CMMS駆動のワークオーダーシステムで学校メンテナンスを効率化

かつての牧歌的な一室校舎は遠い昔のことです。今や学校は独自の大規模メンテナンス部門を持つ巨大施設となり得ます。運営を維持するのが大変なのは疑いようがありません。しかし、ワークオーダー駆動のCMMSがあれば、どれだけ楽になるでしょうか？

今日の学校には、送迎レーン、複数構造の遊び場、舗装トラック、そして多くの場合、人工芝フィールドとスタンドを備えたスポーツ複合施設があります。それらの迷路のような中心には、教室、体育館、リソースセンター、カフェテリア、講堂、コンピュータラボ、理科室、図書館があります。安全とコンプライアンスを維持するのは、フルタイムで通年続く仕事です。ほとんどの教職員と学生は夏休みを取りますが、7月と8月は学校メンテナンス部門にとって繁忙期で、キャッチアッププロジェクトでスケジュールが埋まります。

学校メンテナンス管理の平均的な1日にワークオーダーがどのような役割を果たすか探ってみましょう。実際のメンテナンスプロフェッショナルの求人票を用いて、部門が直面する日々の課題を理解します。以下の責任説明は、ニュージャージー州のある小学校の求人票から直接引用したものです。

一般的なメンテナンスおよび修理業務

メンテナンス監督者から割り当てられた多様な領域での一般的なメンテナンスおよび修理業務を、適用されるすべてのコードと規制に従って実行する

これは、平均的な技術者の1日の大部分を説明しているため、良い出発点です。では、ワークオーダーはどのような役割を果たすでしょうか？

多くの場合、ワークオーダーは教師や他のスタッフによって提出されるチケットとして始まります。美術教師が自分の教室の蛇口の故障に気づいたと想像してください。ワークオーダーソフトウェアにログインし、問題の簡単な説明と場所を入力します。情報はCMMSソフトウェアによってメンテナンス監督者に自動的に転送されます。

美術教師はおそらくほとんど情報を含めなかったでしょう。しかし、今や監督者はチケットを受け取り、データ豊富なワークオーダーに発展させることができます。デスクやモバイルデバイスでCMMSにアクセスし、優れたものであれば直感的でユーザーフレンドリーなインターフェースを通じて、ワークオーダーに以下を追加します：

• インタラクティブなフロアマップ
• 必要な部品リスト（現在の在庫レベル含む）
• 現在のベストプラクティスを確保するためのカスタマイズ可能なチェックリスト

もっと多くの情報を追加できますが、蛇口修理ならシンプルに保つでしょう。次に優先順位を付け、修理を割り当てます。すべては資産の相対的な重要度に依存します。美術室の蛇口が学校のドアを開け続けるために不可欠か？おそらく違います。しかし、あらゆるワークオーダーを見る際、生徒と教職員の安全を考慮しなければなりません。その側面からは、水彩絵の具で汚れた手程度で、大きな問題ではありません。しかし、緩んだ金属チェーンの壊れたブランコは、好奇心旺盛な子供たちへの即時の危険です。

最終的に、壊れた蛇口には低優先度が割り当てられるでしょう。それが決まれば、監督者はワークオーダーを割り当てます。トラック可能なワークオーダーを通じて部門の各メンバーにタスクを送信しているため、誰がどこで何をしているかを把握できます。現在のワークオーダーを見て、蛇口修理を技術者の午後のスケジュールに組み込みます。一日の終わりに、ワークオーダーがクローズされたか、どの部品が使用されたか、技術者がメモを返送したかを確認します。

サードパーティ向けワークオーダー

責任、スキル、経験の範囲を超える修理や手順を推奨し、外部契約業者に必要な作業と仕様を明記する

これは学校ではあまり頻繁には起きませんが、ワークオーダーはサードパーティベンダー向けに生成できます。例えば、新しいブレーカーパネルの設置にはライセンスを持った電気技師が必要です。部門内に安全かつ合法的に作業できる人はいないかもしれません。

作業が部門外の誰かによって行われる場合でも、ワークオーダーがあればすべてがよりスムーズに進みます。必要な作業についての情報と監督者の連絡先情報を含められます。すべてがワークオーダーにあれば、ベンダーへの支払いや契約・保証の追跡の際に役立ちます。

ワークオーダーによる在庫追跡

修理に通常使用される部品と消耗品を適切に在庫し、地区の定められた手順を通じて必要な消耗品を請求する

優れたCMMSなら在庫追跡は簡単です。初期の正確なカウントがあれば、在庫追跡はワークオーダーソフトウェアが処理します。修理に必要な部品はワークオーダー生成時に含められます。クローズアウト時に在庫レベルが自動的に調整されます。

求人票には「地区の定められた手順」とあります。それが何かは分かりませんが、優れたCMMSがいかに在庫管理を効率化するかを見る価値があります。ソフトウェア内で、部品と在庫に再注文閾値を設定できます。数がこれらのカスタマイズ可能なレベルを下回ると、CMMSは現在のリードタイムを考慮して自動的に発注できます。または、メンテナンス部門にメールでレベル低下を通知できます。選択はあなた次第です。

予防メンテナンスとワークオーダー追跡

適用されるすべての火災、安全、健康、環境規制と法律を遵守し、超えることを確実にする

実施されたすべてのメンテナンス機能と修理の記録を保持する

コンプライアンスには2つの側面があります：コンプライアンスであること、そしてコンプライアンスであることを証明すること。前者のために、部門はPM（予防メンテナンス）を使用します。これは、将来的に大規模な修理や交換が不要になるよう、あらかじめスケジュールされた特殊なタイプのワークオーダーです。検査と軽微なメンテナンスをカバーします。学校のPMには、煙探知機のチェック、消火器の充填確認、理科室の洗眼器の補充などが含まれます。PMがCMMSに追加されると、繰り返しワークオーダーになります。何も忘れられないことを保証します。

ワークオーダー追跡は、後者（コンプライアンスの証明）を楽にします。優れたCMMSなら、過去データのレビュー、ほぼ無限の主要業績評価指標（KPI）の組み合わせ計算、報告書の楽な生成が可能で、それらを関連政府機関に転送できます。

組織化されたメンテナンス管理

常に協調的でpleasantな態度を示すこと、特にスタッフ、学生、地域訪問者の前では

さて、ワークオーダーがあなたの部門の全員をpleasantに保証することはできません。しかし、ワークオーダーはメンテナンス管理をより組織化し、したがってストレスを減らします。計画が容易になるため、不愉快なサプライズが減ります。ワークオーダーはあなたの気質を変えません。しかし、ワークオーダーチケットシステムとワークオーダー追跡を使用すれば、仕事で一日が台無しになる可能性がはるかに低くなります。