無料のメンテナンスチケットシステムの設定方法[テンプレートが含まれています]

すべてのビジネスは、規模の大小に関係なく、一定レベルの運用上の問題に対処する必要があります。多くの場合、これらの運用上の問題は、物理的な資産やインフラストラクチャの誤動作や破損の直接的な結果です。

HVACの漏れ、ブルドーザーの破損、または生産ラインを停止させたコンベヤーベルトの問題のいずれであっても、資産管理の問題を解決するための最速のアプローチは、効率的なメンテナンスチケットシステムを使用することです。

さて、チケットシステムが「効率的」であると見なされるためには、それはデジタルでなければなりません。理想的なシナリオでは、どちらのソリューションにもコア機能の1つとしてチケットシステムがあるため、企業はCMMSまたはフリート管理ソフトウェアに投資します。

残念ながら、現時点では、有料ソリューションはすべての人にとって選択肢ではありません。これらの組織のために、 Googleスプレッドシートに基づいて無料のメンテナンスチケットシステムを作成しました 。

この記事の続きでは、独自のテンプレートを作成したい人のためにテンプレートを開発した方法の概要を説明します。

他の方は、以下のチケットガイドをダウンロードしてください。必要なテンプレートとその使用方法の詳細な手順が含まれています。

メンテナンスチケットのライフサイクル

標準のメンテナンスチケットのライフジャーニーは次のようになります：

1. 機器の（誤）使用により、機器が誤動作します。
2. 誰かがメンテナンスチケット/リクエストを送信して問題を報告します。
3. メンテナンスマネージャー/プランナー/スーパーバイザーがチケットを確認し、メンテナンス技術者に割り当てます。
4. メンテナンス技術者が問題の診断と修正を行います。
5. アセット/アイテムが修正されると、チケットが閉じられ、問題が修正されたことがメンテナンスリクエスターに通知されます（必要な場合）。

下の画像で概説されているのと同じプロセスを見ることができます。

MicrosoftExcelまたはGoogleSheetsでこのような単純なプロセスのチケットシステムを作成するのは、実際よりも簡単に聞こえます。これは、物事が常に計画どおりに進むとは限らないためです。一部のチケットは拒否され、一部の作業は延期する必要があり、その他の特殊な状況が発生する可能性があります。チケットシステムは使いやすくなければなりませんが、それでも標準プロセスからの逸脱を管理する方法を提供します。何よりも、チケットシステムは、追加の負担ではなく、関係するすべての人にとって便利なツールである必要があります 。

テンプレートにGoogleスプレッドシートを使用したのはなぜですか？

次の理由でGoogleスプレッドシートを使用することになりました。

• 無料です。 ドキュメントを編集するために必要なのは、無料のGmailアカウントだけです。
• 使いやすいです。 フィールドを選択してテキストを書き込む方法を学ぶのに、それほど多くのトレーニングは必要ありません。
• クラウドベースです。 リンクを知っている人は誰でもテンプレートにアクセスして、変更をリアルタイムで確認できます。これはチームコラボレーションの鍵です。
• 編集可能です。 組織が異なれば、ワークフローも異なります。メンテナンスマネージャーとスーパーバイザーは、ニーズに基づいて特定のフィールドと列を追加/削除できます。
• 便利な数式があります。 特定のアクションを自動化し、利用可能な数式を使用して簡単なレポートを作成することもできます。
• さまざまなレベルのアクセスを許可できます。 一部のワーカーはドキュメントのみを表示できる必要がありますが、他のワーカーは表示と編集の両方が可能である必要があります。 Googleスプレッドシートを使用すると、さまざまな人にさまざまなレベルのアクセスを許可できます。

これらのテンプレートはの代わりにはなりません CMMSシステム 。ただし、すべての組織がCMMSソフトウェアを採用する準備ができているわけではないことを認識していますが、それでもなお、メンテナンス活動をより適切に整理する必要があります。

このタイプのベアボーンメンテナンスチケットシステムは、次の一時的な解決策になる可能性があります。

• 小規模なメンテナンスチーム（最大10人程度）
• チケットシステムを導入していないメンテナンスチーム
• 付箋紙、黒板、またはスマートボードに依然依存しているメンテナンスチーム
• より組織化されたいが、最新のCMMSを実装する機能をまだ持っていないメンテナンスチーム

デジタルメンテナンスチケットシステムを実装するための要件

このメンテナンスチケットシステムのシンプルさに関係なく、従業員にそれを思い起こさせて、「今日から、このシステムを使用する必要がある」と言うことはできません。 。それが災害のレシピです。

黒板や付箋紙からデジタルシステムに切り替えるには、ワークフローを適切に変更する必要があります。そして、私たちは皆、保守部門の変更にどれほど抵抗力があるかを知っています。

この移行を可能な限りスムーズにするために、デジタルメンテナンスチケットシステムを実装する前に準備しておくべきことがいくつかあります。

必要なバイインを取得する

3つの異なる関係者からの承認とコミットメントを検索する必要があります：

1. トップマネジメント
2. メンテナンスチーム
3. メンテナンスリクエスター

経営トップの祝福なしに、どの部門でも大きな変更を加えるのは賢明ではありません。通常、それは手元のプロジェクトに適切な資金を確保したいからです。ここで無料のメンテナンスチケットシステムについて話している間、それを最大限に活用するには、モバイルデバイスまたはwifiネットワークに投資する必要があるかもしれません。さらに、ワークフローの変更により調整期間が発生し、短期的には生産性がいくらか失われます。したがって、保守予算の担当者に計画を明確にすることは理にかなっています。

あらゆる種類の保守ソフトウェアを実装する際の懸念の1つは、保守技術者がそれを完全に採用することは決してないということです。ソリューションを使用していない、または誤用している技術者がいる場合は、付箋に戻った方がよいでしょう。全員が確実に参加できるように、数週間前に実装について話し合ってください。どの問題を排除しようとしているのか、そしてなぜこれがそれを行う方法であるのかを示してください。最後に、技術者と協力して新しいワークフローを設定し、実際に意味があり、ボトルネックが発生しないようにします。

賛同を得るべき最後のパーティーは、メンテナンスの問題を報告し、メンテナンスチケットを作成する人々です。電話に出たりメールを送信したりする代わりに、Googleスプレッドシートにアクセスして、メンテナンスの問題を報告したり、作業リクエストの進行状況を追跡したりできるようになります。これが機能するためには、実際に準備されたテンプレートを使用する必要があります。

Googleスプレッドシートの基本的な理解（テンプレートを最初から作成する場合は上級者向け）

この記事で提供するテンプレートを使用するには、Googleスプレッドシート/ MicrosoftExcelの非常に基本的な知識があれば十分です。コメントを書き込むフィールドを選択することは、技術者または保守要求者が知る必要がある唯一のアクションです。これは、人生でスプレッドシートを見たことがない人にも簡単に説明できるはずです。

テンプレートを管理するメンテナンスマネージャーまたはファシリティマネージャーとして、特に提供されたテンプレートを大幅に編集したり、独自のテンプレートを最初から作成したりする場合は、高度な数式や計算の作成経験を積むと役立ちます。

モバイルデバイス

デジタルメンテナンスチケットの利点は、インターネットに接続されているデバイスがあれば、いつでもどこからでもアクセスできることです。新しいシステムを最大限に活用するには、労働者にモバイルデバイスを装備することをお勧めします。このようにして、工場のフロアで利用可能な1台のコンピューター端末に常に戻る必要なしに、作業指示書を閉じ、完了メモを残し、次の保守作業を計画することができます。

CMMSに切り替えると、モバイルメンテナンスソフトウェアを使用するメリットがさらに誇張されます。

必要な基本機能（無料のメンテナンスチケットシステムでも）

メンテナンスチケットシステムが適切に機能するためには、チケットを受け取り、管理するための簡単で効率的な方法が必要です。理想的には、いくつかの基本的なレポートも生成できる必要があります。

私たちが作成したテンプレートは、これらの概念に基づいています。この記事の冒頭にある無料のテンプレートをオプトインすると、2つのGoogleスプレッドシートを入手できます。 1つはチケットを受け取るために設計されており、もう1つは作業指示の管理とレポートの生成に使用されます。

これらがどのように機能するかを簡単に確認できます。

メンテナンスチケットテンプレートの受信

入ってくるすべてのメンテナンスリクエストを保持する場所が1つ必要です。こうすることで、メンテナンスリクエストが失われる可能性が低くなり、重複したメンテナンスリクエストに気づきやすくなります。

このドキュメントへのリンクをメンテナンスチケットの提出が必要になる可能性のあるすべての人と共有できるように、メンテナンスリクエストを提出するための別のシートを用意することにしました。

「チケットの送信」テンプレートの使用状況は次のとおりです。

日付、問題の説明、連絡先情報など、すべての標準情報があります。また、メンテナンス依頼者にチケットのステータスを通知する列を追加しました。これはすばらしい追加だと思いますが、その列を削除できます。メンテナンスプランナー/スーパーバイザー/マネージャーが最新の状態に保つことができない場合は、それを使用してもあまり意味がありません。

メンテナンスチケットテンプレートの管理

メンテナンスチケットの管理は、いくつかの異なる方法で行うことができます。テンプレートは、着信するメンテナンスサービス要求に対応するだけでなく、すべてのメンテナンス操作をスケジュールするために使用できるように設計されています。その意味で、これは単なるメンテナンスチケットシステムではなく、より多くの作業指示管理システムを目指しています。

テンプレートには、次のフィールドが含まれています。

• チケットID： 各チケットの一意の識別子（ID）として機能します。 「タスクの名前」を入力すると、自動入力されます 。
• タスクの名前： 割り当てられた作業の概要をわかりやすくするために、各チケットに名前を付けます。
• 仕事の説明： 実行する必要のある作業の説明を書く場所。
• 技術者： 作業を割り当てる技術者を選択するために使用できるドロップダウンリスト。
• 期限： 割り当てられたチケット/作業指示を完了する期限を設定します。
• 優先度： チケットの優先度を選択します。これは、技術者が最初に実行する必要のある作業を決定するのに役立ちます。
• チケットのステータス： チケットの現在のステータスを選択できるドロップダウンリスト。
• 完了メモ： ここで、技術者や監督者は、完了したばかりの作業に関する重要なメモを残すことができます。
• 完了日： 割り当てられた作業指示の完了日をマークします。チケットのステータスが「完了」に変更された後、自動入力されます。
• 作業の種類： 実行する作業のタイプ（反応型または予防型）を選択します。レポートセクションで使用されます。
• 時間内に完了しましたか？： このフィールドは、チケットが時間どおりに完了したかどうかを確認した後に自動入力されます。チケットが完了としてマークされると、「はい」または「いいえ」と表示されます。レポートセクションで作業コンプライアンスの割合を計算できるようにするには、このフィールドを実装する必要がありました。

プロセスを可能な限り自動化したかったのです。これが、いくつかの異なるドロップダウンリストを組み込み、特定のフィールドに自動入力するための数式を作成した理由です。独自のテンプレートを開発する場合は、同じことを検討する必要があります。結局のところ、最終的な目標は、保守部門を可能な限り効率的にすることです。

テンプレートが実際にどのように見えるかを次に示します（これはすべて1行になっていますが、読みやすくするために2つのスクリーンショットに分割する必要がありました）：

メンテナンスレポートの生成

これらの種類のテンプレートでは、レポートが制限されます。表で使用されているデータに基づいて、3つのカスタムレポートを作成できました。

• タスクの優先度の内訳： 割り当てたメンテナンスタスクが平均してどれほど緊急であるかを示す簡単なレポート。特別なことではありませんが、役に立つと思う人もいるかもしれません。

• 作業の種類の内訳： 計画されたタスクの数（定期保守または予防保守の一部）と計画外のタスクの数（事後対応）を示すレポート。また、これまでに実行したタスクの総数も表示されます。

• 総作業コンプライアンス率： 全体的な作業コンプライアンスは、時間どおりに完了したタスクの割合を示します。

より有用なメンテナンスレポートを生成する方法があるかもしれません。ただし、これは通常、追加のフィールドを使用してチケット管理テンプレートを拡張することを意味します。平均的なユーザーにはその必要はないと私たちは信じています。ただし、これらのテンプレートの優れている点は、必要に応じてテンプレートを調整できることです。

CMMSは究極のメンテナンスチケットソフトウェアです

この無料のメンテナンスチケットシステムをぜひご活用ください。そうは言っても、スプレッドシートはこれまでのところしか得られません。これらは大きな前進ですが、長期的な解決策にはなり得ません。最終的に、運用効率を最大化し、メンテナンスコストを削減し、メンテナンスKPIを達成したい場合は、モバイルCMMSに切り替える必要があります。

後でではなく早く切り替える準備ができていると感じている場合は、Limble CMMSを試して、その機能を（コミットメントなしで）探索することをお勧めします。そのためのオプションは次のとおりです。

• デモのスケジュール ： 私たちに連絡してください。私たちのチームの誰かがあなたにウォークスルーを提供し、あなたにすべての主要な機能に慣れさせるでしょう。
• 自分のデモを試す ： このボタンをクリックすると、ブラウザタブが更新され、シミュレートされたテスト環境が読み込まれ、Limbleが自分のペースでどのように機能するかを確認できます。
• 無料トライアルを開始 ： 30日間の無料トライアルにサインアップして、LimbleCMMSが組織に適しているかどうかを評価できます。

Limbleについて、またはこの記事で紹介したテンプレートについて質問がありますか？それらをどのように改善できるかについていくつかの提案がありますか？下のコメントセクションで議論を始めることを躊躇しないでください！