宗教団体が施設管理ソフトウェアを導入する理由

すべての教会がシスティーナ礼拝堂になれるわけではありません。しかし、ささやかな礼拝所であっても、適切に実装された施設管理ソフトウェアの恩恵を受けます。

多くの営利企業とは異なり、宗教団体は、増大する経済的不確実性と、熱心ではあるが一時的なボランティアで構成される労働力に対処しなければならないことがよくあります。いずれの場合も、施設管理ソフトウェアは正しい道を歩むのに役立ちます。

節約

座って家計を立てるとき、最初に行うことは、毎月入ってくるすべてのお金を合計することです。次に、その合計をさまざまな費用に分割し、残ったものを貯蓄に回します。しかし、平均的な礼拝所では、月ごとにいくらのお金があるかを知る余裕がないことがよくあります。寄付箱には常に異なる金額があります。時にはベイクセールが大盛況。また、投票率が予想を下回る場合もあります。会衆内の家族が突然経済的な援助を必要とするかもしれません。あるいは、メンバーが思いがけない利益を享受し、多額の寄付を行うことを決定する場合もあります。

彼らの経済状況は急速に変化する可能性があるため、礼拝所は常に質素である必要があり、明日の不確実性に対して今日を節約します.礼拝所は施設管理システムで次の方法で費用を節約できます:

• 予防保守による資産寿命の延長
• 在庫追跡によるコスト削減
• 修理と交換の予算を事前に立てる

資産寿命を延ばす

フル機能の施設管理ソフトウェアの大きな強みの 1 つは、予防保守の作業指示書 (PM) をスケジュールできることです。物事が壊れるのを待つのではなく、予防保守モデルを使用すると、一歩先を行くことができ、大きな費用のかかる問題になる前に小さな問題を見つけて修正することができます。これは、車のオイルをチェックしてタイヤをローテーションするのと同じ考え方です。

良い例は、建物の暖房、換気、空調システムです。定期的な検査と、ほとんどの場合、季節ごとのクリーニングが必要です。 PM を設定すると、仕事が期限切れであることを電子メールで通知することができます。このソフトウェアは、PM をサードパーティ ベンダーに送信することもできます。

在庫追跡でコストを削減

小さくて安価な部品でも、一晩で発送しなければならない場合は高価になる可能性があります。在庫追跡は、必要なときに必要なものがあることを確認することで、この問題を回避するのに役立ちます。施設管理システムを最初にセットアップするときは、部品と材料の在庫を監査し、それらの数をソフトウェアにロードします。作業指示書を生成するたびに、使用する予定のものをリストできます。作業指示書がクローズされると、部品と材料が合計から自動的に差し引かれます。最良の部分は次のとおりです。それぞれにしきい値を設定できます。在庫が設定値を下回るとすぐに、メール アラートが届きます。フル機能の施設管理システムでは、ソフトウェアを設定して、ベンダーからより多くの備品を自動的に注文できます。

教会施設管理ソフトウェアは、必要以上のものを持っていないことも確認します.在庫が多すぎると、在庫が少なすぎるのと同じくらいコストがかかる可能性があることを忘れがちです。たとえば、真空バッグを考えてみましょう。バッグが足りなくて困ることはないので、予算が許す限り注文します。 1 つの問題を解決しましたが、さらに 2 つの問題を作成しました。まず、これらすべてのバッグを保管する場所を見つける方法を説明します。これの専門用語は維持費です。第二に、供給が終わる前に古い掃除機が交換されるリスクがあります。そして、覚えておいてください、それらのバッグはその 1 つのモデルにしか適合しません。古い機械を新しくて良いものに取り替えると、バッグは役に立たなくなります。

しかし、自動化されたシステムが導入されていれば、平均して何個のバッグを使用しているか (そして、その古い掃除機にどれくらいの寿命が残っている可能性があるか) を確認し、それに応じて注文することができます。運が良ければ、掃除機が最後の息を吐くと同時に、最後のバッグをいっぱいにします。

修理と交換のための事前予算

施設管理システムの中心にあるのは作業指示書です。これには、問題の説明と、修理または交換を完了するために必要な追加情報が含まれます。システムは実行されたすべての作業の記録を保持するため、1 つの資産を調べて、いつ交換が必要になるかを予測することがはるかに簡単になります。

拡声システムを取ります。その資産の作業指示書を見ると、明確な傾向がわかります。最初の 3 年間は、ほつれたケーブルをあちこち交換するだけで済みました。しかし、過去 6 か月間、マイクに問題があり、サービス中にスピーカーの 1 つが途切れたり途切れたりしました。作業指示書の履歴が目の前に表示されるので、すぐに交換する必要があることを予測して、保存を開始できます。予想外の請求に見舞われ、ローンでカバーしたり、予算のどこかを削減したりする代わりに、財政的に準備が整います。

ボランティアを組織する

平均的な営利企業は、一貫したワークフローを確立して維持できる安定した労働力を享受しています。しかし、礼拝所は多くの場合、ボランティアに大きく依存しています。これらの組織は、一時的な従業員に多くのガイダンスを提供する簡単なプロセスを導入する必要があります。

施設管理ソフトウェアは、作業指示を一貫して管理し、組織の記憶を保護することで、礼拝所の作業を支援します。

作業指示を一貫して管理する

会衆のメンバーが裏口のそばにある電球が切れているのに気づいたとき、彼らがあなたに知らせるための簡単で一貫した方法はありますか?それとも、彼女の夫であるユース・ミニストリーの責任者にそのことを話すと約束し、彼女の夫はそのことをすぐに忘れてしまう女性補助の責任者にそのことを話しますか?

施設管理ソフトウェアは、問題を報告するためのシンプルで信頼性の高いシステムを作成することで、この問題を解決します。組織の Web サイトからアクセスできるオープンな Web ポータルを使用して、会衆のメンバーはチケットを送信できます。チケットは、問題とその場所の簡単な説明です。または、問題について最初に聞いたスタッフがチケットを作成することもできます。チケットが送信されると、メンテナンス担当者に自動的に転送されます。その後、インタラクティブなフロア プラン、チェックリスト、必要な材料や部品などの追加情報を使用して、完全な作業指示書に組み込むことができます。作業指示書の割り当てと承認の準備が整い、作業が完了すると終了します。

組織の記憶を守る

非常に多くのボランティアが行き来するため、組織は特定のタスクの実行方法をまとめて忘れがちです。しかし、非常に多くの情報を作業指示書に詰め込むことができるため、施設管理ソフトウェアは永続的な集合的ノウハウを生み出します。

例として、バックドアのそばにある燃え尽きた電球に戻ることができます。ボランティアが作業指示書を見ると、実行する必要がある具体的な手順がチェックリストにまとめられていることがわかります。切れた電球の場所に関する情報だけでなく、スペアの場所に関する情報もあります。建物に 2 つのはしごがあり、小さいほうのはしごだけが奥のホールに収まる場合、その情報も作業順序に含めることができます。

次のステップ

施設管理ソフトウェアの実装は、最初は困難に思えるかもしれませんが、明らかなメリットがあります。あなたの努力は報われ、あなたが最も関心のある組織の使命の部分に集中するためのより多くの時間を得ることができます.