施設管理者がスプレッドシートからCMMSへ移行する9つの理由

企業のビジネス遂行方法は近年劇的に変化しました。コンピュータテクノロジーは、リソース、材料、タイミングの節約において、ビジネス効率の向上に大きく貢献しています。1970年代後半、スプレッドシートソフトウェアが登場し、従来の鉛筆と紙による会計と在庫管理アプローチに対する画期的な改善と見なされました。しかし、時間の経過とともに、これらのソフトウェアパッケージは、施設管理と生産プロセスを変えただけでなく、企業がエンドユーザーとコミュニケーションを取り、製品とサービスを提供する方法を変革した、新しいテクノロジーの継続的な進化に追従することが難しくなりました。これらの要因と、それらが施設管理に具体的にどう関係するかを考慮すると、業界セクターを問わず増え続ける企業が、スプレッドシートの使用を見直し、コンピュータ化メンテナンス管理ソフトウェア（CMMS）システムへの移行を進めていることは驚くに値しません。これらは、いつでも施設の運営概要、または個々の設備ステータスをユーザーに提供できる、高度に洗練されたソフトウェアパッケージです。

スプレッドシートがもはや施設管理者の好ましいツールでない理由をよりよく理解するには、その機能を把握することが重要です。まず、スプレッドシートは紙で手動作成するか、Microsoft ExcelやLotus 1-2-3などのコンピュータプログラムを使用して作成できます。スプレッドシートソフトウェアを使用すると、行と列に配置されたデータを取得、表示、操作できます。フォーマットに関係なく、スプレッドシートは一般的に数値データと短いテキスト文字列を保持し、データ関係をグラフィカルに表示するように設計されています。しかし、スプレッドシートは一般的に、データベースほど徹底的にデータ項目を構造化しラベル付けする能力を提供せず、通常データベースをクエリする能力も提供しません。低コストで、基本情報をシンプルなグラフとリストに整理するのに最適ですが、資産管理と計画のようなより複雑なタスクには向きません。

比較すると、現在のCMMSシステムは遥かに堅牢で、作業指示書の追跡、正確なレポートの迅速な生成、どの資産が予防保全や修理を必要としているかの即時判断をビジネスに可能にします。運用データを見直すことで、CMMSはビジネス予測の立案に適しています。ソフトウェアの最近の革新には、安全なクラウドベースのインターフェース、モバイルデバイスアクセス、ペーパーレス機能が含まれ、これらがさらなる使いやすさを実現しています。これらの要因を考慮すると、メンテナンス管理ソフトウェアプログラムが、メンテナンス管理システムの範囲、力、効率を欠くスプレッドシートパッケージに取って代わっています。

以下は、最適化された利益と生産性のために活用できる9つのCMMSメリットです：

1. 施設データの信頼性

2006年にInformation and Software Technologyで発表された研究によると、レビューされたスプレッドシートの88%でエラーが見つかったと報告されています。キー入力エラー、誤ったセル割り当て、誤ったデータ範囲、数式ミスなどがエラーの原因です。その結果、エラーは結果を歪め、企業運営に悪影響を及ぼす可能性があります。CMMSのデータ入力フォーマットと精度チェックは、このようなエラーの発生可能性を減らします。

2. ミスが遅すぎるまで気づかれない

スプレッドシートは、ユーザーがデータ分析に適切な数式を選択することに依存します。入力データが正確でも、間違った数式を選択すれば結果は欠陥だらけになります。これらのタイプのエラーが即座に発見されない場合、ビジネス運営への影響はコスト高になります。CMMSは、事前プログラムされた分析数式により、これが起こるリスクを排除します。

3. 時間節約メリット

スプレッドシートのデータ入力は非常に時間がかかるため、多くの企業が低スキル従業員を雇ってスプレッドシートにデータを入力させています。すでに指摘したエラーの傾向を考慮すると、未訓練の従業員にこの重要なタスクを管理させるのはリスクがあります。メンテナンス管理ソフトウェアプラットフォームは、データ入力を容易にし、ユーザー権限でアクセスを制限します。この機能は、ユーザーがプログラム内で変更できる内容に制限を設け、エラーから保護します。

4. スプレッドシートはデータ関係の限定的なビューしか提供しない

相当な技術的専門知識と時間があれば、スプレッドシートは非常に狭い範囲でデータを分析するようにプログラムできます。しかし、資産追跡、在庫、予防保全スケジューリングなどのメンテナンスとワークフロータスクの分析は提供できません。CMMSにはこれらの機能があり、組み込みレポートにより、資産履歴、部品、労働力などへの即時インサイトを、専門的な技術トレーニングなしで簡単に取得できます。

5. 施設メンテナンスレポートの自動化とシンプル化

スプレッドシートでレポートを生成することは可能ですが、CMMSと比較して最もユーザーフレンドリーとは言えません。円グラフ、散布図、棒グラフであれ、スプレッドシートレポートは光学的に魅力的でも即座に利用可能でもありません。ユーザーはリアルタイムで指先で情報を得たいと考えており、メンテナンス管理ソフトウェア（施設管理ソフトウェアとしても知られる）は、スプレッドシートプログラムで必要とされる数式入力なしで、マウスクリックやタブレットタップでこれを実現できます。

6. 重要な施設管理指標に関する詳細情報の提供

CMMSは施設管理のために特別に設計されています。スプレッドシートはそうではありません——少なくとも、高度なプログラミングなしでは。メンテナンスソフトウェアは、専門的なプログラミングスキルなしで、企業の機能に特化したさまざまな指標をリアルタイムで提供できます。例えば、CMMSは以下の指標をリアルタイムで生成できます：MTBR（平均修理間隔）、MTBF（平均故障間隔）、MTTR（平均修理時間）。

7. 他のソフトウェアと施設アプリケーションとの統合

施設メンテナンスソフトウェアの大きな魅力は、メール、会計ソフトウェア、ERPシステム、Active Directoryなど、他のソフトウェアとインターフェースできることです。スプレッドシートにはこれらの機能がありません。これらの最近のCMMS革新は、その効果を拡大し、施設管理者にさらなる時間節約メリットを提供します。

8. 予防保全のスケジューリング

予防保全ソフトウェア（PM）は、企業の効率性の中心であり、施設全体の運営を支援します。しかし、さまざまな設備でPMを実施するのは容易ではありません。特に大規模運営では。単一の設備のPMには、複数のタスクやステップが関わることがよくあります。スプレッドシートはこの分野で特に制限があります。なぜなら、スケジュールされたメンテナンスプロトコルを作成したり、それらの実施通知やリマインダーを送信したりできないからです。PMをスケジュールできることは、CMMSが施設管理者にとって魅力的な理由です。各設備のすべてのタスクのチェックリストを提供し、ルーチンスケジュールを作成し、通知とリマインダーを送信し、レポートを作成できます。スケジュールされたPMを実施することは、予期せぬ設備故障が減り、ダウンタイムが短縮されることを意味します。

9. 全体的な施設機能の改善

標準的なスプレッドシートプログラムの能力を超える、あらゆる企業の側面があります。これらには、労働力活用の監視、作業指示書の作成、資材と部品の発注が含まれます。総合的に考慮すると、メンテナンスソフトウェアは、技術者の配分、ルーチンメンテナンスのスケジュールに最適な時間、設備交換について、施設管理者が情報に基づいた決定を下せるよう支援します。

今日、幅広い業界セクターの企業が、成長と収益性を実現する最も効率的かつ効果的な方法を見つけることに挑戦されています。かつて、スプレッドシートは施設管理者にとって優れた低コストソリューションでした。しかし、大規模組織では、数百、あるいは数千のデータポイントを持つスプレッドシートプログラムを維持することは非現実的です。組織の資産とサービスが、ペースの速い困難な環境で成長し進化するにつれ、スプレッドシートで情報を最新に保ち、特に情報に基づいた意思決定に必要な包括的なレポートを作成することは、物流の面から困難になります。CMMSソフトウェアはこの問題の答えであり、スプレッドシートを超えた増え続ける組織を引き付ける理由です。