ベイン・アンド・カンパニー、AI を活用した自動化の成功を促進する 5 つの行動を特定

多くの企業が 2023 年を Generative AI によって解き放たれた新たな可能性を活用することに費やしましたが、現在、理論上の可能性から実用的な AI アプリケーションに焦点を移している企業は、競合他社よりも大幅な優位性を獲得するでしょう。しかし、メリットがあるにもかかわらず、今日そうしている人はほとんどいません。

これは、Bain &Company が発表した「AI を活用したオートメーションの現状」というタイトルの最近のレポートによると、このレポートはさまざまな業界における AI 導入の状況を明らかにするために 200 社を調査しました。

出典:Bain &Company、「AI を活用したオートメーションの現状」

このレポートは、Bain &Company の従業員である Ted Shelton (エキスパート パートナー) と Ian Barkin (外部アドバイザー) が共同執筆し、成功するプログラムに共通する 5 つの行動を特定しました。これらの動作を理解して適用することで、組織は AI を活用した自動化の可能性を最大限に活用でき、さらにそのプロセスで有意義なビジネス価値を引き出すことができます。

AI を活用した主要な自動化プログラムに共通する 5 つの動作

1.プロセス所有者と SME が先頭に立ち、自動化の取り組みがビジネス目標と確実に一致するようにする

ビジネス プロセスを毎日実行している従業員ほど、ビジネス プロセスに近い存在はいません。経営幹部やセンター オブ エクセレンス (CoE) からの高レベルの指示によって一般的なフレームワークが提供されますが、トップレベルの自動化プログラムを実際に推進するのは対象分野の専門家 (SME) です。

著者らがレポートで指摘しているように、「この専門知識のない自動化は羅針盤のない船に似ています」。中小企業に道案内を手伝わせることで、「自動化の取り組みが技術的に健全であるだけでなく、企業固有の運用構造や目標と複雑に整合することも保証されます。」

Canon USA の財務システムおよびプロセス改善担当ディレクターである Thomas Earvolino 氏は、AI を活用した自動化に対する明確なビジネス ニーズを認識し、このテクノロジーを同社の財務会計 (F&A) 部門に導入しようとしました。請求書処理やその他の面倒な作業は手作業によるミスが発生しやすく、F&A スタッフの時間が多くを占めていました。自動化プラットフォームを検討するという経営幹部からの指示を受けて、Earvolino 氏は F&A の従業員と話し合い、彼らの問題点が何か、そして役立つプラットフォームの種類をより深く理解しました。受信する請求書には標準形式がないため、柔軟なソリューションが理想的であると彼らは Earvolino に言いました。

出典:Bain &Company、「AI を活用したオートメーションの現状」

Earvolino は、従業員の意見に基づいて、UiPath Business Automation Platform (特に UiPath Document Understanding ツール) が F&A チームに最適であると判断しました。誰もがその結果に満足しています。未処理の請求書がなくなり、従業員は 1 日に何百もの請求書を手動で入力する代わりに、ディーラーとの関係構築により多くの時間を費やすことができるようになりました。

現在、キヤノン USA の F&A チームは、請求プロセスの多くを自動化しただけでなく、独自の自動化を開発しようとしている他の部門のリソースとしても登場しました。 F&A チームのメンバーは、自動化によって得た時間を同僚の支援に費やしているため、この共同作業は「境界を越える」というキヤノンの目標と一致しています。

Earvolino 氏はまた、自動化の取り組みは「決して人員削減を目的としたものではない」と述べました。むしろ目標は、「スタッフをより付加価値の高い業務に再利用する」方法を見つけることでした。結局のところ、経営陣はキヤノンの自動化プログラムの推進に貢献しましたが、それを推進したのは F&A スタッフでした。

2.成功は自動化の導入に基づいて判断されるのではなく、ビジネス価値をタイムリーに実現するかどうかに基づいて判断されます

出典:Bain &Company、「AI を活用したオートメーションの現状」

多くの企業は、初めて自動化を開始するとき、生産中のロボットの数とテクノロジーを使用する従業員の数に基づいて成功を評価します。これらは追跡すべき重要な指標ですが、プログラムは最終的にはビジネスにどれだけの価値をもたらしているかに基づいて判断される必要があります。

ベイン・アンド・カンパニーの報告書では、自動化されたプロセスが十分な財務的価値を生み出すことを保証するために、著者らは「厳格な検証プロセス（多くの場合、財務管理者の承認を伴う）」を推奨している。さらに、「プロジェクトを開始する前に、企業はプロジェクトが影響を与える価値インセンティブ、成果測定の KPI、および明確に定義されたタイムラインを特定する必要があります。」そうすることで、自動化プログラムを効率的に拡張し、長期にわたって持続的に価値を提供できるようになります。

数十年にわたる業界リーダーであり、UiPath AI10 Award 受賞者であるインテルは、新しいテクノロジーから価値を実現するために何が必要かを熟知しています。同社の CEO は組織に対し、「AI をあらゆる場所に導入する」よう要求しました。最高貿易責任者兼国際貿易グループのゼネラルマネージャーであるジェフ・リットナー氏は、これを UiPath プラットフォームを通じて実行しようとしました。  

リッテナー氏のグループは、国の規制を遵守し、適時に国境を越え、必要に応じて政府と連携する責任を負っています。インテルでは、24 時間 365 日、何百万もの出荷が世界中で行われています。このような規模では、効率の向上は大きな節約を意味します。

取引フォームのタイプミスにより業務に問題が生じた後、リットナー氏は、彼のグループが「指を使わない取引」という目標を達成するために AI を活用した自動化を追求する必要があると判断しました。手動トランザクション処理に伴うタイプミスや数え切れないほどの時間により、これは素晴らしい自動化候補となりました。リットナー氏は、UiPath プラットフォーム内で利用可能な機械学習 (ML) 機能を使用してプロセスを自動化するようグループに挑戦しました。

結果は驚くべきものでした。わずか 4 か月で、インテルは 56,000 以上の製品を 99% 以上の精度で分類しました。彼らは、UiPath AI Center™ (UiPath プラットフォームで利用可能なツール) と ML モデルを使用して、パイプラインを流れる製品のコードを予測し、関連する手作業を大幅に削減しました。  

インテルは、より多くの量と絶えず変化する規制に対応するために、自動化プログラムを拡大する予定です。重要な点は、リットナーとインテルが最初に組織全体に自動化を広めることに重点を置くのではなく、ビジネスに大きな価値をもたらすワークフローを最初に特定したということです。 

UiPath FORWARD VI のステージではリットナー氏も参加してくれました。インテルが成功する自動化プログラムをどのように作成し拡張するかについて詳しくは、会話のリプレイをご覧ください。

3.経営陣の賛同が重要

経営陣の強力なサポートがなければ、自動化プログラムは「必要なリソース、必要な勢いと方向性を確保するのに苦労するでしょう。」

このサポートはどのようなものですか? Bain &Company のレポート作成者によると、これには「潜在的な障害を回避し、部門を超えたコラボレーションを確保し、自動化の取り組み全体を通じて継続的な取り組みを確保する」ことが含まれます。

出典:Bain &Company、「AI を活用したオートメーションの現状」

Quest Diagnostics は、プロセスの早い段階で上級幹部の関与を得ることで、上級幹部からのサポートを確保することができました。 Quest のビジネス プロセス オートメーション ディレクターである Robert Steliga 氏は、プロセス発見フェーズで経営幹部と会話することで、ROI が最も高い自動化の機会を調整するのに役立った、と説明しました。また、AI を活用した自動化ツールの完全なスイートを備えたベンダーが、価値創造の最大化に役立つことにも気づきました。

編集者注：Steliga は、UiPath FORWARD VI で Quest の自動化の取り組みについて共有しました。この録音は「The Best Bits」の第 2 巻に収録されています。期間限定で、Steliga のセッションと FORWARD VI のすべての「The Best Bits」があなたの受信箱に直接送信されます .

ステリガ氏と彼のチームは、UiPath プラットフォームがクエストにとって最良の選択肢であると判断し、UiPath コンサルタントと協力してパンデミック中の 新型コロナウイルス検査プロセスを加速するために自動化を使用しました。経営陣は、UiPath Document Understanding のようなツールがビジネスにもたらす大幅な効率化をすぐに認識しました。

この認識により、チームは新しいソリューションを模索する許可を得ました。ステリガ氏は、「新型コロナウイルス危機から抜け出した後、私たちは振り返ってこう言いました。『これはうまくいきました。多くの時間とお金を節約できました。これをもっと戦略的に検討してみませんか?』と言いました。」

彼らはまさにそれを実行し、最終的に自動化プログラムに新しい AI 機能を導入することになりました。

2023 年の今、私たちは UiPath プラットフォーム全体を使用してカスタム AI および ML モデルの構築を開始しました。これにより、私たちはプラットフォーム全体での経験を積んだため、非常に良い立場に立つことができました。 

Robert Steliga 氏、Quest Diagnostics Incorporated、ビジネス プロセス オートメーション ディレクター

ビジネス プロセス オートメーション チームは、自動化の取り組みに戦略的な方向性を提供しましたが、初期の成功により、より広範囲にわたる経営陣のサポートを確保することができました。 Steliga 氏によると、上級幹部は現在、自動化による直接的なコスト削減などの「ハード」のメリットと、従業員の満足度の向上や患者と過ごす時間の増加などの「ソフト」のメリットの両方を認識しているとのことです。

4.変更を全体的に管理し、すべての関係者が同じ認識を持っていることを確認します

数年前に企業が初めてロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）テクノロジーを導入し始めたとき、仕事の不安を抱える従業員からの抵抗に遭った企業もあった。ソフトウェア ロボットが従業員の仕事に取って代わるのではなく、従業員の仕事の効率化に役立つことを従業員に説明することで、組織全体の賛同を得ることができました。

出典:Bain &Company、「AI を活用したオートメーションの現状」

AI を活用した自動化にも同様の取り組みが必要です。ベイン・アンド・カンパニーのレポート作成者は、新しいテクノロジーが市場に登場するにつれて、「従業員は新しいシステム、職務の変更、責任の変更による不確実性に直面します。効果的な変更管理はこれらの懸念に正面から取り組み、理解を促進し、適応性を促進し、新しい方向性に対する集団的な所有権を構築します。」

さらに詳しく:変更管理戦略が自動化の導入をどのように推進するか

従業員のサポートを重視しない自動化プログラムは失敗する運命にあります。そのため、「テクノロジーが急速に進歩する時代において、成功する組織の真の差別化要因は、変化を総合的に管理し、すべての関係者が連携し、権限を与えられ、自動化プロジェクトを最後まで見守ることに確実に投資できる能力にあります。」

電気通信グループの Orange Spain は、自動化への取り組みを開始して以来、すべての関係者、特に従業員にサービスを提供することの重要性を認識してきました。ハビエル・カステヤノスはオレンジ・スペイン内でロボット工場を経営しています。

同社独自の推定によると、2017 年以来 1 億ユーロを節約できました。

Robot Factory はさまざまな事業部門からの 13 人のチームでスタートして以来、現在では 100 名を超えるスタッフを擁し、社内に広く知られるようになりました。また、組織全体のチームと連携して自動化の機会を特定する「RPA アンバサダー」も配置しています。

しかし、ロボット ファクトリーは現在、従業員からの強力なサポートを受けていますが、当初は少々困難な状況でした。

従業員の間では当初、ロボットが「仕事を奪い」、解雇されるのではないかという懸念があった。そこで…私たちは、この最初のロボット導入とそれが従業員をどのように助けたかについてビデオを作成しました。そして私たちはそれを組織全体に示し、ソフトウェア ロボットが個人をこの種のタスクから解放し、自分の才能を活用してより価値の高い仕事を実行できるようにするのにどのように役立つかを明確に強調しました。

ハビエル・カステヤノス氏、オレンジ・スペイン、ロボット工場長

カステヤノス氏はまた、自動化に関する従業員のトレーニングが「この取り組みの成功の基礎となっている。テクノロジーに対する恐怖を軽減する一方で、従業員にビジネスの運営方法を変える動機を与えることにもなる」と述べた。現在、Orange Spain の従業員は誰でも、社内の Robot Factory ウェブサイトを通じて自動化のアイデアを提案したり、進捗状況をリアルタイムで追跡したりできます。

Castellanos と Robot Factory の従業員は、自動化への取り組みを通じて関係者の満足を維持することができました。経営幹部は自動化によって得られる大幅な節約に満足しており、従業員と顧客は自動化によって実現されるエクスペリエンスの向上に満足しています。

5.自動化によって解放されたリソースを組織内の成長分野に割り当てます

多くの経営幹部は、自動化プログラムの最終目標は効率の向上であると考えています。報告書の共著者であるシェルトン氏とバーキン氏が指摘しているように、これは単なる始まりにすぎません。 AI を活用した自動化による ROI のほとんどは、組織が人材と投資を成長分野に配置できるようになり、効率が向上した後に得られます。

出典:Bain &Company、「AI を活用したオートメーションの現状」

これが具体的に何を意味するかは、各企業の独自の特性によって異なります。場合によっては、自動化によって時間を大幅に節約したチームは、同じ役割を継続し、自分たちの範囲内でより付加価値の高いタスクに集中することがあります。また、企業は、従業員をそのスキルや創造性が活かせる他の分野に異動させることで、より大きな価値を提供できると考えています。

詳細はともかく、ベイン・アンド・カンパニーのレポート執筆者らは、「AIや自動化が主流となっている時代であっても、人間の要素は企業の中心にあり続ける」と強調している。彼らの調査では、回答者の 64% が、AI を活用した自動化の導入後に人員削減が行われないか、雇用の増加が見込まれていないことが明らかになりました。

半導体会社アプライド マテリアルズは、自動化で大きな目標を達成したいと当初から認識していました。アプライド マテリアルズ社のプロセスおよびテスト自動化マネージャー、ヘザー ウィットフィールド氏は次のように述べています。「私たちはあちこちで数時間を節約したいのではなく、仕事のやり方を変える新しいツールセットを探していました。」彼らは最初の取り組みを財務部門に集中させましたが、財務部門は、リソースを増やさずに社内ビジネス パートナーのサポートを強化するという、手ごわい課題に直面していました。これは、財務チームが効率を高めるための自動化ソリューションと、節約した時間を使ってより強力なサポートを提供する計画を必要としていたことを意味します。

アプライド マテリアルズは「初日から全力を尽くし」、「ほとんどの企業がうらやむような規模と速度で自動化の成功を達成」し、125,000 時間を超える時間を節約しました。多くの組織は、この結果を羨望しているだけではなく、これを自動化プログラムの最終目標とみなしています。

アプライドマテリアルズは違いました。彼らは、UiPath プラットフォームを通じて得られた時間とリソースの節約を利用して、「成長を促すためのより適切、より迅速、より賢明な意思決定を行う」とともに、人材とリソースを研究開発にシフトしました。

AI を活用した自動化を早期に導入した企業には大きな利点があります

これらの行動は、あらゆる種類の企業が自動化を使用して AI を稼働させて実際の成果を達成するための青写真を提供します。しかし、レポート著者が述べているように、「生成 AI を含む AI を活用した自動化が、計画を持っている組織と持たない組織の間に大きなくさびをもたらすことは明らかです。これにより、利点が増幅され、今後の市場再構成において早期導入者がより強い立場に置かれることになります。」

したがって、AI を活用した自動化の取り組みから最大の ROI を実現するには、これらのベスト プラクティスを念頭に置き、できるだけ早く開始してください。そうすることで、組織は AI 時代に成功するための素晴らしい立場に立つことができます。