自動化により、管理アシスタントの役割は終了しますか？

管理アシスタントの役割は、何十年にもわたってビジネスの定番となっています。 小規模な企業でも、ある種の管理アシスタントや受付係を雇って日常業務を行うのが適切だと考えています。メールへの返信、会議のスケジュール設定、電話への応答などが彼らの仕事です。

このような人を雇うことの利点は、彼らが舞台裏で多くのことを処理し、より重要なタスクに集中するためにあなたの時間を解放することです。

この仕事は、通常、エントリーレベルのキャリアを表すため、従業員にとっても有益です。本質的に、管理アシスタントになるための資格は必要ありませんが、大企業のはしごに足を踏み入れることができます。

しかし、最近では、新しいプレーヤーが管理ゲームに参加しています。自動化の概念は世界中のオフィスや企業に浸透し、従来のアプローチに代わるものを提供しています。管理アシスタントが多くの仕事をする代わりに、1つのソフトウェアがすべてをあなたに代わって行います。

これにより、この記事の主な論点になります。自動化によって管理アシスタントの役割が終了するのでしょうか。この質問に答えるには、管理の自動化とは何か、それが持つ可能性、そして長所と短所について話し合う必要があります。

管理の自動化とは何ですか？

簡単に言うと、管理タスクを自動化するために使用されるあらゆる種類のテクノロジーを指します。もちろん、自動化とは、あなたの側からの入力がほとんどないかまったくない状態で、物事を自動的に行う行為です。

通常、ソフトウェアをインストールしてパラメータを設定するだけで、残りはソフトウェアが行います。アイデアは、物事を常にチェックしてタスクを完了する必要がないということです。すべては、さまざまな自動化ソフトウェアによって実行されます。

さらに、自動化は通常、人工知能や機械学習などの他のテクノロジーを必要とします。これらすべてが融合して、最高の機能を提供します。次のセクションで説明するように、AIと機械学習は、ビジネスの世界でさまざまなタスクを自動化するために使用されます。

管理者の自動化の可能性は何ですか？

これは、管理領域の自動化で何ができるかを知る必要があるため、重要なポイントです。別のソフトウェアを使用して、すでにどのようなタスクを完了できますか？これは、管理アシスタントを実際にソフトウェアに置き換えることができるかどうかを判断するのに大いに役立ちます。

メールの自動化

管理自動化の最も一般的な形式の1つは、電子メールに関連しています。基本的に、電子メールに応答するソフトウェアまたはプラグインをダウンロードできます。誰かがあなたにメッセージを送ると、彼らはメッセージを感謝する即座の返信を受け取り、あなたがやがて適切に応答することを彼らに伝えます。

場合によっては、特に誰かが質問した場合に、テクノロジーが本物の回答を入力するのに十分賢いことがあります。ソフトウェアは、特定の質問を認識し、正しい応答を中継するようにプログラムできます。現在は洗練されていませんが、将来的には多くの可能性があります。

同様に、誰かがあなたから何かを購入したとき、またはメーリングリストにサインアップしたときに、自動的に電子メールを送信できます。繰り返しますが、これらは何も入力しなくても生成されます。数年後、管理アシスタントは販売の通知を受け取り、手動でメールを送信する可能性があります。

請求書の作成

請求書の作成は決して楽しいものではありませんが、支払いを受けたい場合は作成する必要があります。繰り返しになりますが、自動化が機能して生活を楽にします。

あなたは他の人に送るためにあなたが即座に請求書を作成するソフトウェアを使うことができます。サンプルの請求書を選択して、最も気に入ったものを生成できます。トランザクションごとに手動で請求書を作成したり作成したりする必要がなくなります。

同様に、ボタンをクリックするだけで請求書を生成して送信するソフトウェアを使用できます。ビジネスで最も時間のかかるタスクの1つを処理し、最も重要なことに集中するためにより多くの時間を解放します。

自動支払い

従業員がいる場合は、毎月支払う必要があります。繰り返しになりますが、管理アシスタントを使用して支払いソフトウェアを処理し、すべてを送信することができます。ただし、自動化により、毎月特定の日付に全員が賃金を支払うシステムを設定できます。

支払いを変更する必要がない限り、何もする必要はありません。それはすべて舞台裏で行われるので、すべての経済的困難に対処する必要はありません。

さらに、あなたはどんな請求書も支払うために同様のシステムをセットアップすることができます。時間通りにお金を払うことを心配する代わりに、あなたはお金が特定の日に自動的に取られるシステムを持っています。それはあなたの人生を10倍楽にします！

予定のスケジュール

これは物事が非常に興味深いものになるところです。以前は、スケジュールの作成を支援するために管理アシスタントが必要でした。会議を予約する必要がある場合は、アシスタントに日記に鉛筆で書くように指示します。彼らはあなたに電話したり、あなたが物事をしているときにあなたに話しかけたりしました。これで、これらすべてをスマートフォンの仮想アシスタントで実行できます。

SiriのようなAIはあなたの要求に耳を傾け、あなたのカレンダーを自動的に調整することができます。たとえば、電話に話しかけて、金曜日の午後12時に会議をスケジュールするように指示できます。すぐに、この会議がカレンダーに追加されます。

これは、AIと自動化が連携して機能する完璧な例です。人工知能はあなたが言っていることを処理し、自動的にコマンドに従います。

正直なところ、管理者の世界で自動化を使用する方法は他にもたくさんあります。残念ながら、すべてを確認することはできません。そうしないと、一日中ここにいることになります。代わりに、これらの例を使用して食欲をそそります。

管理者の自動化のメリットは何ですか？

管理者の自動化の明らかな利点は、時間とお金を節約できることです。物事が自動的に行われるとき、あなたはアシスタントが仕事を遂行するために何年もかかることを心配する必要はありません。あなたが何かを起こす必要があるなら、あなたがそれを命じるときはいつでもそれは起こります。財務的な観点から、自動化ははるかに手頃な価格です。

従業員を雇って賃金を支払うのは多額の費用がかかります。彼らも受けるメリットは言うまでもありません。管理者の自動化では、基本的に必要なソフトウェアの料金を支払うだけです。確かに、それは月々の支払いかもしれませんが、あなたはそれに年間2万ドルを費やす可能性は低いです！

自動化によって人為的エラーが排除されるという議論もあります。結局のところ、誰もが時々間違いを犯します。

これは、電子メールのスペルミス、請求書の送信時の誤算などである可能性があります。それらは小さな問題のように見えますが、大きな結果をもたらす可能性があります。何かが自動化されると、設定されたパスから外れることはありません。

同じタスクを何度も実行するようにプログラムしたので、エラーなしでこれを実行します。全体として、自動化は中小企業が大規模に運営するのに役立ちます。管理アシスタントを多数抱えている会社と同じ機能がありますが、多額の費用はかかりません。

管理者の自動化の欠点は何ですか？

多くの不利な点はありませんが、時々発生する不利な点があります。ソフトウェアがクラッシュした場合はどうなりますか？一部の人々は、使用中のすべてのソフトウェアの監督者として管理アシスタントを維持する必要があると考えています。

自動化では処理できないいくつかの問題に対処しながら、すべてが正常に実行されていることを確認します。

たとえば、電話を自動化できますか？可能ですが、人々はロボットの声にうまく反応しません。または、誰かがあなたに直接会うためにあなたの敷地を訪れた場合はどうなりますか？管理アシスタントがいない場合、誰が管理アシスタントを入力してどこに行くかを教えてくれますか？

繰り返しになりますが、バーチャルオフィスでこの問題を回避する簡単な方法があると主張することができます。バーチャルオフィスはあなたに会社の住所を提供しますが、あなたは主に自宅で仕事をします。

その後、会議がある場合はオフィスを使用して、建物内で働くスタッフにアクセスできるようになります。これは自動化の一形態ではありませんが、管理アシスタントがいないという個人的な問題を回避する方法です。正直なところ、これらは現在の管理自動化に関連する2つの主要な問題です。まだできないことがあり、物事がクラッシュして問題を引き起こす心配が常にあります。

管理者の自動化により、管理アシスタントの役割が破壊されますか？

結論として、元の質問を見てみましょう。管理アシスタントの役割は、今後数年で廃​​止されると思いますか？

確かにそうかもしれないと感じています。率直に言って、それは管理者の自動化が提供できる機能に依存します。現在、アシスタントが実行できる多くのことを実行するソフトウェアを見つけることができます。

ただし、まだいくつか足りないものがあります。テクノロジーがこれらのギャップを埋めることができれば、将来的には管理アシスタントは必要なくなります。

さらに、多くの中小企業の所有者は、現在、アシスタントなしで物事を処理することができます。どのように？ええと、彼らはできるだけ多くのタスクを自動化し、それから他の人自身を引き受けます。

これは、ビジネスの世界でもますます見られるかもしれません。ビジネスオーナーだけでなく、ビジネスの他の人々も管理タスクを引き受けています。自動化と組み合わせると、職場での管理アシスタントの必要性がなくなります。

PexelsのChristinaMorilloによる写真