの会話から取り除いてもらいたい1つのことは何ですか？明日または来週、彼らに奪ってもらい、違うやり方でやってもらいたいことは何ですか？

SR ：できれば、2つのポイントをお伝えしたいと思います。

JK ：了解しました。2つ取ります。

SR ： 大丈夫。 ナンバーワン、見てください。システムをよく見てください。 必要なことはすべてやっていますか？それがあなたの仕事の最初の日であるかのようにそれを見てください。使いやすいですか、使いやすいですか？あなたはそれから抜け出すために必要なものから抜け出しますか？

2番目、聞いてください。これは、前に話したコミュニケーションに戻ります。本当にエンドユーザーの話を聞いてください。聞くだけでなく、聞いてください。 彼らはそれを作ったり壊したりしようとしているものです。彼らは正当な苦情を持っていますか？彼らの仕事を簡単にするためにあなたは何ができますか？彼らの仕事を簡単にすることができれば、彼らの士気を向上させるのに大いに役立つでしょう。もちろん、それは全体的な生産性とパフォーマンスを向上させることができます。

JK ：わかりました、すばらしい。そこに2つの素晴らしいポイント。スティーブ、今日は古いCMMSからの移行についてお話を伺っていただきありがとうございます。

SR ：ジェームズはまったく問題ありません、それは私の喜びでした。