オフィスメンテナンスガイド：生産的なビジネス環境の作成

私たちは人生のほぼ3分の1を仕事に費やしています。それが休憩室や会議室のある大きなオープンスペースであろうと、タイトなキュービクルの束であろうと、オフィスのメンテナンスは、職場をより快適にし、その結果、より生産的にするための重要な要素です。言い換えれば、オフィスの保守管理は、組織の長期的な成功の大きな要因です。

私たちがオフィスのメンテナンスがカバーするものを探求し、成功への道にあなたを導くベストプラクティスを概説するので、私たちに参加してください。

オフィスメンテナンスサービスの範囲

施設管理は、周辺機器のコストセンターから、重要なビジネスイネーブラーと見なされるようになるまで、長年にわたって大幅に進化してきました。施設管理と建物のメンテナンスの不可欠な部分として、オフィス管理はさまざまなオフィスビルと職場を管理するための重要なサービスです。

とはいえ、オフィスのメンテナンスサービスは、オフィスの規模、インフラストラクチャの複雑さ、および使用される建物のシステムと機器の範囲によって異なります。

平均的な企業の職場ですべてがスムーズに機能し続けるために、これらは舞台裏で実行されることが期待できるより一般的なメンテナンスタスクです：

• 一般的な清掃/用務サービス
• 家具の検査と修理
• オフィス機器のサービスと修理（コピー機、プリンター、シュレッダー、ウォータークーラーなど）
• HVACの検査とメンテナンス
• IT機器のメンテナンス
• 消防システムの検査とメンテナンス
• 水処理および供給サービス
• セキュリティと物理的アクセス制御

…そしてもっと。

上記のすべてのタスクが適切に実行されている理想的な状況では、それが事業運営にどのような影響を及ぼしますか？次にそれを見てみましょう。

オフィスのメンテナンスが組織の成功に与える影響

3つの主要な方法があり、オフィスのメンテナンスが収益に貢献する小さな方法がたくさんあります。ここに大きなものがあります。

1）スタッフの生産性の向上

労働者の生産性に影響を与える小さなことがたくさんあります。不十分な照明、室内温度、機能不全のオフィス機器、整理されていない作業スペース–これらはすべて生産性に悪影響を与える要因です。

雇用主が、バランスの取れた室内温度、照明、すっきりとした空間を提供するために積極的な措置を講じると、スタッフの気分にプラスの影響を与え、欠席を最小限に抑え、疲労を軽減することができます。

このような職場では、人々は不必要な気を散らすことなく、仕事の質と組織の目標への貢献に集中できます。

2）運用コストの削減

2018年のベンチマークレポートで、Building Owners＆Managers Association（BOMA）Internationalは、全米の民間オフィスビルが1平方フィートあたり平均2.15ドル（または1平方メートルあたり23.24ドル）を費やしていると述べています。 修理とメンテナンスについて。

保守運用コストを管理するには、組織は次の3つのことを回避する必要があります。

• 高額な請負業者 。
• 予防保守を行っていない 機器やインフラストラクチャに影響を与えるため、後で不要な支出が発生します。
• メンテナンスが多すぎる 、スペアパーツ、時間、労力の無駄を引き起こします。

簡単に言えば、運用コストを管理するには、まずメンテナンスコストを追跡および管理できる必要があります。

3）ビジネスの評判とブランドイメージの向上

彼らはあなたが良い第一印象を与えるために二度目のチャンスを得ることは決してないと言います。クライアントまたはパートナーがオフィスに足を踏み入れ、そこにあるバケツを踏んで漏れているACからの滴をキャッチし、きしむ椅子に座って、その奇妙な臭いがどこから来ているのか疑問に思っていると想像してみてください。

それが何を伝えているのかはわかりませんが、あなたのビジネスが組織化され、新しい課題に取り組む準備ができているとは言えません。

オフィスのメンテナンスを外部委託する必要がありますか、それとも社内で処理する必要がありますか？

すべてのオフィスメンテナンスタスクが適切かつ時間どおりに行われるようにするためのドライブでは、いくつかの重要な決定を行う必要があります。主なものの1つは、オフィスのメンテナンスを施設のメンテナンスの専門家にアウトソーシングするか、自分でやろうとするかです。

メンテナンス専門家の小さな社内チームであっても、配管や電気工事などの特殊なタスクを処理するために、一部の請負業者やサービスプロバイダーと提携する必要があることに注意してください。

どちらのパスにも長所と短所があります。

オフィスメンテナンスのアウトソーシング

長所：

• メンテナンスサービスの提供の質が向上します。
• 熟練したFM企業と提携することで、成長、市場への浸透、競争力を高める機会が得られます。
• 専門のオフィスメンテナンスリソースと業界のベストプラクティスへのアクセス。
• 効率の向上。
• コアビジネスにより重点を置く。
• メンテナンススタッフの問題について考える必要はありません。

短所：

• 運用管理の削減。
• セキュリティ違反や機密性の問題のリスクが高まります。
• 外部委託された会社によるミスは、クライアントの評判に悪影響を与える可能性があります。
• 小さな社内チームを編成するよりも費用がかかる場合があります。

社内オフィスのメンテナンス

長所：

• プロセスと手順を最大限に制御します。
• メンテナンスコストとそれを最適化するためのオプションに関するより深い洞察。
• 機器の問題はより迅速に処理できます。
• 機器とインフラストラクチャの全体的な状態に関する詳細な洞察。

短所：

• あなたがほとんど知らないことに対処する内部チームを構築するには、時間と労力がかかります。
• 小規模な組織では、フルタイムの施設管理者と保守スタッフを雇うことを正当化するのに十分な仕事がありません。
• メンテナンスの責任の一部を既存の従業員に移管することを計画している場合、それはさまざまな組織的および生産性の問題を引き起こす可能性があります。

大規模な組織は、メンテナンス作業の大部分を社内で維持するためのより多くのインセンティブを持ちます。次のセクションでは、保守管理のための効果的なフレームワークを構築する方法について簡単に説明します。

社内での基本的なオフィスメンテナンスタスクの管理

保守部門の設置には時間がかかります。オフィスのメンテナンスは産業用メンテナンスほど複雑ではありませんが、それでも事前に計画を立てることにはメリットがあります。

1）メンテナンスのニーズを理解する

現在何もない場合は、すべてのオフィス機器とアプライアンスを含む包括的な物理的資産台帳を作成します。簡単な資産在庫管理ソフトウェアを使用してそれを行うことができます。これにより、すべての機器/在庫を把握し、その場所を簡単に追跡できるようになります。

その後、実際のメンテナンスの必要性を確認する必要があります。言い換えれば、どの機器がプロアクティブなメンテナンスの恩恵を受けるかということです。作成したリストに目を通し、その機器にマークを付けます。

大規模な組織は、IT機器を扱うITサポートを利用できます。フロアやオフィススペースを借りるだけの場合、建物の所有者は通常、エレベーター、配管、防火システム、電気工事などの主要な建物システムの世話を含む、不動産管理のための会社またはチームを持っています。敷地のメンテナンスのように。

通常、ビジネスには次のようなタスクに集中できる人が必要です。

• ゴミの除去と清掃サービス
• HVACの維持（定期検査の実施、フィルターの交換など）
• オフィスの家具、設備、電化製品をときどき検査する（PATテスト）
• 新しいデバイスや家具の設置を支援する
• カーペットと室内装飾品のクリーニング
• 外部および/または内部のウィンドウクリーニング
• オフィス周辺で軽微な修理を行う

保守請負業者を通じてそれを行うか、フルタイム/パートタイムの便利屋を雇うか、従業員を関与させるか、または上記のすべてを行うかどうかは、あなた次第です。

いずれにせよ、メンテナンス計画を立てても問題はありません。

2）予防保守計画を作成します

重要な定期保守タスクが時間どおりに実行されるようにするための予防保守計画がここにあります。事前に作業を計画しているので、これらのタスクを実行するために必要なツール、交換部品、および労力を割り当てるのに十分な時間が必要です。

スケジュールする予防作業がたくさんある場合は、予防保守計画の設定方法に関するガイドを読むことを強くお勧めします。

3）モバイルCMMSでメンテナンス作業をサポートします

スケジュール作業はパズルのほんの一部です。

社内のチームメンバーが作業を行う場合は、必要な工具、交換部品、安全装置が必要になります。場合によっては、その人は、メンテナンスチェックリスト、操作マニュアル、SOP、およびその他のドキュメントにもアクセスする必要があります。

部品や工具については、なんらかの保管室が必要になります。ドキュメントの場合、最善の策は、LimbleなどのCMMSソフトウェアにドキュメントを保存することです。

LimbleCMMSを資産在庫管理ソフトウェアとして使用できます。機器をデータベースに入力します。機器ごとに、メーカーとモデル、マニュアル、トラブルシューティングチェックリスト、ベンダーの詳細、使用するスペアパーツなどの詳細を追加できます。

Limbleがオフィスのメンテナンスを簡素化するためにできるその他の優れた機能は次のとおりです。

• メンテナンスチームに問題がありますか？作業指示は簡単です。従業員は誰でも、オンラインの作業要求ポータルにジャンプして、問題の説明を含むチケットを送信し、写真を追加することができます（意味がある場合）。チケットの進捗状況はメールで通知されます。
• Limbleのドラッグアンドドロップメンテナンスカレンダーは、あらゆるタイプのメンテナンス作業を計画および整理するのに役立ちます。
• 組み込みのQRコードジェネレーターを使用して、アセットごとに一意のコードを生成します。印刷して機器に貼り付けます。 Limbleにアクセスできる人は誰でも、携帯電話でバーコードをスキャンすることでアセットをすばやく特定できます。
• スペアパーツ在庫モジュールを利用して、部品在庫を追跡し、次の四半期の正確な予測を行います。
• ベンダー管理機能を利用して、メンテナンスチケットを外部の請負業者と共有し、彼らが実行する作業を追跡します。

上記のすべてに加えて、すべてのクラウドベースのソリューションと同様に、Limbleは堅牢なレポートシステムを提供するため、資産のパフォーマンス、メンテナンスチームのパフォーマンス、メンテナンスベンダーのパフォーマンス、および前述の各カテゴリの詳細なコスト内訳。

雇用主はどのようにして生産的な職場環境の構築を支援できますか？

多くの企業は、メンテナンスタスクをアウトソーシングし、コアビジネスに集中することを選択します。そして、それは問題ありません。ただし、より快適な作業スペースを作成するために実行できる補助的なことがいくつかあります。これは、最終的には彼らの最大の関心事です。

1）適切な照明を設定する

特に自然光。神経科学者は、自然光、労働者の睡眠、生活の質を結びつけてきました。オフィスの窓が少ない場合は、次のことを試してください。

• 天窓を追加する可能性を探る
• より多くのLEDと蛍光灯を使用して、作業者の直接のまぶしさや眼精疲労を軽減します
• 照明が生産性にどのように影響するかを覚えておいてください

詳細を知りたい方のための興味深いオフィス照明デザインガイドです。

2）人間工学に基づいたオフィス家具に投資する

関節への負担を軽減し、腰椎捻挫を回避し、将来の筋骨格系の問題の可能性を最小限に抑えるために、快適でサポート力があり、人間工学に基づいた家具や座席に投資してください。

人間工学に基づいた椅子を提供することで脊椎の健康を改善できますが、スタッフの姿勢を全体的に改善するために追加の手順を実行できます。研究によると、座っているよりも立っている時間が長いほど、従業員の健康に良い可能性があります。したがって、次のような革新的な方法で職場での動きを促進してみてください。

• スタンディングデスクを組み込む
• 屋外の昼休みスペースを作成して、スタッフが昼食時に机を離れて移動するように促します
• 調整可能なデスクトップライザーを提供します。これらはスタンディングデスクよりも約500ドル安いので、より多くの従業員に配布できます。

私たちの多くは、まだ机の後ろでかなりの時間を過ごす必要があります。人間工学に基づいた家具と並んで、適切な座位のヒントを従業員と共有することは理にかなっています。

3）室内空気質を改善する

刺激、病気、いわゆるシックハウス症候群（SBS）の原因となる可能性のある室内汚染物質の危険性があるため、最適な室内空気質を維持することは交渉の余地のない要件です。

これは、怠慢になるわけにはいかない領域の1つです。幸い、スマートHVACシステムのように、室内空気質の管理に役立つ最新のソリューションがいくつかあります。追加のボーナスとして、これらのシステムはエネルギー効率も改善します。

4）メンテナンスに予算を割り当てる

十分な費用がかかりますが、メンテナンスにはコストがかかります。メンテナンスを行わないことは、長期的にははるかに費用がかかります。

したがって、保守作業員に、効率的で質の高い作業を提供するために必要なリソースを提供します。彼らに薄気味悪い解決策を即興で強制する場合、あなたには再発する問題について不平を言う権利がありません。

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5）スタッフの入力を無視しないでください

これは、建物やオフィスでの主な課題についてスタッフにフィードバックを求めるのと同じくらい簡単です。どのような改善を望んでいるかを提案するように依頼します。

従業員はどのようにしてオフィスを清潔に保ち、よく維持するのを手伝うことができますか？

職場環境は常に専門的で清潔に保つ必要があります。したがって、中堅のスタッフからCスイートに至るまで、すべての人にとって、オフィススペースを整頓し、整理し、清潔に保つことが重要です。

これは、すべての人にいくつかの基本的なルールに同意してもらい、オフィスのエチケットを確立することで達成できます。

1）個人的な説明責任を説く

メンテナンスチームをサポートするための優れた方法は、発生する小さな問題ごとにメンテナンスチームに電話をかけないようにすることです。問題の報告にかかる時間よりも短い時間で問題を修正できる場合、メンテナンスチームはおそらくそれについて知る必要はありません。

同様に、すべての従業員は、オフィスを清潔で整理された状態に保つために少し努力する必要があります。

この文脈では、個人の説明責任は、ワークスペースを整頓する、アイテムをゴミ箱に捨てる、離れるときに照明やデバイスを適切にオフにする、キッチンやトイレなどの一般的な場所で後片付けをするなど、さまざまです。

2）メンテナンスリエゾンになるように人を指定します

緊急事態が発生して注文を出している場合は、「誰か、911に電話」とは決して言わないという一般的なルールがあります。 」。代わりに、誰かに指を向けて「あなたは911に電話します 」。

メンテナンスリクエストの送信についても同じことが言えます。誰かがそれを行うことができれば、通常は誰もしません。

そのため、メンテナンスチームの仲介役を務める人を指名するのが理にかなっています。技術的なメンテナンスの詳細に関与する必要はありません。チケットの提出方法と誰に電話するかを知っている必要があります（メンテナンスの緊急事態が発生した場合）。

彼らは仕事が進むにつれてメンテナンスと連絡を取り続けることができ、他のすべての従業員を最新の状態に保つことができます。

3）問題が発生したら報告する

長い間無視すると、コピー機の紙詰まりやコピー機がしわの寄った紙を出すなど、一見単純な問題がより深刻なメンテナンスの問題につながる可能性があり、費用のかかる修理が必要になり、重要な期限が混乱します。

理想的には、メンテナンスの問題を報告するためのLimbleCMMSのようなシステムがすでに存在している必要があります。もちろん、チケットを適切な場所に届けることだけを考えている場合でも、仕事をこなすことができる、よりシンプルなチケットシステムがあります。

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繰り返しになりますが、すべてのメンテナンスリクエストを文書化する必要があることを追加することが重要です。口頭でのリクエストは行いません。また、技術者が問題を再現するためだけにデバイスのトラブルシューティングに1時間も費やす必要がないように、これらのリクエストにはできるだけ多くの情報を添付する必要があります。

＃4）オフィスのエチケットに注意してください

誰でも従うことができるいくつかの簡単で一般的なオフィスの掃除のルールは次のとおりです。

• ワークスペースを常に整理してください。
• 作業スペースやその他の一般的な領域の雑然としたものを取り除きます。
• 電気コードがきちんと束ねられていることを確認してください。
• 必要に応じて、手指消毒剤と消毒剤を使用してください。
• 出入り口、廊下、火の出口に障害物がないようにしてください。
• 食べ残しの食品を処分し、適切なビンに食品包装紙を廃棄します。
• 冷蔵庫から残った食べ物を取り除きます。
• キッチンの表面と電化製品を拭き取ります。
• 何かをこぼした場合は、自分で片付けてください。
• 正しいごみ箱を使用してください。
• 清掃員が木曜日に来る場合は、月曜日の汚れた皿を待たせないでください。

出典： アン女王教育

独自のオフィスエチケットを作成し、印刷して、オフィスの戦略的な場所に配置します。これは、独自のオフィスメンテナンスチェックリストとしても役立ちます。

オフィスの清掃とメンテナンスは全員の仕事です

ここでは、おそらくあなたが交渉した以上の多くの情報をあなたに提供します。良いニュースは、職場が大人の専門家の集まりであるということです（それが常にそのように見えるとは限らないかもしれませんが）。

いくつかの基本的なルールに従って、全員を同じページに表示できる場合、メンテナンス担当者はあなたの敷地内でめったに見られません。

かなりの数の平方フィートを管理する必要がある場合は、Limble CMMSなどの最新のソリューションを利用して、オフィスを最高の状態に保つことができます。