高等教育機関における必須の資産保全戦略

近年、高等教育機関における効果的な資産保全管理の必要性がますます明確になっています。 昨年、世界中の大学はCOVID-19パンデミックへの適応を迫られ、授業、スタッフ、資産の管理の新しい方法を見つける必要がありました。 オンライン学習とリモート教室への大規模な移行は、多くの機関にコスト増大と大幅な計画時間をもたらしました。 米国の学部生登録者数が着実に増加し、2029年までに1,700万人の学生に達すると予測される中、学校が需要に対応するための最良のシステムと設備を整えることは極めて重要です。

質の高い教育を提供するため、ほとんどの学校はより包括的で接続された学習体験を提供するために、常に新しい資産を取得しています。 あらゆるキャンパスや学校施設プログラムの主要な部分は、資産保全管理です。 整理されたシステムのメリットには、長期計画の改善、機器と維持管理コストの削減、可視性の向上が含まれます。 本記事では、資産保全管理プログラムで考慮すべき5つのベストプラクティスを探ります。

1. シンプルな資産貸出プロセスを作成する

講師と学生の両方が、書籍、コンピューター、AV機器、消耗品など、多様な学校教材へのアクセスを必要とします。 シンプルで効果的な貸出プロセスを設定することは、貸し出し資産を適切かつ効率的に追跡する最良の方法です。 資産がどこにあり、誰が持っているかを理解することで、保全作業の調整がはるかに容易になり、資産の紛失や盗難の可能性が低減します。 貸出プロセスは、新しいクラスを始める際の学生オリエンテーション業務を完了する教員の負担も軽減します。 各資産に専用の施設バーコードタグを配置することで、プロセスをさらに効率化し、システムへのアイテムの出入り記録を容易にできます。

2. 予防的資産保全を怠らない

機関にとってよく構造化された保全プログラムがあっても、適切な計画の明確な必要性は残っています。 機器故障と予期せぬ修理は、時間とコストの両面で負担となり、スタッフと予算に追加の重荷を強います。 専用のEAMや類似システムを使用すれば、コストを追跡できるだけでなく、保全活動のスケジューリングと追跡のための優れたフォーマットも提供されます。

予防保全が他の形態の設備維持と同様に重要であることを忘れないことも大切です。 正式な資産管理プログラムには定期的なレポートが含まれるべきで、スタッフと管理職が最近のデータを見直し、改善が必要かどうかを判断できるようにします。 これらのレビューは、必須資産と機器が今後のイベントや特別プロジェクトで利用可能かどうかを確認するのにも役立ちます。

3. 明確な資産管理責任を定義する

平均的な学校や大学キャンパスには、管理すべき多くの異なるタイプの資産があります。 これらには、家具、オーディオビジュアルシステム、電話などの通信機器、ノートパソコン、プリンター、ファックス機などのコンピューティング機器、照明やHVAC機器などの建物・施設資産が含まれる場合があります。 スタッフ、ITチーム、保全担当者間で作業を調整するために、各役割または部門の明確な責任を定義することを検討してください。 各資産は、そのタイプ、経年、使用レベルに基づいて固有の保全ニーズを持ちます。 これらの責任を定義し、電子システムを通じて作業を割り当てることで、少人数のチームでも多数の資産をサポートすることが可能になります。

4. デジタル資産に注意を払う

今日の教育教材の大半は、バーチャルクラス、課題、スケジュールなど、デジタルで提供されています。 多くの学生は、機関自体が管理するさまざまなソフトウェアプラットフォームへのアクセスも必要とします。 ソフトウェアライセンス情報を資産管理システム内で追跡することが重要です。

これらのデジタル資産はしばしば見落とされがちですが、見逃されている潜在的なコスト削減がある可能性があります。 例えば、ライセンス更新をより大量にまとめて調整すれば、追加のボリュームディスカウントが適用される場合があります。 デジタル資産追跡は、ネットワークに接続された多数のスタッフと学生のコンピューター全体で新しいソフトウェア更新を管理するITスタッフの支援にもなります。

5. 予備計画のベストプラクティスを適用する

保全は、学校活動を混乱させるイベントの後に主要な優先事項となることがあります。 これは、洪水や停電などの自然災害だけでなく、COVID-19パンデミックのような完全に予期せぬ状況にも適用されます。 保全計画は、潜在的な危険を考慮し、適切な対応を含めるべきです。 さまざまなシナリオを見直す整理された予備計画チームを作成することは有益です。

移行は通常の学年でも十分に困難ですが、大きな混乱があるとさらに挑戦的になります。 これはちょうど昨年、多くの教育機関が実質的に一夜にしてリモートスクール環境への移行を強いられたときに発生しました。 既に整理された資産保全管理計画を持っていた機関は、作業活動をより組織的な方法で調整できるというメリットがありました。

今日の学校は、多様なデジタル、物理、制度的資産を管理しなければなりません。 本記事の高等教育機関向け資産保全管理のベストプラクティスに従うことで、機器故障と紛失アイテムの必要な交換を防止できます。 効果的な保全管理プログラムは、組織的で透明性があり、計画的および非計画的な活動の両方を処理できるものでなければなりません。 耐久性のある施設資産管理タグと資産管理・保全ソフトウェアソリューションの使用を含む適切な計画により、学校は教員とその他のスタッフの事務負担を軽減し、学生に集中して質の高い教育を提供できるようになります。