戦略的なユーザー権限でCMMSの効率を最大化する

CMMSで新規ユーザーを作成する際（およびそれ以降も）、適切な権限を設定することは、生産性を向上させるシンプルかつ強力な方法です。

ユーザー権限とは？

CMMSソフトウェア内でユーザーが「できること」を定義します。基本レベルでは、以下の操作を制御します。

• 閲覧
• 追加
• 編集
• 削除

例えば、ワークオーダーのみ閲覧可能なユーザー、閲覧・追加・編集可能なユーザー、それに削除も可能なユーザー、といった具合です。これはワークオーダーに限った話ではなく、デジタルフロアプランなど他の機能でも、ユーザーごとに異なる権限の組み合わせを設定できます。

各ユーザーにどの権限を割り当てるか決めるには？

ユーザーごとに固有の権限セットを作るのは現実的ではありません。代わりに、「ユーザータイプ」ごとに権限セットを決めるのがベストです。

組織により異なりますが、弊社の多くのお客様では、Hippoが以下のユーザータイプを設定しています。

• システム管理者
• 管理者
• リソース（実行者）
• リクエスタ（依頼者）

これらをバットマンのキャラクターに例えると分かりやすいです。お付き合いください。

• システム管理者＝アルフレッド（執事）：バットケイブのモニター壁の前、全能のバットコンピュータで全てを見渡し、操作可能。ソフトウェアで可能なことは何でもできます。
• 管理者＝バットマン：現場で指揮を執り、ワークオーダーワークフローとPMスケジュールを完全掌握。リクエストが来たら、ロビンに割り当てるか却下するか判断します。
• リソース＝ロビン：ワークオーダーを閲覧可能。権限設定により、すべて、または一部のみ閲覧可。バットマンがロビンのワークオーダー完了権限を有効/無効にできます。（鋭い読者なら「バットマンこそクールなユーティリティベルトを持つからリソースでは？」と言うでしょう。熱心なファンならロビンにもクールなベルトがあったことを知っています。）
• リクエスタ＝ゴードン委員長：バットシグナルを灯して助けを求めるのみ。リクエストを審査し、どれを担当ワークオーダーにするか決めるのはバットマンです。

自社のユーザータイプをどう決めるか？

バットマンのキャラクターである必要はありません。安心してください。代わりに、CMMSを使用する「人々のグループ」をリストアップすることから始めましょう。職位別が最も簡単です。例えば製造プラントなら：

• CEO
• メンテナンス部門長
• シニア技術者
• ジュニア技術者
• オペレーター

各グループについて、CMMS内で何をさせる必要があるか書き出します。メンテナンス部門長なら、ほぼすべてのデータの閲覧・追加・編集・削除が必要でしょう。リストの下の方にいるオペレーターは、リクエスト送信のみで十分かもしれません。

優れたCMMSプロバイダーなら、オンボーディングプロセスでこの整理を手伝ってくれます。しかし、自分で先にユーザータイプを検討しておけば、数ステップ先を行けます。

どこに生産性向上の効果があるか？

運用開始前から、ユーザーをタイプ分けすることでトレーニングプロセスを効率化できます。システム管理者（アルフレッド）はCMMSの隅々まで学ぶ機会が必要ですが、リソース（ロビン）なら数セッションで必要な大半を習得できるかもしれません。ソフト内でできることを制限することで、トレーニング時間を短縮できます。

運用開始後は、権限設定次第でメリットが変わります。

自分の担当ワークオーダーのみ閲覧可
視覚的な雑音を減らし、自分の仕事に集中しやすくします。クリックとスクロールの節約は積み重なれば大きな時間になります。他人の仕事を気にしすぎる従業員がいる組織では、彼らの気になる対象を減らせます。全組織にそんな従業員がいるわけではありませんが、確実に存在します。

関連するすべてのワークオーダーを閲覧可
メンテナンス部門に10人の技術者がいて、うち3人が電気担当だとします。彼らを「関連ワークオーダー閲覧可」に設定すれば、いずれかの電気技術者が自分の担当に加え、他の電気技術者の担当ワークオーダーも見られます。誰かが早く完了したら、次に手伝うべき現場が即座に分かります。

ワークオーダーを単独で完了不可
新人技術者は、ベテランに仕事をダブルチェックしてもらい、社内ベストプラクティスに沿っているか確認してもらうメリットがあります。これを強制するシンプルな方法が、担当ワークオーダーの完了権限を外すことです。リアルタイムで更新・バックアップされる優れたクラウドベースCMMSなら、ベテランスタッフは現場を見なくてもワークオーダーを完了できます。チェックリストが完了し、アップロードされたメモをリモートで確認すればよいのです。

リクエスト送信のみ可能
小さな問題を大問題化する前に発見するには、できるだけ多くの目と耳を働かせるのが一番です。異常に気づいたら報告してほしいです。製造業なら、日々資産と直接向き合うオペレーターが早期警戒システムです。教育現場なら教師です。

しかし、彼らが勝手にワークオーダーを作成できるようには決してしたくありません。誤報で溢れかえります。正しくワークオーダーが必要なケースでも、彼らが良質なワークオーダーを作れる可能性は低いです。必要な部品、O&Mマニュアル、フロア図面をワークオーダーに含められるでしょうか？

これらのユーザーを「リクエスト送信のみ」に制限することで、ワークオーダーワークフローを適切にゲートキープできます。適切なワークオーダーのみが、適切な形で生成されます。

次のステップ

ユーザー権限のメリットを得るには、CMMSが必要です。まだ導入していなければ、プロバイダーにコンタクトを取りましょう。すでにCMMSがあるが権限設定が理想的でなければ、現在のプロバイダーに相談してください。優れたプロバイダーなら、あなたがソフトを最大限活用できることを心から望んでいます。