メンテナンス、生産、財務の橋渡し:部門間のコミュニケーションを強化する実証済みの 4 つのステップ

部門間のコミュニケーションを改善するための鍵は、非常にシンプルです。それは、相互理解と調整です。

それは明らかです。しかし実際には、それは難しい場合があります。

メンテナンス、生産、財務に携わっている場合は、資産管理に携わることになります。そして、資産管理は全員の仕事であるため、全員が参加し、共通の目標に向かって取り組む必要があることを意味します。 ISO 55001 要件には、何をするかが記載されています。 、いつ 、方法 、 そして誰 コミュニケーションの方法を決定する必要があります。ただし、他の部門を理解するのが難しい場合があることは簡単にわかります。そこで、組織が魔法を実現するために実行できる 4 つの簡単なステップをここに示します。

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目標を共有する。

人間関係を築く。

部門を超えたチームを形成する

コミュニケーション ツールを使用する。

その前に、ライバル関係について簡単に説明します。

あなたはおそらくどこかの部署で働いているでしょう。他部署とのライバル関係も経験するのではないでしょうか？定期的に？部門間の対立でも？メールテニスの緊張が高まるラウンド。ウォータークーラーの汚れた外観。廊下でささやき声と冷笑声。週次会議で他の部門を「バスの下に」放り込む。ある研究によると、これは決して珍しいことではありません。それは人間の本性だと主張する人もいるかもしれません。人々を「チーム」に編成すると、同じ会社で働いている場合でも、当然彼らは他の人、つまりライバルを超えて競争したいと考えます。

排除するのは難しい、ライバル関係。しかし、最終的には時間とお金の無駄になります。

しかし、メンテナンス、生産、財務の間の問題は何でしょうか?プロセス産業や製造業で働いている人なら、おそらく次のような言葉を聞いたことがあるでしょう。

財務: なぜメンテナンス管理者は最も高価なメカニカルシールを購入しなければならないのでしょうか?もっと安いのがたくさんあるのでは？損得がないのでしょうか？

メンテナンス: それはばかげています。私たちは 計画 メンテナンスを停止する日をスケジュールすると、運用が開始されてキャンセルされます。また！昨日の会議では彼らは何も言いませんでした。

制作: なぜ金融機関は海外から安価なパッケージを購入することに固執するのでしょうか?一日おきに包装機を台無しにします。彼らは私たちが受けているプレッシャーを理解していません。メンテナンスに問題を解決できる人はいますか?

このため、組織の上級管理者は、共有された共通の目標を中心に、部門内の前向きな関係を促進する必要があります。あらゆる機会に従業員にコミュニケーションを図り、部門を超えたチームに配置します。

メンテナンス、生産、財務間のコミュニケーション、理解、調整を改善するための、シンプルだが重要な 4 つのステップを見てみましょう。

１．目標を共有する

違いを克服し、成功を収めることが重要です。これは共通点を見つけることから始まり、共通の目標を見つけることから始めるのが良いでしょう。資産管理の文脈では、すべての部門の目標は組織全体の計画から導き出される必要があります。

つまり、これが意味するのは、各部門には独自の目標、目的、タスクがあるとしても、すべては組織計画、つまり全員が「見通し」を持っている共有の目標セットから導き出される必要があるということです。これにより、目的の位置合わせが作成されます。

従来、生産に「影響を与える」メンテナンス目標の一例は、予防メンテナンス (PM) を実行するための計画的なダウンタイムです。これは多くの場合、調整のずれであり、両者の間に摩擦が生じる原因となります。生産現場は数字を達成するというプレッシャーにさらされています。 。そして、遅れている場合は、PM を別の機会に延期できるものとみなします。メンテナンスでは、PM が資産パフォーマンスを維持する、つまり数字を達成するために不可欠であると考えています。 。メンテナンスと生産は計画に同意して遵守する必要があり、計画は組織計画から導き出される必要があります。

2.人間関係を築く

このステップを踏むということは、人々に話をさせることであり、多くの場合、これは非公式を意味します。人々はお互いを知る必要があります。生産チームと保守チームが別の建物にいて、めったに会うことがないとしたら、何の役に立つでしょうか?そして、財務チームが 100% リモートで業務を行っているとしたら?組織で実装できるいくつかのアイデアを次に示します。

チームランチ :注文したピザやソフトドリンクをたまに買ってみましょう。カジュアルなチャットを促進するのに役立ちます。おそらく、プロジェクトの完了またはメンテナンスのシャットダウン期間後にスケジュールを設定します。

クラブ/チームを作成する ：会社でサッカーチームやバスケットボールチームを作ってみてはいかがでしょうか？さまざまな人々を結びつけるためのオプションはたくさんあります。

四半期ごとのリトリート :グループの問題解決のためのチームビルディングイベント、またはメンテナンス、生産、財務の上級チームリーダーのための単なる休暇。これらにはコストがかかりますが、長期的に強い関係を築き、目標を達成することができます。そしてそれはより強力な収益となります。

3.部門横断的なチームを形成する

これを行うのに最適な時期は、資産管理プロジェクト中です。たとえば、新しいプロセス ラインの導入またはアップグレードです。これは、生産、メンテナンス、財務、プロジェクト、調達、安全衛生などのさまざまな部門からチームを編成する必要がある場合の好例です。しかし重要なのは、それは専門的なプロジェクトとして実行および管理されなければならないということです。部門を超えたチームを成功させるための重要な手順は次のとおりです。

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成功を収めるために必要な専門知識を特定する。 1 年目の見習いに保守計画の策定を担当させるのはダメです。

適切なパーソナリティを選択します。チーム プレーヤーが必要です。リーダー、働きバチ、そしてその間のすべて。エゴだらけのチームではありません。

質の高いリーダーシップを確保する - プロジェクトは誰にとっても学習曲線ですが、プロジェクトを推進する経験豊富なプロジェクト リーダーがいることを確認する

チームメンバーそれぞれの目的を明確にしてください。混乱のコスト

チーム憲章を作成する:目標に関するコンセンサスと合意。 「視線」を覚えていますか?

具体的な予算を設定します。

プロジェクトのスケジュールと計画を作成し、全員がいつでも確認できるようにする

コミュニケーションラインとコミュニケーション計画を作成する

4.コミュニケーションツールを使用する

プロジェクトであろうとなかろうと、メンテナンス、生産、財務を連携させて効果的にコミュニケーションを図るために使用できるツールは何でしょうか?幸いなことに、たくさんあります:

イントラネットとフォーラム – 金融機関が企業の財務実績をアップロードできる情報のオープンなリポジトリ。生産では目標とコンプライアンスを示すことができ、保守では作業管理と可用性の KPI を示すことができます。フォーラムは、部門間の知識の伝達に特に適しています。

デジタル ニュースレター – これらは古い紙のコピーに代わるものです。電子メールで配信されるので、組織内のすべての部門に情報を迅速に伝達するのに最適な方法です。ケーススタディの提示に最適です。新しいリサイクル可能なパッケージを導入した生産。新しい EAM または CMMS へのメンテナンス アップグレード。新しいプロセスラインのための資金を確保するための資金調達。

デジタル サイネージ – 。これらのサインはプログラム可能で、あらゆる種類の部門の最新情報を表示でき、技術者やオペレーターなど、コンピューターで作業しない人にとってはニュースレターの優れた代替手段となります。

コラボレーション ツール – Google Meet や Docs、Teams など、たくさんあります。これらのツールを使用すると、部門やチームがファイル共有、アプリ共有、ビデオ通話や音声通話、さらにはインスタント メッセージングを使用して、リアルタイムで共同作業を行うことができます。部門を超えた情報を共有するのに最適な場所です。

EAM/CMMS – これらの機能は、統合されてそれに伴う問題を引き起こすのではなく、ERP システムに組み込むことができます。これにより、財務とメンテナンスに関する単一の情報源が可能になります。ソフトウェアが ERP から分離されないため、コストに対する意識が高まり、両者間の同期により生産性が向上し、コミュニケーションが容易になります。これらすべてに加えて、資産の可用性、未処理の作業指示、MTBF など、分析と KPI をすべての人に簡単に伝達できます。

したがって、これらは、資産管理の観点から、メンテナンス、生産、財務、さらには組織内のあらゆる部門の間のコミュニケーションを改善するのに役立つ 4 つの簡単な手順です。コミュニケーションは文化と同様に、組織を作ることも壊すこともできます。

誰かがかつて言ったように、「チームワークが夢を実現させます」。