調達チームのリモートマネジメントをマスターする

リモートワークの必然と機会

超都市化への解決策として最初に導入されたリモートワークが、過去数週間で新型コロナウイルス感染拡大防止の解決策として強制されました。

伝統的に調達部門はリモートワークを行いませんでしたが、これは組織が新しいワークフローを発見し、プロセスを最適化する良い機会です。リモートワークには実際に複数のメリットがあります：

意図せずとも、調達部門はこれらのメリットを享受できるようになりました。

調達自動化プラットフォームからチャットアプリ、ビデオ通話アプリ、リソース共有プラットフォームまで、調達部門にはオフィスを離れて仕事を続けるために必要なものがすべて揃っています。リモート調達を可能にする4種類のツールを紹介します：

職場用と個人用のチャットアプリがあります。適切なアプリを使用することは、組織内のコミュニケーションを効率化するだけでなく、多くの時間を節約します。

Statistaによると、2016年までに53%の組織がコラボレーションツールを導入しており、それ以降も一貫して増加しています。ワークチャットアプリとコラボレーションツールのメリットには、コミュニケーション改善、ワークフロー効率化、生産性向上、説明責任の強化、プロジェクト管理の向上が含まれます。

組織が利用できるチャットアプリは多数ありますが、最も人気があるのはSlack、Microsoft Teams、Workplace by Facebookです。

モダンで革新的なビジネスにとって、パートナー、サプライヤー、社内チーム、投資家、顧客との質の高い関係構築と維持は不可欠です。ビデオ会議は生産性を高め、時間を節約し、出張費を削減し、全体的な協働を促進します。

画面共有をサポートするシンプルで統合されたビデオ会議ソリューションを活用することで、チームはよりつながり、生産的で、エンゲージされた状態になれます。また：

デジタルワークフォースを実現：ビデオ会議は物理的な場所に関わらず人間的なつながりを維持し、意思決定を加速し、グローバルな協働能力を向上させます
コミュニケーションと文化を結集：リモートワークは生産性を高めながら出張コストを削減できます；ビデオ会議は対面コミュニケーションの人間的つながりをすべてのやり取りにもたらす独自の能力を持ちます
コミュニケーション信頼性の向上：ビデオ会議はチームおよびサプライヤーとの迅速かつ安全なコミュニケーション手段を提供します

最も人気のあるビデオ会議ソフトウェアは、Skype、Google Hangouts、Cisco Webex、GoToMeeting、Zoomです。

最近まで、ほとんどの組織は増え続けるファイルコレクションの保存に社内サーバーに依存していました。今日、データをクラウドサーバーでオンライン保存することが一般的になりつつあり、無制限のストレージを可能にします。さらに、データは世界中のどこからでも簡単にアクセスできます。

Google DriveやDropboxのようなリソース共有アプリのメリットには、クラウドストレージによる災害復旧、攻撃とハードウェア障害からの保護、コスト削減、サプライヤーや同僚との簡単な共有、ファイルやドキュメントのアクセスと編集のための協働が含まれます。

伝統的に調達プロセスには多大な手作業が必要でした。しかし、モダンなツールにより、製造業者は多くの手作業タスクを調達自動化ソリューションに委ねることができます。その見返りとして、調達プロセス改貴重な内部リソースを意思決定と戦略立案に解放できます。

調達自動化ツールは以下を可能にします：

簡単なRFx管理：オンラインRFI、RFP、RFQを使用することで、組織はサプライヤーとより容易にコミュニケーションでき、すべてのステップを自動かつリアルタイムで追跡できます
オンラインオークション：トップパフォーマンス企業は大幅なコスト削減を確実にするためにE-オークションを使用します
オンライン文書承認：購買依頼からカスタム承認、発注書から請求書、三方照合まで、調達自動化ツールは調達マネージャーがあらゆる文書をオンラインで署名・承認できるようにします
サプライヤー管理：ブランドにとって最も戦略的と判断されるサプライヤーと特に、相互に有益な関係を構築することは、品質、効率、イノベーション、コスト削減、廃棄物削減、サプライチェーン強化の鍵です
契約管理：調達自動化プラットフォームは、移行管理とパフォーマンス監視に対応し、買い手と売り手の両方が商業的・契約上のコミットメントを果たすことを支援することで、契約マネージャーが適切に契約を管理できるよう支援します

Alina Naftanaila氏はクラウドベースE-調達プラットフォームProkuriaの共同創業者です。

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