ハイブリッド型製造業デー2021を成功させる3つの実証済み戦略

金曜日は常に祝う理由がありますが、10月の第1金曜日はMEPナショナルネットワーク^TMにとって特別な日です。今年、10月1日（金）は製造業デー（MFG Day）です！

過去18ヶ月でMFG Dayイベントの開催方法は大きく変わりました。安全の優先、会場の定員制限、企業の出張削減により、製造業エキスポ、カンファレンス、工場見学などの従来の対面型イベントの開催に実質的な課題が生じています。終日（または週単位）のバーチャルプログラミングも、観客の注意持続時間が短いこと、参加者の交流・ネットワーキングニーズ、「Zoom疲れ」があるため、常に最適な解決策とは限りません。では、なぜ対面とバーチャルを組み合わせたハイブリッドイベントを開催するのでしょうか？両方の体験を組み合わせることで、参加者の増加と、より広範な地域・全国からの参加を可能にします。

ハイブリッドイベントとは

成功するハイブリッドイベントには、単なるZoom会議リンク以上のものが必要です。全ての参加者の体験を豊かにする方法を意図的に考える必要があります。対面イベントで機能することが、バーチャル参加者にそのまま通用するとは限りません。成功するハイブリッドイベントには、異なる方法で同様のニーズを満たすバランスが求められます。MFG Dayのお祝いにハイブリッドイベントを検討しているなら、全員がポジティブな体験を持って帰れるよう、以下の3つの方法を実践してください。

1. 参加者を惹きつけ続ける

素晴らしいイベントの鍵は、優れたコンテンツを提供することです——ニーズの高いトピックを決定し、ダイナミックなスピーカーを招くこと。しかし、ハイブリッドイベントではこれだけでは不十分です。両方のオーディエンスがこれらを異なる形で体験するからです。いくつかのヒントをご紹介します。

• コンテンツの長さに注意。 バーチャル参加者の注意持続時間は対面より短い傾向があります。スケジュール作成時にこれを考慮しましょう。連続したセッションの並びを見直し、濃いプレゼンテーションは投票や「この意見に同意しますか？」といった観客参加の機会で区切ります。
• 照明と音声を考慮。 照明不足、マイクのハウリング、騒がしい背景設定などは、バーチャル参加者の気を散らし、不快感を与えます。ハイブリッドセッション前に、バーチャル参加者向けの施設照明と音声をテストする十分な時間を確保しましょう。パネル中はバーチャル参加者をミュートにし、バーチャルパネリストも発言時以外はミュートにすることで、気を散らす要因を排除できます。
• 時間厳守。 プログラムを時間通りに進行させることがこれまで以上に重要です。リモートワークの柔軟性により、バーチャル登壇者や参加者は他の予定が増えています。開始遅延や予定超過は、次の会議に遅れる原因になります。また、タイムゾーンの違いがリモート登壇者・ゲストの問題になり得ます。時間通りに進行すれば、観客は時計を見ずに集中できます。
• 場所移動のロジスティクスをテスト。 スケジュールの一部で参加者の移動が必要な場合（工場見学など）、オンライン参加者も一緒に連れて行く方法を事前に検討しましょう。不可能なら、スケジュールから外すか、対面参加者以外の代替案を用意します。

2. 全ての参加者とコミュニケーションを取る

対面イベントでは、セッション進行役を指名し、セッション紹介、質疑応答、席案内、質問対応を行うのが一般的です。バーチャル参加者にも専任のリソースを用意しましょう。

• バーチャル進行役を指名。 チャット機能を監視し、技術的問題を支援し、オンライン質問を登壇者に伝えます。リモート参加者向けの特定情報も伝達できます。
• チャット機能でバーチャル参加者を巻き込む。 リモート参加者も会話の一部になりたいと考えています。コンテンツに関連した質問や、オンライン観客について知る質問を投げかけましょう。このフィードバックを登壇者に提供し、必要に応じて説明を補足させたり、観客構成に合わせて情報を再調整させたりできます。
• 対面参加者にリモート参加者の存在を意識させる。 登壇者と対面参加者に「オフサイトで参加している方々がいます」と伝えましょう。この小さな行動で、自宅やオフィスから参加している人々が「忘れられていない」「自分たちの参加も考慮して設計されている」と感じられます。

3. コミュニティを創る

対面イベントの最大の魅力は、ネットワーキングと少人数の分科会セッションです。これらのバーチャルオプションがないと、オンライン参加者は大きなフラストレーションを感じます。以下を確実に実施しましょう。

• バーチャル分科会ルームを作り、フィードバックを共有。 オンライン分科会ルームが可能なプラットフォームを使い、バーチャル参加者が意見交換や共同作業ができるようにします。バーチャル進行役がこれらのセッションから得られたフィードバックを全参加者と共有するか、バーチャル参加者からチームリーダーを指名して全体で発表させます。
• ネットワーキングのためにプラットフォームを活用。 一部のプラットフォームには、参加者が「テーブル」に座ってネットワーキングできるバーチャル交流スペースがあります。これらを利用し、ネットワーキング時間を設定しましょう。これによりオンライン参加者同士、および対面参加者と、個人デバイスを使って繋がれます。オンライン参加者にバーチャル名刺交換、LinkedInでの新しいつながり、チャットでの個別・グループ会話を促しましょう。
• ゲームでアイスブレイク。 「最も遠くから参加しているのは誰か」など質問し、対面・バーチャル各1名に表彰や賞品を用意します。対面とバーチャルの参加者をペアにして、問題解決競争や相互理解を深めるゲームを行います。
• テクノロジーで距離を縮める。 施設にスクリーンが設置可能なら、対面参加者がバーチャル参加者を見られるようにします——ノートPCや、会場前方の大画面に映し出すなど。参加者が少なくタブレットがあれば、対面の各テーブルに1台置いて交流を促進できます。

追加のヒント：製造業を祝うことを忘れずに！

どのようにMFG Dayイベントを開催するにせよ、最も重要なのはアメリカ製造業の貢献を祝うことです！ハイブリッドイベント開催についてさらに情報が必要なら、MEPナショナルネットワークが喜んでお手伝いします。ネットワークはMFG Day開始以来参加しており、全州とプエルトリコに専門家がいます。詳細については、お近くのMEPセンターにお問い合わせください。