調達マネージャーのための上位5つの支出分析手段

最近組織に加わった場合、または調達に直接関係する新しい役割に異動した場合は、どこから始めればよいかを知るのが難しい場合があります。あなたがしばらくその役割を果たしていたとしても、日々の活動の旋風は、組織と供給基盤との関係についての強力な全体論的見方からあなたをそらす可能性があります。

会社のサプライチェーンをよりよく理解するのに役立つ、何百もの貴重な指標があります。ただし、他の専門家と同様に、時間は限られており、リクエストを報告すると、チームが重要な活動から気を散らす可能性があります。調達を行っていて、割り当てられた商品やカテゴリをよりよく理解しようとしている場合、素晴らしいスタートを切るには、数字を理解することが特に重要です。

支出分析の上位5つの指標と、それらを定義する方法、それらを見つける場所、およびそれらが会社に与える影響は次のとおりです。

ベンダーの総支出

最初から、ベンダーの総支出（従業員の支払いなどは含まれません）と、レポートとの一貫性を保つことができる日付を追跡するための信頼できるソースが必要です。承認された発注書についてレポートを実行したくなるかもしれませんが、これには、支払いが行われていない可能性のある請求書は言うまでもなく、トランザクションの一部として支払われる購入カードやサプライヤなど、さまざまな支払い方法が含まれない場合があります。

財務パートナーと協力して、ベンダーの費用を検討するための会社の基準を決定し、会社の総勘定元帳の日付とカテゴリに番号を合わせます。最近の合併や買収に注意しながら、複数のシステムと会社の構造を考慮に入れてください。これは、特に経営幹部の会社で言及する場合は、しっかりと取り組む必要のある数字です。これは、基本的なルールとして、次のすべての支出分析指標に適用されます。

ベンダーの総支出を考えると、自分自身に問いかける必要があります。パイの大きさはどれくらいですか。カバーしている会社はいくつあり、記録システムはいくつありますか？入手するのはどれくらい大変でしたか？

これらの回答は、調達がその目的を達成するためにナビゲートしなければならない複雑さ、および組織に対してポリシーを適用することがどれほど難しいかを理解するのに役立ちます。

本当に印象に残りたい場合は、この数値が組織の収益のパーセンテージとしてどのように積み重なっているか、および業界標準とどのように比較されているかも知っておく必要があります。

直接支出と間接支出

簡単に言うと、直接支出とは会社の製品に直接組み込まれている購入を指し、間接支出とはそうでない購入を指します。製造業や小売業では広く理解されていますが、他の業界、特にサービスでは定義が難しい場合があります。あなたの会社が下請けを通じて顧客の義務を果たしている場合、またはベンダー製品が顧客に直接転売されている場合は、これを直接費用と見なす必要があります。直接支出は、製品設計者と緊密に協力して、より慎重に調達する必要がありますが、サプライチェーンを検討する際には大きなチャンスとなる可能性があります。 （リーン/シックスシグマアプローチはしばしば素晴らしい結果をもたらします）。調達および調達チームが、顧客に提供する製品の品質に対する意思決定の影響を理解することが非常に重要です。

間接的な支出は、大幅な節約の課題に取り組むことができる場所です。つまり、会社が事業をサポートするために購入するものです。多くの場合、これは業界固有ではなく、市場を活用すれば節約に適しています。戦略的支出だけに焦点を当てるのではなく、レポート全体をテール支出まで見下ろすようにしてください。支出の20％は、通常、ベンダーの80％に分散しています。

結論として、支出の何パーセントが直接的および間接的であるかを理解し、両方について次のすべての指標を分類できる必要があります。

影響力のある管理された支出

影響力のある支出とは、交渉、さまざまなサプライヤーの選択、または需要の変化のいずれかを通じて、調達が変化する能力を持つ支出です。これは主に組織の決定であり、企業とリーダーシップの間で大きく異なります。ローンの支払い、家賃またはリースの支払い、従業員の払い戻し、慈善寄付、郵便料金、税金などは、リーダーシップが調達の「範囲外」とマークした分野に分類される可能性があります。時にはこれは意外な会話であり、仮定にはコストがかかる可能性があります。

管理された支出は、調達が実際に手にした支出の量です。これは通常、契約に基づく支出として定義されますが、実際には、調達が調達または交渉に関与しているすべてのトランザクションを表します。

戦略的サプライヤー

戦略的サプライヤーとは、最も支出の多いサプライヤーと、製品やサービスを顧客に提供するために会社が依存しているサプライヤーの組み合わせです。総支出、提供される商品、サプライヤーから購入する部門の数、そして最も重要なこととして、それらのサプライヤーがあなたの会社の事業にもたらすリスクに精通している必要があります。これらは、組織の運用、セキュリティ、評判にとってパフォーマンスが本当に重要なサプライヤです。

少なくとも、購入の80％を提供しているサプライヤーを確認してください。数が少ないことに驚かれるかもしれません。そこから、リスクまたはビジネス継続性のパートナーと協力して、サプライヤーのリスクについて彼らがどのように考えているか、および各組織またはビジネスユニットにとって最も重要なサプライヤーであると彼らが考える人を理解します。

テール支出

戦略的サプライヤーの反対側には、データがあります。これらの購入は、支出の20％にすぎませんが、多くの場合、ベンダー数の80％以上に相当します。テールは、生産性のキラーであると同時に、お金を節約するための優れた方法でもあります。テール支出管理をより適切に自動化し、サプライヤーを統合する方法はありますか？テール支出は、自動化の機会を探すのに最適な場所です。

自問する質問：あなたの会社は現在、これを管理するためにどのように取り組んでいますか？カタログを使用していますか？使用している場合、実際にコストを削減していますか？これらの小額の取引を管理するために「紙を押す」のにどのくらいの時間が費やされますか？

優れたデータは、企業がテール支出を最大12パーセント節約するのに役立ちます。ただし、支出の分野に関係なく、上位支出の分析と指標を理解することで、より賢明な購入決定を下し、リスクを軽減することができます。

Erin McFarlaneは、Fairmarkitの戦略と実行の責任者です。