CMMSソフトウェアが重要業務への集中をどう高めるか

効率的に働きたいなら、モメンタムを殺ぎ、エネルギーを吸い取る気晴らしを排除し、重要タスクに集中する必要があります。しかし、それは通常容易ではありません。適切なCMMSがなければ。

強力な機能を備えながら使いやすい優れたCMMSプラットフォームがあれば、以下が可能になります。

1. ワークオーダーのワークフローを滞りなく流す
2. 通すべき作業の優先順位をつける
3. 全員の進捗をリアルタイムで把握する
4. 予防保全プログラムを維持し、反応的・非計画的な作業を減らす
5. 気づいていなかった重要タスクを発見する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1. CMMSソフトウェアが、小さな不要な仕事を大きな気晴らしにさせない

失敗を確実にする方法の一つは、注意力を分散させることです。運転中にメッセージを送ったことはありますか？ 違法なのはそのためです。

ワークオーダーのワークフローが不要なタスクで詰まれば、集中は困難になります。今やるべき仕事ではなく、先延ばし可能、あるいは不要な仕事に時間と労力を浪費することになります。

解決策は、システムを完全にロックダウンし、あなただけがワークオーダーを生成できるようにすることでしょうか？ それなら重要なタスクだけがリストに入ります。しかし問題があります：重要なタスクだけがリストにあっても、「すべての」重要タスクがそこにあるとは限りません。多くが見逃されます。最小規模の運用でも、一人が必要なすべてを把握するのは不可能です。代わりに、誰もが問題を報告できるよう促す必要があります。メンテナンスチーム全員、オペレーター、フロントオフィスのスタッフまで。何か気づけば、迅速かつ簡単に報告できるようにします。そうすれば、何も見逃されず、すべての重要タスクがリストに上がります。

ここでCMMSが役立ちます。優れたCMMSにはリクエストポータルがあり、誰でも開放できます。誰でも素早く簡単にリクエストを送信できます。メールが迷惑フォルダに紛れたり、SMSが間違った番号に送られたりしません。しかし、大きな網で釣りをすれば、不要なものも混ざります。オペレーターが油圧プレスの異音を報告するのは素晴らしいですが、フロントオフィスの事務員がトイレのペーパータオルについて複数のチケットを送ってきたら？

ここでもCMMSが力を発揮します。人々が送信するのは「チケット」であり、「ワークオーダー」ではありません。CMMSが一日の収集を終えたら、重要だと判断したチケットからワークオーダーを生成し、不要なものは「リリース」できます。CMMSは、必要なものを集め、不要なものを除外するのを助けます。

2. CMMSソフトウェアが重要タスクを行列の先頭に

不要なタスクをワークフローから排除したら、順序付けの番です。すべて重要で、すべて実行されますが、どれを最初にやるか決める必要があります。

場合によっては「重要度」で優先順位をつけます。コンベアベルトのモーター交換と、予備ポンプの交換の2タスクがあるとします。コンベアベルトが止まれば、出荷業務全体がコスト高く停止します。予備ポンプなら？ 交換は重要ですが、猶予があります。後回し可能です。

重要度の確立はそれ自体が専門分野ですが、基本は各資産に一つの質問をすることに尽きます：「故障したら、どれだけヤバいか？」 故障すればもちろん悪いです。でも、「どれだけヤバい」ですか？ 単なる「面倒」ですか？ それとも「一日を台無しにする」レベル？ その「ヤバさ」はいくらのコストになりますか？ 他のケースでは、タスクを順序立てて整理します。除雪機のせん断ボルト交換が必要？ まず、除雪機がしまわれている小屋の金属製オーバーヘッドドアを直します。ドアが開かなければ、除雪機にたどり着けません。

ここでのポイントは、ワークオーダーを「どう」優先順位付けするかではなく、「簡単に」できるかです。CMMSがあれば、ワークオーダーを設定後、数クリックで優先順位付けが完了します。

3. CMMSソフトウェアで、どこからでも、いつでも、リアルタイムにワークオーダーを生成・追跡

プロジェクトの最新情報に即座にアクセスできれば、進捗管理は格段に楽になります。技術者はワークオーダーに着手したか？ 完了したか？ 部品待ちか？ 現在の進捗度が分かれば、完了へ導きやすくなります。

CMMSが如何にこれを可能にするか、従来の（つまり時代遅れの）紙・スプレッドシートベースのシステムと比較してみましょう。紙ベースでは、通常ワークオーダーは1部しかなく、部門長と技術者の間を行き来するうちに紛失しがちです。うまく機能しても、煩雑で遅いです。

ワークオーダーを作成する必要がある？

机に戻り、ペンと用紙を出します。

ワークオーダーを割り当てる必要がある？

技術者がわざわざメンテナンス事務所まで取りに戻らなければなりません。

作業開始後、技術者の進捗を知りたい？

事務所に呼び戻すか、施設内を探し回ります。

これが「順調なとき」です。スプレッドシートでも大差ありません。ワークオーダーソフトなら共有が簡単そうに見えます。しかし、共有されるのはワークオーダーそのものではなく、その「コピー」です。つまり、切り離された複数のコピーが浮遊します。一つが更新されても、他のコピーは即座に古くなります。そして、それらを持っている人は気づきません。

クラウドベースのCMMSなら、すべてが改善されます。チケットが来ると、デスクトップやモバイルデバイスに即通知されます。チケットを素早く確認し、データ豊富なワークオーダーを作成開始できます。わずかなクリックとメニュー操作で、以下を含められます。

• カスタマイズ可能なチェックリスト
• 関連資材・部品
• 修理・メンテナンスマニュアルのデジタルコピー
• 資産の完全なワークオーダー履歴
• 優先度レベル

本当に優れたCMMSなら、インタラクティブなフロアマップ機能さえあります。

すべてがモバイルアクセス可能なCMMSデータベース上にあるため（紛失しやすい紙や、すぐに古くなるスプレッドシートではない）、全員が同じ、常に最新の情報を見ています。これは技術者がメモを追加し、画像をアップロードし、ワークオーダーを完了する際に特に便利です。CMMSがあれば、紙切れや古いメールの添付ファイルを探す時間を無駄にしません。代わりに、「今、人々がタスクのどこまで進んでいるか」という重要なことに集中できます。

4. CMMSソフトウェアでPMプログラムを確立・運用し、反応的・非計画的作業を削減

CMMSソフトウェアは、多くの良い理由から予防保全の代名詞です。フル機能で使いやすいCMMSプラットフォームなら、PMの設定と完了が格段に楽になります。これは、優れたPMプログラムがもたらす時間、労力、コスト、そして何よりストレスの節約が大きいためです。小さな問題を、手に負えない予算オーバーの大問題になる前に発見・修正できるようになれば、仕事全体が楽になります。その理由は以下の通り。

第一に、作業は予期せぬ故障時にランダムに行うのではなく、スケジュールに基づいて実施されます。全員が毎日、自分が何をするか正確に把握した状態で出勤します。サプライズはありません。作業が遠い将来にスケジュールされているため、必要な資材と部品を確実に用意できます。在庫クローゼットで直前になって慌てて探す必要がありません。資産を修理しに行ったら、重要な部品がサプライヤーの倉庫で3日先だと分かることもありません。先を見越せば、必要なときに必要なものが手元にあります。第二に、オイル交換はエンジン焼き付き修理より常に安価です。すべての資産がより長持ちし、維持コストも下がります。

5. CMMSソフトウェアが、隠れている重要タスクも含め、すべての重要タスクを把握させる

時として、すべての重要タスクを把握できないのは、それらが何か分からないからです。不思議に聞こえますよね？ 何が重要で何が重要でないか、当然知っているはずです。では、以下の質問に答えられますか？

• 先月、人件費・資材費・生産性損失の面で最もコストがかかったワークオーダーはどれか？
• 過去6か月で最も維持コストがかかった資産はどれか？ 総額と予算全体に占める割合は？

答えが分からず、見つけ方も不明なら、CMMSが必要です。

答えは分かるが、電卓と大量の書類を使って多大な時間と労力を費やせば見つけられるなら、CMMSが必要です。

なぜなら、まともなCMMSなら、メンテナンスの全体像を描く主要業績評価指標（KPI）満載の自動生成レポートがあるからです。お金がどこに流れているか分かれば、その分野の支出を減らす措置を講じられます。そして、同じKPIを経時的に追跡すれば、改善の進捗も追えます。KPIについて詳しく知りたい方は、ブログ記事「CMMSのROIにつながる定番KPI」をご覧ください。

次のステップ

CMMSプラットフォームがあれば、生活がどれだけ良くなるか想像してみてください。デスクトップやモバイルからすべてを整理。すべてのワークオーダーをリアルタイム追跡。スムーズな予防保全プログラムの構築と運用。CMMSデータを活用して資金の実態を把握し、ついに予算を管理下に置く。想像してみてください。

そして、CMMSなしの現状を思い出してください。紛失しやすく古くなる旧来のワークオーダー。出来事と把握の間のイライラするタイムラグ。予測不能な反応的メンテナンス。数々の未知数。

さあ、CMMSプロバイダーに連絡を取り始めましょう。