テイルスペンド管理のマスターガイド：調達プロフェッショナルのための実践的アプローチ

リーン調達組織が抱えるテイルスペンドの課題

企業調達部門がますますリーン化し、バイヤーがより少ないリソースでより多くのことを求められる中、比較的支出ボリュームが少ないテイルスペンド経費が、調達リソースがより充実していれば得られていたのと同じ注目を得られないのは当然のことです。

低支出ボリューム≠節約機会なし

しかし、低支出ボリュームが必ずしも節約機会の欠如を意味するわけではありません。これらのあまり管理されていないカテゴリーこそ、サプライヤーマージンが最も厚い場所だからです。

リーン調達の代償

これはリーン調達のコストの一つです：特定のテイルスペンドカテゴリーにおける良い機会に行動できないこと。

現場レベルでの非交渉可能な経費

プラントを運営するには、ユニフォームサービス、廃棄物回収業者、害虫駆除技術者が定期的にスケジュール通りに現れる必要があります。これは非交渉可能です。ユニフォームは納品されなければなりません。廃棄物は運び去られなければなりません。害虫は駆除されなければなりません。そのため、契約が満了しようとするとき、通常これらの領域で支配的な社内慣性を克服する瞬間が訪れます。

反応的戦略の限界

それらの短い瞬間、これらの下位経費は忙しいバイヤーの優先順位リストのトップに上がりますが、その焦点がリーン調達部門で長続きすることはありません。すぐに新しい合意が締結されるか、延長が認められ、バイヤーはより高い優先事項に焦点を戻します。

戦略と呼べるものがあるとすれば、それは完全に反応的です：差し迫った契約満了が注意を要求する。新たなコミットメントがなされる。そして注意は別のところへ移る、再び要求されるまで。

内部慣性という最大の競争相手

これらの典型的にミスマネジメントされている経費に関して、最大の競争源は内部の企業慣性です。プラントレベルではユニフォーム、廃棄物回収、害虫駆除の確保失敗は災害かもしれませんが、来週それらのサービスで30%や40%の節約を始めなくても誰もカボチャにはなりません—それが完全に可能だとしても。

リーン調達部門の現実

リーン調達部門では、多くのバイヤーがその瞬間に完全に非交渉可能なことだけに取り組み、現在積極的に取り組んでいないポートフォリオの大部分について反応的戦略しか持っていません。

カテゴリーマネージャーレベルでの言い訳

カテゴリーマネージャーレベルで取引を逃すと、言い訳は「MROやエネルギー、物流に取り組んでいるから、今はそれに対応できない」となります。これは「現在積極的に取り組んでいないものについて戦略がない」と訳せます。

経営陣が調達チームに問うべき2つの質問

P&Lオーナー、調達リーダー、財務マネージャーは調達チームメンバーに以下の2つの質問をすべきです：

1. 現在、どのカテゴリーに深く没頭していますか？
2. 現在深く没頭していないカテゴリーについて、あなたの戦略は何ですか？

2番目の答えにそれほど感心しないでしょうし、教訓となる瞬間が生まれるかもしれません。

「良い」から「偉大」へ

最大優先カテゴリーで良い仕事をすることで仕事が上手くできることはよく言われます。しかし、仕事で偉大になるには、現在積極的に取り組んでいないカテゴリーも含め、ポートフォリオ全体にわたる戦略が必要です。

サプライヤーはあなたのリーンさを知っている

あなたのサプライヤーはあなたがリーンであることを知っており、それがあなたを標的にします。調達がますます少ないリソースでより多くのことを求められる環境では、この瞬間の最高優先カテゴリーだけでなく、すべての経費にわたる戦略を持つことが非交渉可能でなければなりません。

「積極的に取り組んでいない」≠「時間を取られていない」

あなたが注意を払っていないカテゴリーを特定する際、この現実に注意してください：バイヤーが特定の経費を「積極的に取り組んでいない」からといって、そのカテゴリーに貴重な時間を失っていないわけではありません。

気を散らす経費の不平等

気を散らすものに関して、すべての経費が平等に作られているわけではなく、テイルスペンド経費の領域には特に気が散るカテゴリーが住んでいます。レンタルユニフォームがプラント16で返却されていないとき、問題はあなたのバイヤーにエスカレートします。プラント11は廃棄物処理請求書の「コンテナオーバーフィル」料金について不平を言い、あなたのバイヤーは紛争に引き込まれます。プラント5の害虫駆除プロバイダーは、その場所に20万ドルの燻蒸が必要だと言います。本当に必要なのか？そのコストは正しいのか？

戦略がもたらす二重の効果

あなたのバイヤーはこれらのカテゴリーのいずれについても「取り組んでいませんでした」。しかし、すべての気晴らしは、実際に「レーダー上にある」高優先度イニシアチブの生産性を確実に食い尽くしています。

適切な戦略があれば、これらのカテゴリーでコストを削減できるだけでなく、そこから発生する継続的な気晴らしを減らすことでチームの生産性も向上させられます。

ステルスな攻撃への防御機構

これら「レーダー下」のテイルスペンド経費の多くについて言えることは：定義上、それらはステルス的です。あなたが見ていないときに攻撃してきます。そして私たちが議論したように、攻撃されているのはあなたのボトムラインだけでなく、チームの貴重な時間とミッションフォーカスでもあります。したがって、これらの継続的な攻撃に対する防御機構を組み込まない戦略は不十分です。

契約だけでは不十分

効果的な契約だけでは、これらのカテゴリーでは決して十分ではありません。最適な契約でさえ、サプライヤーの支出増加への全範囲の努力を防いだり、現場レベルの気晴らしがチームの生産性を食い尽くすのを防いだりすることはできません。必要なのはより良い契約ではなく（それも必要かもしれませんが）、より良い戦略です。

ソリューション選定の注意点

経費管理の世界は、節約を提供するプレッシャーを感じている過重な調達部門向けに多くのソリューションを提供しています。選択肢を調査してくださいが、注意してください：提供される多くの「ソリューション」は、複雑なテイルスペンドカテゴリーでもっとも厄介で継続的な問題を解決せず、あなたはいつも耐えてきた同じ気晴らしとボトムライン侵食に対処することになるでしょう。

ソーシングとディールメイキングを超えて

あなたの戦略はソーシングとディールメイキングで終わってはなりません。多くのテイルスペンド経費では、管理なしの調達を提供する戦略は的を外し、あなたをさらしたままにします。しかし、正しい戦略はあなたが必要とするクイックウィンを提供しながら、ビジネスの持続的な問題領域も解決できます。たぶん entonces、あなたはついに自分の尻尾を追いかけるのをやめられるでしょう。

Rich Ham氏はFine TuneのCEOです。