自動化をマスターする:プログラムをビジネス戦略に合わせる - 実践的なステップバイステップ ガイド

「自動化する必要がある。」これは、私が長年にわたって数え切れないほどの自動化チームのメンバーやリーダーから聞いてきた言葉です。これは通常、最高情報責任者 (CIO) やその他の IT リーダー、アーキテクチャ チーム、または長期にわたるデジタル トランスフォーメーション プログラムからのトップダウンの命令の結果です。それが戦略に根ざしており、ビジネスや大企業の目標との整合性が根付いていることはほとんどありません。私はそれを誰かにハンマーを与えて、できるだけそれを使わなければならないと言うのと同じだと考えています。 「理由」が明確に定義されていないと、自動化するプロセスを見つけたり、ビジネス関係者と連携したり、ビジネスに大きな ROI を証明したりすることにチームメンバーがイライラしながら自動化プログラムが何年も進む可能性があります。

そもそも「なぜ」自動化するのかを理解するまでは、「どのように」についても話すべきではありません。今日は、最も成功した自動化プログラムで何度も機能しているのを私が何度も見てきた、規範的でシンプルな公式を見ていきます。明確に定義された「理由」から始まり、重要なビジネス成果を達成するための規範的な「方法」に到達します。

正当な理由による自動化

目的地がわからなかったら、車に乗ってそのまま走り始めますか?重要な投資である自動化プログラムが目的のないものにならないようにする必要があります。

あなたの自動化チームは、一度に 1 つのプロセスで自動化パイプラインを構築するために、さまざまなビジネス関係者に「自動化を販売」しようとしていますか?申し訳ありませんが、それは自動化プログラムに目的がないことを意味します。チームは、ビジネスにツールと価値を売り込むという難題に直面しています。

自動化の結果として新しい目標を作成する必要はありません。実際、必要なのはプログラムを既存のビジネス目標に結び付けるだけです。

あなたの会社は今年、売上高の増加を目指していますか?収益を生み出すチームを加速できるプロセス (新旧) に自動化を接続する必要があります。

新しい製品やサービスを市場に投入したいと考えていますか?新しい製品やサービスを立ち上げるための重要なパスであるあらゆるプロセスに自動化を接続する必要があります。

要点はわかります。

自動化が戦略的であるのは、自動化の機会のパイプラインが、企業がすでに目標としている戦略に直接接続されている場合に限られます。これらは、会社の決算説明会でよく聞かれる戦略です。それは、経営幹部が従業員全員参加の会議で話していることであり、CEO がさまざまな第三者からのインタビューで話していることでもあります。

これらの目標を見つけるのは難しいことではありません。必要なのは、どこに目を向けるべきかを知って、組織内の幹部に対するてことしてプログラムを位置づける大胆さを持っていることだけです。

自動化に対する適切な需要を構築する

私は、一部の自動化プログラムがその自動化プログラムの需要を開拓するために何年も苦労しているのを目撃してきました。一貫して、問題は、前述したように、ビジネスの最も重要な優先事項とのつながりが欠如していることであることがわかります。

もう 1 つの問題は、積極的な収集活動を通じて自動化パイプラインを構築する能力が不足していることです。私は通常、自動化チーム (通常は IT) がさまざまな関係者にマーケティング自動化を行い、企業が自動化の機会を自ら提案することを期待するという形でこれを目撃しています。この「マーケティング アプローチ」によってある程度のアイデアが生み出されることもありますが、そのアイデアが経営幹部が気づくほど大きく、影響力があり、重要であることはめったにありません。

その理由は、通常、プロセスの一部しか見ていない個人の投稿者が、自分の経験に焦点を絞ったアイデアを提出するためです。これにより、大きな価値をもたらすエンドツーエンドのプロセスを必要としない自動化のアイデアが生まれます。私はこれを「ボトムアップ戦略」と呼んでいます。この方法で始めるのは簡単ですが、自動化プログラムは、企業の最高レベルの戦略と優先順位に戻るトップダウン戦略とも組み合わせて初めて拡張できます。自動化プログラムの検出機能を成功させるための簡単な公式は次のとおりです。

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自動化の機会には複数のパイプラインが必要です。ビジネスの優先順位ごとに 1 つのパイプライン、またはビジネス ユニットごとに 1 つのパイプラインです。

割り当てられた組織内のビジネス リーダーと協力して、事業部門の中核戦略と目標に合わせた高価値の自動化の機会を特定することを唯一の役割とする専任の (フルタイム) 従業員が必要です

UiPath プロセス マイニングやタスク マイニングなどのテクノロジーは、発見アクティビティを支援する必要があります

最終的に、プログラムが成熟し、これら 3 つの要素が組織内で機能するようになると、組織内の自動化ユーザーやシチズン デベロッパーもパイプラインを自動化の機会で満たすようになります。

自動化プログラムの適切なガバナンスと実行

「自動化プログラムを成功させるには、センター オブ エクセレンス (CoE) に何人雇う必要がありますか?」これは、業界全体のエグゼクティブ スポンサーと自動化実践者の両方からよく聞かれる質問です。私の答えはいつも「それは間違った質問です」です。

簡単なたとえを挙げてみましょう。あなたがラップトップ コンピューターを販売する会社を経営していると想像してください。この取り組みは、これらのラップトップを生産するためにどのくらいの規模の倉庫を購入する必要があるかを決めることから始められますか?それとも、世界的な機会とビジネス目標に基づいて、生産する必要があるラップトップの数を予測することから始めますか?

同じ概念が自動化プログラムにも当てはまります。

組織が新製品をより早く市場に投入して、今後 2 年間で収益を 20% 増加させることを目標としている場合、または組織が 1 億ドルのコストを削減しようとしている場合、目標を達成できるように、それに応じて人員配置を調整する必要があります。

より高いレベルのビジネス目標を理解し、それらの目標を達成するための手段として自動化を使用するために経営陣の調整が得られると、どれくらいの規模の「工場」または CoE が必要になるかを特定し始めることができます。

もう 1 つ明確にしておきたいのは、CoE は社内で自動化が使用される場所に関する戦略を主導するものではなく、またそうすべきではないということです。倉庫管理者がどのような製品を生産するかを決めるわけではないのと同じです。

CoE は「工場」です。CoE は、自動化を迅速かつ効率的に、高品質で提供し、増大する需要に対応するために迅速にスケールアップできる機能を備えた重要な組織です。

私は、CoE が大規模な自動化バックログで「行き詰まり」、スケールする能力がないのを何度も見てきました。これらの問題は、新しいビジネスユニットが加わったとき（または自動化が必要なミッションクリティカルな取り組みがある場合）、配信をスケールする方法について事前の計画が欠如していることが原因です。

ここで本題に入りますが、ベストプラクティスは、社内の人材だけに依存しないことです。そうすることで、コストが法外に高くなるだけでなく、人材を迅速に確保することが困難になる可能性があるためです。

ビジネス アナリスト、開発者、アーキテクトの強力なベンチを備えたサードパーティの配信パートナーを活用することで、数週間以内に大幅な配信能力を増強するためのレバーをすぐに引くことができます。さらに、多くの配達パートナーは地理、言語、価格設定に柔軟性を持っており、自動化プログラムが世界的に拡大し、配達コストを削減する機会を模索している場合に有益です。

適切な会計処理を行っていることを確認してください

追跡値は検証値と同じではありません。

私は何十人もの自動化リーダーと話をしましたが、彼らは会社で何千時間または何百万ドルを節約できたかを自慢するのが好きです。

私の反応は通常、「それは素晴らしいですね! 最高財務責任者などのエグゼクティブ スポンサーはこのプログラムについて何と言っていますか? 彼らは ROI に満足しており、規模を拡大するためにさらに投資する可能性が高いと思います。」 です。

そのコメントに対して、私はたいてい「ヘッドライトに映る鹿」のような表情をする。そして、何が壊れているのかを正確に知ることができます。自動化チームは可能な限り自動化を推進していますが、企業はその価値についての合意に取り組んでいません。あるいは、ビジネスに変更を加えてその価値をどのように「獲得」するかについて合意がありません。

重要なポイント:経営幹部のビジネス スポンサーが自動化プログラムによってもたらされる価値に同意しておらず、定量化可能な影響について語れない場合、プログラムは失敗しています。

他のほぼすべての取り組みと同様、自動化プログラムは科学プロジェクトとして開始されることを意図したものではありません。多大な投資が必要であり、先ほども述べたように、ビジネス目標に沿ったものとなっています。

先ほど説明した手順を読んだ後は、自動化を実現するための価値を促進するビジネス目標をすでに設定している必要があることがわかります。重要なのは、ライフサイクル全体を通じて確実な価値測定と検証ガバナンスが存在することを保証することです。

推奨される手順は次のとおりです。

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企業全体の経営幹部は、それぞれの組織内で「価値がどのように実現するか」を特定します。これは、たとえば、CoE が従業員の年間数千時間の時間を相殺する自動化を実現する場合、企業はその節約をどのように「回収」するかについての戦略を持っていることを意味します。雇用予測から従業員数を削除するのでしょうか?従業員を再編して他の戦略的取り組みに移すつもりでしょうか?ここで私が言いたいのは、ビジネスリーダーはCoEではなく、それらのことを決定しなければならないということです。私はこれを「価値実現戦略」と呼んでいます。CoE が自動化を実現する前に、事前に定義する必要があります。

価値実現戦略が定義されたら、間もなく提供されるパイプライン内の自動化機会の価値について「ビジネスの承認」があることを保証するためのガバナンスが必要です。その理由は、ソリューションが提供された後は、ビジネス ケースと価値が問題にならないからです。これは車を購入するときと似た概念です。新車の納車後に 20,000 ドルを支払うべきか 30,000 ドルを支払うべきかを決める必要はありません。 「価値」、そして支払う価格は、事前に決定されます。

パイプライン内の価値とエグゼクティブ スポンサーに提供される価値を定期的に報告します。ビジネス戦略と目標が変化するにつれて、価値推進要因と実現戦略も変更する必要がある場合があります。

自動化関連の適切なコミュニケーション

自動化は組織の運営方法を変えます。組織内の人材、プロセス、テクノロジー、情報は、5 年後には現在とは大きく異なる運用になっているでしょう。

従業員の仕事の種類を調整する必要がある場合、自動化が重要な推進力となります。そして、この変化に対して彼らの関与と支持が必要になります。

このため、自動化プログラムにとってコミュニケーションは重要な要素となります。前のセクションで述べたように、ビジネスの優先順位を設定し、プログラムに資金を提供している人々、つまり経営幹部との一貫したコミュニケーションを確保することから始まります。

これらの通信はカスケードダウンする必要があります。マネージャーは機会の特定に参加する必要があります。また、自動化が稼働する際には、変更管理も担当する必要があります。

そして最後に、組織内のすべての個人貢献者が自動化ユーザーおよび思想的リーダーになります。彼らは日々の業務で自動化を使用するだけでなく、新しい革新的なアイデアを自動化パイプラインに注入しています。彼らの関与は非常に重要です。

太字のみが成功します

成功する自動化プログラムの中核となる要素、つまり理由、需要、プログラムのガバナンスと実行、会計、コミュニケーションについて説明しました。これは単純、論理的、あるいは常識的だと思われるかもしれません。確かに、式は複雑ではありません。ただし、すべては最初の要素、つまり理由から始まることに注意してください。自動化プログラムを、経営幹部レベルのリーダーが達成に注力している戦略目標に合わせて調整することが重要です。

非常に大きな影響力を持つ自動化プログラムと平凡な結果しか得られないプログラムを分けるのは、組織の経営幹部に対して大胆なアプローチを取る勇気と計画を持った人が必要であるということだけです。 「自動化の力を利用して、お客様の戦略的優先事項を達成できます。その方法は次のとおりです。」と言う人がいます。その大胆な先見の明を持つ人はあなたかもしれません。