在庫管理方法に関する51の専門家のヒント：在庫管理方法の選択、データ収集と分析のヒント、および適切な在庫管理ポリシーの実装

在庫管理は、あらゆる業界にまたがる企業にとって重要な機能です。効果的な在庫管理方法がないと、サプライチェーンが苦しみ、顧客のニーズを十分に満たすことができず、最終的には、会社の収益はこれらの不十分さを反映します。
しかし、在庫管理の適切な方法を選択し、効果的なポリシーを策定するプロセスが確実に実行されるようにし、在庫管理方法の精度を向上させ、正確なデータを収集してそのデータを使用してビジネスの他の領域に通知する方法を理解することは、単純で包括的なソリューションがないことを懸念しています。
そのため、企業の現在のビジネスシナリオを評価して主要なニーズを特定し、システムを選択し、これらの固有のニーズに最適なプロセスを開発することが、在庫管理システムを初めて選択する企業にとって必要な最初のステップになることがよくあります。また、企業がこれらの監査を定期的に実施して、組織内で発生した成長や変化を考慮して現在のシステムとプロセスが適切であることを確認することもお勧めします。
企業がビジネスに適した方法論を選択または開発できるようにするため要件に応じて、適切な在庫管理フレームワークまたは方法論を選択するのに役立つ情報から、会社固有のビジネスニーズを理解し、効果的な在庫管理ポリシーを作成および実施するまで、在庫管理方法に関する51の専門家のヒントのリストをまとめました。特定のセクションのヒントを参照するには、以下のリンクを使用して各カテゴリに移動します。
ジャンプ先：

適切な在庫管理方法の選択
在庫管理の基本
効果的な在庫管理のためのデータ収集と分析のヒント
在庫と会社のニーズを知る
効果的な在庫管理ポリシーの作成

適切な在庫管理方法の選択

1。 Min-Max在庫管理方法は、特定のアイテムに対して維持する必要のある在庫の量を定義するのに役立ちます。 「在庫のニーズを注意深く調べた後、2つの線を設定します。1つは手元に置いておく必要のある各製品の量の上部と下部にあります。収益に達したら、その製品を十分に注文して、収益を上回らないようにします。
「長所：この方法は単純で、在庫のバランスを取る作業がかなり簡単になります。
「短所：その単純さは、注文が多すぎたり、到着する前に品切れになったりする可能性があるため、問題が発生します。」 – Robert Lockard、知っておく必要のある4つの在庫管理方法 、在庫システムソフトウェア; Twitter：@Fishbowl
2。 ABC法は、一部の業界で最も一般的に使用されている在庫管理方法の1つです。 「これは小売業界全体で使用される一般的な方法の1つであり、在庫をより適切に管理するために他の方法と組み合わされることもあります。これは在庫分類手法であり、商品は販売貢献度と品揃え計画におけるその重要性に基づいて分類されます。
「A-カテゴリ商品は、売上高の最大の食料雑貨店であり、マージンの高い主力商品になります。。通常、総売上高の80％を占める品揃えの上位20％は、売上高の損失を防ぐために在庫を厳重に管理する必要があるAカテゴリに分類されます。売上の80％に貢献する製品の20％は、80-20ルールまたはパレートの法則として知られています
「C-Category製品は、売上への貢献が少ないラインの最下位です。これらのアイテムはビジネスにとってわずかに重要であり、顧客の要求の唯一の目的のためにのみ保持されます。
「Bカテゴリの製品は小売業者にとって重要ですが、Aカテゴリの製品と比較してそれほど重要ではありません。」 – Suresh Ram、在庫管理システムの種類 、小売について詳しく話し合う
3。一部の業界では、ベンダー管理の在庫がオプションです。 「名前が示すように、ベンダー管理在庫（VMI）は、ベンダー（サプライヤー）によって管理される在庫です。これ以上のことがあるかもしれませんが、少なくともこれは、ベンダーがいつ補充するか、どれだけ補充するかを決定することを意味します。
「ベンダー管理の在庫は新しいものではありません。実際、それはかなり前のことであり、あなたが思っているよりもはるかに一般的です。あなたがレストランで働いたことがあるなら、あなたは「パンの男」が毎日かそこらに現れるのを見たでしょう、あなたの在庫をチェックし（あなたのパン、パンなどを物理的に見てください）、そして彼のトラックに出てあなたを買いだめします。理髪店では、あなたの理髪店（ええ、私は古い学校です、私は理髪店に行きます）が販売または使用するヘアケア製品の多くも、サプライヤーによって管理されています。この場合、在庫を実際に「管理」するのはおそらくその製品の営業担当者であり、彼は自分の車のトランクから理髪店に補充することがあります。古い独立した金物店では、ナット、ボルト、ワッシャー、Oリングなどのアイテムがベンダーによって管理されることがよくありました。大企業では、配送用カートン、事務用品、またはクリーニング/メンテナンス用品をベンダーが管理している場合があります。」 – Dave Piasecki、 Vendor-Managed Inventory（VMI）：それは何であり、いつ使用するのが理にかなっていますか 、InventoryOps.com

4。ジャストインタイムの在庫管理方法はリスクの高い慣行と見なされますが、企業が手元に保持する在庫の量を減らし、間接費を削減できます。 「ジャストインタイム（JIT）方式は、企業が手元に持っている在庫の量を減らすために機能します。流通や販売に必要な数日前に在庫を購入するだけで、商品が使用に間に合うように到着するため、リスクの高い手法と見なされます。
「JITは、在庫レベルを維持することで、組織が在庫保持コストを節約できるようにします。低く、デッドストックが何ヶ月も棚に置かれる状況を排除します。リスクと混乱を最小限に抑えるために、JITを事業運営に実装する前に、顧客の購買習慣、季節的な需要、信頼できるサプライヤーと輸送チャネルのソースについて徹底的な調査を行う必要があります。」 –在庫管理手法 、Trade Gecko; Twitter：@tradegecko
5。複数期間の在庫方法には、固定注文数量と固定期間注文の2つの主なバリエーションがあります。 「複数期間の在庫モデルには、2つのバリエーションがあります。固定注文数量システムは、注文が行われるたびに固定金額で注文が行われるシステムです。注文は、最小在庫レベルに達するなどのイベントが発生したときに行われます。 2番目のバリエーションは、特定の時間に注文が行われる固定期間モデルです。たとえば、在庫レベルの月次レビューがある場合などです。注文の量は、必要な在庫の量によって異なります。
「これらのモデルの主な違いは、固定注文数量モデルでは、在庫レベルが適切なレベルに削減されます。固定期間モデルの在庫レベルは、注文が行われる予定のときにのみチェックされます。固定注文数量モデルでは、在庫レベルは通常高く、このシステムはより高価で重要なアイテムに使用される傾向があります。また、在庫モデルを常に測定する必要があるため、維持に時間がかかります。
「固定注文数量モデルは、製品の需要が一定で、製品のリードタイムがわかっていて信頼性が高く、価格が変動しない非常に安定した状況で使用されます。注文コストは一定であり、製品のすべての注文が処理されます。」 – Peter Carr、第7週：在庫管理 、BE 603運用およびサプライチェーン管理（ウォータールー大学のコンラッドビジネス起業家精神および技術センターが提供）。 Twitter：@UWaterloo
6。最も効果的な在庫管理方法は、会社ごとに、さらには個々の商品カテゴリによっても異なる場合があります。 「在庫管理方法は、会社ごと、商品ごと、SKUごとに異なります。動きの遅いアイテムに最適な在庫管理方法は、動きの速いアイテムにはうまく機能しない可能性があります。会社には100万の異なるSKUがあり、5つの異なる在庫管理方法のみを使用している場合があります。覚えておくべきことの1つは、在庫を管理するための完璧な方法はありません。完璧な在庫レベルをもたらす聖杯や魔法の公式は存在しません。企業は、コストの削減とサービスレベルの向上につながる最善の方法を見つけることしかできません。」 – Kenneth Hamlett、在庫管理の方法 、Chron.com; Twitter：@HoustonChron

7。万能の在庫管理方法論は必ずしも必要ではありませんが、明確な在庫管理システムと関連するポリシーを開発することは、どの企業の成功にも不可欠です。「さまざまな在庫管理手法を理解するには、それが重要である理由を知ることが重要です。

まず、在庫の管理を誤ると、運転資金が不必要に増加する可能性があります。余剰資金は、会社の成長イニシアチブまたは研究開発努力を促進するために実りある形で向けられた可能性があります。
第2に、効果的な在庫管理は保管コストの削減につながり、それが企業の利益の増加につながります。保管スペースは高価です。在庫を適切に管理し、保管する必要のある商品の量を減らすことができれば、必要なスペースが少なくなり、倉庫のレンタルコストが低くなります。
第3に、顧客が必要とする製品を最も迅速に提供することで、顧客を満足させることができます。在庫管理が不十分だと、商品の在庫が少なくなり、納期が長くなります。したがって、これらのサービス満足度の星を獲得したい場合は、在庫を適切に管理する必要があります。
第4に、長期間在庫に保管されている商品は台無しになる可能性があります。これは、ビジネスを運営する上で不必要なオーバーヘッドにつながります。したがって、適切な在庫管理は、これらのコストを大幅に削減するのに役立ちます。
第5に、在庫がさまざまな場所に散在している場合、需要と供給に基づいてそれらの在庫を管理するための適切なシステムが必要です。在庫管理手法は、複数の在庫を管理する上で大いに役立つ可能性があります。」 – Laran Joseph、在庫管理手法とその重要性 、Udemyブログ; Twitter：@Udemy_Blog

8。会社の在庫をデジタルで管理できるシステムを評価するための主要な機能を探してください。 「いいえ、Excelを使用して在庫を追跡することを意味するものではありません。お客様のビジネスに役立つ在庫管理ソリューションを指します。そこにあるすべてのプログラムがすべての人に役立つわけではないので、機能を評価して、ビジネスニーズだけでなくニーズも満たしていることを確認してください。在庫管理システムを評価するためのいくつかの優れたヒントを次に示します。

Webベース： Webベースのソリューションを持つことは非常に貴重であることがわかります。このタイプの在庫管理システムは、多くの場合、予算にやさしく、より多くの機能を提供し、通常は実装が簡単です。
モバイル広告枠： 外出先で在庫管理システムを持ち歩くことはできますか？ Webベースであるだけでは不十分なので、システムがiPad、iPhone、Android、またはWindowsMobileと互換性があることを確認してください。
バーコードの統合： バーコーディングを使用すると、データ入力エラーを減らし、在庫管理プロセスを高速化すると同時に、日常業務を容易にすることができます。
測定単位の変換： 多くの場合、購入の測定単位が在庫の測定単位とは異なることを理解するシステムを使用することが重要です。 Acme Supplyから「ケース」ごとに「ウィジェット」を購入できますが、「各」測定単位ごとに同じ「ウィジェット」をスタッフに発行できます。多くの場合、注文された1つの「ケース」に50個の「各」が存在するシナリオが表示される場合があります。在庫管理システムがこのプロセスを理解し、理解することは非常に重要です。
データのインポート： 最初にデータをインポートすると、すべての消耗品を手で入力する日数ではなくても、時間を節約できます。この機能を必ず確認してください。
バッチプロセス： 同じタスクを何度も実行しなければならないことを好む人は誰もいません。選択したシステムがバルクトランザクションまたはバルクプロセスを提供して、大きなジョブを簡単に実行できるタスクに変換できることを確認してください。
サイクル/物理カウント： 最終的に、棚にある消耗品の数量は、在庫管理ソフトウェアのそのアイテムの数量と等しくならないため、消耗品のサイクルカウントまたは物理カウントをすばやく簡単に行う必要があります。選択したシステムが、これらの機能を実行するための迅速で簡単な方法を提供していることを確認してください。
アラートと通知： 低水準アラートやその他のさまざまなシステム通知を自動的に通知します。サプライズが好きな人は誰もいません。自動アラートを使えば、二度と驚くことはありません。」 –優れた在庫管理のための5つのシンプルなベストプラクティス 、ツールキットグループ; Twitter：@TheToolkitGroup

在庫管理の基本
9。在庫管理システムには、いくつかの重要な要素が含まれている必要があります。 「すべての部品操作には、次の重要な要素を組み込む必要がある、ある種の在庫管理システムが必要です。

部品の在庫がなくなっていることを、部品担当者に事前に警告する必要があります。
部品の過去の購入価格を記載して、価格が変更された場合にマネージャーが問題を調査し、この変更が値上げによるものなのか、誤った請求によるものなのかを確認できるようにする必要があります。
最高の価格を提供するベンダーをリストする必要があります。
マネージャーが適切な在庫レベルを判断できるように、過去の使用率を示す必要があります。
特にメカニックによる書き込みはできるだけ少なくする必要があります。」– John Dolce、在庫管理を改善するための15のヒント 、ユーティリティフリートプロフェッショナル; Twitter：@UtilityFleetPro

10。最初に計画を立ててから実行します。 「在庫管理は継続的で集中的な取り組みであり、運用レベルだけで処理するべきではないプロセスです。在庫計画を成功させるには、マーケティング、カタログ、eコマース、マーチャンダイジングの各部門も関与する必要があります。
「マスタープロモーションカレンダーに対して在庫を管理することで、誰もが勝ちます。購入チームは、購入する製品の時期と量、フルフィルメントを理解します。プロバイダーは追加の倉庫スペースをいつ準備するかを知っており、コンタクトセンターのスタッフは、通話量の増加を予測できます。
「在庫カレンダーに前年の売上予測を追加して、季節的な需要の急増にさらに備えることができます。」 – Steve Warren、効果的な在庫管理のための4つのヒント 、マルチチャネルマーチャント; Twitter：@mcmerchant
11。メンテナンス在庫の重要なスペアを特定し、それらが常に在庫にあることを確認します。 「重要なスペアを特定しましたか？重要なスペア=長いリードタイム（4〜6週間）X生産設備にとって重要X高い部品コスト。これらの部品は生命保険のようなものです。絶対に必要ないことを願っていますが、必要な場合は棚に置いておくほうがよいでしょう。」 –メンテナンス在庫管理の改善 、マーシャル研究所; Twitter：@Marshall_Inst
12。在庫を受け取ることが損失の重要なポイントであるため、出荷は綿密に検討する必要があります。 「損失の重要なポイントは、在庫を受け取るときです。在庫管理には、カタログ出荷の梱包票を綿密に確認する必要があります。また、損害賠償請求を行う必要がある場合に備えて、船会社が出発する前に商品を注意深く検査することをお勧めします。各出荷は綿密にチェックする必要があります。これには、製品のカウントと梱包明細との比較が含まれる必要があります。差異に注意する必要があり、必要に応じて、出荷を担当するベンダーに請求を提出する必要があります。」 –在庫の管理 、Kabbage; Twitter：@KabbageInc

13。組織の在庫管理プロセスを所有するタスクを適切な在庫管理チームに割り当てます。 「製品の編成方法や受け取り方法など、在庫プロセス全体を「所有」する責任者を選択してください。本質的に分析的で、少しの数学に恐れられていない信頼できる個人を探してください。」 – オペレーションの在庫を改善し、食品廃棄物を削減するための7つのヒント 、ゴードンフードサービス; Twitter：@GFSDelivers
14。同様に、在庫は、必要に応じて在庫過剰の場所を除いて、単一の保管場所を持つ必要があります。 「同じような在庫を1つの保管場所にまとめます。物理的なサイズによって制限がない限り、同じパーツを複数のストレージ領域に配置しないでください。その場合は、利用可能な数量を最小限に抑え、残りを簡単にアクセスできるストレージの一部ではない場所（在庫過剰の場所）に移動します。」 –実地棚卸のための倉庫管理のヒント 、riteSoft
15。在庫管理を成功させるには、在庫のコストと在庫のメリットの適切なバランスを見つける必要があります。 「在庫管理を成功させるには、在庫のコストと在庫のメリットのバランスを取る必要があります。多くの中小企業の所有者は、在庫を運ぶための真のコストを十分に理解していません。これには、保管、保険、税金の直接コストだけでなく、在庫に縛られたお金のコストも含まれます。在庫が多すぎることと不十分であることの間のこの微妙な境界線は、マネージャーの唯一の関心事ではありません。その他には次のものが含まれます：

幅広い種類の在庫を維持しますが、急速に移動する在庫を薄く広げすぎないようにします。
在庫回転率の増加—ただしサービスレベルの犠牲にはなりません;
在庫を低く抑えますが、サービスやパフォーマンスを犠牲にすることはありません。
大量購入を行うことで低価格を実現しますが、在庫の動きが遅くなることはありません。および
手元に十分な在庫があるが、陳腐化したアイテムに巻き込まれないようにする。

「これらの懸念に対処する上での成功の程度は、他の人よりも一部の人の方が簡単に測定できます。たとえば、在庫回転率の計算は、経営成績の簡単な尺度です。この値は、管理者が目標を設定してパフォーマンスを評価するための大まかなガイドラインを示しますが、回転率は在庫の機能、業種、および比率の計算方法（売上高または売上原価）によって異なることを認識しておく必要があります。販売）。個々の業界の平均在庫回転率は、業界団体から入手できます。」 – 在庫管理–成功した在庫管理 、IPSCMI

16。在庫は悪い評判になりますが、ほぼすべての業界にまたがるビジネスにとって重要な機能です。 「それに直面しましょう。在庫は評判が悪いですが、企業が顧客の要件をサポートするために不可欠な要素です。彼らは彼らのビジネスを維持し、競争に打ち勝つために彼らのターゲット顧客が必要とするものを持っていなければなりません。この最後の事実が、非常に多くの企業が棚に非常に遅い移動または「デッド」在庫を保持している理由です。
「特定の企業の在庫要件は、カスタマーサポート要件および製造業者、小売業者である業種によって異なります。、卸売業者、または電子商取引会社。これらの一般的なチャネルカテゴリ内でも、医薬品/医薬品、食品、アパレル、一般商品、自動車、電子機器、建築資材、およびその他の種類のビジネスの在庫管理には大きな違いがあります。
「業界とサービスレベルは在庫慣行に影響を与えます。サプライチェーンやベンダーのリスクや不確実性など、一部の企業が過剰在庫を抱えている一般的なビジネス上の理由があります。変動する顧客の需要と予測の精度。季節性の平準化;リードタイムの問題;価格ヘッジ;忠実な顧客を失うリスク。新しい商品で売り上げを伸ばすマーケティング。」 –St.OngeのマネージングディレクターであるNormSaenz氏。 St.OngeのシニアコンサルタントであるDonDerewecki氏、 Inventory Management 101：Time to revisit theprinciples 、ロジスティクス管理; Twitter：@LogisticsMgmt
17。悪い在庫管理は、実際には、悪いメンテナンスや施設管理計画など、はるかに深刻な問題の兆候です。 「ダウンタイム：これは、保守および信頼性業界のすべてのマネージャーが恐れている言葉です。最良の状況では、それは利益の損失を意味します。最悪の場合、それはあなたの仕事の喪失を意味します。ダウンタイムの原因となるすべての問題を完全に回避できるわけではありませんが、問題を把握しておくと役立ちます。このブログ投稿では、いくつかの在庫管理のヒントを使用して、ダウンタイムをなくすための確実な方法をいくつか検討します。
「店舗でダウンタイムが発生するかどうかにかかわらず、在庫管理がどのような関係があるのかを自問するかもしれません。、私が答えるだろう、「たくさん」。悪い在庫管理は、はるかに深刻な問題、すなわち悪いメンテナンスや施設管理計画の症状です。
「メンテナンス管理システムの重要なステップの1つあなたの担当下にあるすべての機器を知っています。これには、各ユニットの古さ、ベンダー、ベンダーの連絡先情報、製品の予想寿命、推奨されるメンテナンス手順など、機械に関する情報も含まれます。
「知ることによってこの重要な情報により、機器が適切に機能し続けることを保証するための適切なメンテナンスプランを作成できるため、将来発生する可能性のあるダウンタイムシナリオを回避できます。」 –リサリチャーズ、これらの在庫管理のヒントでダウンタイムをなくす 、MapCon; Twitter：@MAPCONtech
18。在庫管理は、その重要性にもかかわらず、医療提供者のオフィスなど、一部の設定では依然として時代遅れの機能です。 「多くのオフィスには在庫管理システムがないため、供給不足が発生し、プレミアム価格での土壇場での注文が必要になります。ほとんどのプラクティスでは、デジタルスキャナー制御システムをサポートする余裕がないか、サポートするボリュームがありません。欠品による医師の非効率性のコストは、多くの場合、消耗品のコストよりも高くなります。
「次の手動システムは、在庫の管理を1人の人の手に委ねる、シンプルで使いやすいシステムです。それでも、オフィスの誰もが最初に他の誰かに確認する必要なしに、必要なときに消耗品を使用することを許可します。必要に応じて、各検査室またはワークステーションに保管するためのサブシステムを作成することもできます。
「システム：

使用率と保管スペースに応じて、各アイテムの購入サイクル（購入する頻度：毎週、毎月、四半期ごとなど）を決定します。ほとんどのオフィスでは、毎週または毎月消耗品を注文する必要があります。試験室またはワークステーション用のサブシステムがある場合、サイクルは供給室からそれらの領域を補充するために適用されます。
各購入サイクルで通常使用される各アイテムの量を決定します。
最初に、2回の購入サイクルが続くのに十分な量の各アイテムを購入し、各アイテムの2つのバンドルを作成します。各バンドルには、1回の購入サイクルが続くのに十分な量の各アイテムが含まれている必要があります（有効期限のあるアイテムやインフルエンザワクチンなどの季節のアイテムを除く）。各束を紐または輪ゴムで包むか、各束を別々の箱、バッグ、またはその他の容器に入れます。各バンドルに、アイテム名、サプライヤー、ユニットごとに支払われた最終価格、購入サイクル、注文金額、バンドルアイテム数のラベルが付いた再利用可能なタグを添付します。
「封筒を並べ替える」と記された封筒を目立つように吊るします。供給室の「ここにタグを付けてください」。
消耗品が必要な場合、スタッフは誰でもバンドルにアクセスしてタグを削除し、タグを再注文用封筒に入れることができます。アクセスしたアイテムには、完全なバンドルと部分的なバンドルが1つずつ残っている必要があります。
在庫管理担当者を割り当てて、在庫管理タグとラベルを処理し、購入サイクルに従って新しい供給品を注文します。店員がオンラインでサプライ品を注文する場合は、オンラインサプライヤに、バンドルの1つに相当する再注文をすばやく簡単に行える機能があるかどうかを確認してもらいます。
物資が到着したら、在庫管理担当者だけが配達を開始し、配達請求書を元の注文と比較して正確さを確認し、アイテムを片付ける必要があります。
アイテムを再バンドルし、使用済みのタグを新しいバンドルに再度アタッチして、注文サイクルを完了します。
アイテムの新しいバンドルを残りのバンドルの後ろに配置します。これは、アイテムの需要が予期せず急増した場合（たとえば、在庫をローテーションするため）にすでに開かれている可能性があります。

「必要に応じていつでも、サプライヤー、購入サイクル、注文金額、バンドルサイズを変更できます。変更を反映するようにタグを変更するだけです。」– Keith Borglum、 Q＆A：消耗品のコストを節約し、在庫を管理するためのヒント 、現代医学ネットワーク; Twitter：@MedEconomics

19。中小企業は、堅実な在庫管理システムの必要性を無視してはなりません。方法やソフトウェアアプリケーションを検討するときは、最も安価なアプリケーションや無料のアプリケーションを選択するのではなく、ビジネスとともに成長できるシステムを選択してください。「あなたのビジネスは小さいので、私の在庫を追跡するために多くの時間とお金を費やす必要はないと思っているかもしれません。ビジネスの規模に応じて、特別なシステムを設定しなくても、自分で監視することができます。
「この考え方は、問題を引き起こす可能性があります。在庫管理には、在庫を数えるだけではありません。優れた在庫管理システムには、顧客に出荷される在庫の追跡も含まれます。適切な在庫管理から、どの製品が売れ行きが良く、どれが売れ行きが悪いかを知ることができるので、何をもっと在庫し、どのアイテムを売りに出してそれらを移動するかを知ることができます。顧客が何を望んでいるかを予測できれば、手元に十分な在庫があることを確認し、同様の製品を分岐して提供し、売れ行きの悪い製品の量を減らし、価格を上げることで利益率を改善できる可能性があります。これらすべてが収益を促進するだけでなく、コストを削減し、利益率を向上させることができます。
「中小企業の在庫管理ソフトウェアは、現金管理にも役立ちます。どの製品が販売されているかを理解し、これを使用して購入行動をジャストインタイムに制御することで、ビジネスのキャッシュコンバージョンサイクルを短縮できます。同様に、売れない商品やSKUを排除することで、長い現金変換商品にかかる現金の量を減らすことができます。これらはすべて、中小企業にとって重要です。問題は「在庫管理システムが必要か」ではなく、「どれだけのお金と時間を投資すべきか」です。次に、成長についても考慮する必要があります。後でシステムを切り替えると、非常に混乱し、苦痛を伴う可能性があります。中小企業には無料の在庫管理ソフトウェアが利用できますが、それは最善の長期戦略ではない可能性があります。一緒に成長できるサービスや製品を購入することをお勧めします。」 – Jegath、中小企業経営者向けのヒント：中小企業の在庫管理ソフトウェアによる収益の促進 、Ordoroブログ; Twitter：@ordoro
20。保守組織にとって、適切なCMMSが会社の在庫管理の課題も解決するだろうと考える罠に陥りがちです。ただし、メンテナンスソフトウェアは、すでに有効になっているプロセスのみを自動化および簡素化します。「効果的な在庫管理は、CMMS実装のROIを加速するための最良の方法の1つです。ただし、在庫の追跡は複雑で困難な作業になる可能性があります。組織は、さまざまな機器と、その機器を適切に保守するために使用されるスペアパーツとツールを追跡する必要があります。
「長い間、組織は在庫管理を手動で行う必要がありました。手動手順を使用すると、さまざまな数量およびさまざまな特性を持つ在庫を追跡することの難しさが増します。在庫管理モジュールは、より良い記録管理と自動化されたレポートを通じて在庫管理を簡素化できます。残念ながら、在庫管理モジュールは十分に活用されていないことがよくあります。
「多くの保守管理者は、在庫管理が保守管理システムの自動機能であると誤解していますが、保守ソフトウェアでは、すでに効果的なプロセスを簡素化および自動化することしかできません。」 – Carol Owens、メンテナンス管理ソフトウェアを使用して在庫管理を簡素化するためのヒント 、Business-Software.com; Twitter：@BiznessSoftware
21。採用している在庫システム、方法、ポリシーに関係なく、会社の貴重なデータを保護するためのバックアップ計画を常に用意してください。 「あなたのすべてのハードワークを保護してください。最もハイテクで組織化された在庫システムでさえ、バックアップ計画が整っていない限り、壊滅的に脱線する可能性があります。たとえば、最先端のコンピューターが盗まれたり、火災によって施設が損傷したりして、記録が灰の山に追いやられた場合はどうなりますか？システムを他の場所、おそらく取り外し可能なサムドライブにバックアップすることで、この悲惨なシナリオを回避してください。」 –ステファニーハワード、マネージャー、サプライヤー、在庫を管理するためのヒント 、Groovv; Twitter：@GroovvSolutions

Data Collection and Analysis Tips for Effective Inventory Control

22. Find a way to evaluate what products are moving and what products are not. “One of the first ways to use your inventory information is to examine by product what is moving and what isn’t. Doing this on an ongoing basis will help identify products that may need to be discounted in order to replace them with faster selling items or in order to generate some cash. Studying your inventory, along with your sales patterns, should help you see trends in the sale of high-margin vs. low-margin items. You may also discover overlapping product lines that aren’t productive.” – Sageworks, 6 Tips to Improve Inventory Management , Funding Gates; Twitter:@FundingGates
23. Measurement is essential. You cannot control what you don’t measure. “Metrics are essential to a well-run supply chain. Metrics for their own sake, however, are worthless. The purpose of a metric is to drive change when the variable you are measuring trends in the wrong direction.
“A number of different metrics are useful for inventory management. Days supply by product and location based upon forecast is an excellent metric at the SKU level.
“When analyzing roll-up numbers for a product line, warehouse, or any other higher level, however, days supply is misleading because the lows cancel the highs and hide imbalances. At the higher level, inventory velocity is a much better measure of inventory health.
“No metric is useful, however, unless it is acted upon. Constant vigilance and early response to imbalances are the keys to ensuring best-practice inventory management.” – Jane B. Lee, 8 Common-Sense Rules for Inventory Management , Inbound Logistics; Twitter:@ILMagazine
24. Calculate your total costs. “It goes without saying that getting your inventory levels right is imperative, but what about the right quantities of your highest-performing brands and products? Maximizing sales of the goods with the most attractive margins can sometimes be tricky because of quantity discounts, special orders, and changes in wholesale prices (that you might not be aware of).
“It’s why looking carefully at total costs lets you know which products have the best margin, rather than just sell the fastest.
“Why calculate total costs?

Focus on brands and vendors that yield the highest profits
Find out which products perform the best by quantity margin
Better manage discounts with a precise account of item cost” – Stephanie Braun, Fun Tips! 5 Ways To Improve Inventory Control Today , Lightspeed POS; Twitter:@LightspeedHQ

25. Track both inventory and sales data. “The old saying ‘you can’t improve what you can’t measure’ exemplifies the backbone of a sound inventory management system. If you haven’t yet started keeping thorough records, there’s no time like the present. As you create this records system, consider how it will accommodate the most vital inventory components:

sales orders — documents comprising your customers’ purchase orders (requests for your product or service) in a format tailored for your business
bills of materials — documents stating the inventory components (and hopefully labor) required to complete products or services
work orders — if you’re involved in manufacturing, you’re probably familiar with these documents that include products’ details and their respective bills of materials

“You likely already have a system for recording transactions that includes sales orders (we hope). But most entrepreneurs haven’t taken the time to complete bills of materials, and for good reason:They are time-consuming. But, in the end, the benefits far outweigh the costs.
“Bills of materials are considerably easier to create for a retail storefront than for, say, a restaurant. In the food service industry, one sales order can relate to multiple bills of materials which, in turn, can require a few primary components and many others in small amounts. If you fall into the latter camp, determine the quantities of various invoice items needed for the appropriate bills of materials.” – Jesse Butts, How to Establish a Practical Inventory Management System , BizFilings; Twitter: @Toolkit
26. Check all stock inwards to account for errors in packing and other issues that may be missed if you simply assume the numbers match up. “The first focus should always be to check what actually gets delivered against what you have ordered from your supplier. It is so easy to assume that the numbers match up, but from talking to our customers we note that a good 1% to 2% of stock orders are incorrectly packed. If you just assume that you have the correct numbers of products when you add the inventory to your shelves you are liable to be short stocked when you receive a customer order. Another issue is that you might actually have more stock than you need and you won’t know when to reduce prices to move it or order more when you don’t need to.” – Stock Control and Inventory Management Tips , Cloud Fulfillment; Twitter:@CloudFulfillment
27. Centralize your data. “Regardless of how your inventory is set up physically, from a tracking perspective it should all be consolidated. This is especially the case if you have a web store and a physical one. Otherwise, you’ll appear disorganized and the process of buying could be confusing. As a bonus, being able to order online and either pick up or return in-store can seriously boost sales.” – 5 Tips for Streamlining Your Inventory Control Process , Blue Chip Inventory Service Int’l.; Twitter:@rodwalsh98

28. Inventory trends inform marketing plans. “Accurate inventory management incorporates what you know about customer and product demand from the past and present to (ideally) predict your best course of action in the future. A point of sale system can help quantify product level demand in tandem with recurring sales patterns, including those that fluctuate with some predictability (like seasonality, lifestyle occasions that impact your target audience and perhaps, local events).
“Optimize the value of such information by coupling your inventory management and marketing promotions to work together. For example, such insights can reveal potential opportunities to leverage quantity-based pricing vendors may offer, while at the same time empowering you to offset times of lower demand with promotions or ‘packaged’ deals that strategically drive sales, while moving the inventory that you acquired at a low cost.” – Kristen Gramigna, Keep Track of Your Precious Cargo:Tips for Inventory Management , Business.com; Twitter:@businessdotcom
29. Automate tracking with barcode labels and/or inventory management applications. “Another possible inventory management error is failure to track what you receive and what you sell. This can lead to losses, especially if you’re paying for products that are never showing up at your business, so some sort of tracking system is imperative. Automating the process with a barcode system and/or inventory management application is the smoothest way to handle this; note that the BizXpert app offers some useful inventory management features.
“Cycle counts are also recommended. Every day, pick a handful of items and count how many you have, comparing the number against what you have in your records. Pay special attention to big-selling and hot ticket items.” – Three Inventory Management Errors (And How to Avoid Them) , BizXpert; Twitter:@BizxpertApp
30. For many industries, including healthcare, inventory tends to follow the 80/20 rule. “Hospital inventory, like many things in life, often follows an 80/20 rule. 80% of the value of your inventory will be composed of just 20% of your actual product and most of those valuable items – whether they be assets, med-surg supplies, consignments or medication – fall into the departments of OR or Pharmacy. Plan your inventory efforts accordingly. Spend 80% of your time and energy optimizing the ordering and organization of the equipment, supplies and pharmaceutical products in these categories.” – Top 10 Tips for Hospital Inventory Management , Reliant Inventory Services

31. Inventory budgeting is a critical component of effective inventory control. “Many organizations have an annual inventory budget and they are usually prepared well in advance before inventory is procured. Budgets should include the total cost of ownership to keep inventory on hand during that year’s account period. This includes materials cost, fixed operational costs, carrying costs, logistics costs, redistribution costs and additional miscellaneous costs that contribute to the total costs of ownership.” – Dan Dowling, 6 Inventory Control Techniques for Stock Optimization , EazyStock Blog; Twitter:@EazyStock
32. When considering new inventory control software applications, be sure the cost is commensurate with functionality. “As you might expect, there are a lot of different types of inventory planning and control software out there. One of the biggest differences between many new solutions is whether they take advantage of cloud computing, or if they remain as locally installed software packages. For example, according to Inc.com , many providers of inventory control systems offer exclusively online, and full-service hybrid, versions of their software. The exclusively online versions are typically more limited in their functionality, while the full-service versions come with a higher price tag, but offer a greater number of services.” – Pat VanPutte, Inventory Control Systems Protect Your Bottom Line , NSA Computer Exchange Corp.; Twitter:@NSAComputerExch

Knowing Your Inventory and Your Company’s Needs
33. Don’t get caught with too much inventory. “Afraid of being caught short, it’s easy to spend too much on inventory, which can eat up working capital and erode profits. Warehousing isn’t free, of course, and inventory that sits on a shelf is subject to damage, depreciation, and even obsolescence. Old inventory can be very hard to move. Your options aren’t great,’ says Paul Huppertz, a logistics expert with The Progress Group, a supply chain consulting company based in Atlanta. ‘You may end up marking it down, selling to discounters, or shipping it to overseas liquidators.’
“To fix it: Start with some decent projections of how much supply you’ll need and when you’ll need it. The best gauge is what you’ve sold in the past. If you’ve sold 100 items per month for the past 12 months, chances are that you’ll need 100 this month. Then there’s seasonality:Do you usually see a fourth quarter spike with holiday sales? Or, if you’re in the home and garden business, do you see more activity in the spring selling season? ‘You can also identify and quantify less obvious patterns such as month-end spikes,’ says Huppertz.” – Lisa Girard, Five Steps to Painless Inventory Management , Entrepreneur; Twitter:@lisagjournalist
34. You should be able to break down your inventory into three basic categories:safety, replenishment, and excess or obsolete stock. “This breakdown makes it easier to make sound decisions about appropriate levels for each of these three areas. It helps determine the minimum safety stock needed to provide an insurance policy against supply chain problems either from manufacturing glitches or distribution uncertainties so that customers get what they ordered. It’s useful for pinpointing the amount of inventory required to replenish deliveries every two weeks. And it helps companies find ways to avoid a backlog of excess or obsolete inventory.” – Pratap Mukharji, Sam Israelit, Francois Faelli, Thierry Catfolis and Raymond Tsang, Ten ways to improve inventory management , Bain &Company; Twitter:@BainAlerts

35. Even with the most sophisticated automated data collection systems, a regular inventory audit is still valuable for keeping precise tabs on your inventory. “Make sure to regularly, on a monthly basis if possible, audit your inventory to sufficiently keep track of all of your stock. Even with all of the great technology available to us, we need to keep track of items and orders. This will help you to understand what is really selling and what is dead stock. Getting rid of dead stock is key to running an efficient warehouse operation. All you have to do is create a list of every product you have on your shelves – simple really.” – 5 Helpful Tips for Easy Inventory Control , Personal Finance and Business Advisor
36. Don’t be afraid to re-evaluate your company’s inventory control needs. “At what point do you realize that your approach to inventory management needs to change?

“Is it when you’re re-ordering an item you know you just ordered last week?
“Is it when you’re sending someone out for a 4-1/2-inch grinder and they’re gone over an hour?
“Or maybe it’s when you realize that you have hundreds of thousands of dollars—maybe millions—tied up in inventory, but you still don’t have exactly what you need the moment you need it.“If this sounds familiar, you’re not alone.“These are common practices in manufacturing environments where meeting production standards and schedules is the number-one priority, no matter what the cost. At some point, however, your finance department may recognize just how much time, money, resources and valuable shelf space is wasted on less–than–perfect inventory management practices. These days every company wants to streamline operations, improve productivity and gain that competitive edge. If you haven’t done it yet, re-evaluating your own inventory management system can help you accomplish some of these goals and significantly boost your bottom line.” – 5 Tips for Getting Started With Vendor-Managed Inventory , Grainger; Twitter:@grainger

37. A CMMS is the backbone of effective inventory management and control for facilities. “The CMMS is the backbone of inventory management and control. Besides the typical modules —work orders, equipment records, material stores inventory, project management, standard reports, work-scheduling databases — the CMMS query system can yield summary inventory reports that supervisors and managers need.
“When each work-order status indicates the material is available, the work order is ready to go, and the maintenance planner can schedule it with the confidence that a lack of materials will not delay the job. Managers also can monitor the trend of work orders awaiting material.
“With real-time inventory control, the need for physical inventory decreases, especially if entries are accurate and complete. Out-of-stock trends can alert the stores supervisor to specific items that need expediting before they lead to equipment downtime. Managers also can monitor inventory-valuation trends efficiently.” – Thomas A. Westerkamp, CMMS:Backbone of Inventory Management and Control , FacilitiesNet; Twitter:@Maintenance_Mag

38. Conduct a business assessment. “Assess business functions and processes in their current environment. Start with an understanding of the current order-to-delivery (OTD) process. Devising a future state while identifying gaps and improvement opportunities will set the momentum to accelerate change acceptance among the cross-functional teams involved, including sourcing, planning, commercial operations, stockroom and manufacturing. Key activities in this stage should include:

Study “As-Is” planning and execution process within the OTD process 。 Aim to have an unbiased assessment of current processes and practices. Start by interviewing a representative set of stakeholders who perform the same job within each function of the OTD process. Follow up with brainstorming sessions that involve key stakeholders from each function, which will help them understand their upstream and downstream process and address any issues arising out of lack of clarity of roles and responsibilities. These stakeholders should also voice their opinion on the desired “As-Is” state to establish a baseline against which improvements can be measured, and to effectively manage change through shared responsibility among their teams. Organizations should also consider conducting lean workouts among a cross-functional team of subject matter and Six Sigma process experts to understand redundant and non-value-added steps in the process due to multiple hand-offs between various functions within the OTD process.
Summarize findings and gaps in data, process and practices. One of the ways to effectively capture the gaps in material planning and execution practices is through self-evaluation score sheets. A score sheet typically enlists the various planning and execution categories, and asks the functional owners to score according to the importance and effectiveness of each practice. Typical scoring criteria used is 1 (low), 5 (medium) and 9 (high) to clearly differentiate high impact gaps from lesser ones. For a more robust and objective view, third party service provider can also assist with benchmarking current processes against some of the best run companies in the industry.
Devise “To-Be” planning and execution OTD process. Resource and system limitations may warrant a “To-Be Intermediate” state before moving to the ideal state. The objective is to outline a streamlined, robust and sustainable process that is aligned to the overall objective of optimizing inventory, customer service levels and variable costs. Organizations then begin to migrate to ideal state once resource and system limitations are addressed.
Communicate to the whole group the identified improvement opportunities and goals 。 One of the biggest challenges faced during assessment is change resistance. Data-based inferences and identification of change catalysts is the key to driving fast adoption of more easily implemented improvements. By seeing immediate results, stakeholders will be better engaged to support additional and more sweeping process changes.” – Mani Iyer, Senior Business Manager, Genpact, Inventory Optimization:Five Steps to Improve Process Effectiveness , IndustryWeek; Twitter:@IndustryWeek

39. Understand your sales cycle and customer buying patterns to gain a better understanding of your customers. Effective inventory control is essential for customer service. “Inventory control is a customer service issue. Successful inventory management involves striking that balance between not having enough inventories on hand and having too much. Either you have the cost of excess inventory or the cost of a lost sale. It is painfully obvious which is lesser evil of the two.
“In order to conduct proper inventory control, you must have the ability to look at past sales and predict future demand. When forecasting your demand, you must learn from your past mistakes. Previous marketing promotions must be tracked closely to measure the impact of sales increases. Understanding your sales cycle and customer buying patterns will help you gain a greater understanding of your customers.” – James Ellis of Central Oregon Community College, Inventory Control:An Essential Element of Good Customer Service , Cascade Business News; Twitter:@cascadebusnews
40. Effective inventory control can reduce harmful consequences from mishaps such as the use of outdated or expired materials, such as those used in pharmacy preparations. “Large pharmacies, especially compounding pharmacies, often produce “stores of unwanted chemicals” used in the preparation of prescriptions. These chemicals are known as “bulk compounding chemicals,” and include substances such as tar, phenol and sulfur. Between the chemicals used to prepare prescriptions, pharmacies must also keep track of the compounds and drug products that are ingredients of the final medications. Given the many materials and types of chemicals used and produced, it is especially important for managers to use chemical inventory management systems to organize and keep track of the chemicals that enter and leave a facility.
“As mentioned above, the NECC used expired ingredients in their medications, which likely exposed a number of patients to adverse effects. Additionally, chemicals were not properly labeled. Using a chemical inventory management system prevents such oversight and in all likelihood, NECC lacked such a system. For compounding pharmacies and other such companies which would greatly benefit from tracking chemical supplies, let’s examine three ways a chemical inventory management system can help improve life for both employees and customers:

Accurate data: The FDA has promised to clamp down on compounding pharmacies as a result of 2012’s incident; however, a random inspection should not be a reason to stress when facilities have a best practices chemical inventory management system in place. Many systems have gone completely digital by using barcode labeling and even providing remote inventory control. In this way, researchers and pharmacists can easily update inventory records, thus providing accurate and real-time data on the chemicals in stock.

Expiration no more: Expired medications can be dangerous for patients; however, monitoring the expiration dates for both the chemicals used to produce prescription drugs as well as the chemical components of these drugs can be overwhelming. With a chemical inventory management system, managers can easily monitor expiration dates remotely, thus uncovering new opportunities for saving money by ordering less of a minimally used chemical, for example.

Promote a safety culture: The most damning evidence against the NECC was its inability to create a culture of safety, one in which clear standards and practices are present and individuals are aware of the locations and proper disposal of items. The absence of such a culture perhaps helped contribute to the contamination of medications and it is no wonder that 14 former NECC executives and technicians were indicted on federal charges related to the outbreak. By implementing a chemical management system, leaders help ensure that employees understand the importance of safety and may act accordingly to protect the interests of all.

“What occurred at the NECC proved to be a fatal flaw for the company. Though the presence of a chemical management system may not have prevented the outbreak, if such a system were in place and used in conjunction with a digital notebook capable of recording the results of sterility tests, for example, the likelihood that such a mistake could occur would have been much less.” – Lilian N., Eliminating Harmful Substances Before They Reach Patients with Chemical Inventory Management , Biovia; Twitter:@3dsBIOVIA

41. If your company must maintain inventory for equipment repairs, consider parts that can be used in a number of applications. “If you store clamps and couplings that can be used in a number of applications, you won’t need to keep as many in stock and space is reduced. Full transition couplings that fit pipes of varying types and sizes within your water or wastewater infrastructure save space and help you stay prepared for multiple scenarios. There are also products that have the versatility to either join or repair pipes.” – David Wheat, Simple Steps For Inventory Control , Municipal Sewer &Water; Twitter:@MSWmagazine

Creating Effective Inventory Control Policies
42. Creating clear policies and processes allows your company’s inventory control function to run like a well-oiled machine. “It can be an uphill battle keeping your company’s inventory effectively organized and managed. There are some subtle nuances that are easy to overlook but should ultimately not be ignored. Compass Technologies, which provides retail point-of-sale, wholesale and distribution services to its customers, offers some helpful advice for inventory and organization management.

Limit access to inventory. Only those who need to have their hands on inventory and inventory data should be allowed access.
Establish well defined, user-friendly storage and receipt management policies. Check lists and data tables.
Create an inventory system that utilizes multiple locations to replenish inventory from multiple sites – minimize distribution costs.
Clearly map and label inventory areas, easy to read and understand with item descriptions.
Track annual and seasonal regular inventory demand analysis. Use competitive data for start-up companies.
Track and document inventory processes, including reviews.
Inventory data base- GP and Add-On solutions.
Use inventory alerts to make management aware of stock limits.
Manage paperwork, purchase orders, receipts and inventory counts with GP for reporting.
Utilize software add-on solutions to further manage the inventory process.” – Hillary Horning, Compass Technologies, 10 Tips for Smooth and Accurate Inventory Organization and Management , ERPSoftware Blog; Twitter:@erpsoftwareblog

43. All items should have an SKU, barcode, and product specifications. “Similar to a driver’s license, every product needs to have a unique ID number known as a SKU (Stock Keeping Unit). A SKU is vital for internal use as there will be instances where a particular product needs to be found quickly and having an SKU will make it easy to find. Additionally, having a SKU is imperative because another company could have a product named “Black Pants” exactly like and resellers are dealing with multiple vendors, thus creating a need to differentiate between similar products.
“Second, when working with other companies such as resellers whether it be an independent e-commerce store, a brick and mortar store or a big-box chain, a universal barcode/UPC number will be expected. A UPC number is another form of a SKU, but instead it comes in the form of a barcode which can be scanned and identified through a live database powered by GS1. Be cautious not to purchase UPC numbers from anywhere but GS1 or a valid reseller. The whole point of a barcode is to be scanned and looked up via a database, so having a barcode that brings up a different product from another company causes a lot of confusion and could potentially lose customers.
“Finally, it is always good to have a system for listing all your products specifications. Those specifications should have at least the following:

Product Name
SKU Number
UPC Number
Description
Color
Size
Price
Weight
Dimensions (depending on product)” – Raad Mobrem, 6 Tips for Inventory Management , Small Biz Resources; Twitter:@SmallBiz_Help

44. Dedicated inventory control managers or other administrators should be tasked with handling the administrative tasks associated with inventory control, and these roles should be separate from accounting or finance departments. “There are many administrative tasks associated with stock control. Depending on the size and complexity of your business, they may be done as part of an administrator’s duties, or by a dedicated stock controller.
“For security reasons, it’s good practice to have different staff responsible for finance and stock.
“Typical paperwork to be processed includes:

delivery and supplier notes for incoming goods
purchase orders, receipts and credit notes
returns notes
requisitions and issue notes for outgoing goods

“Stock can tie up a large slice of your business capital, so accurate information about stock levels and values is essential for your company’s accounting.
“Figures should be checked systematically, either through a regular audit of stock – stocktaking – or an ongoing program of checking stock – rolling inventory.
“If the figures don’t add up, you need to investigate as there could be stock security problems or a failure in the system.

“Health and safety aspects of stock control are related to the nature of the stock itself. Issues such as where and how items are stored, how they are moved and who moves them might be significant – depending on what they are.

“You might have hazardous materials on your premises, goods that deteriorate with time or items that are very heavy or awkward to move.” – Stock Control and Inventory , Info Entrepreneurs; Twitter:@chambremontreal
45. Make inventory accuracy a higher priority than order fulfillment. “Raising the priority of accurate inventory is perhaps the most important, yet most difficult, step in inventory accuracy. Many inventory problems arise from pushing a transaction through the system with the intent of going back and fixing the numbers later. In the rush of other emergencies, however, we often forget to go back and correct the numbers in the system. This leads to missed production entries, negative lines of inventory, and a whole mess of other problems. Only by putting systems in place that will prevent an employee from moving forward without the necessary system transaction can you effectively keep accurate records of inventory.
“One example of success that my team recently implemented was changing our accounting system so that it will not process any shipment that contains more inventory than we have on hand. For example, if we’re trying to ship 15 of an item, but our system says we only have 5 in stock, then an alert will pop up and force us to fix the problem before moving forward. This helps us address problems before the product goes out the door. By forcing us to address missed production entries before the product leaves, our modified system helped us eliminate most of our major inventory issues.” – Alex Fuller, 10 Tips to Make Physical Inventory Counts Less Painful and More Accurate , Supply Chain Cowboy
46. Inventory management software is a valuable tool and superior to outdated spreadsheet methods. “Using the right tools for the job is a must. Many companies choose spreadsheets for inventory management software because it seems like the familiar and easy thing to do. Unfortunately, spreadsheets come with built-in risks:it’s far too easy to lose changes or accidentally delete a spreadsheet file. It’s also difficult for multiple people to synchronize their spreadsheets, which further increases the risk for error. Find a low-cost but effective software for managing your inventory, such as Peachtree or QuickBooks. Most organizations overlook these options for inventory management because they’re best known for their accounting features. However, they offer invaluable inventory management software features and a central database to streamline inventory operations, increase accuracy, and minimize the possibility of error.” – 5 Supply Chain Management Inventory Tips , Women’s Distributor Services (WDS); Twitter:@WDSJennifer

47. Optimizing inventory control requires continuous improvement. “One of the biggest things to note when striving to improve inventory management is that there is no safe place. Maintaining the right balance of inventory levels, properly organizing your warehouse for maximal efficiency, and ensuring that you have complete insight into your processes will go a long way in helping you improve effective inventory management however when you think you’ve succeeded, the worst thing you can do it sit back and relax. Taking a critical approach to operations, including inventory management, is fundamental to maintaining your competitive edge. Be sure to monitor costs as well as performance; if you see that inventory carrying costs are rising, maybe your forecasting isn’t as accurate as it could bet. If customer satisfaction falls, take a look at your order history. If you’re sending out incomplete orders, or items aren’t being sent to customers in a timely manner, dig a little bit deeper. By building the philosophy of continuous improvement into your organization and your inventory management strategy, you will be able to achieve greater efficiency and profitability.” – 3 Tips for Improved Inventory Management , NavX; Twitter:@NAVX_software
48. Cycle counts can be a useful alternative to stock-wide physical inventory counts. “Cycle-counts have become SOP with a growing number of mid-sized firms since more business software packages now provide this functionality. The benefits of employing a cycle-count regimen over periodic stock-wide physical counts are great. Cycle-counts are less disruptive to operations, offer greater specificity in determining what items should be counted and generally force greater discipline into the organization’s inventory management.” – Tips for Improved Inventory Control:Part 5/8 , TBS Automation Systems
49. Take steps to maximize both your profit and resources by involving team members and distributors in key processes. “There are many best practices that any Supply Chain Manager should follow, but a few of the strategies that tend to ensure maximizing not only profits but resources needed include:

Working with your team and distributor to maximize service and savings; everyone should be clear on the expectations of the strategy you have defined.
Once strategy is implemented continue consistent monitoring of purchasing behaviors. Many times a focus on efficiencies over time begins to become complacent resulting in overpayment for suppliers and an increase in overall supply chain costs.
Understand the difference between “cost” and “price.” Many times, the manufacturer costs revealed for the savings analysis do not include the distributor mark-up, holding costs, or the freight costs. Also remember to keep in mind that being able to secure products through a manufacturer directly needs to apply to all of their products in that category, not just one of the more highly utilized items.
Establish your ability to purchase in the lowest unit of measure. This will ensure that you are not over-ordering on products you may not use frequently or on any consistent basis.
Be sure of what your GPO compliance requirements are. [This] includes not only volume in units, but may also include dollar-volume commitments. It is important to remember that reducing your pricing on actual supplies may interfere or require an amendment to your GPO agreement in order to maintain compliance. Many times hospitals secure agreements that include commitment to process a set dollar volume through the GPO base agreements that must be fulfilled to maximize the benefits of the entire portfolio.” – Lori Pilla, Vice President, Amerinet Clinical Advantage and Supply Chain Optimization, Amerinet Inc., St. Louis, as quoted in More inventory management best practice tips , HPN Online; Twitter:@HPN_Online, @AmerinetInc

50. Follow best practices for conducting physical inventory counts. “Inventory accuracy is cornerstone to success. It is a bedrock topic to improving service levels, reducing lead times, increasing margins, improving efficiencies, reducing inventory levels….and the list goes on. Although I recommend implementing cycle counting programs as a way to replace physical inventories, there are times when a physical inventory is a must. Thus, it is worth thinking about a few tips to successfully complete a physical inventory.

Prepare, prepare, and prepare: 80% of your success is in preparation. Organize the warehouse, clearly mark areas, label exceptions, complete and review system transactions, etc.
Stop/isolate movement: When you begin your physical count, stop all physical and system movements and transactions. This is a critical foundation – similar to building a house, if you start adding windows prior to finishing the walls, the house might begin to fall apart.
People and communication: Make sure the right people are in the right jobs for their skill sets. And, communicate, communicate, communicate. Make sure everyone has clear instructions, understands how to get questions answered, etc.
Manage the control desk: This is the term I’ll use for the team organizing and controlling the process – the Grand Central Station hub. Typically, this person/team keeps track of count sheets, makes sure everything “adds up”, answers questions and keeps the process moving.
Metrics/tracking progress: Putting the key metrics and vehicles in place to track progress is cornerstone to success. By reviewing these metrics, the leader can review progress, make adjustments as required and keep the process on track. Metrics also provide for a way to measure success.” – Lisa Anderson, Tips for Physical Inventory Success , LMA Consulting Group; Twitter:@LisaAndersonLMA

51. Give your employees tools that make them more efficient, which leads to more accurate inventory control. “Other than employees, inventory is a company’s largest asset. Reducing inventory levels and increasing inventory turns can lead to immediate savings on a company’s bottom line. Also, it’s important to consider the “landed cost” of your products. While your supplier may have a book price with bulk discounts, consider how much the product actually will cost you from the time you purchase it to the time it lands at your warehouse dock. Cargo fees, customs, and transportation add up quickly and can shrink profit margins. To navigate these challenges, consider these five tips:

Reduce compounded safety stock: Most companies keep an extra cushion of inventory to account for unexpected demand. The problem is that when every vendor in a supply chain (raw material supplier, manufacturer, retailer) maintains that extra 5 percent to 10 percent of cushion, it adds up to unnecessary costs for each organization. The key is to communicate closely and often with your suppliers and trading partners to prevent overproduction and increased carrying cost for them. Find ways to collaborate and eliminate excess safety stock.
Give employees tools to make them more efficient: In tough times, high-quality employees that you strive to retain can get burned out. They likely will absorb the duties of their more expendable colleagues. One way to keep them happier and more productive is to give them the technology tools that will make their jobs easier. Technology that automates tasks or offers predictive models about supply and demand will help reduce the manual aspects of their jobs, so they can focus on driving sales or broader strategies to help grow your business.
Optimize your inventory: Simply said, you need to get rid of the inventory you don’t sell and get more of the inventory you do. The concept sounds straightforward but many small and midsize businesses have the wrong mix of inventory. While it may be painful to liquidate the inventory you spent precious resources to secure, having it take up warehouse space and require your team to manage it will cost you more in the long run. That space and mindshare could be spent on inventory that is hot and will turn over quicker, and that means more profit in your pocket. Take the short-term hit and implement a system that sheds products that don’t sell and invest in those that do.
Focus on banner products: Growing up, there were just three kinds of soap at the grocery store:Dove, Dial, and Lava. Now a visit to the soap aisle could add another 15 minutes to a shopping trip because there are just too many choices. By adding variations to your product line versus introducing completely new and different products, you actually cannibalize your own sales and risk confusing customers to the point of apathy. Concentrate on your best products and create customer brand loyalty, which will create “customers for life” versus fickle ones.
Manage to the future: Understand that in today’s economic climate, cash is king. If you are sitting in a good position, make cutbacks to your spending but invest in tools and people that will help you in the long run to grow your business and drive greater efficiency. With layoffs and companies eager to keep sales high, you can secure some top quality talent and excellent deals on the technology tools you need.

“In times like these, it is key to stay positive but manage realistically, cutting short-term costs that you can afford to cut. The important thing is to understand which assets are mission-critical and which ones need to be shed. Properly managing the No. 1 or No. 2 asset of your company will allow you to cut expenses and increase sales.” – Bill Harrison, Top Five Tips to Rescue Your Business with Inventory Management , AllBusiness; Twitter:@AllBusiness_com

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