アセットタグ付けプロセスフローの6つのステップ
資産のタグ付けを利用して物理的な資産を管理する組織では、資産を取得するときに資産にタグを付け、使用可能な寿命全体にわたって資産を監視するための、明確に定義された効率的なプロセスが必要です。
アセットのタグ付けとは何ですか？
アセットのタグ付けは、アセットタグとも呼ばれる識別タグまたはラベルをアセットに貼り付けるプロセスです。資産のタグ付けは、固定資産と移動可能資産の両方に使用され、耐用年数を通じて個々の資産を識別する方法を提供します。通常、バーコードで印刷される資産タグは、ハンドヘルドバーコードリーダーまたはバーコードスキャンアプリを搭載したスマートフォンを使用してスキャンされ、ユーザーは資産の場所、メンテナンス履歴、またはその他の詳細に関するデータを取得して文書化できます。
資産のタグ付けは、在庫管理、仕掛品（WIP）アプリケーション、およびCMMSソリューションを使用した保守および修理プロセスの管理に一般的に使用されます。資産のタグ付けは、ヘルスケアから教育、倉庫保管、防衛、公益事業、製造まで、多くの業界で使用されています。
アセットタグ付けシステムの目的は何ですか？
資産のタグ付けにより、企業は各資産に一意の識別子を割り当てることができます。バーコードで印刷された資産タグは、手動のデータ入力の必要性を排除し、正確で効率的な在庫追跡と、メンテナンスや修理などの活動の合理化された文書化を可能にします。各資産の場所、メンテナンス履歴、使用状況、およびその他の詳細を追跡することにより、企業は記録管理を簡素化し、会計および税務上のレポートを合理化できます。たとえば、完全な使用率データを使用すると、設備資産の減価償却費を簡単に計算できます。
一部の業界には、タグ付けする必要のある資産の種類、資産タグに必要な材料、およびその他の資産識別要件を規定する規制があります。たとえば、防衛産業では、MIL-STD-130の下で、UIDまたはIUIDとも呼ばれる一意のIDが必要です。 UIDラベルと呼ばれる、防御アプリケーションに使用されるアセットタグは、過酷な環境条件に耐え、アセットの存続期間を通じて読み取り可能な状態を維持する機能など、厳格な基準を満たす必要があります。防衛産業では、資産タグ付けシステムは、製造から流通、最終的な処分まで、ライフサイクル全体を通じて軍事資産を追跡するための貴重なツールを提供します。
個々の資産について収集されたデータにより、すべての業界の企業は、新しい機器への投資が、予想される使用可能寿命の終わりに近づいている機器の修理よりも経済的に健全な決定であるかどうかを判断するなど、よりスマートでデータ主導の意思決定を行うことができます。
各アイテムには一意の識別子が付けられ、その場所の履歴が文書化されているため、資産のタグ付けは盗難や紛失を防ぐのにも役立ちます。不正開封防止バーコードラベルなどの特定の種類の資産タグは、盗難を阻止するための抑止力を追加します。
アセットタグが重要な理由
資産タグは資産追跡システムの基盤であり、個々の資産を識別するための信頼できる方法と、データをキャプチャする効率的な手段を提供します。アセットタグがないと、アセットの場所と履歴に関する情報を手動で文書化する必要があります。このプロセスは人為的ミスが多く、不正確になりがちです。手動プロセスに依存している場合も、資産が誤認される可能性が高くなり、データの信頼性が低下します。
恒久的な感圧接着剤または機械的アタッチメントを使用してアセットに貼り付けられたアセットタグは、アセットの使用可能期間中、アタッチされたままで読み取り可能であることを目的としています。アセットタグは、何十年も使用し続けることができるアセットをマークするために使用されるため、アセットタグを選択する際には運用環境を考慮することが重要です。
バーコードはピールアンドスティックラベルに印刷できますが、これらの紙ベースのラベルは、数か月または数年にわたる雨、雪、およびUVへの暴露に耐えるのに十分な耐久性がありません。脱落したり、色あせたり、その他の方法で読み取れなくなったりしたアセットタグは交換する必要があります。その結果、最初からアセットの一般的な環境条件に耐えることができる耐久性のあるアセットタグを選択する場合に比べて、アセットの存続期間全体でコストが高くなります。
効率的な資産タグ付けシステムへの6つのステップ
以下は、アセットのタグ付けプロセスフローの重要な手順の概要です。
- アセットの種類とカテゴリを特定します。
- 一意の識別番号を割り当てます。
- 必要な資産ラベルの種類を決定します。
- 資産とそれに関連するすべての情報を資産追跡システムに入力します。
- アイテムにアセットタグを付けます。
- データ検証プロセスを実装します。
合理化されたアセットのタグ付けプロセスを実装するために知っておくべきことは次のとおりです。
アセットの種類とカテゴリを特定する
アセット追跡システムをすでに実装している場合は、アセットのカテゴリやタイプを含むアセットの分類システムまたはスキーマを使用している可能性があります。資産追跡システムを初めて実装する場合、この分類システムを作成することは、長期にわたって一貫した分類を保証するための重要なステップです。資産は、部門、コスト、用途、またはその他の変数によってグループ化できます。
会計目的で資産を分類するために使用されるプロセスに合わせて、分類方法を選択することをお勧めします。会計システムには有形資産と無形資産の両方が含まれており、資産のタグ付けプロセスは有形資産のみに関連していますが、物理的な資産分類が会計方法と一致していることを確認すると、統合とレポート作成が簡単になります。
CorporateFinanceInstituteによるスクリーンショット
物理的な資産カテゴリの例を次に示します。
- 家具
- IT機器（コンピューター、ラップトップ）
- 視聴覚機器
- 技術機器（電源、空調ユニット）
一意の識別番号を割り当てる
資産を分類してタイプ別に分類するだけでなく、正確な追跡のために、各資産には一意の識別番号が必要です。この一意のIDは、個々の資産を同じカテゴリおよびタイプの他の資産と区別し、並べ替え、保守、会計などのプロセスの管理を容易にします。
一意の識別番号には、資産のタイプまたは所有部門を示すコーディングが含まれる場合があります。 。たとえば、人事部門が管理する資産には013などの接頭辞が含まれ、経理部門が管理する資産には014の接頭辞が含まれる場合があります。この方法では、タグを確認するだけで資産に関する重要な情報を簡単に判別できます。情報はバーコードスキャンで離れています。
必要な資産ラベルの種類を決定する
資産のラベルとタグは、万能のソリューションではありません。過酷な条件にさらされる可能性のある資産の耐久性のある資産タグや、盗難、不正な譲渡、改ざんの対象となる可能性のある高価値資産のセキュリティ資産タグなど、特定のアプリケーションに合わせて設計されたさまざまな資産ラベルとタグがあります。 。恒久的な機器ラベルは、資産の存続期間中のデータ収集を自動化するのに理想的です。アセットのカテゴリとタイプ、およびアセットがさらされる環境条件を考慮してください。資産は、過酷な洗浄液を使用して洗浄されますか？化学薬品や溶剤にさらされますか？屋外の気象条件にさらされますか？各アセットに最適なアセットラベルを決定する際には、これらすべての要素を考慮する必要があります。
資産と関連情報を資産追跡システムに入力する
資産は、受け取った直後にシステムに入力する必要があります。このプロセスを合理化するには、アセットにタグを付けるタイミング、アセットの分類方法、特定のアセットタイプに対して要求するアセットラベルのタイプ、およびデータ入力の手順を概説したプロセスドキュメントを作成しておくと役立ちます。たとえば、ワシントン大学には、プロセスフローに関する特定の情報を提供するタグ付け手順ドキュメントがあります。データ入力要件は、資産のカテゴリとタイプによって異なる場合があります。一般に、資産追跡システムに入力されるデータには次のものが含まれます。
- 資産識別番号
- シリアル番号またはモデル番号
- メーカーまたはベンダーの情報
- 取得日
- 場所または所有部門
- ステータス
- 資産価値
アセットタグをアイテムに貼り付けます
添付方法は、アセットの種類とラベルの種類によって異なります。一部のアセットタグは感圧接着剤を使用していますが、その他のアセットタグには機械的なアタッチメントが付いています。一部のアセットタグは、両方の添付方法を提供します。接着剤または機械的アタッチメントのオプションがある場合は、資産に最も適した方法、または会社のポリシーに従って必要な方法を選択してください。
データ検証プロセスの実装
バーコードやアイテムのシリアル番号など、少なくとも2つのデータポイントからアセットを確認します。資産を処分する場合、このステップは「正確で検証可能な一連の保管」を確保するために重要です。これは、データ侵害の軽減（特にIT資産の処分）に役立ち、規制への準拠を維持するのにも役立ちます。
一貫した資産タグ付けプロセスフローを実装することで、会社が受け取るすべての資産が一貫して分類および追跡され、会社全体で資産を簡単に見つけ、定期的なメンテナンススケジュールを実装し、監査および会計目的で正確な記録を維持できます。明確なポリシーと手順を開発し、承認された資産タグ付け手順についてチームメンバーをトレーニングすると、プロセスが合理化され、最終的には収益にプラスの影響を与えることができます。これにより、リソースの使用率を改善し、資産の不要な重複を減らし、より多くの耐用年数を得ることができます。投資。
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