メンテナンスポリシーを決定して作成する方法

しばしば誤用され誤解される、ポリシーという言葉は一般的な用語です。それでも、ビジネス管理と保守ガバナンスへのその適用と有効性は疑いの余地がありません。メンテナンスポリシーとは何か、それが効率的かつ効果的なメンテナンス戦略にどのように適用され、サポートされるかを確認するために読んでください。

メンテナンスポリシーとは何ですか？

保守ポリシーは、上級管理職によって作成、所有、および管理されるドキュメントです。コーポレートガバナンスの階層では、すべてのポリシーは会社のビジョン、使命、および価値観から流れ、その下に位置します。

事実に基づく意図の表明として、保守ポリシーは正式な文書です。これは、トップマネジメントが保守部門に期待することを確立します。保守ポリシーの内容は、使命、価値観、およびビジネス目標をサポートし、有効にする必要があります。

ポリシーと戦略について混乱が生じるので、記録をまっすぐに立てましょう。メンテナンスポリシーはビジネス戦略の下にあります –それでも保守部門の戦略より上 および戦略的保守計画。

なぜメンテナンスのポリシーが必要なのですか？

保守ポリシーは、保守戦略開発の境界を設定します。それを保守部門の使命と価値観と考えてください。このポリシーは、明確で客観的かつ定量化可能なメンテナンスの期待を設定することにより、ビジネスプロセスの費用対効果の向上、メンテナンスコストの削減、計画外のダウンタイムや故障の削減など、必要かつ望ましい結果に向けたメンテナンス部門のアクションに焦点を当てています。

保守ポリシーを作成するという行為自体には、かなりの分析が必要です。これにより、リスク分析、規制コンプライアンスの望ましい範囲、保守コストと支出のコミットメント、および労働力の安全性の範囲に関する決定が強制されます。 。このようなプロセスは、思考、コンセンサスの作成、および上級管理職と保守作業員間のコラボレーションを組み合わせたものです。

また、所有者または上級チームからの明確で監査可能なコミットメントでもあります。保守エンジニアまたは他の保守専門家が保守戦略を作成する場合、それらのドキュメントは、保守ポリシーで要求される意図とコミットメントを提供する必要があります。基本的に、それらはポリシーによって説明するために保持されます。

メンテナンスポリシードキュメントを作成するのは誰ですか？

保守ポリシー文書を作成するという行為は、誰がそれを作成するかよりも重要ではありません。

少なくとも、HRディレクター、オペレーションディレクター、エンジニアリングディレクターが出席することを期待できます。この上級チームは、部門に与える影響に基づいて、すべてのポリシーを策定する必要があります。チームは通常、CEOまたはマネージングディレクターが率いています。

書き込みは通常、エンジニアリングマネージャーまたはメンテナンスマネージャーに渡されます。レビューとチャレンジのために上級管理チームに提出され、すべてが洗練されて合意されたら、CEOと保守部門の責任者がドキュメントを承認します。

役割間の責任の正確な分担は、組織の規模と保守部門によって異なります。

適切なメンテナンスポリシーを定義するものは何ですか？

優れたメンテナンスポリシーがどのように見えるかを説明する最も簡単な方法は、その望ましい特性を確認することです。そのうちの6つを特定しました。

1。会社の価値観との一貫性

会社の価値観が、すべての従業員が毎日仕事から安全に帰宅する権利について述べている場合、保守部門の健康と安全に対する期待を強調しないことは怠慢です。

持続可能性と環境への配慮が重視される場合、廃棄物処理に対する高いレベルの期待が適切であり、保守管理者はより環境にやさしいものになります。

従業員の支持を失う最善の方法は、言葉と行動の間に矛盾を示すことです。

2。目的に合う

適切なメンテナンスを念頭に置いて、会社の規模と活動に応じてポリシーを設計します。 6人の保守組織には、人事、運用、安全衛生、および財務をカバーする4つまたは5つの1ページのポリシーがある場合があります。大規模なマルチサイトメーカーのポリシーには、一連の包括的なドキュメントが含まれます。

明確なガイダンス、適切な意思決定をサポートするポリシーを作成し、メンテナンスに関して会社がどこにあるかを公表します。それらを書いて、現実的なガイドラインを知らせ、含めてください。

3。明快さ

保守ポリシーでは、保守の役割と目標、および保守が会社のビジョンをどのようにサポートするかを明確にする必要があります。それを超えると保守部門が活動してはならない明確な境界を設定する必要があります。また、保守部門に対してより広範な組織に期待される義務とサポートを明確に示します。

4。外部の関与を通じて形成された

CEOがスタッフを取り締まる方法としてポリシー文書を書いた時代は終わりました。影響を受ける人々と政策について話し合い、彼らの意見や懸念を検討します。 非現実的なポリシーは無視され、そもそもなぜそれが書かれたのかを懇願します 。

5。アクセシビリティと適用性

ポリシーは、2、3年に1回監査人を喜ばせるために書かれた、乾いた、ほこりっぽい文書ではありません。それらは、日常の意思決定に情報を提供し、導くために存在します。すべての担当者は、会社のポリシードキュメントにアクセスして読むことができる必要があります。

Limble CMMSユーザーは、デジタルアセットを作成し、それに新しく作成/更新されたメンテナンスポリシーを添付するオプションがあります。このようにして、Limbleユーザーアカウントを持つすべての従業員は、任意のPCまたはモバイルデバイスでドキュメントにすばやくアクセスできます。なぜこれが重要なのですか？見つけるのが難しいドキュメントは単に使用されなくなるからです。

会社の規模、戦略、または慣行は、そのライフサイクルを通じて変化します。メンテナンスポリシーは、現在の運用への適用性を確保するために定期的に更新する必要があります。このように、それは標準的な操作手順に似ています。

6。コミットメントの声明

ポリシーは、責任者からの正式なコミットメントを意味する、CEOと部門長によって署名およびサポートされる必要があります。個人の役割が変わると、新しい現職者による文書のレビューと署名が行われる必要があります。

一般的なメンテナンスポリシーには何が含まれていますか？

読むメンテナンスポリシーはそれぞれ異なりますが、適切なポリシーでは次の領域に対処する必要があります。

1。はじめに

イントロダクションは、メンテナンスの知識がない人のための、一般的で短い、高レベルの概要です。メンテナンスとは何か、なぜそれが行われるのか、そしてそれが組織にもたらすメリットについて説明します。

メンテナンスが会社のビジョン、使命、目的の達成にどのように役立つかを説明し、適切なメンテナンス、予防的メンテナンス、およびその他すべてのメンテナンス活動に対処する必要があります。

2。ポリシーの目的

目的は、ドキュメントの作成の背後にある意図を説明します。従業員や機械のオペレーターに安全で健康的な環境を提供したいと思うかもしれません。資産を効果的かつ効率的に使用するために、機器の稼働時間を最大化することをお勧めします。おそらく、コンポーネントまたはサービスの品質は、あなたが行うことの不可欠な部分であり、製品の卓越性を維持したいと考えています。

効果的な在庫管理があなたの懸念の一部であるか、おそらくやり直しの削減である可能性があります。使用する機器が資本集約的である場合は、可能な限り低い総運用コストを達成することをお勧めします。

この段落では、これらのメンテナンスの期待を規定する理由を明確にする必要があります。

3。意図の声明

ポリシーのこの部分は、会社によるコミットメントです。それは明確なステートメントで始まる必要があります。ここに高レベルのふわふわした言葉はもうありません。このポリシーは何をするつもりですか？例：

• メンテナンスポリシーは…
• このポリシーにより確実に…
• 会社のメンテナンスへのアプローチは…

この声明に続いて、アクションワードで始まるコミットメントの箇条書きリストがあります：維持、実装、確保、防止、支援、促進、提供 。この声明には曖昧さがあってはならず、誤解の余地はありません。

4。メンテナンスポリシーと手順の範囲

この段落では、包括的な保守管理プロセスの実装と保守の第1レベルについて説明します。会社のメンテナンスに関連する活動の計画と開発の概要を示しており、少なくとも以下を含める必要があります。

• メンテナンス戦略の策定
• メンテナンス基準の割り当て
• 戦略的保守計画の作成
• メンテナンス手順の作成と作成

5。ポリシー要件

要件の章は、保守ポリシードキュメントの要であり、戦略的というよりも戦術的です。ここでは、重要な問題に対する会社または部門のアプローチを説明する簡単な段落を作成します。基本的に、必要な保守作業を規定することにより、必要な保守作業の範囲を概説します。一般的なトピックは次のとおりです。

• EHS規制、品質保証、リスク管理、および財務管理に関する義務。
• 計画的および計画外のメンテナンスに対応するメンテナンス戦略の準備。
• 短期、中期、および長期の企業の保守ニーズに対応する戦略的管理計画（SMP）を作成し、定期的にレビューします。
• 予算の開発、規定された保守基準の達成を確実にするため。
• 相手先ブランド供給（OEM）データ、稼働中の経験、および履歴データを利用した保守管理システムの開発。
• 業界標準に対するメンテナンスパフォーマンスの実装、監視、および継続的なレビュー。
• 会社および規制当局の報告要件を満たすために、メンテナンスデータの取得、安全な保持、および利用のためのプロセスを確立します。
• 保守請負業者と保守サービスの調達。

ポリシー要件の段落は、企業または部門からの順守を必要とする問題の広範かつ詳細な説明です。この段階の開発に他の部門が関与することは有利であり、推奨されます。

6。責任の割り当て

簡単に説明しますが、ここで、このポリシーの影響を受ける、またはこのポリシーに責任を持つ役割を特定します。誰が責任を問われるのでしょうか？どのような協議を誰と行う必要がありますか？その内容は誰に通知されますか？

この部分を絶えず更新しないようにするには、名前ではなくロールを使用してください。メンテナンス要件に対応し、メンテナンスチームの責任の概要を説明します。

7。関連ドキュメント

何らかの方法でメンテナンスポリシーに影響を与えるすべてのドキュメントを一覧表示します。これらは、外部の法律またはその他の内部ポリシーである可能性があります。

このポリシーのために存在する内部ドキュメントを含めます。例としては、保守戦略文書、戦略的管理計画、保守管理システム、保守基準などがあります。

文書階層の1つ下のレベルに移動します：必要ありません 基準を下回るすべての手順、ガイダンスノート、または安全な作業慣行を一覧表示します。

どこから始めればいいのかわからない？いくつかのメンテナンスポリシーの例を見てください

以下は、パブリックドメインで見つかったさまざまな業界のメンテナンスポリシードキュメントとガイダンスへのリンクです。これらの例には、必ずしもすべての推奨コンポーネントが含まれているわけではありません。それにもかかわらず、それらは実際的な例として役立つのに十分です。

これらを取り、逐語的にコピーしても役に立たないことを忘れないでください。メンテナンスポリシーは、会社の価値観、所属する業界、テクノロジーレベル、使用済み機器を反映している必要があります 。

代わりに、次の例を使用して、含まれるコンテンツの形式と種類に焦点を当てます。

• 医療機器のメンテナンスポリシー＃1
• 医療機器のメンテナンスポリシー＃2
• 情報セキュリティシステムのメンテナンスポリシー
• メンテナンスポリシーの作成

メンテナンスへのトップダウンアプローチ

強力なメンテナンスポリシーは、組織がメンテナンス費用を最適化し、機器の稼働時間を改善し、メンテナンス戦略と手順を会社の使命と価値観に合わせるための最初のステップです。

客観的で定量化可能な保守の期待を設定することにより、保守ポリシーは、保守ポリシーに必要な意図とコミットメントを提供することにエンジニアリング部門と保守部門を集中させます。ドラフトとコミュニケーションが正しく行われると、生産の損失と故障を最小限に抑え、製品の品質を向上させ、メンテナンス機器、スペア、および人員を最適化することが期待されます。

保守管理に対する一貫性のある監査可能なトップダウンアプローチは、会社の目標に沿っており、上級管理職に裏打ちされた、明確で理解しやすい保守ポリシーから始まります。